導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇辦公室檔案管理分類，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細致

檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。

（二）現代化管理軟件不足

隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規范

醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。

三、醫院辦公室檔案管理的應用

（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分

辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。

（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升

辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。

（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核

為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。

（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。

（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展

醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。

（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設

檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。

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一、做好檔案管理的必要性

1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業管理的基礎，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現代化的手段，對其進行科學、合理的管理，以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業、單位內部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內部的工作情況，并為將來的發展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務基礎。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現了單位的管理水平，以及發展狀況，是一個單位、企業運轉狀況的縮影。因此，必須要加強辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規范化、制度化、科學化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：

第一，準確性

準確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進行檔案管理的過程中，一定要保證相關檔案內容記錄的準確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關的檔案內容不能進行準確的反應，就無法發揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴謹性

辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進行管理時，必須要遵循嚴謹性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴謹的工作態度，對檔案中的細節要素進行充分關注。尤其是在當前，精細化管理已經成為所有企業、單位的主要經營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進行精準化的管理。

第三，高效化

隨著科學技術的發展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學技術，不斷優化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現狀

1.檔案管理人員意識薄弱，且專業素質偏低

辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經成為制約檔案管理工作效率的一個關鍵性因素。

在我國許多從事檔案管理人員，并非專業出身，更有甚者，是通過關系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經暴露出來管理錯誤，這些非專業的檔案管理人員也絲毫察覺不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現象。由于企業領導的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關的檔案管理制度，也因為領導不重視實施，以至于檔案管理工作的相關人員在工作時，經常會無視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現檔案損失等現象。

3.新技術，新硬件投入少

隨著信息化的發展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術，不斷地利用計算機網絡進行檔案管理。但在現實中，由于種種問題：領導不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業仍然采用紙質形式進行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業水平

首先，要改變傳統的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業知識水平，可通過加強培訓的方式，不斷增強檔案管理工作人員的專業知識水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進行。

而對于已經擁有管理制度的單位來說，一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。

3.辦公室檔案管理現代化

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中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

為了更加全面地對辦公室檔案收集和整理進行分別，因此本文分別對學校辦公室檔案收集和整理的內容、特點、改進措施以及實現信息化管理的必要性、策略進行了詳細的分析。特別是隨著科學技術的發展，辦公室檔案收集和管理是朝著信息化方向發展的，因此學校應該加強對辦公室檔案信息化的研究。

一、 辦公室檔案收集整理的內容以及特點

1、 辦公室檔案收集整理的內容

辦公室檔案的收集和管理主要包括四個工作內容，分別是對檔案資料的搜集、對檔案資料的整理、對檔案資料的審核以及對檔案資料的保存。這四個內容也是辦公室檔案收集管理的步驟，都需要按照一定的順序進行，如果漏掉其中一個工作內容，將無法開展檔案的收集和整理。比如，在開展辦公室檔案收集和整理的第一個步驟就是對檔案資料的搜集，如果漏掉這個步驟，那么之后的工作也就無法開展。對檔案的搜集，顧名思義就是搜集檔案內的各種資料，然后將搜集到的檔案存放在檔案盒中。對檔案資料進行整理，搜集完檔案后，工作人員就要對檔案盒內的檔案資料進行整理，按照相關的目錄進行整理，從而保證檔案資料的整齊性。對檔案資料進行審核，檔案必須要求真實性，因此要用來存檔的檔案就一定要保證真實性，要不將會影響到之后的工作，因此工作人員需要對檔案進行審核。最后，檔案資料的保存就是對審核通過的檔案資料進行分類歸檔，方便之后的查詢。

2、 辦公室檔案收集整理的特點

辦公室檔案的收集和整理主要具備有三個特點，分別是綜合性、邏輯性以及創新性。首先，辦公室是與學校各個部門溝通的部門，因此辦公室所收集到的檔案資料應該具備一定的綜合性，這樣才方便各個部門對于檔案的查詢。其次，檔案資料在收集和整理的過程中是嚴格按照學校相關的規章制度來進行收集的，因此是具備一定的邏輯性的。最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發揮出檔案的作用，在進行檔案整理的過程中，應該結合學校的發展而調整收集管理的方法。

二、 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

1、 加強對檔案分類大綱的編制

由于辦公室是學校與其他部門溝通最多的部門，因此辦公室檔案資料的來源眾多，而且數量也多，因此辦公室檔案在收集和管理上是存在一定的復雜性的。因此，在進行檔案資料的收集和存放的時候，就應該對檔案進行分類，因此首先要對檔案的分類大綱進行編制，這樣才能方便之后的檔案分類管理和存放。一般情況下，檔案的分類大綱有以下幾種：第一，是上級下達的公文，第二是辦公室材料文件；第三是各種參考資料。首先，上級下達的公文，可以根據不同的上級進行分類，如省下達的公文、市下達的公文。其次，辦公室材料文件包括的內容比較多，比如一些平級單位送過來的相關文件，還有其他部門所送來的各種請示以及報告等等。最后，各種參考資料，比如學校內部的宣傳資料等等。

2、 加強對檔案的分類存放和處理

編制好辦公室檔案的分類大綱后，檔案管理人員就結合檔案分類大綱來對檔案進行分類存放，從而方便之后的檔案查閱。首先，工作人員需要對檔案盒進行說明，比如該檔案盒是存放市上級下達的公文，就要在檔案盒側面表明“市上級下達公文”。其次，工作人員應該對每一份檔案都進行編號，從而更好地方便之后的查閱，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上級所下達的公文。在進行檔案的存放的時候，工作人員應該嚴格按照編號來進行存放，并且做好相應的登記，這樣在查詢檔案的時候才能更好根據登記內容來查找檔案，提高檔案查找的效率。隨著檔案的增多，工作人員需要定期對檔案資料進行轉移，從而更好地保證辦公室檔案的條理性。

3、 加強與其他部門之間的關系處理

由于辦公室是與其他部門溝通最多的部門，因此要提高辦公室檔案資料的收集和整理效率，辦公室部門就要加強與其他部門之間的關系處理，特別是職責關系。處理好與其他各部門的職責關系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現，才有利于員工之間的相互合作和溝通，提高檔案資料的收集效率。

4、 完善檔案收集的方法和途徑

為了更好地提高辦公室檔案的收集和整理效率，工作人員就應該積極地完善檔案收集的方法和途徑。傳統的辦公室檔案資料收集是直接到各個部門進行紙質版的檔案收集，隨著社會科技的進步，工作人員可以通過網上來收集信息，比如關于上級下達的文件，工作人員可以先接收電子文件，然后再打印出來進行歸檔。除此之外，學校也應該完善對檔案的查詢途徑，比如學校員工可以通過網上來對檔案進行查閱，從而大大地節約了員工查詢檔案的時間，也就大大地提高了辦公室檔案的收集和整理效率。

三、 實現辦公室檔案信息化的必要性及策略

1、 實現辦公室檔案信息化的必要性

實現辦公室檔案信息化，首先是可以提高檔案收集整理的效率，通過實現辦公室檔案信息化可以大大地壓縮了檔案的收集時間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次實現辦公室檔案信息化是有利于檔案信息的交流和分享。通過實現信息化，檔案可以實現網上分享，員工可以根據自己需求來查詢自己所需的檔案資料，從而更好地實現檔案的交流和分享。最后，實現辦公室檔案信息化可以大大地提高檔案保存的安全性，如果是使用傳統的紙質檔案進行保存，如果一旦出現火災，檔案就很容易全部被燒毀，而且在潮濕的天氣下，紙張也容易出現發霉的情況，從而大大地影響到檔案資料的完整性。而實現辦公室檔案信息化，可以將檔案資料上傳到云端或者是存放在移動硬盤中，而網上云端以及移動硬盤的安全性遠遠要高于紙張的存放。

2、 實現辦公室檔案信息化的策略

實現辦公室檔案信息化的策略主要有以下三個，分別是加強對檔案管理人員的素質培訓、加強對檔案信息的保護以及完善檔案信息系統的建設。首先，要保證辦公室檔案信息化的水平，就要提高檔案管理人員的信息化水平，因此學校應該定期對檔案管理人員進行信息化培訓，確保檔案管理人員的信息化水平，從而更好地提高檔案管理人員對于計算機系統的運用、文件分類和查找的運用，從而更好地實現辦公室檔案信息化。其次，在實現辦公室檔案信息化的過程中，必須要加強對檔案信息的保護，由于大部分的檔案資料都是僅供內部查閱，因此一旦檔案管理的計算機被病毒入侵，就很容易導致學校的檔案資料外漏，對學校以及員工都會造成很大的影響，因此學校要加強對防火墻技術的開發，提高檔案管理計算機的安全性。最后，辦公室檔案信息管理系統的建設對于實現檔案信息化有著非常重要的作用。檔案信息化管理系統主要是對檔案資料進行分類加工以及進行查閱檢索，因此檔案信息化管理對于檔案管理人員的專業性要求也是比較高的。

綜上所述，我們可以發現辦公室檔案收集和管理比我們想象中要復雜許多，因此辦公室檔案收集管理人員應該時刻都保持著學習的心態，不斷地提高自身的專業技能，從而更好地提高辦公室檔案資料收集和管理的效率。

參考文獻：

[1]張巖. 淺析辦公室檔案管理的改進與人員素養提高[J]. 蘭臺世界，2013，S2：159.

[2]杜慧玲. 探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 辦公室業務，2014，05：171-172.

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（一）收集、保存資料是重點。檔案是對事件、人物、過程的一種真實記載，檔案管理可以為后人提供一定的借鑒與應用。所以，辦公室檔案管理應該將重點放置在對于文件、書報等資料的收集上，然后做好資料的分類保存與整理，再配合信息化手段進行保管。

（二）檔案種類過于繁雜。辦公室檔案管理包含了諸多方面的內容。比如：單位的會計檔案、特種載體檔案、行政管理檔案等等，也包含了單位的各種協議、合同，上級單位印發的紅頭文件等，另外，還包含了錄像、錄音等電子檔案。所以，辦公室的檔案種類非常多，注重辦公室檔案管理，才有利于工作效率的提升。

二、辦公室檔案管理工作規范化的主要途徑

（一）做好檔案管理程序的規范化。管理程序的規范化是檔案管理規范化最鮮明的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等工作制定出工作流程，并且在日常工作當中嚴格地按照流程執行，確保每一項工作都明確到人，保障其準確與真實。另外，注重簡化檔案管理程序，盡可能在管理質量與管理效率得以保障的前提下簡化辦公室管理程序，這樣可以避免將多余的時間與精力花費在檔案管理問題上。

（二）深化檔案管理意識，將檔案規范化管理納入領導干部議事日程中去。領導干部應該對檔案管理引起足夠的重視，支持辦公室檔案管理工作的正常開展，能夠幫助其共度難關，為辦公室檔案管理工作的開展提供支持。領導干部對辦公室檔案管理工作認識的深度決定了辦公室檔案管理工作的發展前景。所以，需要根據辦公室檔案管理工作的特點，開展檔案宣傳，培養領導干部的檔案管理意識，能夠為之后的規范化檔案管理打下良好的基礎。

（三）著力于檔案管理人員的素質提升。辦公室檔案管理工作與檔案管理人員的素質之間是相輔相成的。提升管理人員的綜合素質，可以提升檔案管理規范化開展的工作效率，同樣，檔案管理工作規范化能夠提升檔案管理人員的綜合素質。對于檔案管理人員而言，素質的提升不僅僅是專業素質與專業技術能力的提升，同時還包含了檔案管理人員自身的綜合素質，特別是思想道德品質方面。由于檔案管理工作責任重大，所以，需要選擇人品優秀、技術過硬，政治可靠的人員來從事這項工作。

（四）將檔案管理人員理論能力與實踐能力相結合。單位應當多組織辦公室檔案管理人員一起分析，總結經驗，并且邀請辦公室檔案管理人員參加各種論壇講座和檔案研討會，讓檔案管理人員對于現階段國內外的檔案管理動態有一定了解。另外，讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、數字化技術、多媒體技術等，通過現代化的檔案管理來提升其工作效率，確保辦公室檔案的管理工作能夠跟上時代的步伐。

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首先，大多數單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導致工作很難取得進步。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。如：單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強化單位領導及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進和提升。

其次，進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作[1]。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應得到保障，特別是針對一些重要的文件資料，應做好加密工作，把它們單獨存放起來。保密級別不同的文件資料應及時跟進相應的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經喪失，就應做好記錄，并整理好，且應要求兩名檔案人員同時參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監督，確保辦公室檔案管理工作能有序進行，真正把安全工作落到實處。

二、加強辦公室檔案收集，提高檔案人員素質水平

首先，單位應加強辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管;二是進一步規范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統一開展規范工作，并嚴格按照檔案管理制度來執行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現辦公室檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。

其次，組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領、一知半解，專業素質水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業素質，單位應從不同方面做出改進：一是促使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓活動，在豐富檔案管理人員專業知識的同時促使他們掌握更多先進的計算機網絡技術，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機網絡技術，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網絡病毒、技術水平越來越高的計算機黑客等的入侵下，網絡安全事故時有發生，嚴重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業檔案管理意識和操作技能水平是異常關鍵的[2]。

三、推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享

首先，加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。單位應以用戶需求為導向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進辦公室檔案的鑒定與數字化建設，盡早構建檔案數字化目錄[3]。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任，尤其要嚴格遵循檔案信息資源誰生產、誰負責的基本原則，加快檔案數字化建設進度。另外，單位應堅持實行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網上傳輸兩種方式來實現手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對檔案信息資源實施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標的實現，全面提高辦公室檔案的查準率、查全率等，最終順利改進辦公室檔案管理工作。

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中圖分類號： G647 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）03-0070-02

高校二級學院是指沒有獨立法人身份、在行政上直接隸屬學校的教學科研機構（或稱二級單位）。二級學院檔案是指二級學院在履行其教學科研職責工作中形成的、具有保存價值的檔案。二級學院檔案是學校檔案的一部分，同時，它的專業性、特指性更為突出。二級學院檔案工作是全校檔案工作的基礎。本文對二級學院辦公室檔案工作的有關問題進行探討。

一、充分認識辦公室檔案的地位和作用是做好檔案工作的前提

辦公室檔案是直接記錄和反映辦公活動并歸檔保存的辦公文件材料。辦公室檔案工作的意義在于：

1．辦公室檔案是辦公室工作的歷史記錄，是行政工作者智慧和腦力勞動的結晶

任何一項行政工作都會形成一系列的文字、數據材料等紙質載體，有時甚至還有相片、計算機軟件等非紙質載體。凡按照歸檔制度保存下來的這些材料即所謂檔案。一項行政工作結束后，是否留下了檔案，這是衡量是否圓滿完成行政工作，取得工作成績的重要標志之一。

2．辦公室檔案是行政工作的歷史記錄，具有憑證作用

隨著時間的流逝、人員的更替，如果沒有檔案，前任的工作就沒有了憑證，事業的發展就缺少了繼承，也不利于后人的工作創新。辦公室的工作也是在繼承前人工作成果的基礎上不斷發展的，需要借鑒他人的成果。一項完整的辦公檔案蘊涵著豐富的信息，記載了人們當時的工作思路、方法和經驗，對后人有重要的啟發和參考作用。而且時間越久，憑證作用越大。

3．辦公室檔案內涵大量的信息

（1）是進行工作交流的工具與手段。辦公檔案的價值在交流中得到體現，在應用中得到升值；

（2）從辦公檔案的數量上能反映行政工作的內容和繁重程度；

（3）檔案的質量能透視出行政人員的素質、水平和工作作風。

如果行政人員都能充分認識到開展這項工作的意義與重要性，就會以十分負責的態度，積極地去完成這項工作。

二、掌握檔案知識，不斷提高業務素質，是做好辦公室檔案工作的基礎

檔案工作業務性強，同時也是一項帶有“鋪路架橋”性質的服務工作。目前，高校的檔案館在校內各行政部門都設有兼職檔案員，專門協助檔案館做好本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。這無疑是做好高校檔案工作的重要舉措。而兼職檔案員必須認真學習檔案基本知識，掌握行政檔案工作規范，熟悉行政檔案工作的流程。另外，還要有默默無聞、無私奉獻的精神和積極主動、嚴謹踏實的工作作風。只有這樣，才能成為一名稱職的和高素質的兼職檔案工作者。通過學習有關辦公檔案管理的知識和多年的工作體會，筆者對辦公室檔案有了較深入的認識與了解：

1. 辦公室檔案的特點

（1）具有一般檔案的特點。

（2）成套性。指一個行政工作從發生到結束是一個完整的過程，必然要形成一個成套、完整的檔案。它主要體現在檔案的形成與內容兩個方面。

（3）現實性。這是指辦公室檔案同當前的行政工作密切相關，具有現實性。大多數辦公室檔案對現階段乃至今后的行政工作都有借鑒和參考作用。

（4）多樣性。這是由辦公室的工作性質和特點決定的。隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校行政部門的事物越來越多，必將產生大量的種類繁多的檔案。

（5）立卷單位多而且分散。高校的行政部門很多，工作劃分越來越細。立卷單位多而且分散是客觀和必然的。

2．辦公室檔案工作的主要內容和工作原則

辦公室檔案工作是指以行政管理工作而產生的檔案為管理對象的業務工作。對于行政部門辦公室的兼職檔案員而言，檔案管理包括：

（1）檔案形成的管理。主要指將辦公文件材料轉化為符合歸檔要求的材料，包括有保存價值的辦公文件的積累、收集、整理、立卷和歸檔。

（2）檔案實體的管理。即分類、鑒定、移交校檔案館保存等。

（3）檔案信息資源的開發與利用。如挖掘檔案淺在價值、提供檔案信息服務等。

檔案工作原則性很強。堅持檔案工作的基本原則是做好辦公室檔案工作的保證。作為兼職檔案員要認真學習國家、教育部以及高校關于檔案工作的法律、法規和規定，嚴格遵守規章制度，以高度負責的態度做好檔案管理工作。同時，在具體的工作中還應特別注意以下幾點：

a.凡在辦公室行政工作中形成的具有保存價值的文字、圖表等紙質載體材料和計算機軟件、相片以及聲像等非紙質載體材料，均屬檔案，應認真收集和保管。保存價值不明確的要及時請示上級領導和業務部門，不能擅自決定。

b.辦公室檔案工作必須納入辦公室工作體系，形成制度化，以確保檔案的完整、準確、系統和安全。

三、辦公室工作人員的積極配合是做好辦公室檔案工作的關鍵

辦公室工作人員是產生、形成辦公室檔案的主體，只有他們充分認識到檔案的重要性，才會積極、主動、有意識地積累檔案，并配合兼職檔案員的工作。所以，要采取各種辦法和措施，進一步提高辦公室工作人員對檔案工作的認識，牢固樹立檔案意識，自覺地做好檔案的積累工作，并積極協助和配合兼職檔案員做好檔案的管理工作。其主要措施包括：

1. 加大宣傳力度，讓大家充分認識到檔案和檔案工作的重要性和必要性，強化檔案意識；

2. 加強檔案工作制度建設。建立規范的檔案管理制度，從材料的收集、立卷、歸檔各個環節程序化，規范管理行為；

3. 擴大兼職檔案員隊伍，形成統一的檔案管理網絡組織；

4. 將辦公室檔案的管理工作與個人的工作業績掛鉤，形成激勵機制。

四、把握特點，建立機制，是做好辦公室檔案工作的保障

目前，各大學的檔案工作機制已經普遍健全，相關工作有章可依。二級學院在進行檔案工作時，當然可以直接執行學校的規定。同時，二級學院也應結合自身特點，制定二級學院檔案工作的實施細則。

1．二級學院檔案的特點

日常的行政工作具有輔、服務性、綜合性、協調性和隨機性等特點。從二級學院行政辦公室的工作情況分析表明，大部分工作人員的工作均相應地具有任務重、頭緒多的特性，其中，兼職工作在辦公室的工作中也占有相當的比例，隨著工作內容的增加或管理機制的變化等因素，基本形成了一定的一人多種角色的管理形態，顯而易見，檔案材料的收集、分類同樣是多重身份的，以數學學科檔案管理為例，按專業分類；按學術信息分類、按成果與獎勵分類；按教學分類；按學生資料分類；按行政工作分類等，由此，可初步建立一套有效地檔案管理系統，它體現了在類別上突出特色、形成亮點。為學院教學、科研與學科建設等方面提供有參考價值的原始信息，使之更為有效地利用或派上用場，對提高工作效率，促進學院可持續建設與發展都起著不可估量的重要的推動作用。

2．建立二級學院檔案工作機制

全體員工提高自覺性，尤其在學院辦公室工作中要有群體意識，并且，每個工作人員都要以熱心工作、積極參與、協調配合的工作態度，從檔案生成之初就按檔案的基本要求保存材料，如有關學院建設的照片、實物、紙質和電子版有存檔價值的材料等，設立存檔關鍵字，揭示檔案材料的內在聯系，工作結束1個月內即進行整理、歸納與分類完成歸檔，對于不完整或缺項的內容材料進行追索歸檔，與主動歸檔并舉，做到檔案材料完整無缺。

五、經驗與體會、問題與建議

1．學校各行政部門的領導首先要高度重視檔案工作，對兼職檔案員的檔案管理工作要給予大力的支持。兼職檔案員要積極主動地做好這項工作，不能敷衍了事。同時，要把完成這項工作看成是領導對自己工作能力的信任，是學習新知識的一次良好的機會，是一專多能的一次嘗試。

2．兼職檔案員要充分利用一切工作機會，宣傳辦公室檔案的重要性，提出存檔具體要求。這包括：

（1）提醒部門行政領導，對檔案工作做出制度安排。各科室要實行“部門立卷”制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，以加強工作檔案材料的形成與管理，定期向校檔案館移交重要的檔案材料。

（2）在具體的工作中，兼職檔案員要向辦公室工作人員宣傳檔案的意義和及時歸檔的重要性，使他們認識到檔案不只是檔案工作者的事，也是辦公室工作人員的職責，應自覺地協助兼職檔案員做好歸檔工作，使歸檔工作在辦公室工作中相互配合，形成一個有機的統一體。

（3）堅持辦公室立卷，部門統一匯總歸檔。每個部門的科室要分別立卷，最后，由部門的兼職檔案員負責鑒定、驗收、歸檔、上交。各科室要實行辦公室負責制，部門要實行行政領導負責制，使檔案工作有領導、有安排、有落實、有保障。

3. 兼職檔案員要積極主動工作，在管理服務上下功夫，熱心為辦公室工作人員的工作提供查詢服務，使他們切身感受到檔案的重要性。兼職檔案員要認真做好歸檔材料記錄和文件資料數據庫，為大家的日常工作提供便利。

六、目前辦公室檔案工作中存在的問題及建議

1．有的辦公室工作人員沒有知識產權概念，把屬于學校的工作成果看成是個人的財產。如，在校內進行工作流動時，有的工作人員未辦理辦公資料移交手續，造成接任者工作不順利；有的工作人員雖然辦理了移交手續，但由于沒有存檔意識，移交的資料有限，給今后的工作帶來損失。

2．有的辦公室工作人員沒有檔案意識，不注意辦公材料的收集、整理和歸檔。有的擅自決定材料是否歸檔。

上述現象的發生說明了以下問題：仍有不少辦公室工作人員沒有意識到依法存檔是他們的義務；知識產權觀念、檔案管理觀念淡薄，對檔案管理不重視。同時，也說明在檔案管理上也存在欠缺。這些問題不及時的解決，一方面會損害學校的知識產權，導致學校權益的流失；另一方面，對學校行政管理工作以及檔案工作的健康發展將產生負面的影響。對此，學校上下都應有清醒的認識并盡快采取有效的措施，嚴格制度，加強管理，努力改進檔案工作。

檔案工作是一項永恒的事業。隨著高校各項工作的深入，高校檔案工作的內涵和外延也在不斷拓展，這必將對高校檔案工作提出新的要求。我們廣大檔案工作者要主動適應形勢的發展，堅持服務第一，并積極地由管理型向信息服務型轉變，努力挖掘檔案的價值，積極利用檔案的價值，為學校的檔案事業蓬勃發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

篇7

辦公室作為管理機構的一個重要組成部分，扮演著上傳下達的角色，不僅是上下級部門之間溝通的橋梁，也是處理各類事件的主要部門。這就對辦公室檔案文書管理工作提出了更高的要求，能否做好檔案文書的管理，將直接影響到整個辦公室的管理水平。不斷的創新辦公室檔案文書管理工作方式，提高其工作效率，對于實現組織的長期發展有著至關重要的作用。

一、辦公室檔案文書管理工作的特征概述

辦公室檔案文書管理工作主要具備以下幾個特征：第一，收集相關資料，并完成存檔工作；第二，相關類的文書檔案的形成與管理工作；第三，工作內容繁瑣復雜。以下是針對三個特征的具體分析。

（一）資料收集與存檔

辦公室檔案文書管理工作通過記載過去所發生的事情的信息，保存好第一手資料，為以后資料的引用提供了很好的借鑒價值。同時，檔案的管理對于資料的安全性以及完整性有著更高的要求，必須要將事件發生的詳細過程以及涉及到的相關人員都進行詳細的記載，再通過相關的紙質檔案呈現出來，緊接著安排相關人員進行分類處理，并做好存檔工作。檔案文書管理工作主要包括的流程為：資料的收集、編輯成冊、分類保存、提供借閱。

（二）相關類文書檔案形成與管理工作

該特征主要包括以下內容：第一是對相關的較為分散的文件來進行收集與整合；第二是根據文件的等級來進行分類；第三是對文件的實施進行計劃與監督；第四是對文件的落實進行督促；第五是在末期進行文件的整理與歸檔。一方面，檔案是從文書中產生的，另一方面，檔案也能夠反作用于文書。所以，文書與檔案的質量是相互影響的。

（三）工作內容繁瑣復雜

檔案的文書管理工作相對于一般工作而言都會更加的復雜，因為檔案的內容較多，也較為繁瑣。如果想要將相關的信息能夠真實完全的記載，完全依托于人工是無法完成的，還需要借鑒相關的現代化技術，來實現科學化的管理。同時文書檔案的形式也較為豐富，不僅有相關政府以及上級所下達的紅頭文件，也有單位內部的合同、責任書與協議書等等文書資料。

二、加強辦公室檔案文書管理工作的對策建議

現代化發展對于辦公室檔案文書管理工作的水平、效率與質量都提出了更高的要求，在整個辦公室的管理中，檔案文書管理是一個極為重要的組成部分，它能否順利的完成直接關系到辦公室能否正常運作，進而直接影響到整個單位的發展。正如上文所分析的，檔案文書管理工作內容繁瑣復雜，要進行合理科學化的管理存在著一定的難度。如何能更好的提高辦公室檔案文書管理工作的水平與效率，以下作出具體分析。

（一）科學化的檔案文書管理系統的建立

在現有的管理體系中，分別由兩個部門來進行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來了許多不便。所以建立一個更加科學化、規范化的管理體系在檔案文書的管理中顯得尤為迫切。首先，安排檔案的專門管理者來進行文件的前期收集，這樣才能保證責任到人，利于文件的系統形成，并且給查閱帶來很大的便利。其次，將管理程序安排的更加規范化和科學化，將管理的流程也安排的更加細致化。最后，還要嚴格遵守國家和公司相關的法律規定，以及已經制定的審核和簽發制度，避免出現肆意濫發無用文件的現象。這樣才能保證整個檔案文書管理工作系統化的形成，便于進行統一協調的管理。

（二）不斷提升檔案文書資料的收集能力

相關檔案文書資料的收集是進行檔案文書科學化管理的首要基礎，所以要提升檔案文書的管理水平與質量，就必須著眼于提升檔案文書資料的收集能力，其具體的提升對策表現為以下幾個方面：第一，對檔案文書按照標準進行分類，其中格式必須保證統一規范，分類的層次清晰明朗；第二，規定相關的收發文書的具體程序；第三，對已經收集到的資料進行相對應的編號，保證入庫資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對那些保存價值較大的公文、會議資料、圖表、音頻和照片應在使用完畢后，進行綜合整理歸檔，進行統一管理，以保證有價值資料的保存效率。

（三）加強相關工作人員的專業水平

檔案文書處理工作是辦公室管理的一項基本工作，要建立一個完善的檔案文書管理體系，只是單純的依靠制度和規定的約束是不夠的，必須不斷的加強相關工作人員的專業水平，提高工作團隊的整體素質。在現實工作中，存在著部分工作人員并無相關工作經驗，同時給人也未經過專業的培訓，對檔案管理的相關知識并不熟知，使得工作人員的素質與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個方面來提升工作人員的素質：第一，要保證工作人員態度上的重視，使其認識到檔案文書管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵措施；第二，要不定期的舉行相關的培訓，不斷的豐富工作人員的專業知識，可以加強計算機知識的學習，將現代化的技術引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對檔案的安全性產生隱患。

結束語

辦公室作為管理機構中的一個重要組成部分，其工作內容豐富多樣，不僅需要處理部門內部的本職工作，還肩負著上傳下達、統籌協調的職責，這樣也就提升了辦公室檔案文書管理工作的復雜度。因此在現實的管理工作中，重視科學技術的引進，使之能在管理模式和管理形式上到一定的創新，才能緊跟時代的步伐；同時相關工作人員素質的提高也是刻不容緩的，人力資源是基礎，只有保證了人員的素質，才能更好的健全辦公室檔案文書管理體系，不斷的提升其管理水平，進而促進單位長久健康的發展。

參考文獻：

[1]陳黎. 信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J]. 辦公室業務，2013，01：191-194.

篇8

辦公室檔案管理工作在一個單位中具有重要的作用，其的管水平與單位中其他部門工作的開展具有直接的聯系，需要采取有效的措施提高單位辦公室檔案管理工作的效率，從而保證單位各項活動的順利開展。為了有效的提高辦公室檔案管理效率的提高，需要使用現代化的技術手段，改善和創新傳統的檔案管理工作，實現檔案的現代化和智能化管理，有利于促進檔案管理工作跟上時展的步伐。

1 辦公室檔案管理存在的問題

1.1 管理意識淡薄，管理方式落后

我國辦公室檔案管理人員的管理意識淡薄，大多數管理人員都不具備專業的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進行管理工作，對檔案管理的重要性認識不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數管理工作只是表面工作，對日常資料的保存和搜集相對欠缺，管理的方法采用傳統的管理模式，落后于時展的步伐。

1.2 管理人員的管理素質較低，有待提高

現在培養出來的專業檔案管理人員不能適應社會的發展，管理人員的管理專業知識欠缺，所以提高管理人員的專業知識和工作技能是首要解決的問題。其次，這是一個信息化的時代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時代的發展步伐，運用現代科技網絡信息技術進行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專業水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。

1.3 辦公室檔案管理的網絡信息化建設有待加強

隨著辦公室檔案管理的發展，管理的檔案種類越來越復雜，因此對管理人員的要求也隨之提高。針對不同時段、不同種類的檔案信息，要進行有效地記錄和整理，而傳統的管理模式已經不能適應現代化管理工作，加之，現階段網絡信息技術應用于檔案管理工作中的技術還不完善，許多設施無法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質管理方式。同時，檔案管理行政機構沒有合理規劃檔案管理的信息化系統，使得許多數據化的檔案信息在數據庫中處于隨機狀態，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統化的管理模式。

2 如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

2.1 健全辦公室檔案的現代化管理體系

在辦公室檔案管理過程中，檔案管理和文件管理是兩個重要的管理方面，同時兩個方面具有密切的聯系，因此在管理的過程中，這兩項工作內容需要結合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進行檔案的管理，有利于促進單位辦公室檔案管理的體系化。

2.2 增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

現階段，單位對檔案管理工作重要性的認識還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴重的滯后性，對辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對檔案管理工作重要性的認識，并促使檔案管理理念的更新，該項工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對辦公室檔案管理規范化的認識需要提高，并在現階段辦公室檔案管理現狀的基礎上，結合辦公室檔案管理的目標等創建符合現代社會發展的辦公室檔案管理理念，對于辦公室檔案管理的意識也需要采取有效的措施進行完善，并需要滿足社會發展和自身發展的需求，堅持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識需要在單位的管理決策中和單位的服務意識中加以體現。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責任制強化，而單位管理中不合理的規章制度也需要的加強改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業意識得到強化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設水平得到較大的提升。

2.3 加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

現階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業素質普遍較低，大部分是兼職，對于現代化技術的應用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說，提高檔案管理人員的專業素質具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業素質，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進行管理人員專業素質的培訓和培養，從而增強檔案管理人員的專業理論知識和技能，從而提高檔案專業化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動的參與到檔案專業的培訓活動，從而提高專業檔案管理技能；其次，還需要提高對檔案管理工作的責任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關要求的基礎上和對檔案管理專業人才的要求前提下，對單位檔案管理工作人員進行專業的技能培訓工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業素質得到較大的提高。

2.4 強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作。

結束語

綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發揮辦公室檔案管理工作的作用。可以通過辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過程中也需要使用現代化的技術，從而促進辦公室檔案管理事業的蓬勃發展。

參考文獻

[1]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2012（8）.

[2]譚麗.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].現代經濟信息，2012（11）.

篇9

（一）缺乏完善的制度。新時期，事業單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發揮。傳統的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進行整理、歸檔，沒有利用當前最新的科技進行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執行過程中辦公室人員不按規定進行，使得管理制度成為一種擺設，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發揮。

（二）專業人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業單位工作中占據著非常重要的地位。但是在當前的辦公室檔案管理工作中，很多的領導沒有重視，導致了從事檔案管理工作的人員專業技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（三）檔案管理設備落后。當前，由于事業單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對于一些高科技和電子產品的引進較慢，導致了辦公室設備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導致檔案管理工作混亂的一個重要因素。

二、新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

（一）建立科學合理的規章制度。制度建設是保障，只有建立了科學、合理的規章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進行。新時期，辦公室檔案管理工作要適應時展的需求，在制定新的檔案管理制度的時候要摒棄原來規章制度的束縛，在制度的內容和形式方面要做到創新，堅決杜絕形式化現象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據可循。另外，在制定規章制度的時候要充分將現代化的手段結合進去，使檔案管理制度更具安全性、科學性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規定及時銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（二）加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養。辦公室檔案管理人員的綜合素質決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關人員的綜合素質。首先，要加強檔案管理人員專業知識和技能的學習。其次，檔案管理人員還要具備現代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時一定要嚴格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質，必須要加強對工作人員的專業知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業知識的更新，這是因為信息技術已經滲透到了各行各業中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規范化的方向發展。

（三）加強檔案管理信息化建設。加強辦公室檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現辦公室檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現辦公室檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，電子檔案由兩種形態構成，一種是直接以數字模式產生的數字信息檔案，另一種是通過對紙質檔案進行再加工后形成的原件數字檔案。數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了辦公室檔案的發展。

三、檔案規范化管理的意義

（一）檔案的規范化管理是實現檔案科學管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項非常復雜的工作，通過規范檔案管理過程，能夠節省大量的勞動力和時間，減少不必要的成本投入，同時還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當前科學技術飛速發展的時代，檔案管理更要實現規范化，這樣才能保證檔案管理工作的質量，為其他部門提供最真實、可靠的數據，提高辦公室檔案管理的效率。

篇10

在整個辦公室文書的管理當中，文書與文書檔案的管理屬于主要的管理工作，并且為整個事業單位的管理形成了良好的保障和支持作用。在現代社會下的迅速發展當中，合理有效的檔案管理是提高事業單位工作質量的必要手段。而現如今的黨政機關事業單位，在日常的工作當中，總會產生一些文書檔案信息，這些檔案信息具有相當重要的作用，能夠為黨政機關事業單位未來的工作形成科學的引導和決策依據。但是，我國現階段的辦公室文書與文書檔案管理卻存在著相當多的問題，需要進行科學有效地解決。

一、辦公室文書與文書檔案管理的基本特點

我國當前的黨政機關事業單位，已然對檔案管理有了較為深刻的認知度，并且在辦公室文書和文書檔案管理的過程中，形成一定的基本特點。這些特點集中地體現在三個方面。首先是對一些黨政機關事業單位的主要數據資料進行收集和保管，而這也屬于企業檔案管理的主體內容。其次是開展相應的辦公室文書工作，需要有相應的文書人員進行。最后是對于一些復雜的文書工作，需要進行精細化的管理，進而實現檔案管理的高效性。在整個辦公室文書與文書檔案管理的過程中，需要將紙作為主要的信息載體，并對一些事件發生的過程、內容以及時間進行相應的記錄，并保存下來。而在這個過程中的工作重點主要是對信息進行廣泛地收集和整合，接著進行科學的分類，實現管理與保存的高效性。現如今，文書工作也開展了全新的無紙化操作，因而除了紙以外，存儲介質成為了新時期主要的信息載體，整體的辦公效率有了很大的提高。此外，雖然這些文書僅僅是一些書面性的內容，但是它具有較高的真實性，能夠被人們的決策所依賴，并且具有一定的法律依據。因而對其進行合理的保管，能夠為黨政機關事業單位的工作，帶來相當多的實體利益。

二、辦公室文書與文書檔案管理存在的主要問題

1、基礎的辦公室文書與文書檔案管理建設力度十分小

一般而言，黨政機關事業單位都會將辦公室的文書以及相關的檔案資料放在檔案管理建筑的底層部分，這一區域空間通常都不會很大，并且經常會出現潮濕的現象。如果無法實現有效的通風，并將這些文書和文書檔案放置較長的時間，將很容易出現損壞的狀況。而之所以會出現這些狀況，主要是由于基礎的辦公室文書與文書檔案管理建設力度十分小，黨政機關事業單位對其也沒有太大的重視度，使得整個辦公室文書管理上缺乏一定的資金和資源配置，進而難以得到切實有效的發展。而在領導不重視的狀況下，黨政機關事業單位的文書管理員工也很難將這些工作內容切實地放在心上，而進行了隨意地擱置，并且往往沒有較好地進行分類，給整體的查閱和管理造成了一定程度上的阻礙。

2、辦公室文書與文書檔案管理的管理人員專業素質較低

對于辦公室文與文書檔案管理工作，大多數黨政機關事業單位都單純地認為它是一種十分簡單的工作，不需要投入過于專業的人手，僅僅需要一部分懂得管理的人員即可，因而經常會出現一些文化素質并不高的人員進行管理，他們僅僅懂得對這些資料進行儲存，并不知道如何進行分類，對于其查閱的優化以及對現代檔案管理設備的運用，幾乎沒有任何的了解。因而在實際的辦公室文書與文書檔案管理當中，涌現出了相當嚴重的問題，整天的檔案管理效率十分低。同時，由于這些人員的專業素質十分低，經常出現文書檔案損壞和丟失的狀況，而對于這些狀況的出現，這些管理人員都選擇了忽視，并沒有進行積極地恢復和查找，導致在需要這些文書的過程中難以查找地到，一定程度上給黨政機關事業單位的工作形成了較大的阻礙

3、文書檔案管理的方式過于落后

除去上述的管理人員自身素質存在問題以外，在管理的方法上也存在著許多的缺陷，不規范的管理方法對于檔案來說，就是一場傷害，而在大多數的文書檔案管理中，對于檔案的管理方式并沒有一個較完整的管理策略，在檔案標題和檔號的管理上。存在很多不科學的管理方式，這種不規范的管理對于檔案造成也是十分嚴重的，其次，在管理的設施上，管理的工作方法一直處在過去階段，事業單位對于檔案管理沒有具備發展的眼光，一味的采用傳統管理手段，對于新時代下的新技術沒有及時的進行吸取，在社會的快速發展下，網絡時代為社會帶來了很大的方便，計算機的產生既方便了管理人員對于檔案的保存，還讓管理工作的工作量得到了有效的減小，節省工作時間。但在實際的管理中，部分的事業單位并沒有及時對網絡保存的技術進行學習，而是繼續使用傳統的管理方式，而對于檔案管理的工作，現實問題就是存在著部分的人仍舊采用以人工檢索的方式，這種方式最為凸現的缺陷就在于，它不僅增加了工作量，還使得工作變的更加復雜，事業單位對于文書檔案管理的成本增加，單位的管理方式嚴重與社會的發展脫節，導致文書管理的工作效率得不到提高。

三、辦公室文書與檔案管理的創新優化策略

1、加強辦公室文書與檔案管理的規范化

要想使得整個辦公室文書它檔案管理，實現較高的管理水平，必然要對其進行規范化管理，而要形成規范化的管理，必然需要建立一定的管理機制和條例。而這部分工作本身需要黨政機關事業單位的領導來完成，為此，黨政機關事業單位的領導必須重新審視辦公室文書與檔案管理的重要性，并將它放在黨政機關事業單位的重點工作內容當中。在實際的管理規范中，黨政機關事業單位需要對其中的管理機制和管理方法進行嚴格的控制，使得管理人員能夠切實地對自身的管理職責加以了解，并建立一定的獎懲制度，促使員工形成較高的工作積極性，逐步提升整體的文書檔案管理效益。

2、提高辦公室文書與文書檔案管理人員的專業素質

在整個辦公室文書以及相關的文書檔案管理工作當中，管理人員發揮著關鍵的作用，并且會對整個工作的質量產生最為直接的影響。為此，黨政機關事業單位應當重視管理人員的管理能力，并采取一定的措施，對管理人員的專業素質進行綜合性的培育和訓練，使得他們具有較高的檔案管理能力。對于這方面的措施，黨政機關事業單位可以從兩方面開展，首先是從外部招聘，企業需要吸收一些專業素質較高的人員，并對他們的素質進行考核，確保他們具有較高的專業素質后，再投放到實際的管理崗位上。其次是對黨政機關事業單位內部人員的能力進行培養，黨政機關事業單位可以選擇自身內部的一些人才，進行檔案管理知識技能上的培養，使他們具備較為先進的辦公室文書與文書檔案管理能力，并進行不斷地更新，迎合當前時代的具體需求，為黨政機關事業單位的發展做出切實有效的貢獻。

3、構建信息化保存方式

對于傳統文書管理方法中管理管理陳舊，管理方法落后的問題，構建網絡化，智能化的管理方法是解決它的最好途徑，在目前網絡和計算機快速發展的情形下，事業單位對于文書檔案的管理要建立電子化的檔案，這就要求管理人員對于社會發展有較好的學習能力，對于現代化的技術有較完整的把握，在實行文書管理時，充分的將事業單位的檔案管理和現代化的技術結合在一起，構建一體化的管理模式，從而實現檔案管理高效、快捷、方便、安全的目標，促進整個社會組織及事業單位的快速穩定發展。

綜上所述，在整個黨政機關事業單位的工作進程中，辦公室文書與文書檔案管理起著相當大的作用，它能夠對黨政機關事業單位的很多決策提供依據，并完善當前的工作進程，因而對其進行科學有效的管理具有重要的意義。

參考文獻