導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案法論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

《物權法》第二條：“本法所稱物權，是指權利人依法對特定的物享有直接支配和排他的權利，包括所有權、用益物權和擔保物權”；第六條：“動產物權的設立和轉讓，應當依照法律規定交付”；第二十九條：“因繼承或者受遺贈取得物權的，自繼承或者受遺贈開始時發生效力”；第三十二條：“物權受到侵害的，權利人可以通過和解、調解、仲裁、訴訟等途徑解決”；第三十九條：“所有權人對自己的不動產或者動產，依法享有占有、使用、收益和處分的權利”；第五十七條：“違反國有財產管理規定，在企業改制、合并分立、關聯交易等過程中，低價轉讓、合謀私分、擅自擔保或者以其他方式造成國有財產損失的，應當依法承擔法律責任”；第六十一條：“城鎮集體所有的不動產和動產，依照法律、行政法規的規定由本集體享有占有、使用、收益和處分的權利”。

檔案的物權特性

《檔案法》第二條：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”某一件具體檔案從形成到消失，始終體現為一種動產物的基本屬性，并可能經歷形成者、保存者和利用者三個環節，其檔案物權體現形式又各不相同。

1.檔案對于形成者的物權。檔案對于形成者來說擁有完整的物權，即所有權、用益物權和擔保物權。此時，檔案的物權所有人是明確而單一的，即形成者就是物權擁有者。從法律上講，各個檔案形成者不論其屬于何種所有制形式，對于自己形成的檔案享有的物權都受到《物權法》保護，任何單位和個人不得侵害。

2.檔案對于保存者的物權。檔案形成后，由于各形成主體所有制及其所形成檔案對國家和社會保存價值的不同，就出現了檔案流向問題，即某些檔案形成者形成的檔案在其自行保存一段時間后需向國家綜合檔案館或部門、行業檔案館移交，而有些則仍由形成者長期保存。檔案流向的變化，有時會引起檔案所有權的變化。如向國家檔案館移交的同時，檔案的所有權即從檔案形成者向真正意義上的國家所有轉變（因為此時的檔案面向的是整個社會，而在機關檔案室保存時面向的只是本機關），并由國家設立的檔案館代為行使國家所有權。此時檔案的用益物權和擔保物權也隨之轉移。

3.檔案對于利用者的物權。檔案的作用在于為利用者提供原始憑證、法律依據等服務，從而幫助利用者解決問題。由此看出，檔案利用者對檔案并不擁有所有權和擔保物權，他只是通過利用而享受用益物權。

《檔案法》應當增設有關檔案物權方面的規定

1.應當設置專門條文界定我國檔案所有權形式和種類。目前《檔案法》中還沒有具體規定檔案所有權的條文。只在第十六條和第十七、十八條中提到了“集體所有的和個人所有的”及“國家所有的”這三種類型。雖然涉及檔案所有權的三種類型，但在本法中均無先前設定作為基礎。所以，從文字中只能看出三種所有制形式，卻無法確定不同所有制檔案的所有者及其內容范圍。

篇2

隨著人類遠古歷史流傳，人類歷經如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結網捕魚，神農氏種植五谷等傳說；歷經結繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經語言記錄符號——文字的產生；歷經國家、階級、文明的產生；檔案最終成為人類語言及活動的記錄。

據《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統領者，是王命大政的決策、記載、下達及掌管者。即“史官”是當時神權的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現存最早、較系統的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨特、數量繁多、年代久遠的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。

到了西周時期，我國檔案工作比商朝有了進一步發展。“太史寮”以大史為首，及其下屬官員組成的官署機構，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務。當時除了有專門的檔案機構，還有了比較細化的掌管王朝內外檔案的組織人員，即大史、小史、內史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進到春秋戰國時期，代表當時階級勢力的文書檔案無論從內容到形式都有了較大發展。其中包括專門檔案、日常政務文書及民用契券，主要種類有刑書、計書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統史官任內分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會的發展與進步，由奴隸社會向封建社會轉化，同時也是職官分工的歷史進步。

秦朝，在其他諸侯列國的先進文化影響下，其文書檔案管理工作得以迅速發展完善。至秦文公以后達到歷史較高水平。而且秦的文書檔案制度的制定是在全國統一文字的基礎上得以實施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發展專制的封建皇權，從而大大促進了古代文書檔案工作的進程。

兩漢時期的檔案和檔案工作，隨著中國封建社會的發展得到進步。這一時期的公務文書的種類和用途增加許多，在文書處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書工作制度，保證了文書檔案的順利傳遞，有利維護了封建國家機器的正常運轉。兩漢時期，當時政權重視加強檔案文化典籍的收集、累積和利用，促進了這一時期文化的高度發展和繁榮。

魏晉南北朝時期，中國又進入動蕩戰亂時代。在中央，檔案工作形成中書、門下、尚書三省分治的中樞系統，建立了中央文書檔案的工作系統。同時隨著各國文書檔案工作系統的建立和加強，各國文書檔案工作人員日益增加，先后設置有尚書、都令史、令史、書令史……官吏多達五六十種，名目之多創歷史之最。但這一時期各國皆重視檔案典籍的收藏與營養汲取。然而由于長期的社會動亂，大量的檔案典籍又造成很大破壞。令人欣慰的是，這一時期隨著我國四大發明之一造紙技術的發展，以及筆、墨等書寫材料的改進，不僅促進了我國書法和文具制造工藝的提升，而且為文書檔案工作的發展提供了良好的物質技術條件，因而檔案工作得到了進一步提高和發展。

隨著歷史的發展，我國社會進入空前繁榮的唐代。唐代的檔案工作中，確立了文書檔案“中書出令、門下審議、尚書執行”的三省分權運行體制。三省分權制度，保證了文書運行的認真準確、避免了任何一方的獨權，有效維護了國家機器的正常運轉。至隋唐，文檔官吏進一步專職化，由于當時科舉制度的誕生，選官用吏兩相分離，最終形成等級森嚴的官吏制度。而作為文書檔案人員的“令吏”，地位低微而又不易升遷。隨著國家機構的不斷完善，文書檔案的管理制度和律令亦比前代更加系統完備。對檔案的收集歸檔，整理鑒定，銷毀利用等方面都做了明文規定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設館官修史書，他深明“以史為鑒”；“以古為鏡，可以知興替”的道理，因而通過修史編制來加強鞏固政治統治。并且這種設置史館的官修史書制度，一直延伸到清朝民國。唐代征集檔案史書編纂的成就主要體現在，二十四史中的《晉書》、《梁書》、《陳書》、《北齊書》、《周書》、《隋書》、《南史》及《北史》，皆成書于唐的史館。宋代的文書檔案種類，除一般政務文書外，其專門檔案有“賦役檔案”、“律法檔案”和“例”。宋朝檔案目前基本無存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案，因而掌管檔案的官吏無疑成為處理政事中不可或缺的人員。因此宋代文書檔案人員，盡管職位不高，但在各級政權機關中的作用卻比唐朝重要。宋代的檔案工作機構中，有“事中”，“中書舍人”，“翰林學士”“司諫”，“錄事”，“主事”，“令史”，“書令史”等檔案官員。宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩文等檔案的帝王檔案庫。兩宋時期共建了十一座皇帝檔案典籍庫，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機構發展的一個標志，一個轉折點。宋朝代表檔案保管工作發展水平的另一個重要標志，是架閣庫的普遍設置。架閣庫不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級政權機關保存文書檔案的專職機構，同時也創立了一整套檔案管理制度。它開創了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國檔案史上的重大變革，也是現代機關檔案室的基本雛形。這一時期編史修志的重要成就，是歷史上著名的司馬光編纂的《資治通鑒》和鄭樵編著的《通志》。

明代的文書工作制度日趨健全。檔案工作機構的設置也由分散趨于統一進一步發展。明朝建立的屬中國檔案史上規模空前的專門檔案庫--后湖黃冊庫，用于保管全國賦役檔案。它具有專門工作人員、獨立管理經費和嚴格的管理制度。檔案保管數量繁多，庫房存儲面積巨大，為十六世紀早期世界所罕見。另一皇家檔案庫的代表--皇史，全部為磚石結構，堅固耐用，恒溫恒濕，有利于檔案的永久保護。是當時我國勞動人民高超建筑水平和智慧的結晶。

清朝的檔案，絕大部分為政府官文，數量愈加浩繁，名稱種類復雜。其檔案管理制度有了進一步發展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文種、問題分類的整理制度；編目登記制度；檔案匯抄制度；檔案清理修繕制度等，至此檔案工作的整個過程得到完善和提高。

處于半封建半殖民地的近代中國，國敗民衰，傷痕累累，歷史檔案文物失竊頻頻。從殷商甲骨、兩漢竹簡到唐代佛像經卷；從敦煌莫高窟到圓明園；從斯坦因到八國聯軍；從到帝國列強發動的歷次……然而政治的動亂，列強的蹂躪，終究不能阻斷中華民族文化事業的進程與發展，一些文化教育團體的涌現崛起，故宮歷史博物館文獻館，中央研究院歷史語言研究所，社會科學院研究所，清華大學歷史系，北京大學“明清史料整理會”等，他們憑著對歷史、對民族、對子孫高度負責的精神，對明清歷史檔案進行了含辛茹苦的收集、整理、鑒定、研究，不僅有效保護了國家歷史文化精髓，同時有利促進了中國檔案學的進一步發展與提高。

回顧國家檔案事業史發展歷程，從原始記事到檔案起源，從國家、階級、社會的產生，到檔案的形成、發展，它伴隨著人類歷史的發展而發展，隨著人類文化的進步而進步。在當今全球高度信息化背景下，我們將推進國家檔案事業信息化建設和現代化管理進程的步伐，不斷促進我國檔案事業全面協調可持續發展。

篇3

論文關鍵詞：醫療部門；醫療設備檔案；管理

醫院行業是科技含量較高的行業，在醫療實踐活動中;擁有大批先進的醫療儀器設備，這些設備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。如何加強設備和設備檔案的管理，最大限度地發揮設備在醫療、科研中的作用是醫院管理者面臨的重要課題。

一、醫院設備檔案的形成

設備檔案是醫院在購置設備過程中形成的以紙質為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個方面的內容：（1）各種文件：如設備申請材料、可行性論證報告、有關調查材料、批復文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標記錄、定貨合同、協議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發票影印件；裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙；（4）開箱報告、安裝調試記錄、驗收記錄、驗收報告；（5）設備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（b）人員培訓記錄、設備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄[1]；（7）設備報廢申請及處置結果。從設備檔案的形成過程涉及到設備從立項申請到最終報廢，其時間周期長，中間環節多，參與人員雜，因此，設備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作。

二、建立醫療設備檔案的意義

首先，建立醫療設備檔案，能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據，為同類設備的更新換代提供依據。由于一臺先進的醫療設備功能多樣、價格不菲，在引進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創造的效益等。而建立醫療設備檔案，就能為此工作提供證據和參考[2]。

其次，建立醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備在運轉和使用過程中，由于熱力、化學原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設備檔案是必備的條件，它能為設備的使用和維修、保養提供依據。

第三，利用設備保修期和維修期的區別，避免不必要的支出。

三、醫療設備檔案的科學管理的原則

醫療設備檔案的特點及其在醫院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫療設備的科學管理，使之實現制度化、規范化。

醫療設備檔案管理必須堅持“集中統一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫療設備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫療設備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是多種多樣，設備有國產的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個科室，特別是設備的構造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。

四、如何加強醫療設備的檔案管理

1、建立完善的管理網絡

設備檔案的管理必須堅持集中統一的原則，便于開發利用，確保設備檔案完整、準確、系統和安全設備檔案工作必須納入醫院設備管理工作中，與設備計劃管理、設備采購、使用等工作緊密結合，保證設備文件的完整、準確、系統。建立、完善管理網絡廣泛深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識。我院成立由分管院長直接領導的檔案管理網絡小組，實行醫院、科室、操作人員三級管理網絡，定期召開有關人員會議，明確工作目標，修訂和完善醫院檔案管理制度。將設備檔案管理工作作為醫院目標管理責任制的一部分，納入院部對科室的目標考核，及時與有關人員的考評、職稱晉級、年終評優掛鉤。明確設備操作者在負責設備的日常維護保養的同時，做好日常設備記錄；每次使用后，要將使用情況認真做好記錄；每半年將整理好的記錄上報給設備科負責人，經核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網絡[3]。

2、確定醫療設備檔案的歸檔范圍

我們根據醫療設備檔案的管理要求，結合醫院實際，明確了醫療設備檔案的歸檔內容由兩個部分組成：設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設備檔案。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫院檔案室。同時將有關材料復印下發有關使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

3、建立健全歸檔制度。

首先要明確管理范圍。對于中等以上醫院，凡是1000元以上的教學、醫療、科研儀器設備，不論其資金來源、購買渠道如何，均要建立設備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設備，在其選購、安裝、調試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術資料，均應歸檔保存。設備檔案主要形成于申購過程與運行過程。申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術資料等[4]。特大型的設備還包括招標的有關材料、衛生資源配置許可的有關資料。享受國家免稅政策的進口設備，還有海關免稅證明、質量保證書、報關單、外貿合同、發票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維修保養情況記錄、醫療儀器設備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。

五、小結

當今醫療設備技術飛速發展，要求設備管理人員必須了解有關醫療設備的發展動態和產品現狀，以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的有效完整，充分發揮檔案的作用，以此來促進有關工作的進行，使醫院的各種醫療設備的效能得到充分發揮，投資得到良好的效益回報，促進醫療各項建設的發展。

參考文獻：

[1]史維新.醫院設備檔案的管理[J].蘇州絲綢工學院學報，2000（6），340.

篇4

(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制

近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。

(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。

(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。

(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。

3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。

篇5

一深入學習

八十年代末以來，我們為了跟上檔案工作標準化的步伐，學習了一些有關分類標引和主題標引的著作和分類法。經常反復學習的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復學習中使用，又在使用中反復學習才能做好分類標引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結構、類別也有所調整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業復分表，增加了科技檔案復分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。

我院的檔案內容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數據庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應做到：“有檔應有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實際標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類目太多。一個事物或問題設了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標引。例如：關于人才開發問題的文件找不到相應的類號，可標BC4人事。又如：寶鋼燒結廠煙囪設計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標NG6133燒結廠燃燒系統。

2采用靠類標引。例如：關于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類號，可標與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設計中均無“車庫”類目號，可靠標NW6243水泥廠運輸基建。

3采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區的鍋爐房建筑只能標R4121作居住建筑的附屬工程，而商業區的供暖鍋爐房只能標R41421作商業建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。

（二）重復類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在A黨務、BC行政、D軍事三個類目中都設了類目，就是必要的重復類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復類目。之所以說它們是不必要的重復類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復設類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在5個大類中設了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設了11個類目（有的還分若干細目）。R類本來就是建設檔案類，其中檔案館、居住建筑都設有類目，它們的共性都很強，用R類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，R類是“城鄉建設、建筑業”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設各該專業的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業系統的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛生、體育、科研、商業各大類下都設有居住建筑類目，這些系統用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設計、施工部門為上列各系統做的居住設計、施工檔案就可能都用R類標引，這就出現了不一致問題。

2主題專業類目中雖有相應類目號，但若太粗，也可不用，而用相關大類中的具體類號標引。例如：R4124為“教育及科研建設”，但下邊并無科研建筑細目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用HA622標引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標引。這也要出現同一事物用不同類號標引問題。

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臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進工作條件，提高管理水平，被評定為山西省機關檔案工作目標管理一級單位。在加快法治水利建設中推進執法檔案管理。推進法治水利建設，探索出“一覆蓋，兩推進，三加強”工作經驗，被臨汾市委在全市推廣。實施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內的200多萬字的《法律法規選編》，在全市第一家實現了法規制度的全覆蓋；強化執法基礎能力建設，增購配備了檔案柜、錄像機等執法辦公、記錄設備；初步建立起水利法治的領導、工作管理體系。這些努力，為水政執法檔案管理，奠定了良好的基礎，改進了執法檔案管理工作環境。又啟動了推行執法三項制度工作，將為全面推進執法檔案管理創造了新的契機。面對新形勢新要求，臨汾水政執法檔案管理目前還存在許多不足和問題。一方面，執法檔案制度不完善，管理不規范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執法工作的掣肘，如執法文書格式不統一，記錄不及時、不全面，歸檔不及時，執法體制不順，執法分散，市縣執法專職編制偏少，過度分散執法等。

2加強水利法治檔案管理的對策

2.1加強黨的領導、管理體系和隊伍建設。黨的領導是執法檔案管理的根本保障，機構組織是基礎平臺，隊伍是關鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執法隊伍中設立適度比例的專職執法檔案管理崗位，同時要加大力度，加強法治和執法檔案業務培訓，全面大幅度提高執法檔案隊伍素質。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規，完善市級水利執法檔案管理制度，把執法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規的普法納入《水利普法規劃》及《“誰執法誰普法”普法責任制》中，全面推進檔案管理普法全覆蓋，進一步增強依法治檔意識，為推進法治檔案筑起強有力的文化支撐。加大制度執行力，提高依法治檔水平。把執法檔案管理納入法治建設績效考核內容，加大力度推進執法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發展軌道。2.3改進和創新管理方式，推進檔案管理現代化。加強對執法檔案的集中統一管理。按照檔案管理標準，對執法檔案實行集中統一管理，達到五個統一，即“統一領導、統一機構、統一管理制度、統一分類編號和集中統一保管”。積極推進執法“文檔一體化”管理。把執法文書工作和檔案工作有效地結合起來，有效實現文書運轉高效率和檔案管理高質量，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務。深化和提升執法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實現檔案管理現代化的有效手段，對于提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，拓寬服務范圍都有不可替代的作用。結合文檔一體化，積極推行執法文書和執法卷宗電子化。建立執法檔案管理信息系統和數據庫系統，加強系統互聯互通和資源共享，利用大數據等信息技術，結合辦公自動化和執法辦案系統建設，探索推行即時上傳全過程音像記錄的云存儲模式，實現執法全過程同步網絡管理，提高行政執法記錄和檔案管理的信息化水平。

3加快推行執法“三項制度”，促進執法檔案管理

目前各地積極推行的“行政執法公示、全過程記錄、重大執法決定法制審核”三項制度，要求對執法“六大行為”和全過程進行規范化記錄和歸檔，實行全過程留痕和可回溯管理，使執法的開放度、社會化程度陡增，監督空前強化。將使執法資料信息井噴式增加，為執法檔案管理開辟更廣闊的空間，提供更好的環境。抓住機遇，認真推行執法三項制度，必定會把執法檔案管理推上一個更高的臺階。行政執法案卷，是在執法活動中形成，并經依法歸檔的案卷檔案。對行政執法案卷進行評查、檢查、評議和監督，是提高執法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認真開展執法案卷評查，能不斷地從執法案卷中發現執法和檔案工作存在的問題，既提升了執法案卷的規范化管理，也促進了執法整體工作的管理水平。

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（一）文件整理過程。項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統監控。d、非項目文件的存檔準備。

（二）歸檔文件驗收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯系的。文檔人員在進行文件歸檔時應向系統發出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據其中所列目錄調閱對應的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發出“驗收通過通知”，否則，向系統發出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數據；d、檔案日常管理數據統計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統應向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統計，檔案的修改與復制，對外發圖管理。

（五）系統管理過程。系統管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數據的導入導出管理；c、制作檔案數據光盤；d、定義檔案數據類型及數據結構；e、審批過程的管理。

系統共包括8個模塊：項目管理、歸檔管理、驗收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統計管理、系統管理。

（一）項目管理功能模塊對應現在文檔組采用的項目管理軟件，包括項目的立項、項目配置、項目進度、項目查詢這四個功能

（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導入，可連接掃描的PDF電子文件，可發送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態”。

（三）驗收管理功能模塊包括：項目驗收與歸檔驗收。項目驗收主要是驗收項目立項是否正確，數據是否正確齊全。歸檔驗收主要功能是歸檔數據的驗收、入庫是否完備齊全，對驗收結果評論，并發出“出錯信息修改單”。

（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護管理（對已有的檔案數據增減修改）。

（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復制打印管理。2、實體檔案的利用：包括利用實體檔案審批手續，實物檔案條碼管理，實物檔案借閱歸還記錄。

（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權限管理等。

（七）檔案統計管理：統計管理的主要功能是完成各種統計工作，包括項目統計，歸檔統計，利用統計，電子檔案匯總統計，實物檔案匯總統計等。

（八）檔案系統管理：主要功能是完成系統的全部定制工作及監控系統的運行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權）；在線監控功能：可查詢所有登錄過系統用戶的詳細信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統的使用日志，可將日志導入導出。

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只有思想解放，觀念轉變，將“服務”作為立館的根本，放在最重要位置，不斷進行服務領域拓展，改變服務方式，提高服務水平，增加專業性，對接市場，城建檔案工作才可以不斷地做大做強。一是城建檔案工作需要為城市的規劃、建設以及管理主動提供大量的依據、咨詢和決策信息。二是主動介入圍繞城市進行規劃建設的業務，將館內的藏聲像檔案進行數字化基礎管理工作，積極提供各種形式服務工作。三是將現存館藏的城建檔案聲像及信息等資料通過城各種陳列開放活動，積極宣傳城市的規劃建設和管理成就，為社會提供廣泛地利用服務。拓寬服務的范圍，并改變服務方式。一是充分整合檔案資源信息，建立城建檔案的信息管理系統，增加檔案利用效益及水平。二要深層次挖掘城建檔案所蘊藏的各類信息，開展各類信息數據的匯總統計工作，對城鄉建設工作提供各類基礎信息，三要是建立網站，加強城建檔案館和社會溝通的能力，使大眾能方便地獲知城建檔案工作的信息資源，把服務作為工作出發點進行開展，這才是城建檔案管理工作的創新發展之路。

加強基礎性業務建設，提高城建檔案館的整體管理水平

要不斷增強館藏建設。檔案是一個檔案館的根本，所以進一步增加館藏依舊是今后很長一時間的工作重點，在重視各類工程竣工時的檔案收集同時，也要進一步地加大收集規劃編制和建設系統過程的檔案資料，例如市政設施、土地房產、人防、管線、防洪等各種重點防護工程的資料和應對突發事件所急需的檔案資料收集，而且要將這些保障性的措施和城建檔案工作的法制建設職能及其體系的建立進行一并考慮，使其能夠統一規劃和解決。進行城建檔案工作的人員要主動積極地開展工作，運用各類宣傳工作，使得有關單位積極將向我們進行檔案報送。做好城建檔案的現代化管理技術培訓工作，能充分應用城建相關專業的學科知識。對城建檔案的工作者來說必須要求其既要懂城建檔案的管理知識，也要有能力進行實地操作，而且了解工程建設知識，是一種復合型交叉類人才。這就需要我們的城建檔案管理部門及檔案管理的工作人員盡快地適應現代化發展要求，不斷進行知識更新，掌握現代化的管理知識和專業化的標準方法。所以，在城建檔案的培訓工作當中，對城建檔案的業務人員需加大新知識理論應用、新技術設備和新方法的培養以及城建檔案管理的信息化知識運用建設培訓。增強業務人員對現代化知識技術的掌握運用，不斷提高整體隊伍的知識水平及業務能力，增強人員的政治思想教育和職業道德素質，樹立勤奮工作、無私奉獻、合作團結、積極進取的精神狀態風貌。

推進城建建設信息化，加大收集管理地下管線和重要工程

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0引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。

3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。超級秘書網

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結語

電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

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1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據

新時期的高校人事制度要求組織及領導能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時候要全面了解其歷史經歷，以能夠是學校的人事制度更加科學地制定。而人事檔案中記載著一個人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動能力、學歷知識水平、業務技術專長、家庭社會關系和身體健康狀況等。查閱一個人的人事檔案就能夠對被查閱者有一個較為全面的認識。上級組織只有將一個人的現實表現與歷史情況有機地結合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚長避短，調動教職工的積極性，為學校的發展貢獻自己的聰明才智并不斷完善學校的人事制度。

1.2人事檔案是維護個人權益和福利的法律信證

檔案在當今社會中的作用越來越重要，在學校中也是一樣，教職工如果沒有檔案，很多手續就無法辦理。隨著學校保障制度的建立與完善，在養老保險、醫療保險、生育保險、工傷保險、失業保險及退休后保險金的發放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都是最主要的依據，沒有人事檔案，社會保障與本人福利將受到影響。同時，在教職工的職稱評定時，也需要檔案作為信證，而職稱的評定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學校的建設中去，為學校的發展服務。

2.文書檔案對高校發展建設的服務作用

高校文書檔案是高校管理的一個重要方面，是高校綜合工作的重要組成部分。良好的文書檔案管理，不僅能夠有助于健全文書處理工工作制度，提高公文質量，更有助于高校作風建設，提高高校工作效率。

2.1文書檔案在高校發展建設中的助手作用

文書檔案是高校檔案的集散地，無論是上級下達指示、下級請示工作，平行業務聯系，還是各部門人員查找資料，都要首先使用文書檔案。文書檔案作為高校信息傳遞的窗口，對高校各種工作起到很大的輔助作用。既可以收集各個職能部門的信息，為行政領導和各職能部門提供及時、準確的信息及咨詢服務，促進高校各項工作的順利開展，又可以為各部門的人員起草文書、擬辦、催辦等工作提供資料和借鑒，提高工作人員的辦事效率。

2.2文書檔案在高校發展中的基礎性作用

行政工作是學校工作的基礎性工作，作為行政工作的記錄者，文書檔案記錄著學校各種行政工作的通知、公告、文件等重要信息，對于日后開展行政工作具有很大的借鑒作用。行政人員可以通過查閱文書檔案了解類似事件在歷史中的處理方式，結合當前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同時，文書檔案的存在還可以對行政工作人員進行必要的約束，工作人員所做的任何工作都會在文書檔案中有所記錄，一旦出現違紀的現象便會在檔案中有所記錄，這樣對工作人員的工作行為也是一種監督，促使工作人員自覺地遵守規則，有利于高校和諧有序的發展。

3.基建檔案在高校發展建設中的作用

高校的基建檔案是高校建筑規劃、建設、管理；舊房改造、功能變化；校區開發、基礎建設的改建等的歷史檔案。高校中的基建檔案是指在高校基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的有保存價值的文件、圖標及聲像載體材料等。這些檔案是高校工程項目的歷史憑證，是各種工程建設、竣工驗收、交付使用等工程的依據，對校園規劃、施工管理以及解決產權、經濟糾紛等都有重要意義。

3.1基建檔案在高校建設中的可以多次利用

基建檔案承載了高校建設的大量信息，這這些信息的是科技人員、工程技術人員用集體智慧在實踐中不斷創造的成果，其中含有大量十分有價值的信息。這些信息并不是一次性的，而是可以為以后的工作提供借鑒，重復利用的。例如：工程設計檔案都是經過眾多科技人員的設計，經過實際施工的考驗，并在實踐中得到檢驗的成果，在以后工程中有相似的設計時，重復利用可以減少成本，提高工作效率和經濟效益，減少不必要的浪費，而且是提高設計質量的最佳途徑。

3.2基建檔案是高校建設的歷史憑證

在眾多的基建材料中有很多具有依據性的文件，例如基本建設工程項目任務書、建設書、批復報告、可行性研究、規劃、征地、計劃資料等，它們客觀地記載了當時的事實情況。在對學校進行改造的時候，利用這些檔案資料可以準確、迅速地完成改造任務，大量減少人力、物力的投入，既節省了時間又減少開支。如果施工單位與學校發生分歧，這些檔案資料可以為學校提供強有力的證據，以維護學校的利益，減少不必要的損失。

4.設備檔案在高校發展建設中的作用

在科學技術飛速發展的今天，國內外各種先進的教學儀器設備大批引進學校，尤其是教學實驗設備更是教學活動中不可或缺的儀器。學校作為非營利性的事業單位，引進這些設備需要大量資金，因此，管好用好這些設備顯得尤為重要。設備檔案的存在就為這些設備的正常運行、維修、技術改造提供科學技術依據，減少因為檔案缺失而造成的種種不便。設備檔案可以為計劃引進提供信息，為學校論證提供論據；為儀器設備使用把關，為領導決策當好參謀；為設備的維修、保養、技術改造提供有價值的技術依據，對學校的科學管理與發展起到巨大的促進作用。

5.教學檔案在高校發展建設中的作用