導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇建筑檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

在對工程進行建設的時候，必須要高度重視檔案收集整理工作，并形成完整的體系，從而保證收集整理工程檔案的效果。然而，目前建筑企業在檔案管理工作中，還檔案收集整理問題，給檔案的系統性帶了了巨大的影響，從而不能充分發揮施工檔案的作用。在對施工檔案收集整理時，會受到各方面的影響。部分建筑企業把經濟效益當作工程建設的最終目標，不能正確認識建筑施工檔案資料收集整理的重要性，不利于檔案收集整理工作的具體實施。建筑工程在建設的最后階段，工程技術人員會陸續撤離施工現場，很多專業施工技術檔案也會被帶走，從而分散了工程后期的施工檔案，給檔案收集整理工作帶來一定的困難。其次，檔案整理人員不能正確的把握專業性高的文獻資料，因此，在具體整理過程中，施工檔案很難形成完整的體系，從而嚴重影響了建筑施工項目的檔案管理工作。

（二）建筑工程施工難度增加，施工檔案數量增多

隨著建筑行業的不斷發展，對建筑工程的要求也愈來愈高，大幅度提升了建筑工程的施工難度，從而使工檔案數量增多。若建筑企業沒有事先對工程施工檔案管理工作進行準備，仍然保留傳統的施工檔案收集整理辦法，那么建筑施工檔案管理的質量勢必會降低。建筑施工檔案涵蓋了施工過程產生的所有文檔資料，工程建設難度逐年增加，那么施工檔案的數量也會不斷增多。針對這種現象，建筑企業必須要嚴格遵照施工檔案具體的收集整理要求，采取相應的措施，保證檔案的收集質量。建筑工程因為檔案數量的增多，導致檔案管理的難度也大幅度增加，管理人員保存了很多沒有價值的建設資料，但卻忽視了工程總結和竣工驗收等重要資料。

（三）施工檔案資料缺乏有效性保證

收集、整理和保存施工檔案資料需要花費大量的時間，在工程實際建設中，建筑施工檔案資料由于復印份數少或者保管措施不到位，導致施工檔案資料沒有切實得到保護和監管，有效性難以得到保證。在工程項目施工過程中，一些項目負責人不會時時待在施工一線，因此就會找人填寫一些重要的現場資料，不能使施工檔案的有效性得到保障。其次，施工檔案管理人員沒有較強的檔案意識，檔案轉交不及時，或轉交施工檔案之后，沒有立即對施工檔案進行重新收集整理，錯過了施工檔案的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型帶來了巨大的損失。在利用檔案的過程中，很多建筑單位都忽視了施工檔案的重要價值，只有在查驗工程驗收證書和工程最終預算的時候，才會利用施工檔案，卻完全忽略使用價值性更高的技術文檔，導致施工人員認為施工檔案并不具備實效價值。

二、建筑施工檔案管理出現問題的原因分析

（一）沒有落實施工檔案管理制度

現今，施工檔案管理工作在建筑工程中的具體落實，還缺乏對應的管理制度。在實際工作中，由于各個建設單位的實際需求不同，管理施工檔案的方式和方法也存在較大的差異，不能對施工檔案統一進行管理。由于施工檔案管理制度不健全，導致施工檔案建設施工過程中的管理存在較大的隨意性，不能保證檔案管理工作的質量。檔案資料的數量隨著建筑工程建設難度提高而增多，檔案管理制度不夠完善，不能支撐檔案管理工作，導致檔案管理的效果不能得到保障。

（二）建筑建設單位不重視檔案管理工作

較多的建筑建設單位沒有意識到檔案管理工作的重要價值，在建筑工程中，工程施工檔案管理工作僅僅被當做一般臨時性的工作，在企業內部沒有制定相應的施工檔案管理制度，也沒有安排專職的施工檔案管理人員，根本不能讓施工檔案管理質量切實得到保證。一些建設人員認為，施工檔案收集管理工作是比較辛苦的，對檔案管理工作沒有較高的積極性。在收集整理資料時，沒有好好完成鑒定驗收工作，也沒有明確材料歸檔范圍，大大降低了施工檔案管理工作的效果。

三、強化建筑施工檔案管理工作的有效途徑

（一）加強檔案管理意識

建筑施工檔案管理工作從傳統的單位自身管理逐漸向市場化和信息化管理過渡，發展形成社會化管理形態。那么建筑單位也應該與時俱進，改變傳統的管理思路，把以人為本作為指導思想，高度重視人本管理概念。企業要向員工大力宣傳檔案管理的重要作用，讓他們充分認識基建管理的價值，進而提高建筑工程的質量。其次，建筑施工檔案管理工作會涉及到各種單位和部門，比如行政管理部門、監理單位、設計單位以及建設單位等。所以，開展檔案管理工作要把各個單位結合起來，樹立全局觀，加強各個單位和部門之間的配合默契，促進檔案管理工作的順利開展。

（二）完善檔案管理制度

對檔案管理體系的健全，需要做到以下幾個方面內容：首先，在建筑施工部門中，實行崗位責任制，明確檔案管理人員的責權要求，并對管理人員的技能水平進行提升。其次，設立檔案室，對檔案管理的職責進行宣傳，增強檔案管理意識，對員工進行嚴格的思想教育，不斷完善檔案管理制度。再次，科學合理的制定檔案管理工作的標準，對執行部門統一進行要求，從而保證檔案管理工作的規范性。最后，對檔案管理工作加強監督力度，制定切實可行的方案，使檔案管理工作的效率得到提高。

（三）做好建筑施工檔案的驗收工作

所有參與工程項目的單位，不論設計單位、建設單位、監理單位等，對檔案進行管理時都必須遵守相關的法律法規。根據檔案的備案制度以及驗收制度展開管理工作，嚴格按照檢查、驗收的步驟來進行。完成建筑施工檔案后，還需要到當地城建檔案管理部門進行驗收，只有檔案驗收合格，才能對工程項目開展竣工驗收工作。此外，竣工驗收工作完成后的一個月內，必須要移交建筑施工檔案。按部就班開展檔案管理工作，從而大幅度提升建筑施工檔案管理水平。

篇2

（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。

（二）形成的階段性

根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。

（三）內容的專業性

一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。

（六）使用價值的時效性

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。

二、當前的勘察工程檔案管理

當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎

當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。

（二）收集檔案的內容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。

（三）圖紙、資料的標準化歸檔

當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。

篇3

二、檔案統計是提升檔案管理工作效率的重要方式

隨著科學技術的迅猛發展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰。面對浩瀚如海、復雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統計運用科學的統計方法將相關信息引入到檔案管理中去；檔案統計是依托計算機等高科技器材成型的統計方法，具有無比強大的技術優勢。當檔案管理需要對各類信息進行分類時，就可以充分運用檔案統計的優勢，把這些信息輸入計算機系統，在計算機系統的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標，就可以在檔案統計的幫助下輕松的完成各種信息的統計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統計節約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學的管理方法，不具備相應的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統計也可以發揮出其自身的優勢。那就是一方面充分依托檔案統計的科技優勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務。比如，資料的發送、回收等。由此可見，科學合理的運用檔案統計，就可以有效的節約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。

三、檔案統計是科學規劃檔案管理工作的有效方法

篇4

中圖分類號：TU198 文獻標識碼： A

1.建筑工程檔案的編制要求

建筑工程檔案的編制要求必須真實的反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統，責任者的簽章手續必須完整齊全。檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應該在復印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。 檔案資料的簽字必須使用檔案規定的專用規定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應該手工簽字。檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內容準確。

2.建筑工程檔案管理現狀

2.1管理人才匱乏，制度缺失

數字化時代下，對建筑工程檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。但在當前的管理實際中，多數檔案管理人員不能跟上時代的變化需求，掌握電子檔案管理知識的高素質技術人才嚴重緊缺，手工操作的管理方式，降低了檔案管理效率。同時，在檔案管理中，兼職或一人多職的現象突出，檔案管理人員專業知識缺乏，服務水平不高。另外，在當前的建筑工程檔案管理中，多數建筑工程單位未加強對檔案法規及其管理制度的學習，檔案管理制度缺失，造成檔案管理中的隨意性較大。加之建筑工程涉及多個單位部門，各部門在檔案管理中各自為政，缺乏溝通，管理整體性缺乏。

2.2管理意識薄弱，技術設備落后

由于建筑工程檔案管理不能夠直接產生經濟效益，因此在工程建設中，檔案管理未得到應有的重視，導致建筑工程檔案管理存在著敷衍性質，專職檔案管理機構缺乏，無法實現建筑工程檔案管理的有序化、系統化。同時，在工程建設中，建設資金多投入到工程生產環節之中，對檔案管理的投入不夠，不僅導致了專業工程檔案管理人才的流失，同時還導致檔案管理中技術設備（如掃描儀、數碼相機以及計算機等）嚴重缺乏。

2.3歸檔缺乏完整性，檔案質量不達標

據統計，在當前的建筑工程檔案管理中，由于歸檔不及時、缺乏規范性等，歸檔的完整性嚴重不足，歸檔檔案的完整率低于80%，檔案“回補”現象突出，虛假填寫等不良現象大量存在，檔案的真實性與同步性都遭到了嚴重的削弱，檔案價值不高。此外，在建筑工程檔案管理中，檔案管理質量不容樂觀。一方面，檔案內容質量不達標，內容不完整、不規范、錯漏以及遺失現象嚴重；另一方面，檔案案卷質量偏低，封面、裝訂以及編寫等方面都缺乏規范性，漏編或缺頁的現象非常普遍。

2.4技術資料不真實。

真實性是工程檔案的生命。虛假的工程技術資料不僅給工程質量評定帶來錯誤的結論，還會給工程今后的維修改建帶來誤導，造成麻煩和不良后果。工程檔案的編制不與工程同步進行，施工技術資料中一些重要的檢測記錄，是根據允許誤差范圍編造一個數據造假出來的，填寫虛假數據，與工程實際情況不符；分部分項的檢驗批驗收記錄更是按工程名稱套改而成，只把幢號和層次更改一下，資料內容完全類同，技術資料失去真實性。

2.5簽章手續不到位。

履行簽章手續是為確保技術文件的真實可靠，明確施工監理人員相應責任。在工程技術文件形成過程中，一些重要內容本應由施工、監理負責人來簽字蓋章確認，如隱蔽工程驗收記錄、基礎及主體結構的驗收記錄、分部（子分部）驗收記錄等，但是在技術資料中，建設、施工、監理各方簽字都是同一人的筆跡到底，只是資料員一個人代簽，有的是用印章代替簽字，技術資料未經簽字者本人確認，簽章手續不到位、不規范，簽章手續失去應有的意義和作用。

3.改進建筑工程檔案管理的措施

3.1思想上要重視建筑工程檔案的管理工作

建筑工程中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工時即將交付驗工的時候，才開始應付整理，這給檔案工作帶來了很大的難度。其主要的原因在于工程建設管理過程中，項目部對建筑工程檔案在思想上重視的程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對于資料整理都是被動應付。

3.2提高檔案管理人員素質

隨著現代科學技術、信息技術和數字化技術的迅速發展，作為現代檔案信息服務主角的檔案工作者，已經不再是以往單純的檔案管理員，就應由以前一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為現在“檔案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設的行家。建筑工程檔案管理工作是一項專業性較強的工作，要求從事建筑工程檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。特別是在當今社會和經濟生活的快速發展中，對建筑工程檔案工作檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求，如果檔案人員知識過于老化單一，面對不斷更新情況，新問題就很難提出解決的辦法，檔案管理不僅要熟悉建筑工程工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各類項目檔案的整理和管理方法，了解建筑工程發展的現狀及發展方向，運用科學的檔案理論、新技術來指導和改進檔案工作。

3.3健全體制，確保施工資料同步。

在建設工程項目管理中，建設單位應把檔案管理工作納入工程項目管理之中，建立健全檔案管理體制，明確工程項目檔案主管領導，配備專職檔案人員，同時把工程檔案的收集移交列入工程施工合同中，明確工程檔案的編制要求和責任。及時做好工程技術資料的記錄與收集工作，是確保工程技術資料真實、準確的前提和基礎，同時也能有效地避免工程竣工后“閉門造車”補做資料的現象。

3.4把握檔案工作環節，科學和合理地分類歸檔

檔案管理工作的首要環節是收集資料，在檔案管理工作中處于最基礎位置，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，我們才能保證檔案管理后續工作的順利開展。建筑工程檔案根據資料的特殊性，房屋建筑的使用年限，分為臨時建筑和永久，在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，并按短期、長期、永久三大保管期限，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等工作。在每個項目竣工、工程驗收合格后，及時進行材料的全面整理，查缺補漏。在各級部門驗收合格結束后，針對存在的資料問題和不足，要認真整改，并及時做好歸檔，做好保管工作，以方便日后對資料的查檔利用。

結語：我國建筑市場的競爭日益激烈，與工程建設有關的各項管理都要提高效率，為企業的競爭服務，施工單位需要清楚地意識到檔案管理工作是一個具有很大提升空間的重要競爭領域，只有加大制度改革的力度，提高檔案管理人員的素質，才能夠好的發揮工程檔案在建設中的作用，才能讓工程檔案管理真正為企業發展服務，為保證工程質量服務。

篇5

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

前言在我國的經濟建設中，建筑工程一直是改革的重點所在，隨著近年來經濟建設的不斷深入，我國的建筑工程也在不斷的進步，檔案管理作為建筑工程管理中的重要環節，對建筑工程的影響巨大。本文從檔案管理對建筑工程的正反方面的意義出發，總結存在的問題，揭示檔案管理對建筑工程的影響。

一、 檔案管理對建筑工程的積極意義

1、 做好檔案管理能夠為建筑工程提供重要的參考

在建筑工程中，一些重要的文件例如設計圖紙、開工報告、竣工報告、隱蔽工程施工資料都是檔案管理的重點內容，在檔案管理中能夠按照時間日期、工程量的大小程度將建筑工程的重要資料科學性的進行有效保管，對接下來建筑工程的開展有著重要意義，是建筑工程重要的參考。一方面良好的檔案管理是經驗的積累，與其他行業不同的是，建筑工程中經驗的積累極為重要，成功經驗的積累能夠觸類旁通，在接手新工程時往往能夠量變引起質變，在以往的基礎上做的更加科學合理，甚至導致創新，而失敗的教訓更能夠在今后的建筑工程管理中避免錯誤的發生，因此在進行建筑工程的施工前，通過查找檔案，以經驗為基礎對新工程的開展具有正向的幫助，是較為合理的做法；另一方面，在建筑工程中和結束后都會將施工中的資料進行細致的歸納和存檔，便于在施工工程中一旦發現問題或者有好的措施，能夠及時通過檔案找到前期施工的各項資料進行解決，在施工結束后的驗收階段或者完工后建筑的使用期間，一旦發現問題，通過詳實的檔案管理也便于及時發現問題并解決問題。因此，檔案管理能夠為建筑工程開展提供重要的參考。

2、 做好檔案管理是建筑工程不斷創新的基礎。

創新是事物能夠長期穩定發展的必經之路，在事物發展的各個階段進行有效的創新能夠打破瓶頸，開創新的局面，這是一個量變引起質變的過程。建筑工程也是一樣，由于當前社會發展速度不斷加快，經濟建設的不斷深化開展，因此對建筑工程的要求也越來越高，這既是機遇，又是挑戰，因此，建筑工程若想要在社會發展的大潮中占據先機，就需要不斷的進行創新，而做好檔案管理正是建筑工程創新的基礎。首先，檔案管理的有序性，使建筑工程在開展中能夠有條不紊的利用檔案管理的成果查找資料，提高了工作效率，便于建筑工程在較短的時間內，達成目標；其次檔案管理的階段性總結特征，便于建筑工程能夠適時的不斷進行總結和方案微調，沒有積累就沒有突破，而檔案管理恰恰是積累的重要一環，在各個階段進行檔案管理的資料總結能夠使建筑工程形成寶貴經驗，通過總結歸納，為最終的創新打造先決條件；最后，在建筑工程完成創新后，檔案管理也是檢驗創新成果科學性的工具，在創新成果的推進過程中，由于欠缺實際運行經驗，因此過程中的各個環節必然要依托于檔案管理，從而通過分析總結，制定出合理有效的推進策略，保證創新成功在實際運用中能夠有的放矢，貼合實際。

3、 檔案管理是建筑工程重要的無形資產

建筑工程是市場化特征較為明顯的學科之一，在建筑工程的各個環節中都與市場緊密結合，而科學合理的檔案管理，是建筑工程成熟的標志，也是建筑工程產生市場競爭力的重要環節，因此檔案管理是建筑工程的悟性資產。一方面，通過良好的檔案管理，建筑工程能夠形成較為清晰的業務開展思路，保證建筑工程有科學合理、有經驗的技術保障；另一方面，檔案管理對建筑工程的市場競爭也存在促進作用，好的檔案管理是建筑工程的標簽，是管理較為成熟的表現，能夠使市場的客戶更加的放心合作，加強了建筑工程甲方的信譽度，為市場的合作奠定保障。

二、 檔案管理不善對建筑工程的消極影響

1、 檔案管理不善會造成建筑工程管理的混亂

檔案管理是建筑工程管理的重點之一，但是建筑工程管理的混亂往往是來源于檔案管理不善。一方面檔案管理失序會造成建筑工程的進程出現不必要的繁瑣環節，在建筑工程的開展過程中，往往需要對之前的進度資料進行查找翻閱，以便對接下來工作的開展發揮必要的指導作用，沒有以往的數據資料進行參考，會使建筑工程的開展欠缺堅實的依據，因此一旦檔案管理出現失序，會造成查閱資料進程異常繁瑣，短時間內無法找到對應的資料會造成施工延誤，甚至會導致建筑工程的中止；另一方面檔案管理的不全面性會導致建筑工程的階段性總結“失據”，檔案管理要求能夠把握重點，并且注重存檔的細致性，保證信息保存的全面性，一旦檔案管理出現不全面，往往使得在進行建筑工程的階段性總結時，不能夠全面反映此階段進程的詳實情況，對建筑工程的總結與繼續發展不利，長此以往，會造成建筑工程進程陷入混亂的情況，甚至逐漸被經濟大潮所淘汰。

2、 檔案管理不善會導致建筑工程陷入瓶頸

隨著改革的不斷深入，經濟建設的深化開展，因此建筑工程作為經濟建設的主體也應與時俱進，建筑工程質量、工藝的不斷進步與經濟建設的發展相輔相成，因此在建筑工程的開展中應不斷總結更新業務知識，提高業務水平，并且不斷打破瓶頸，實現創新，才能滿足經濟建設的需要，否則將會逐漸被時代大潮所淘汰，對于實現建筑工程的創新而言，檔案管理具有重要意義。檔案管理是創新的基礎，創新不是一蹴而就的過程，是量變到質變的積累，只有做好檔案管理工作，適時進行總結提升，對過往的經驗教訓不斷梳理，才能形成真正實用的寶貴經驗，這才是創新的真正基礎，只有當經驗積累到一定的程度，才會為實現創新取得先機。

3、 檔案管理不善會導致建筑工程喪失品牌形象

建筑工程是一門市場化的工程，對于建筑工程而言，建筑工程的客戶是政府，是廣大人民群眾，因此建筑工程必須具備足夠的公信力支持，才能夠獲取政府和人民群眾的支持與信任。然而，一旦建筑工程的檔案管理不善，就會直接顯示出建筑工程單位的管理亂象，即使建筑工程單位在其他方面的管理更加出色，例如質量過程管理、人力資源管理等，也不會重新獲得客戶的信任，因為建筑工程的檔案管理如果陷入混亂，將直接建筑工程在施工過程中進退失據，出現問題。

三、 當前建筑工程檔案管理存在的不足和未來發展趨勢展望

誠然，當前的建筑工程檔案管理也存在一定的不足，并且對建筑工程的開展造成一定的影響，只有逐步加強和完善檔案管理，提高檔案管理的質量，才能對建筑工程的良性發展貢獻力量，目前檔案管理的問題主要體現在以下幾方面：一是部分檔案材料填寫存在虛假。在施工后期的竣工驗收環節中，由于甲方對施工環節的不甚了解，施工單位會出現急于交工，在竣工資料上進行虛假填寫，填寫數據與實際情況不符的情況存在，這些都對建筑工程的質量埋下隱患；二是檔案交接不及時。在施工的后期，往往工程量較少，作為施工單位的主體往往到其他項目繼續進行施工，造成施工人員的分散，而施工后期正是檔案管理的重要時期，需要對檔案資料進行整理，人員的分散會導致檔案交接不及時的情況出現。

在以后檔案管理中，應該針對現階段存在的問題進行管理的強化，一是逐漸加強監督和審核力度，尤其對施工的后期嚴格把關，對于虛假填寫的情況從重處罰；二是保證檔案管理的完整性，設置專人負責施工后期的檔案管理，并且在施工合同上對檔案交接時間進行明確規定；三是加強檔案管理人員培訓，提高檔案管理人員素質，保證檔案管理穩步良性推進。

結束語檔案管理對建筑工程的影響不言而喻，做好檔案管理工作會對建筑工程產生積極正向的推進作用，反之將會對建筑工程的穩定發展形成阻礙，因此，在今后的檔案管理工作中中，應切實加強對于檔案管理的重視程度，逐步加強檔案管理質量，這樣才能夠促使建筑工程不斷良性發展，在經濟建設的大潮中占據先機。

參考文獻:

[1]陳晴.對建筑工程技術檔案管理的幾點思考 [J].技術與市場.2012.06.15

[2]劉國琴.淺談建筑工程檔案管理問題[J].青年文學家.2012,04.10

[3] 徐寧.大型建筑工程檔案管理的難點與對策[J].城建檔案.2012.12.15

篇6

中圖分類號：TM752 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程檔案管理是建筑施工企業生產經營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質量監控、日后防災抗災、基礎維修及改擴建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。

1 建筑工程檔案內容及特點

目前,業界普遍認可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動,是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。”

1.1 建筑工程檔案內容

筆者結合上述定義,從整個工程建設的全流程出發,認為建筑工程檔案內容應包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監理文件四個部分。前期準備文件包括：上級審批批準文件；決策立項文件；勘察、測繪、地質等資料；工程招投標及承包合同文件；計劃任務書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設備安裝工程施工管理資料；施工技術資料；施工物資資料；施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風等設備安裝工程記錄；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖；工程質量控制資料核查記錄；施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監督通知意見書；竣工報告；審計報告等。監理文件包括：監理中標文件及有關合同、協議書；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要,隱蔽工程驗收記錄；觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料等。

1.2 建筑工程檔案特點

建筑工程檔案存在于工程建設的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點對于管理中發現問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點,首先,量多類雜。建設工程項目周期長,部門多,人員雜導致產生的檔案文件繁多,類型復雜。其次,系統連續性。工程建設涉及建設、施工及監理等多個部門,各部門產生的檔案相互關聯組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個繼承和連續的過程。再者,全面真實性。建筑工程檔案產生于工程建設的實踐,全面反映記錄工程建設的各類信息,是項目工程實體的真實寫照。最后,實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄,有很高的實用性,通過檔案,可以全面考察工程質量,協助日后防災減災、維修、改擴建等工作。

2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題

建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質量問題、規范化標準化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。

2.1 宏觀問題

2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統一

針對基建工程項目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺了《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案驗收規定》兩個檔案管理規范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規研究學習,沒有按照國家相關檔案管理規定從工程立項開始制定一整套符合項目建設實際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設各階段的檔案管理混亂無序。

另外,工程項目建設涉及建設、施工、監理等多個單位部門,往往各單位部門產生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數單位工程檔案由其他業務部門代管或由非專業人員兼管,各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。

2.1.2 檔案管理意識淡薄,基礎管理工作薄弱

目前,“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認知,檔案管理意識普遍淡薄。工程建設中由于檔案管理工作繁瑣復雜,且不能產生經濟效益,工程建設部門多數精力集中于工程建設進度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動應付檔案管理工作。從部門領導到基層檔案管理人員認識不到檔案管理對于工程建設的重要作用,很多規章制度不落實,經常出現工程項目完工即將交工驗收時,才開始應付整理檔案,敷衍相關部門檢查,這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。

工程建設過程中檔案管理工作基礎薄弱,一些建設單位往往只注重工程項目的經濟效益,而對工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機構。檔案基礎工作的系統化、有序化、可持續化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標引、著錄及檢索利用等未按相應標準規范操作。竣工驗收檔案質量關把握不嚴,各項檔案監督監管機制不落實。

2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業素質參差不齊

建筑工程項目組中的檔案管理人員多數沒有經過檔案專業培訓,缺乏工程檔案基本知識和工作經驗,并且常有一人多職或兼職等現象,部分項目組根本不設專職檔案管理人員。能對檔案進行日常整理、使用和維護,具有先進檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數字時代,了解和掌握電子文件形成規律、特點和管理方法,熟悉電子檔案管理技術的人才十分稀少,多數檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動強度大。

篇7

2怎樣做好工程檔案的管理

2.1深入現場研究

能夠把建筑工程檔案管理工作做好能夠幫助城市的經濟有一個更好地發展，同時也能夠促進社會的發展和進步，同時也是把城市多元化的功能發揮出來的關鍵因素，建筑檔案管理和我國的國計民生有著直接的關系，對一個國家來說，這些資料可以顯示出城鎮發展程度。所以，在進行城市規劃和建設的時候，我們一定要參照現存的建筑檔案。

2.2把檔案管理工作重視起來

建筑工程檔案的管理工作是非常重要的，而且如何才能夠提高我們對建筑檔案的管理水平是現在困擾我們的一個非常關鍵的原因，這個工作在整個工程的建設過程中都有著非常大的作用，所以，負責進行工程檔案管理的工作人員必須要時刻和工程建筑同步，這樣才能夠把建筑工程的管理工作做好，才能夠為建筑檔案的管理工作增磚添瓦，尤其是在工程施工的初期，這時候的建筑工程檔案也處于一個萌芽的階段，我們在這個階段一定要把工作做好，否則對檔案的價值會有很大的影響。在一些建筑公司中，企業的高層領導對建筑工程檔案重視程度不夠，在工程剛開始施工的時候，并沒有進行檔案編寫工作，直到工程快要結束的時候，企業才開始慌忙的編寫工程的施工檔案，更有甚者，企業根本就找不到編寫施工檔案的人員，這樣不僅對建筑工程檔案的收集編寫有很大的影響，同時也不利于建筑企業的發展。一些規模不是很大的企業并沒有設立檔案管理人員這一職位，建筑資料雖然有，但是特別分散，如果需要進行緊急的資料統理，那么就需要進行大量的工作，這時候很可能就會延誤檔案的管理時間，所以，企業一定要把具體的建筑工程檔案管理工作重視起來，這樣檔案管理工作才能夠做的更好。

2.3引進高級管理人員

我們生活在現代化程度比較高的社會，想要把現代化城市建設好是離不開現代人才的，在進行建筑工程檔案管理的時候，同樣需要綜合素質較高的現代化管理人員，如果想要做到這一點，就需要企業給檔案管理人員進行專業的培訓，并努力提高這些檔案管理人員的綜合素質，讓每位檔案管理人員都有獨立管理這些檔案的能力。這樣不僅能夠更好地把工程檔案管理好，而且還能夠幫助我們進行檔案的規范化管理。與此同時，我們需要對將要整理的文檔進行一定的整理工作，無論是哪種管理方案都會有相應的管理規范，按照這些規范的內容去進行管理才能夠讓建設工程檔案發揮出最大的作用。對企業檔案管理人員的培訓應該能夠做到和具體的工程同步進行，這樣才能夠因材施教，培訓效果也能夠更好，能夠讓檔案又更好地保障。

篇8

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

一.前言

城市房屋是城市的主體，在城市的發展中具有重大的影響作用，對城市房屋建筑檔案管理也是城市建設完成后的重大任務，這項任務需要花費大量的人力和資金。在近些年來，隨著政府部門對城市舊城區的改造建設，城市房屋建筑的檔案管理越來越受到政府及房產局相關部門的重視，城市房屋建筑檔案管理為后期城市建筑的質量管理和維護提供了依據。

二.城市房屋建筑檔案管理的重要性

城市房屋檔案的建立管理對社會是有多方面的利益和好處的，一方面為城市的日后改建或者重建提供了參考依據，可以在此基礎上對其進行優化設計；另一方面為工程建設方提供了大量的資料以便查閱房屋的竣工時間，并在對其性能檢測方面給予重大的幫助。

三.房屋建筑檔案的特點

1.長效性

對于城市房屋建筑檔案的保存管理，我國雖然沒有相關的法律法規給予了明確的規定，但是作為房產開發商在建設完成后也應該按照要求，建立房屋檔案管理，其建檔的時間和保存期限可自由確定，根據不同地方的情況而異。

2.權威性

房屋檔案是一份房屋建設的合同，具有法律效力，是施工方履行合同的保障，對于日后房屋在正常使用的過程中出現的問題也是一種查找方式，因為其記錄了房屋建筑工程建設的全部詳細過程。

3.互聯性

檔案的管理不是一項獨立的工作，而是需要許許多多的部門共同參與完成的，在建檔的過程中需要對檔案的真實性及準確性進行確認調查核對，每一步都是至關重要的。

四.城市房屋建筑檔案管理存在的問題

1.管理意識淡漠，重視程度普遍不高

招投標檔案之所以有局限性，源于其所處的位置十分尷尬。它只是工程建設環節的一部分，不及城市建設檔案館所收集的建設工程檔案系統全面。因此，往往對其重要作用認識不充分，把對招投標檔案的管理工作當作可有可無的事情，束之高擱順其自然，從而放松思想，忽略了對業務的整理、總結和思考。

2.責任主體混亂，保存周期不統一

到目前為止，國家相關部門對招投標檔案的管理沒有制定統一規范的文件。由于各地的管理體制不同，在檔案管理方面產生了許多問題。比如，檔案管理責任主體不明確，有的地方是交易中心，有的是招標，也有的被納入城市檔案館。再者，保存周期不統一，時間過長，就會加大工作負擔和投入，但涉及工程招投標活動，沒人愿意主動對招投標檔案進行處理。

3.管理難度大，管理手段落后

雖然近年來全國各地在招投標活動中均或多或少的引入了無紙化辦公模式，但招投標檔案仍然避免不了大量紙制資料的存在，導致管理困難。加之管理人員變動過于頻繁，專業性又不強，幾經易手，招投標檔案的延續性便得不到很好保障。

4.檔案重復性強，管理任務重

建設工程招投標過程中，往往會產生大量檔案資料，由于招投標工作的敏感性，檔案入庫時，往往胡子眉毛一把抓，全部移交。這樣，許多重復的資料，被多次保存，既加重了管理人員的工作強度，又不利于檔案室空間優化。

5.法律地位不明確，使用過程中存在誤導

一般來講，在招投標過程中產生的檔案，一方面是工程建設項目在招標、開標、評標以及定標過程中的客觀記錄。方便各級紀檢監察部門對相關建設行政主管部門及工作人員進行監督。另一方面，可以為日后解決合同糾紛等提供依據。但實際上，為了方便評標專家評審，各地建設工程項目在招標過程中，均要求投標單位提交的投標文件設置正副本，一旦出現不統一的情況，便認定以正本內容為準。并且正本投標文件又是標后簽訂承發包合同以及施工過程中工程結算的重要依據，一般由招標人自行保存。因此，在解決合同糾紛時，法院到有形市場調取的存檔資料在招標過程中的有效性便會大打折扣，這對于正確解決合同糾紛便產生了一定的誤導性。

6.目前，許多城建單位沒有按規定將技術工程檔案全部送給當地城建檔案館審驗，建設施工單位及相關的項目管理人員對城建檔案知識了解不多，對城建檔案管理的重要性認識不夠，也是社會各界對城建檔案知之甚少，沒有產生一種城建檔案必須規范管理的氛圍所至。

7.目前，各地檔案館普遍存在的問題是館藏內容不豐富、形式單一、結構不合理。因此，城建檔案館要加強經常性的接收檔案業務指導工作，及時幫助建設施工單位整理資料，積極上門收取檔案，防止檔案資料的散失、殘缺不齊；經常與建設施工系統單位、主管部門溝通聯系，掌握市政施工、建筑的動態，將建筑規劃檔案、市政工程檔案等及時接收到檔案館存檔。

五.改善城市房屋建筑檔案管理的有效措施

1.加強城建檔案法制建設，依法治檔

隨著城市建設的迅猛發展，檔案接收任務日趨繁重，在缺少有效的經濟制約的情況下，必須強化法規和制度建設，從制度上強化對工程檔案的監管力度，保證檔案的接收質量。

近年來，國家和建設部相繼出臺了《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案案卷質量規定》等法律、法規，某地城市建設檔案館結合實際，也制定了《城市建設檔案管理辦法》。依據相關規定凡列入市城建檔案館接收范圍的新建、改建、擴建、遷建和恢復建設工程，建設單位在領取《建設工程規劃許可證》、《建筑工程施工許可證》前，必須到城建檔案館辦理項目登記手續，并簽訂《建設工程檔案報送責任書》（以下簡稱《責任書》）。否則規劃部門不予核發《建設工程規劃許可證》和《建筑工程施工許可證》。在《責任書》中，進一步明確和告知建設單位依法承擔收集、整理和移交工程檔案的責任，明確了建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案原件，同時還明確了違約需承擔的責任。這一系列法律、法規、規章和規范性文件的實施，確立了城建檔案的工作地位，為規范城建檔案管理、理順收集渠道提供了法律依據。

2.應用高科技管理

在今天的計算機時代，我們應該把握這個機遇，計算機的能力與人的能力相比是難以想象的，利用計算機完成管理中的事物是比較簡單的，甚至有時候人工完成需要很長時間的工作，而計算機只需要幾分鐘就可以解決，以科技來取代人力的勞動，是知識時展的趨勢。對于城市房屋建筑檔案中的管理問題，我們呢也應該利用計算機來為我們完成一部分，建立數字化檔案，這樣不僅僅可以節省很大的檔案存放地方，而且還會使得檔案查閱工作非常的方便，減輕了檔案管理工作人員的工作任務和負擔。

3.主動服務指導，提高案卷歸檔質量

在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍然墨守陳規，守株待兔，等待建設單位主動上門移交工程檔案，必然導致城建檔案工作的被動。城建檔案從業人員在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難心理，勤動腦、勤動口、勤動手、勤跑腿，愛崗敬業，兢兢業業，樹立主動服務意識，增強工作的積極性與主動性，通過和建設單位面對面的溝通，掌握檔案資料收集情況的第一手資料，為后續檔案整理、接收和提高歸檔質量奠定基礎。建設單位在簽訂《責任書》時需要進行項目信息登記，館里將項目劃分到業務人員，業務人員根據項目信息定期到施工現場檢查指導，服務工作更加有的放矢。確保每個項目都有專人負責、全程跟蹤、經常性業務指導。

一方面，通過在簽訂《責任書》時向建設單位發放《市建設工程檔案報送要求告知書》，讓新開工的建設、施工、監理單位檔案人員了解城建檔案館對建設工程檔案編制、收集、報送等方面的要求和規范。這樣檔案人員就有章可循，知道自己該做什么，如何去做，遇到問題向誰咨詢。另外，通過在工程項目施工過程中不定期地去工地督促、檢查建設單位、施工單位、監理單位是否有專門的檔案人員收集、整理工程檔案資料，收集的檔案資料是否完整、準確。尤其是涉及結構質量安全的勘測報告、設計及其變更、建材檢測、施工試驗、隱蔽工程等文件材料的歸檔工作，發現問題隨時解決，確保檔案資料的真實、準確、完整。如市經濟適用房既是保障性安居工程也是大型的連片住宅小區，產生的工程檔案資料有房屋建筑、市政等不同類別；施工、監理單位就有十多家；資料員整理水平參差不齊等情況，針對這一情況，為了把問題解決在工程檔案進館之前，多次去工地，現場給資料員講解工程檔案資料的組卷原則、方法、案卷編目等內容，避免出現書寫不規范、資料不齊全、簽字蓋章不全等現象的發生，為建設單位在竣工驗收后能按時向城建檔案館報送一套完整、準確、規范的建設工程檔案，奠定了堅實的基礎。

4.加強業務學習，提高業務管理和業務技能水平

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。而城建檔案的內容龐雜，涉及城市建設各個方面。這就要求檔案管理人員不斷的鉆研新的業務知識和技能，既要有工程技術方面的知識又要有城建檔案管理方面的業務理論知識，同時具有解決實際問題的能力。因此，某地城市建設檔案館采取“走出去，請進來”的辦法，讓單位里的一些業務骨干走出去，請有經驗的檔案管理人員來館傳經送寶，通過交流學習兄弟單位在檔案管理現代化方面的優點和成功經驗，不斷補充、完善館內人員業務知識和技能，更新業務和管理觀念，全館業務人員的管理水平顯著提高，從而進一步提高了工作效率，也保證了工程檔案的歸檔質量。

5.加強檔案編制單位資料員培訓工作

通過舉辦培訓班集中對全市建設、施工、監理單位資料員和相關部門檔案管理人員進行崗位培訓，通過培訓讓他們充分認識城建檔案的重要性，了解城建檔案的法律、法規和規章，掌握城建檔案業務規范。并且嚴把培訓考試關，寬進嚴出，考試合格發給崗位培訓合格證書。在日常檢查中，要求檔案從業人員持證上崗，為保證工程檔案的完整、準確，提高歸檔質量打下了堅實的基礎。

總之，在新形勢下，城建檔案工作必須摸準時展的脈絡，采取有效的措施，加大收集力度，確保工程檔案資料的齊全、完整和準確，提升工程檔案的歸檔質量，促進城建檔案工作整體水平的提高，更好的服務于城市規劃、建設、管理工作。

6.在城市的小區中積極的宣傳房屋檔案建立管理的好處，讓人們認識到檔案管理制度是一項非常有意義的事，其檔案管理科從以下步驟來完成：

（一）工程檔案的立卷

(1)立卷范圍:與工程相關的具有現實和長遠保存價值的各類工程文件資料(工程前期資料、勘察、設計、施工、監理資料、設備資料;工程竣工驗收資料等)。

(2)工程部應派專人負責技術檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準確,經過系統整理、編目后由工程部負責人審查后歸檔。

(3)工程結束后,由工程部負責移交有關部門存檔。

（二）檔案的保管

凡建設工程中形成的具有保存價值的文件資料,均應由各檔案管理有權部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門和個人不得擅自留存。

（1）凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書寫格•式必須符合要求,書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應保證其完整、齊全、分類清楚。

（2）檔案管理實行一月一整理制度,所有歸檔文件均應為已完成文件。

（3）各檔案管理有權部門的部門經理應定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查,如發現問題,應及時向上級主管領導匯報,以便及時采取措施確保檔案的安全。

（4）對破損和變質的檔案及時進行復制和修補。

六.結束語

由上述對我國目前的城市房屋建筑檔案管理方面存在的一系列的問題的詳細分析，我們了解到了在我國雖然在城市房屋建設取得了比較可觀的成就，但是，城市房屋建筑的檔案管理還是有待提高的，其管理質量也是存在著一些問題急需得到解決。以上是我們總結日常城市房屋建筑檔案管理的經驗和教訓而提出的一些可行性建議，希望能夠給檔案管理工作帶來一定的優化和提升。

參考文獻：

[1]羅敏．淺議城建檔案為構建和諧社會服務,中國檔案，2008/03．

[2]趙紛.城建檔案在城市建設中的作用[J].科技檔案,2010,(1):25-2

[3]趙淑芳，郝莉．城建檔案的管理與執法，城建檔案，2007/10．

[4]劉豐.城建檔案管理工作要點[J].中國檔案,2009,(2):56

篇9

關鍵詞：

榮譽檔案；建筑設計；管理措施

建筑設計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設計、科技研發以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業發展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。

一、建筑設計單位榮譽檔案的特點

（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業特色，由各級住房城鄉建設部門、勘察設計協會、土木建筑學會等評選出的優秀工程、優秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應用等，是建筑設計單位榮譽檔案的主要構成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。

（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內教育、職稱評定，還是生產經營投標、編寫單位歷程，均發揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優秀工程、優秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業績的憑證，經常會跟隨設計人員“奔赴”各個開標現場，成為競標的重要得分內容。

（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設單位在招標時，一般會要求設計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產經營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。

二、榮譽檔案管理工作中存在的問題

（一）對榮譽檔案重視不夠導致管理混亂。對建筑設計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規范，分別由相應部門收集整理，并有專人負責。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎章、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。

（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導致收全率欠缺。生產一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關，從來沒想過要移交單位，或將獲獎證書復印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內的獲獎情況，導致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。

（三）榮譽檔案種類繁多、材質不一，導致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。

三、加強榮譽檔案管理的主要措施

（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發放的第一時間，主動走出去收集應歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。

（二）完善制度，落實責任。要明確管理部門，安排專人負責，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務意識，積極主動開展工作，切實擔起責任，樹立檔案資源共享的服務理念，使榮譽檔案真正發揮其特有的價值。

（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質量。具體應做好以下幾個方面的工作：

1.明確收集范圍。可從頒獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發的榮譽；四是單位參加上級或行業組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復印件或拍攝照片的方式進行保存。

2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據材質分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發文單位、發文日期等；二是證書類，可根據證書上的內容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎章、錦旗等，登記內容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。

3.單獨整理歸檔。因建筑設計單位的榮譽檔案有其獨特的行業特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態各異，其存放的柜架需區別于文書檔案，應陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。

4.做好檢索利用。為了充分發揮榮譽檔案的價值和作用，要適應檔案信息化發展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統化整理基礎上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規范化，加強檔案的收集、整理和統一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設計單位要積極創造條件，建立一定規模的榮譽檔案陳列室，以更好地發揮其價值和作用。

參考文獻：

[1]崔愛民.加強企業榮譽檔案管理[J].蘭臺世界，2005（9）.

篇10

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

0 引言

隨著經濟快速發展，城市化進程加快，建筑業蓬勃發展，而建筑設計院作為項目產品設計、技術研發的重要平臺，承載著社會各行各業項目建設的設計、開發與運用，形成了豐富而龐雜的設計成果，積累了眾多的檔案信息資源和設計知識文本，如何充分運用信息技術改進、創新和完善這些檔案資料的管理工作，推進檔案管理信息化建設，以便使數據共享，節省設計時間，提高工作效率，快捷地為領導決策和內、外顧客服務。

1 設計院檔案信息化建設的內容及模式

1.1實行CAD圖網絡無紙化驗收

（1）建立與單位同步發展的計算機管理網絡平臺，實現無紙化歸檔、驗收。確定電子檔案在網絡狀況下的歸檔程序；圖紙簽署欄及交驗單簽署實行網絡管理，項目管理人員、檔案驗收人員、總設計師、設計人員分工錄入不同的數據，各工作程序之間的數據錄入不重復，一次錄入，數據共享；使項目策劃及各專業互提資料等質量記錄內容、項目的流程監控內容、項目數據庫所需的專業數據內容、歸檔前的各種輔表格或記錄，均在局域網上操作完成。

（2）建立底圖驗收與計算機出圖、曬圖相結合的快捷出版網絡體系，確保歸檔的CAD圖是最終版本。CAD圖繪制后與出圖前為預歸檔期，在此期間進行各專業會簽、修改。圖紙會簽采用“三維立體專業疊放技術”或計算機投影放大技術，此后在網上交驗設計圖紙及技術資料。在預歸檔期內檔案驗收機和設計終端機均可看到CAD圖，設計終端機能改圖而檔案驗收機只能看不能改。檔案驗收機能改圖簽、簽署欄和目錄頁，簽署欄分機簽和草簽，兩者同時并存。機簽為了識別直觀，而草簽則作為憑證。在人名庫的建立上可采用數碼技術將本人簽名轉換，或利用掃描技術建立人名數據庫。人名數據庫各設一定字節的密碼，個人密碼可隨時變換，簽署時憑密碼調用而自動生成。簽署驗收中的問題通過對話框形式解決并確認。一旦驗收無誤，由檔案驗收人員授權出圖室按計劃下達的份數出底圖、曬藍圖。隨后電子文件邏輯歸檔，紙介質底圖在一定時間內實行物理歸檔。待CAD圖正式歸檔進入圖庫后，自動生成只讀形式，不經授權或審批（軟件設計應具備授權審批功能），任何人不能改圖和下載。

1.2通過終端機修改圖紙

修改已歸網絡圖庫的某一項目圖紙，可在網上申請、批準，由檔案數據庫管理人員下載圖紙，在網上提供并傳給使用者，同時修改者通過信息框將修改后的底圖傳給檔案驗收崗位。圖紙修改次數編號、標識、替換或增加等，均按院對紙介質檔案規定辦理。圖紙審校后由修改者在網上辦理交驗歸檔手續。

1.3利用因特網下載信息并轉局域網閱覽

利用連接圖書、資料、樣本、標準等內容的寬帶數據網或購置電子圖書，由檔案工作人員查詢設計中所需的資料，以目錄、數據、摘編等形式下載，在局域網上，供設計、生產及管理人員參考。

2 目前檔案信息化過程中的問題

2.1功能有待改進

（1）同一項目中，若項目號不同，不同項目的圖紙歸檔在同一項目中，使同一個項目下有不同的項目號共存。可能導致 A項目的圖紙歸檔在 B 項目的圖紙中，系統不能自動識別，要靠工作人員在掃描歸檔過程中自己識別。

（2）同一項目中，若專業建立重復，不可自動識別。可能導致同一項目下創建兩個同樣的專業。如：同一項目中應包括給排水、暖通、動力、電器、建筑、結構等多鐘專業，系統不能自動識別專業的重復建立，可能出現兩個建筑專業，圖紙的輸入也會發生錯誤。當設計人員利用信息化平臺查詢圖紙時，會發現不同項目的圖紙歸檔在同一項目下，或者同一項目中有兩個相同的專業，一方面不利于檔案部門的形象，另一方面浪費了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

2.2識別功能有待改進

（1）同一套圖紙中子項名稱或建設單位不統一，不能自動識別。一套圖紙的圖簽由建設單位、子項名稱、項目名稱和圖名共同組成，若在同一套圖紙中，第2張圖紙和其他圖紙的建設單位或子項名稱不同，系統不能自動識別，可能導致把別的項目的圖紙歸檔在這一項目中。

（2）帶有二級目錄的設備類圖紙的排序不能自動生成，須工作人員手動排序。設備類的圖紙通常有上百張，靠工作人員手動排序既浪費了時間，也不利于圖紙張數和圖號的校對。

3 加強建筑設計院檔案管理工作的策略

3.1開拓思路，更新觀念

由于建筑設計研究院檔案工作是一項基礎性的管理工作，同時又是一項服務性工作，因而很難產生明顯的直接的經濟效益，所以它是一項默默無聞、專為他人“鋪路”、當配角的工作。檔案工作者既是腦力勞動者，又是體力勞動者，面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統計、利用等工作。這就要求檔案工作者要以事業為重，無私奉獻，樹立“俯首甘為孺子牛”的思想，淡薄名利，樂為人梯，甘為無名英雄。志存高遠、胸懷博大，重事業、輕名利的品格，應該成為檔案工作者的一種美德。有了這種奉獻的理念，才能有良好的心態，寬大的胸懷，才能使自己腳踏實地、兢兢業業地做好檔案工作。作為檔案管理工作人員，在做好檔案工作的同時要協調好各種關系。首先要協調好領導之間的關系，爭取良好的工作環境；再次是協調好與公文處理部門的關系，從管理制度化、規范化和標準化來加強公文處理的統一性;最后要協調好研究院各職能部門的關系，確保歸檔文件的齊全完整。檔案來源于研究院各職能部門的職能活動，從文件產生到歸檔要經歷一段時間，經過許多環節，每個環節都會影響文件材料的質量，影響文件材料的齊全性、完整性和準確性，檔案工作人員必須與各職能部門及時溝通，確保歸檔文件的齊全完整。

3.2提高檔案管理的系統設置和技術措施

建筑設計研究院檔案資源要實現信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。這就要求檔案管理人員必須使用計算機，實現計算機管理，而網絡化是計算機管理檔案信息的必由之路。我們要充分利用現代信息技術，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應用現代化辦公設備，為利用者提供遠程服務。寬帶互聯網的開通，使我們在吸納信息的時空上產生了重大變革，表現出強大的優勢。聯網出現的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，使利用者可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。

在檔案信息化管理的過程中，應該注意以下幾個細節：

（1）檔案信息的保密性。在檔案信息建立之初，就得確保檔案信息的保密和精準，在檔案信息上網的條件下，要對用戶進行有效的監管，防止用戶利用檔案進行一些不合法的行為，避免影響到集體和社會的利益，由于檔案和圖書資料等有一定的區別，它只是內部人員作為交流的，因此在互聯網分享中應該進行有效的管理，對身份等建立一個系統的檔案，確保內部檔案不公開，嚴格限定使用權益，而達到檔案所起到的作用。

（2）提高檔案管理人員的綜合素質。為適應新形勢下檔案工作的需求，對檔案工作人員要進行必要的培訓，學習新知識、新技術，拓寬知識面，優化知識結構，逐漸掌握計算機和其他有關方面的知識、技能。同時建筑設計研究院應培養造就一批掌握現代科學技術的復合型檔案管理人員，只有這樣才能適應檔案事業發展的需要，實現檔案工作的現代化和信息化。