導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的優(yōu)勢，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業(yè)、合作企業(yè)、獨資企業(yè)、集體所有制企業(yè)和私營企業(yè)工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的一種新情況。所以在當(dāng)今社會，流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下流動人員檔案管理的需要。

當(dāng)今的檔案流動不斷向多極化方向發(fā)展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，流動人員人事檔案管理的發(fā)展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎(chǔ)上產(chǎn)生的人事制都適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，突破了計劃經(jīng)濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發(fā)端是人才流動的發(fā)端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經(jīng)濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態(tài)勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務(wù)工作始終是各地人才中心的最主要業(yè)務(wù)，無論從服務(wù)結(jié)構(gòu)還是收入結(jié)構(gòu)上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發(fā)展是人才市場發(fā)展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務(wù)，到方興未艾的人才派遣等新業(yè)務(wù)，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發(fā)展。我們可以大膽預(yù)想，下步人才市場業(yè)務(wù)的發(fā)展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。

縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關(guān)系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變?nèi)f化離不開檔案其穩(wěn)固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據(jù)可用。據(jù)相關(guān)調(diào)查表統(tǒng)計，目前社會接收流動人員檔案出現(xiàn)了四大熱點：一是圍繞落實當(dāng)?shù)卣咄七M形成的熱點，如近幾年的事業(yè)單位改制企業(yè)，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業(yè)生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業(yè)生的人事檔案集中存放在人才服務(wù)中心占總數(shù)70%；三是為落實政策，鼓勵機關(guān)、事業(yè)、衛(wèi)生、學(xué)校等干部、科技人員下海創(chuàng)業(yè)，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創(chuàng)業(yè)的人事檔案占總數(shù)10%；四是鼓勵大學(xué)生進行多渠道選派優(yōu)秀大學(xué)生到村任職，村官的人事檔案占總數(shù)5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務(wù)的空間。從檔案相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統(tǒng)的人事工作服務(wù)對象從機關(guān)、事業(yè)單位、不分配的大中專畢業(yè)生拓展到了外省及本市的外資企業(yè)、民營企業(yè)等非國有企業(yè)的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應(yīng)改革需要自愿接受服務(wù)的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調(diào)動頻繁，服務(wù)空間大大提高。

然而，從現(xiàn)階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應(yīng)該將關(guān)注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現(xiàn)實意義。但是，我們在上述內(nèi)容也提到流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關(guān)系托管發(fā)展為一系列社會化的人事服務(wù)，查檔內(nèi)容涵蓋了流動人員的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業(yè)生就業(yè)接收手續(xù)等多項業(yè)務(wù)，服務(wù)對象逐步擴大、服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經(jīng)濟改革進程中的新產(chǎn)物，也必定隨著市場經(jīng)濟建設(shè)的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現(xiàn)手段更新和服務(wù)能力的提升，為需求者提供動態(tài)真實的原始資料，更為需求者提供科學(xué)信用的評價分析，實現(xiàn)人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發(fā)它在市場經(jīng)濟中應(yīng)有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領(lǐng)域才能提升它存在的價值，因此，我們應(yīng)當(dāng)不斷尋求服務(wù)方式的創(chuàng)新并需要有關(guān)上級部門的明確支持和統(tǒng)一指導(dǎo)。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責(zé)；二是按照現(xiàn)代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據(jù)國際通用的原則加強職業(yè)分類和崗位分類形成規(guī)范的職業(yè)管理制度。

總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的進程而產(chǎn)生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質(zhì)是人事管理關(guān)系的實現(xiàn)，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現(xiàn)代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。

參考文獻：

[1]李明.妥善處理流動人員檔案的滯留[J].檔案管理,2011,4.

篇2

中圖分類號：G256 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0320-01

引言：隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案部門對數(shù)字化管理的重視程度有很大的提升。但是在實施檔案數(shù)字化管理的過程中還存在一些問題，影響檔案管理的準(zhǔn)確性。

一、檔案數(shù)字化管理

在對檔案數(shù)字化管理進行深入研究中，了解到這種檔案管理方式能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理上存在的不足，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息化檔案，不僅僅能夠提升管理的便利性，還能保證檔案安全性和嚴(yán)密性，減少檔案泄密現(xiàn)象，維護單位整體利益。而且現(xiàn)在各個行業(yè)實施的檔案數(shù)字化管理還具備分散性和多元性的特點，能夠?qū)n案以數(shù)據(jù)的方式儲存在互聯(lián)網(wǎng)中，保證資源共享的實施，有效提升檔案的使用效率。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)檔案大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，這種檔案不僅保管困難，其自身安全性也比較低。而且不同檔案在儲存過程中還要進行檔案立卷處理，很多行業(yè)在進行檔案立卷時，自身具備的檔案材料較為零散，而且檔案管理人員對這些零散的材料并不能做出準(zhǔn)確的判斷，這些情況會使得檔案立卷質(zhì)量下降，影響單位檔案立卷制度的全面落實。

而目前各個行業(yè)實施的檔案數(shù)字化管理能夠有效解決上述問題，并且檔案數(shù)字化管理受到時間和空間限制較小，能夠降低檔案查閱時間。對于檔案數(shù)字化管理來說，在進行檔案查詢時，可以按照檔案編碼在互聯(lián)網(wǎng)上找到相關(guān)檔案，在節(jié)省檔案查詢時間的同時，也降低了檔案管理人員的工作難度。對于機密性檔案還可以通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案進行加密處理，在沒有密碼前提下，無關(guān)人員不能對加密檔案進行查閱，這從很大程度上保證了檔案文件的安全性和嚴(yán)密性。

另外傳統(tǒng)檔案還會受到保存期的限制，如果需要查詢時間較長的檔案，需要經(jīng)過很多程序才能查詢相應(yīng)檔案。而信息化檔案并不會受到保存期的限制，查詢相關(guān)歷史性檔案只需要利用計算機檢索功能，其能夠有效減少檔案查詢消耗的時間，提升檔案查詢的便利性。在查詢檔案時，計算機回到檔案進行深化處理，有效提升檔案質(zhì)量和全面性。

三、檔案數(shù)字化管理的弊端

（一）電子文件的不安全因素，影響對他的長期保存電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出性優(yōu)點，但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得更困難。

（二）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對于電子化檔案以及數(shù)字化管理的認識不夠全面，且在技術(shù)方面也存在一定的不足之處，導(dǎo)致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對檔案進行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計算機進行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識到網(wǎng)絡(luò)中眾多檔案資源所存在的價值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時，檔案管理人員對于計算機的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計算機對檔案文字進行錄入和編輯，并沒有將數(shù)字化管理的功能全部開發(fā)出來，浪費了大量的人力與物力。

（三）檔案存儲的載體存在一定的束縛性。使用數(shù)字化模式對檔案進行管理，就需要將所有紙質(zhì)檔案電子化，并會將電子檔案存放在固定的硬件儲存器之中，這就直接增加了硬件設(shè)備的重要性，但硬件的儲存容量畢竟有限，且升級換代速度極高，一旦需要對存儲的載體進行更換時，原有的一些文件很容易會出現(xiàn)讀取限制、軟件不兼容等問題的出現(xiàn)，造成管理部門不得不使用大量的時間與資金對原有的設(shè)備與軟件進行保存。而且電子檔案的數(shù)據(jù)一旦受到病毒的入侵，很容易造成數(shù)據(jù)丟失等后果，對檔案中信息的安全性造成了極大的影響。

（四）辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)不兼容。目前部分城市各部門應(yīng)用的管理軟件都不相同，如人事部應(yīng)用中國石油人力資源管理系統(tǒng)，財務(wù)部門財務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及機關(guān)部室使用OA辦公平臺等，各自為政，按照自己部門的特點開發(fā)及使用。檔案部門使用的檔案信息管理系統(tǒng)，則是按照檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計的。由于這些管理系統(tǒng)設(shè)計單位不同，軟件環(huán)境差異較大，形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。

四、實施數(shù)字化檔案管理的策略

（一）與多部門進行聯(lián)合，保證信息共享的有效實施檔

案管理部門要與相關(guān)部門之間進行有效的聯(lián)合，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，要對檔案管理進行總體設(shè)計和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統(tǒng)一各部門的計算機管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案無法讀取的情況發(fā)生。而且，各部門要制定明確的規(guī)章制度，對于每天的重要信息都要進行文字錄入，并上傳到檔案管理系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以使用雙服務(wù)器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對檔案查看的權(quán)限進行密碼設(shè)置，提升資源共享的安全水平。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

針對企事業(yè)單位中辦公自動化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現(xiàn)現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)的無縫集成。針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的而問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存。以及根據(jù)數(shù)字檔案的特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度。

其中最為關(guān)鍵的是電子檔案安全管理制度。檔案作一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。他既包括硬件的安全管理也包括軟件的安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。對于存儲電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負責(zé)管理，確保電子檔案不會因為溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力，實施高效管理

數(shù)字化檔案管理并不是單一對檔案進行電子化處理，同時還要建立自動立卷等快捷管理系統(tǒng)，這就對管理人員的專業(yè)能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準(zhǔn)確對檔案信息進行整理、分類，同時還要掌握較好的計算機使用技術(shù)，使其能夠靈活對計算機進行操作。相關(guān)部門要對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，加強他們對于數(shù)字化管理的意識與信息保密意識，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠為檔案數(shù)字化管理模式的順利開展提供一定的助益。

五、結(jié)束語

目前，我國在檔案數(shù)字化管理的道路上仍然處于技術(shù)開發(fā)階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實現(xiàn)信息共享，建設(shè)完整的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)仍然是行I發(fā)展的重要目標(biāo)。

參考文獻

篇3

1轉(zhuǎn)變觀念，提高認識

現(xiàn)代醫(yī)院的管理中，病歷檔案的管理十分重要。我國對病歷檔案管理人員的配置有很高的要求，要求三級以上醫(yī)院要具備100張床位，3名病案管理人員，并且每增加50張床位就要增加1名病案管理人員。可是近年來，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)中的病歷檔案管理工作相對于往年仍不是很理想，在實際工作中，也經(jīng)常會有很多問題出現(xiàn)，比如對病歷檔案的管理工作經(jīng)常會被分配為后勤管理，原因是沒有對病歷檔案管理引起足夠的重視，在一些規(guī)模較大的醫(yī)院的管理中，僅僅只有不到10人的檔案管理人員，這種編制不足而又人員短缺的狀況，就使病歷檔案管理工作的開展受到了阻礙。面對這種情況的出現(xiàn)，就要及時想到解決問題的方法，那么就要求醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)能夠充分認識到病例檔案管理工作的重要性，然后再根據(jù)醫(yī)院的實際情況來開展相應(yīng)的檔案管理工作，并在醫(yī)院的管理制度中增加此項內(nèi)容，把檔案管理工作放在醫(yī)院的重點位置。醫(yī)院可以采取成立病歷檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的方法，成立有主管領(lǐng)導(dǎo)帶頭、醫(yī)務(wù)科和護士部、信息科等部門參加的形式，這樣可以總體提高病案管理的水平。根據(jù)相關(guān)的醫(yī)療事故處理條例規(guī)定，要求醫(yī)院要聯(lián)系實際，在醫(yī)院的崗位設(shè)置中明確檔案管理人員的崗位，并完善病歷檔案的收集、整理以及借閱采取相應(yīng)的管理制度，讓各項制度具有可行性，加快病歷檔案管理工作規(guī)范化和制度化的發(fā)展。

2規(guī)范病歷書寫行為，強化病歷檔案內(nèi)涵

病歷檔案主要是由醫(yī)護人員編制的醫(yī)療記錄，醫(yī)療記錄應(yīng)該具有客觀性和真實性，是根據(jù)病人的客觀病情進行演變而來的決策過程，同時這也反映了醫(yī)務(wù)人員是否具有良好的臨床思維。在現(xiàn)實工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些醫(yī)務(wù)人員思想態(tài)度不端正或是沒有工作責(zé)任心的問題，同時病歷也存在對病情記錄不詳細、對病人的體格檢查不全面的現(xiàn)象，嚴(yán)重時還出現(xiàn)病歷內(nèi)容不符合事實的情況。那么，面對這些情況的發(fā)生，醫(yī)院應(yīng)該經(jīng)常性地組織開展各種各樣的病歷質(zhì)量教育活動，將醫(yī)院的病歷質(zhì)量體制進行完善和健全，充分發(fā)揮醫(yī)療機制小組的作用，能把病歷質(zhì)量和個人的利益進行結(jié)合，從而讓整體質(zhì)量得到加強。醫(yī)務(wù)人員在病歷的書寫過程中，要用科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做到規(guī)范使用醫(yī)學(xué)術(shù)語，做到字跡工整，表述清晰，語句通順，在記錄后還要進行認真合理的檢查，按照真實的檢查結(jié)果整理；其次是對法律意識進行強化，病歷檔案是具有法律效力的一種文書形式，在書寫過程中一定要拒絕涂改和偽造，或是銷毀的現(xiàn)象，確保病歷檔案的真實性和完整性，讓醫(yī)患雙方的利益都得到保證，從而提升醫(yī)療質(zhì)量，在最大限度上減少醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生。醫(yī)務(wù)人員要樹立標(biāo)準(zhǔn)化的意識，嚴(yán)格按照衛(wèi)生部的《病例書寫規(guī)范》的要求，將書寫要點完全掌握，提高病歷書寫的質(zhì)量，促進病案的建設(shè)，使醫(yī)療服務(wù)占據(jù)更高效的優(yōu)勢。

3重視人員素質(zhì)建設(shè)

病歷管理人員的素質(zhì)直接影響到病案的管理水平。病案的管理并不是簡單地對文案的整理，也是將醫(yī)院的管理和檔案的管理進行計算統(tǒng)計的復(fù)雜性工作。當(dāng)下，隨著新時代的發(fā)展，信息技術(shù)水平的提高，醫(yī)療機構(gòu)中的病案管理工作開展仍然不盡人意，病案管理人員的編制技術(shù)不專業(yè)，錄入等工作沒有進行檔案的編研，沒有進行相應(yīng)的信息開發(fā)與利用。并且病案管理隊伍梯隊有不合理性的特征，年齡偏大很難適應(yīng)信息建設(shè)的步伐。所以，為了使病案管理水平得到提高，就要對病案管理人員進行相關(guān)的培養(yǎng)，并納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃當(dāng)中，增加人員編制，對病案的日常工作進行認真管理，用科學(xué)和系統(tǒng)的手法進行開發(fā)和利用，從本質(zhì)上避免“重藏輕用”的現(xiàn)象，從而使醫(yī)院的病案管理人才結(jié)構(gòu)得到改善。這種加強人員培養(yǎng)的方式，融入了專業(yè)教育與繼續(xù)教育，對在職病案管理人員得到專業(yè)的深造和學(xué)習(xí)，如果能夠讓學(xué)員有更多外出培訓(xùn)的機會，開拓知識面，能夠使知識不斷創(chuàng)新，能夠加強對病案管理人員的醫(yī)德教育，不斷使其思想境界得到提升，就能夠成功有效地抵制醫(yī)療行業(yè)不良風(fēng)氣。

4強化病案管理硬件建設(shè)

紙質(zhì)病案的問題一直很嚴(yán)重，雖然可以將病歷的首頁輸入到電腦當(dāng)中進行保存，但是他本身所占的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，這就使得大量的病案隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展而產(chǎn)生，造成了庫房擁擠或是安全性差的困難。想要實現(xiàn)病案管理的科學(xué)化，就要加大資金的投入，使現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備能夠更新，從而提高病案管理工作的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的普及和推廣，HIS系統(tǒng)的應(yīng)用和電子病歷的推廣，推動了病案電子儲備配置和一些必備軟件設(shè)施的順利實施。所以，完善病歷檔案的掛歷系統(tǒng)，使防盜監(jiān)控設(shè)置和溫濕度自動條調(diào)控系統(tǒng)等的壽命得到延長，才能夠使病案保持一定的完整性與安全性。

5結(jié)語

在醫(yī)院的病歷檔案中，只有將檔案管理體系進行逐步的完善，才能夠發(fā)揮醫(yī)院病例信息樞紐的作用，病歷檔案的管理工作在病歷檔案的開發(fā)和傳播、創(chuàng)新中，都發(fā)揮著重要的作用。加強對醫(yī)院病歷檔案管理工作的優(yōu)化，使醫(yī)院的服務(wù)職能得到更好的發(fā)揮。

參考文獻

篇4

二、改革企業(yè)人事檔案管理工作的必要性

本文認為之所以強調(diào)改革企業(yè)人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：

（一）知識經(jīng)濟時代的必然要求

對人事檔案管理的認識不斷加深以及重視度不斷提升的現(xiàn)象是與世界經(jīng)濟發(fā)展到以知識經(jīng)濟為主導(dǎo)的階段這一社會經(jīng)濟背景是分不開的。知識經(jīng)濟是指一種經(jīng)濟增長主要依賴于知識的生產(chǎn)、擴散和應(yīng)用的經(jīng)濟形態(tài)。在這樣一種經(jīng)濟形態(tài)下，知識積累是經(jīng)濟增長的源泉，而知識的積累和技術(shù)的進步則主要依靠人力資本。于是知識經(jīng)濟背景下，人力資源管理便成為最受關(guān)注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數(shù)據(jù)和信息的材料便成為管理者們關(guān)注的重點所在。

（二）實現(xiàn)企業(yè)全面管理的重要方面

企業(yè)管理不僅僅是生產(chǎn)和經(jīng)營這些看得見的價值創(chuàng)造部門。企業(yè)的員工也是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的重要基石。特別是技術(shù)和知識密集型行業(yè)，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業(yè)的員工，為企業(yè)創(chuàng)造更多的知識財富也是企業(yè)管理者需要倍加關(guān)注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經(jīng)濟環(huán)境下人員的優(yōu)化配置，能夠更好地促進人力資源的優(yōu)化利用；另一方面，企業(yè)在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現(xiàn)象時有發(fā)生。這些都不利于企業(yè)對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現(xiàn)企業(yè)全面管理也是有利的，只有這樣，企業(yè)才能更有針對性聘任、培養(yǎng)滿足自己發(fā)展目標(biāo)的員工，提高企業(yè)員工的總體質(zhì)量。

（三）增強企業(yè)市場競爭力的有力手段

知識經(jīng)濟時代，知識和人才是財富創(chuàng)造的源泉。那么在市場經(jīng)濟下，企業(yè)保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展方向和目標(biāo)，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業(yè)員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業(yè)人才管理的重要方面。因而，做好企業(yè)人事管理工作，對于企業(yè)有效利用人才資源，實現(xiàn)自身的長足發(fā)展，增強和保持市場競爭力的重要手段。

三、改革企業(yè)人事檔案管理工作的幾個原則

在分析企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化改革的具體路徑之前，應(yīng)當(dāng)首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認為，改革企業(yè)的人事檔案管理體制應(yīng)當(dāng)堅持以下原則：

（一）服務(wù)為導(dǎo)向的原則

檔案資料是記載個人基本信息、整體素質(zhì)和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業(yè)人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現(xiàn)為用人單位和個人服務(wù)的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質(zhì)和能力的素材，同時注意保護個人基本信息和隱私不被泄露和不當(dāng)使用。

（二）保證檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確的原則

考慮到人事檔案在企業(yè)全面管理的重要性，檔案內(nèi)容的完整準(zhǔn)確對于企業(yè)和個人來說都是至關(guān)重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象。準(zhǔn)確性要求是指檔案資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、不存在模糊不清、無法確認的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。

（三）實行統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理原則

因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉(zhuǎn)，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

四、改革企業(yè)人事檔案管理工作的具體路徑

在改革總體原則的指導(dǎo)下，本文認為應(yīng)從以下幾個具體方面出發(fā)，具體實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理制度優(yōu)化目標(biāo)，包括：

首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業(yè)，政府人事部門對于企業(yè)人事檔案的利用和利害關(guān)系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權(quán)限交給企業(yè)自身，既有利于企業(yè)自身對人員的管理，也有利于促進企業(yè)改進管理方法和制度實現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確以及實現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個環(huán)節(jié)都明確具體的操作規(guī)范和目標(biāo)要求，并且明確崗位職責(zé)，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學(xué)性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設(shè)，提高整個檔案管理工作隊伍的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。不僅要強化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識教育，提高相關(guān)人員的政治素質(zhì)和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務(wù)能力，增強其對現(xiàn)代技術(shù)手段和管理理念等專業(yè)知識的掌握程度。最后，借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化。計算機和信息技術(shù)的已經(jīng)深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術(shù)能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進行簡單的電腦錄入和輸出，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)的不同管理目標(biāo)，對人事檔案進行全面的處理和利用。

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關(guān)鍵詞：國有企業(yè) 人事檔案管理

國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題

國有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強。國有企業(yè)普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、樹立企業(yè)形象上，而對檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導(dǎo)致了國有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學(xué)性、先進性，利用率低，且仍有很多國有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。

國有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應(yīng)新形勢的發(fā)展。檔案記載的個人歷史材料較多，現(xiàn)實材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績的材料卻沒有收集進來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業(yè)的用人機制更加靈活，短期招聘、勞務(wù)用工的情況紛紛出現(xiàn)，國有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國有企業(yè)人事檔案管理不適應(yīng)新時期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會中，國有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過機要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發(fā)展，也不利于國有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。

國有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展

（一）對國有企業(yè)人事檔案進行信息化管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。國有企業(yè)人事檔案部門要努力創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進檔案信息的開發(fā)，提高人事檔案的利用價值和工作效率。將國有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)以及優(yōu)秀人才庫，利用計算機對人事檔案進行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務(wù)人員等分別進行編號并且管理，從而方便查找。

（二）對國有企業(yè)人事檔案進行動態(tài)管理

在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；人事檔案的借閱應(yīng)注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、全面，尤其應(yīng)注意對人事檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫，對于各類具有專業(yè)技能證書及資質(zhì)的職工，分類錄入到優(yōu)秀人才庫中，這樣使國有企業(yè)在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機遇。電子文件的運用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。

（四）加強對國有企業(yè)人事管理人員的培訓(xùn)

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中圖分類號：TU198文獻標(biāo)識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

3.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

總之，當(dāng)前，我國的建筑市場面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻

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利用信息技術(shù)進行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強了對檔案的保存，提高了檔案管理工作的效率。詳細分析其具體作用，我認為主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，使檔案信息中的傳遞量和服務(wù)對象大大增加。實施信息化管理以后，利用數(shù)字信息進行檔案管理，因為數(shù)字信息使用的空間小，傳遞過程中不會受空間的限制，再利用計算機網(wǎng)絡(luò)通訊等科技手段的支持，用于存儲和管理數(shù)字信息的服務(wù)器的數(shù)量會明顯增加，服務(wù)對象的范圍也更加廣泛。

其次，信息化管理的使用充分延續(xù)了使用時間，能讓檔案信息全天候為用戶服務(wù)，并且通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進行檢索更加方便快捷，為每個用戶提供其個性化檔案信息的了解和查詢。

最后，利用信息化技術(shù)對檔案進行管理，可以實現(xiàn)檔案信息資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案信息的輸送和傳遞優(yōu)勢更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯(lián)網(wǎng)直接進行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復(fù)往返檔案室進行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節(jié)約了大量時間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化進行檔案管理的工作中存在的安全隱患問題

2.1 實施信息化進行管理的過程存在安全威脅

檔案采用信息化的管理手段進行管理以后，實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和網(wǎng)絡(luò)傳遞，這就為信息的安全帶來了很大的隱患，尤其是一些機密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上進行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來了很多麻煩。同時，由于計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，致使一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保存檔案信息的計算機都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺的一些因素，如果采取的處理方法不妥，都容易導(dǎo)致電子信息檔案受到損失。

2.2 檔案信息本身存在著一定的安全隱患

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案上邊都有領(lǐng)導(dǎo)的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實性，自從實施信息化進行管理以后，這些電子數(shù)字檔案很容易被復(fù)制和修改，這些都會對檔案的合法性和真實性帶來不利影響，使檔案信息的安全面臨著很大的威脅。

2.3 人為的操作失誤造成安全隱患

在電子信息進行生成和管理的過程中，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，安全意識缺乏以及工作時的粗心大意，都會引起操作失誤，直接導(dǎo)致電子檔案信息遺漏和丟失；另外，由于操作過程中的失誤，對操作口令的選擇缺乏謹(jǐn)慎認真，或者與別人“共享”自己檔案信息的賬號和密碼，這些行為都會直接影響電子檔案信息的安全，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。

3 采用有效措施解決對檔案實施信息化管理過程中存在的安全隱患

電子檔案的產(chǎn)生對檔案管理工作產(chǎn)生的影響是巨大的，但其存在的安全隱患也不容忽視。為了避免這些安全隱患，使電子檔案呈現(xiàn)出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進行改進。

3.1 提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及安全意識

在對電子檔案的安全問題進行解決時，首先應(yīng)注意的就是人為的因素，這也是最容易防范的一個方面。因此我們有關(guān)部門一定要注意對檔案管理的工作人員定期進行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加強他們對檔案有關(guān)保密法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓他們能時刻具有安全憂患意識，提高其自身的專業(yè)素質(zhì)。另外，要加強對這些工作人員的安全管理，進一步完善安全管理方面的制度，對檔案管理人員有一個制約。同時，還要在這些管理部門經(jīng)常開展計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息化管理等方面的先進的科技知識的培訓(xùn)，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時發(fā)現(xiàn)問題并有效解?Q問題，機智的應(yīng)對檔案管理過程中遇到的安全威脅，從而保證檔案信息的管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。

3.2 為檔案的信息化管理建立健全的保障體系

為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案服務(wù)素質(zhì)，保障檔案信息安全存在的一個重要手段。首先，我們應(yīng)該讓管理信息的有關(guān)程序更優(yōu)化，聘請專業(yè)水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的安全性；其次，在這些管理系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，避免系統(tǒng)遭受病毒感染；第三，不能忽視對紙質(zhì)檔案的管理，紙質(zhì)檔案是最基本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。

3.3 采取專業(yè)的技術(shù)措施保障各環(huán)節(jié)的安全

專業(yè)的技術(shù)防范手段是保障電子檔案安全最直接、最有效的方式，在對檔案進行信息化管理過程中可采取的科技手段主要有以下幾種：

首先是對檔案信息采取加密技術(shù)。對數(shù)據(jù)進行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可打開，顯示信息的內(nèi)容，這樣的信息相對來說不容易被非法竊取和閱讀。

其次，在電子檔案管理中實施簽署技術(shù)。這種技術(shù)主要包括證書式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術(shù)以后，不僅能證明文件確實出自作者之手，而且文件內(nèi)容也不容易被被人改動。

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檔案的形成需依據(jù)兩個關(guān)鍵的決定因素，即某人參與社會活動且同時伴有原始記錄的生成。無論是對于我國國家機構(gòu)、單位或社會團體，還是對于個人，我們每天都在參與社會活動，與自己活動相關(guān)的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個人檔案形成的主要內(nèi)容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質(zhì)量直接影響了辦學(xué)，為此，工作進展中出現(xiàn)的一系列問題應(yīng)得到管理者的重視，從而為有效推進檔案管理工作的進程探討出相適應(yīng)的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據(jù)有關(guān)文獻指出，高校的教學(xué)、管理以及科學(xué)研究均為檔案形成的條件，這三項活動對高校檔案管理工作的發(fā)展具有尤為深遠的現(xiàn)實意義。此三項活動為高校檔案管理工作的持續(xù)進行奠定了基礎(chǔ)，在其影響之下，高校的教學(xué)研究有數(shù)據(jù)可依，且為教學(xué)改革提供必要依據(jù)，因此，高校檔案的形成離不開教學(xué)、管理及科學(xué)研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實際的材料，為教學(xué)評估與評價提供原始數(shù)據(jù)，為教職員工宣傳教學(xué)教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運作是高校教學(xué)教育得以持續(xù)發(fā)展的先決條件，具有促進作用。回顧性分析，隨著我國進入法治社會后，社會制度得意進步與發(fā)展，人們的法制意識及觀念得到加強，人們?yōu)榻鉀Q問題不再使用隨意且無科學(xué)依據(jù)的處理手段，漸漸養(yǎng)成依據(jù)規(guī)章制度辦事、解決社會問題的良好觀念。對于高校而言，檔案真實反映高校教學(xué)研究與依法治理學(xué)校，為教職員工定期商討辦學(xué)治理提供依據(jù)，對工作的進行具有查看并考究的價值，意義十分巨大。檔案就好比如會計憑證，具有權(quán)威性、真實性，為高校教學(xué)建設(shè)、科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量評估與評價、師生管理等各個管理項目的開展提供參考數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作是否得以正常運轉(zhuǎn)，需同時滿足：高校所有項目的管理工作中產(chǎn)生的有關(guān)文件需符合實際，文件的建立需規(guī)范，內(nèi)容需真實，這是檔案形成的最基本要求。高質(zhì)量的高校管理工作是高成效檔案管理質(zhì)量的主要保障，檔案管理工作的不斷優(yōu)化，能加快高校管理工作進程，提升辦學(xué)水平與質(zhì)量。學(xué)生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學(xué)生畢業(yè)走向社會尋找工作提供原始數(shù)據(jù)信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時間內(nèi)讓面試單位抓住個人信息的要點，為盡快做出擇員奠定基礎(chǔ)。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴大，進而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢，因其接受西方先進管理理念的沖擊，發(fā)展進程日新月異，在高校各項管理工作中都充分體現(xiàn)了自己巨大的影響力，但同時也出現(xiàn)了一些限制發(fā)展的問題。經(jīng)我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結(jié)出幾個尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創(chuàng)新且應(yīng)用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質(zhì)與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學(xué)目標(biāo)、辦學(xué)歷程、辦學(xué)理念等不盡相同，導(dǎo)致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統(tǒng)一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學(xué)的理念與實踐行動，因長期持有檔案管理不屬于經(jīng)濟效益類的工作、形式上好壞對學(xué)校的經(jīng)濟指標(biāo)沒有任何影響的錯誤管理理念，管理者并沒有正確認識檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識。因高校管理者對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的意識，導(dǎo)致高校的教學(xué)教育、科學(xué)研究以及編史修志難以發(fā)展，其相關(guān)影響因素可以歸結(jié)為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數(shù)據(jù)流失嚴(yán)重致使信息不全、收集的材料過于片面、統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺乏必要的精準(zhǔn)度。

2.2管理手段缺乏創(chuàng)新及信息殘缺

我國經(jīng)濟發(fā)展提高了高校辦學(xué)構(gòu)建的能力，運用于檔案管理工作中的方法與技術(shù)呈現(xiàn)多元化，且不斷進步。目前，我國高校已普遍利用計算機技術(shù)對檔案管理工作進行作業(yè)，大大降低了管理者的工作強度，進而提高效率。雖然我國早已實現(xiàn)了人機一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的起步相對于西方國家較晚，與國外先進的管理技術(shù)進行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運作機理采用計算機管理系統(tǒng)對檔案進行分析、采用計算機的運行機制對檔案文件進行編制，但用于檔案數(shù)據(jù)管理的文庫多以條目數(shù)據(jù)管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數(shù)據(jù)庫。此外，多媒體數(shù)據(jù)庫僅僅占應(yīng)用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀(jì)下，我國的現(xiàn)代技術(shù)尚且落后于西方國家，難以實現(xiàn)高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學(xué)教育事業(yè)的發(fā)展進程。

2.3檔案管理者專業(yè)素質(zhì)低下

因檔案管理屬于專業(yè)層次、技術(shù)層次都相對于較高的政策性工作，對管理者的專業(yè)素質(zhì)要求極高。為使管理者能掌控這項工作，首先要求管理者具有正確的工作態(tài)度及良好的心理素質(zhì)，同時應(yīng)具備良好的思想道德修養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。因大部分高校對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的關(guān)注力度，致使其沒有重視管理者的培訓(xùn)、再教育等項目活動，所以檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，從而影響了檔案管理質(zhì)量[2]。尤其是我國處于新世紀(jì)階段時，因高校普遍利用計算機系統(tǒng)對檔案管理工作進行統(tǒng)一作業(yè)，檔案管理者習(xí)慣于人機一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發(fā)揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設(shè)

我國早已步入信息化高科技時代，隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)的進步與發(fā)展，近年來數(shù)字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業(yè)奠定了基礎(chǔ)，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術(shù)在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應(yīng)用于工作中的方法得到了改進，不斷與國際接軌[3]。因科學(xué)技術(shù)的進步能帶動社會的發(fā)展，進而也影響了高校檔案管理工作的進程，高校應(yīng)充分利用我國信息化高端技術(shù)的優(yōu)勢對檔案進行有效且科學(xué)、合理的管理，借助信息化時代為檔案管理提供各種切實可行的技術(shù)全面提高管理工作的水平與質(zhì)量。現(xiàn)階段應(yīng)用于檔案管理工作中的信息化技術(shù)呈現(xiàn)多元化，例如，為完善檔案管理儲存工作，高校可加大設(shè)備的投入力度，利用網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)相結(jié)合的信息化技術(shù)對已整理好的檔案進行保管；利用信息化時代的數(shù)字化、光線技術(shù)提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統(tǒng)一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機單一管理，其后是連貫管理，利用網(wǎng)絡(luò)覆蓋面寬廣的特點對單機管理進行整合，依次對檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進行整合管理，統(tǒng)一采用網(wǎng)絡(luò)進行管理。

3.2提高檔案信息資源開發(fā)力度

經(jīng)檔案管理研究人員總結(jié)，提高檔案信息資源開發(fā)力度需滿足于以下兩點：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項目的開發(fā)與投入使用奠定基礎(chǔ)，因而，檔案管理者應(yīng)著重于信息資源的開發(fā)，合理的控制開展力度與進程，為高校上層階級利用檔案材料提供有力保障。研究證實，檔案存放館與檔案立卷部門應(yīng)相互協(xié)調(diào)工作，明確各自的工作責(zé)任并堅守職責(zé)，杜絕一切對檔案立卷與儲存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現(xiàn)不完整的機率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實施各項管理項目提供依據(jù)[4]。例如，高校定期進行教學(xué)教育評估與評價工作離不開對檔案信息的查閱，學(xué)校上層決策者利用檔案分析即將實施的管理項目是否與檔案中記載的相類似的項目存在共同點，以便于及時進行修整，研討出具有創(chuàng)新性的管理項目。（2）為實現(xiàn)檔案管理面向可持續(xù)方向進行發(fā)展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對應(yīng)的參考資料進行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復(fù)查閱，從而提高上層階級的查閱速率。

4.結(jié)語

以上論述，高校檔案管理作為學(xué)校重要的工作內(nèi)容之一，應(yīng)不斷總結(jié)管理過程中預(yù)期將出現(xiàn)的問題，對問題進行分析，為解決相關(guān)問題提供切實有效的對策。充分利用目前高新信息化技術(shù)，對檔案管理工作實行信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理與時俱進的發(fā)展局面。

參考文獻：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

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中圖分類碼：G25 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務(wù)工作更好發(fā)展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎(chǔ)，在隨著信息化的技術(shù)不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：

（一）檔案數(shù)字化進程緩慢。在檔案整體的結(jié)構(gòu)上的不足檔案數(shù)字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業(yè)務(wù)檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當(dāng)今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當(dāng)前的發(fā)展不相適應(yīng)，在整體的結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎(chǔ)的設(shè)施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當(dāng)多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術(shù)語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構(gòu)水平不高，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務(wù)質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構(gòu)及其專職人員，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標(biāo)。

（二）檔案管理是圖書館進行科學(xué)管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務(wù)工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。

三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制。科學(xué)規(guī)劃圖書館檔案管理機制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高圖書檔案管理的信息化服務(wù)能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進行系統(tǒng)優(yōu)化服務(wù)才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設(shè)。

（二）加強檔案數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進程中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務(wù)管理，共同實現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。圖書館應(yīng)設(shè)置專職工作人員負責(zé)檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應(yīng)盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進行培訓(xùn)，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術(shù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應(yīng)提高工作的嚴(yán)肅 性，增強工作責(zé)任感，及時的準(zhǔn)確地對檔案材料進行分類管理。

隨著社會的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠?qū)τ诮M織機構(gòu) 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎(chǔ)的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展能夠?qū)τ谧陨淼乃降玫接行У奶岣撸瑢τ谄渲械囊恍┎蛔氵€需要進一步的得到創(chuàng)新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。

參考文獻：

篇10

中圖分類號： G271文獻標(biāo)識碼：A

一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降位移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案的特點

1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。

3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

3.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

結(jié) 語

當(dāng)前，我國的建筑市場面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

【參考文獻】

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