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人事檔案工作在現(xiàn)代化的企業(yè)內(nèi)部人力資源工作中有著很重要的作用，隨著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展及市場經(jīng)濟環(huán)境發(fā)展變化，企業(yè)經(jīng)營工作更加復(fù)雜。要想使企業(yè)能夠適應(yīng)外部激烈動蕩的環(huán)境，就要搜集信息、分析信息，而企業(yè)內(nèi)的人事檔案工作，可以給人事工作人員提供人才選拔、培訓(xùn)的重要依據(jù)。

一、人事檔案管理工作的意義

人力資源管理工作的目的就是優(yōu)化配置人力資源，將人才放置到合適的崗位上，在這個過程中，企業(yè)要尊重人才、關(guān)注人才，了解及熟悉人才，除了現(xiàn)有人才的工作表現(xiàn)之外，還要加強人才考核評價，及時了解員工過去的工作經(jīng)歷狀況，這些都與人事工作檔案資料信息密切關(guān)聯(lián)。企業(yè)要科學(xué)有效地整理檔案資料，在工作中結(jié)合不同人員的專業(yè)能力來合理匹配工作，使員工都能夠從事自己最擅長的工作，將優(yōu)秀人才配備在合適的崗位上，這樣才能使人才合理流動。因而，對當(dāng)前的人事檔案進行分析，有助于了解單位人才總體發(fā)展?fàn)顩r，制定出合理的人才工作計劃、招聘工作標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案工作的管理效果，促進單位人事工作的改革發(fā)展。

二、人事檔案管理與人力資源管理

1.人力資源管理的概念。人力資源管理是通過引入現(xiàn)代化企業(yè)人力資源管理方法，在單位的發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，制定人力資源發(fā)展規(guī)劃，借助于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，來構(gòu)建企業(yè)資源組織，并加強對公司內(nèi)部不同崗位的分析，以了解到不同崗位對人才的需求，合人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用及策略分析□韓冰|HR業(yè)態(tài)|理配置企業(yè)內(nèi)人力資源，進行人才培訓(xùn)及開發(fā)。員工考核和獎懲，及職工的行為約束等，都是企業(yè)實現(xiàn)未來發(fā)展的目標(biāo)。人力資源工作包含了人才規(guī)劃、人才招聘、人才培訓(xùn)和人才資源開發(fā)、薪酬績效、勞動關(guān)系發(fā)展等多項工作。

2.人事檔案管理的概念。人事檔案資料信息是指在單位的人事工作活動中形成的資料和職工家庭工作狀況等信息，檔案資料會記錄員工的個人工作業(yè)績、工作經(jīng)歷、員工的學(xué)歷、過去的工作經(jīng)歷等信息。企業(yè)需要將職工個人人事檔案資料存儲在數(shù)據(jù)庫中，對員工的檔案資料進行合規(guī)化保存、提取或者篩選，科學(xué)調(diào)取數(shù)據(jù)并使用，來發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的最大化價值，信息開發(fā)包含了檢索、提供編制、登記、統(tǒng)計的工作。

3.人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系。人事檔案工作運營的管理是目前企業(yè)現(xiàn)代化人力資源工作中的重要組成部分，為了能夠促使企業(yè)的人事工作穩(wěn)健地推進，檔案工作人員要為領(lǐng)導(dǎo)查閱職工的基礎(chǔ)信息提供依據(jù)，通過查找檔案就能夠了解到員工過去的工作狀況、職工考核的關(guān)鍵資料、職工的實際工作狀況等背景資料。同時，檔案也是企業(yè)內(nèi)人才管理的信息基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)部的人力資源工作活動，如員工內(nèi)部招聘、晉升、調(diào)度和員工薪酬的變化，也是人事檔案工作中的重要內(nèi)容。

三、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

1.為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供依據(jù)。人事檔案工作的管理能夠為企業(yè)內(nèi)部職工招聘提供支持，企業(yè)招聘工作有從內(nèi)部招攬人才和從外部市場招攬人才，為單位的關(guān)鍵崗位或者部分普通崗位招聘適合的人員。在招聘期間，招聘工作者會招自己的校友或者自己認(rèn)識的朋友，不太符合企業(yè)的管理規(guī)定要求，這種招聘方式就會造成人才招聘質(zhì)量下降。通過對現(xiàn)有檔案資料的統(tǒng)計分析來派招聘工作人員，能保證招聘員工的質(zhì)量達(dá)標(biāo)。在內(nèi)部招聘上，通過查閱員工工作業(yè)績，能為員工的選拔錄用提供基本的依據(jù)支持。

2.為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助。企業(yè)人資規(guī)劃可以為企業(yè)的發(fā)展提供人才保障支持，人事檔案中企業(yè)內(nèi)部的人才結(jié)構(gòu)、人員數(shù)量、人才崗位工作能力水平等相應(yīng)的資料信息，都是經(jīng)營管理者提拔人才的關(guān)鍵考量資料。整理人事檔案資料，可為企業(yè)提供所需要的人力資源信息，待一些員工退休之后，檔案工作人員就可以將這種檔案信息反饋給人事專員，使人力資源部的工作人員可以制定未來的企業(yè)人力資源發(fā)展規(guī)劃。

3.幫助企業(yè)有針對性地設(shè)定員工培訓(xùn)項目。企業(yè)在組織開展員工的培訓(xùn)工作前期，還需要求人事工作人員根據(jù)員工的基本資料信息，如職工的學(xué)歷、工作年限、獲得的獎勵、業(yè)績等狀況來設(shè)置培訓(xùn)項目，通過培訓(xùn)的方式可以彌補員工能力方面的短板，從事人事工作的人員通過對現(xiàn)有檔案資料信息進行數(shù)據(jù)方面的分析來設(shè)計培訓(xùn)的內(nèi)容，要考慮到員工的興趣愛好，以便提高他們參與培訓(xùn)活動的熱情，促使職工更好地開展日常運營工作。

4.促進企業(yè)跨地域文化管理。培訓(xùn)有助于拓寬員工的眼界，讓員工了解到我國不同地區(qū)的人文風(fēng)俗和文化傳統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)的員工有不同的工作方式，職工的檔案中會記錄其過去的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、掌握的技能，此時的工作管理人員就要了解到這些職工的文化特征，對他們在工作中可能會產(chǎn)生的一些沖突進行合理的預(yù)測，設(shè)定運營管理機制、處理方法，并且安排不同文化背景的員工來合作，通過各方的互相了解，提高員工溝通水平。

5.有利于更好地對員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃。職工的人事檔案內(nèi)有職工工作調(diào)動、教育狀況、薪酬工作、表現(xiàn)業(yè)績、職務(wù)等信息，單位內(nèi)管理人員可以結(jié)合職工基本信息，為員工設(shè)定未來職業(yè)規(guī)劃，如一名從事銷售的工作人員在企業(yè)內(nèi)做了三年基層銷售，而且每年業(yè)績排名第一，工作表現(xiàn)突出，與其他員工關(guān)系比較好，那么就可以將其作為銷售部主管的候選人。

6.便于采取有效的激勵手段。不同年齡段的員工，有著不同的物質(zhì)和精神方面需求，因此，企業(yè)應(yīng)針對員工設(shè)計不同的激勵措施，結(jié)合職工的檔案資料進行深度分析，了解到每個員工的實際要求，并采取合理有針對性的激勵手段。如在媒體工作中，普遍存在年長的職工要求由一線采編崗位轉(zhuǎn)為后期制作崗位的現(xiàn)象，單位就需要針對這些人才實際的工作狀況，來平衡他們的業(yè)務(wù)能力、工作時間及家庭生活情況，為這些人才提供合適的崗位，讓他們順利轉(zhuǎn)崗，這樣的激勵方法，也能夠很好地提高員工的工作積極性。

四、人事檔案管理的工作策略

1.形成新型的人事檔案工作理念。職工的人事檔案是人才信息管理的基礎(chǔ)，服務(wù)于社會組織，具有一定的應(yīng)用價值。在人事檔案工作管理規(guī)章制度中，人事檔案不能被隨便借閱查看。隨著當(dāng)前社會的發(fā)展，社會人員對人事檔案的需求在不斷提升，對人事檔案管理者來講，科學(xué)地管理好人事檔案資料，設(shè)計公開機密檔案工作管理機制，向本人或者其他組織適當(dāng)公開人事檔案信息，可以很好地提高檔案資料的流動性，提升其價值。

2.增強人事檔案管理的時效性、完善性和真實性。人事檔案資料需要有較強的完備性，否則就無法從人事檔案資料中提取員工的個人工作表現(xiàn)的信息。有些企業(yè)的人事檔案記錄得太簡單，只是有一些員工的基礎(chǔ)姓名、地址、學(xué)歷信息，對員工個人的業(yè)績和工作表現(xiàn)都沒有詳細(xì)的記錄，檔案的價值被弱化，未能給單位的人事改革工作提供支撐，也未能作為人才選拔的具體依據(jù)。人事檔案部門要進一步加強對檔案工作組織的建設(shè)，完善檔案資料收集登記整理，將散落在企業(yè)的資料信息合理匯集，有效傳承，提高資料的完整程度；要加強檔案資料的審查力度，對檔案資料內(nèi)容的真實度進行清查，去除那些虛假過時的資料，以便真實反映員工個人實際狀況，更精準(zhǔn)地反映出員工個人的工作能力。

3.提升檔案工作人員的素質(zhì)。人事檔案管理是一類比較專業(yè)的工作，工作人員應(yīng)具備更專業(yè)的能力和素質(zhì)，需要具備務(wù)實的工作作風(fēng)，擁有良好的知識儲備。同時，企業(yè)還需要加強對內(nèi)部單位工作人員的思想教育培訓(xùn)，促進其專業(yè)能力提升。在當(dāng)前信息社會背景下，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案工作中的應(yīng)用也相當(dāng)廣泛。新型檔案工作方式涌現(xiàn)，需要工作人員熟練掌握信息技術(shù)，了解互聯(lián)網(wǎng)條件之下如何開展檔案資料的搜集、信息的整理、信息的保密。這就給現(xiàn)有檔案工作人員提出了更高的要求，需要檔案工作人員提高自身的服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)等靠要的思想意識。檔案工作人員要及時有效獲取人員檔案信息，企業(yè)要加大對檔案工作從業(yè)人員的專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合能力素質(zhì)，鼓勵有經(jīng)驗、能力強的專業(yè)化人才到檔案工作團隊中，重點是要招聘信息技術(shù)、系統(tǒng)設(shè)計的專業(yè)化人才，逐步推動檔案工作走向現(xiàn)代化。

4.利用現(xiàn)代化先進手段，對人事檔案進行管理。在信息化時代之下，檔案資料管理模式會趨于信息化的管理，通過使用數(shù)據(jù)庫、計算機設(shè)備、云平臺，能夠便捷地存儲檔案信息，將資料大量存儲在計算機信息平臺上，建立起檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)應(yīng)為檔案工作人員配置掃描儀設(shè)備，使用掃描儀能夠便于工作人員快速提取檔案的信息并將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妫@樣就提高了人事檔案資料信息管理的效率，還能夠降低檔案工作人員的工作強度。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一把雙刃劍，它能給檔案整理工作帶來更多的便利，但它也面臨著更多的不確定性。有些檔案工作人員缺乏安全意識，不懂得如何去加密和保存資料，就會造成重要的檔案資料丟失，給單位帶來安全風(fēng)險；也有些工作人員信息化能力偏弱，操作系統(tǒng)不當(dāng)，也會使得一些電子資料無法被查閱。因而，企業(yè)要建立檔案資料使用機制，加強檔案資料保密存放，沒有權(quán)限的人員不能夠接觸檔案資料。

5.創(chuàng)新檔案工作服務(wù)方式，建立檔案信息平臺。目前，許多企業(yè)都建起了人力資源管理信息平臺，人事檔案逐步實現(xiàn)信息化管控，企業(yè)內(nèi)人事檔案信息系統(tǒng)不會被接入到公共網(wǎng)絡(luò)中，只是在人事部門來共享信息，其他員工無法進入到系統(tǒng)內(nèi)，也無法獲取信息，這就會造成企業(yè)內(nèi)的人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)不便流動，而且會形成信息孤島。提供人事檔案信息的利用方式基本都是其他員工需要，人事工作人員去查找，這種單一化的服務(wù)方式，服務(wù)效率偏低。企業(yè)要加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫、信息管理平臺，定制檔案信息資料的目錄，建立索引目錄，以方便數(shù)據(jù)的查找。同時，企業(yè)通過建立一套信息交換平臺，使每個部門都能夠定期將檔案信息上傳，由系統(tǒng)管理人員加以整合，優(yōu)化利用網(wǎng)絡(luò)平臺，使用戶足不出戶，就可以方便查找。

五、結(jié)語

人事檔案工作在現(xiàn)代化企業(yè)人事工作中的作用日益凸顯，突出表現(xiàn)在檔案資料的價值方面。檔案工作人員通過對現(xiàn)有的人事檔案資料進行合理化的規(guī)整，能夠給企業(yè)的人力資源工作提供工作檔案資料服務(wù)支持，為人力資源發(fā)展規(guī)劃帶來數(shù)據(jù)和決策方面的支持保障，保證員工招聘質(zhì)量得以提升，為企業(yè)的員工培訓(xùn)提供資料來源支持，促使企業(yè)跨地域網(wǎng)絡(luò)管理，有助于制定職工未來的人生發(fā)展規(guī)劃。企業(yè)需要結(jié)合現(xiàn)有的信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)工具，使檔案數(shù)據(jù)查詢更加高效，檔案數(shù)據(jù)信息利用更加科學(xué)化，進而使人事檔案管理效率更高，使其在人力資源工作中發(fā)揮的價值更大。

作者:韓冰單位:廈門廣播電視集團