導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子文件與電子檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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隨著計算機網絡的運用，電子文件與電子檔案已逐漸運用到各個單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時也為管理人員節省了更多的管理時間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運用，還在一定程度上創新了管理模式，提高了管理質量。

一、電子文件與電子檔案的特點

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。與紙質文件相比較，電子文件的特點在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統檔案在信息記錄方式上有著根本的區別，它是以數字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個最主要的特性：一是信息的非人工識讀性。經過以數字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，人才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。二是系統的依賴性。電子檔案需要依賴于計算機系統，包括軟、硬件系統的應用才具有生命力及發揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動都依賴于計算機系統來實現。

二、電子文件與電子檔案的管理

綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時還提高了管理質量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過程中，本文提出以下幾種途徑：

1.建立電子文件管理制度

建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實施了全過程的監控，同時還確保管理工作能有條不紊的進行。其次，在管理制度建立的過程中，通過相關條款的約束，明確文件的歸檔時間及相關數據信息，同時還能對計算機的相關軟件及格式等進行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質量。

2.明確電子文件歸檔范圍及方式

首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關鍵環節。由此可見，電子文件的產生，離不開電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過程中，主要有兩種方式，即：介質移交和網絡移交。通過這兩種方式，來確保電子文件歸檔后的質量。最后，在電子文件歸檔的過程中，還應對其進行相應的病毒檢測，以此來確保其安全性。同時也為其他電文文件的安全提供了相應的保障。

3.做好歸檔電子文件的技術處理

在歸檔電子文件技術處理的過程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來源及其管理過程，從而能夠對其進行詳細的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅實的基礎。其次，在處理的過程中，還應結合著文件選擇相應的識別結構，使其能夠在使用的過程中，順利的對其進行查閱。最后，在接受電子文件的同時，還應對其進行嚴格的病毒檢測，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善電子檔案的保存

在電子檔案保存的過程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時，要確保其周圍的環境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫房必須按照相應規定進行管理，使其各方面達到所規定的要求。再次，在存放的過程中，必須遠離磁場，同時還應遠離有毒物質。最后，在管理的過程中，應認真核對每一個檔案數據，并及時對其進行更改、調整。

5.電子檔案的利用和更改

在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對部分檔案復制出相應的備份，使其在閱讀的過程中，使用所復制的備份資料。其次，在檔案更改的過程中，應由設計師填寫“更改通知單”，并經批準后，檔案人員根據“更改通知單”的要求，復制出修改用盤交設計師以改寫的方式進行修改，經評審后以修訂版本重新歸檔，其相同內容的紙質文件也應同時更改。

6.積極培養復合型人才，提高檔案管理水平

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中圖分類號：G271.4文獻標識碼：B文章編號：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、檔案管理電子化

隨著電子信息化社會的不斷發展，現有的檔案管理模式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優勢已日益凸顯，成為了社會發展的必然趨勢。

（一）檔案管理電子化是社會進步、科技發展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化的進步，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要綜合系統地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。

（二）檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處主要體現在以下幾個方面：第一，可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

（三）檔案管理要適應新時期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進程。現有的機讀目錄檔案系統不利于資源的共享。

在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。標準化、規范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案管理電子化。

現有的檔案管理模式不能適應電子化發展。檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

二、對電子文件的認識

信息技術領域的電子文件是指通過計算機進行操作，傳輸、存儲等處理的數碼序列，從社會生活的角度來認識，電子文件是人們在各種活動中使用電子計算機作為工具，產生的一類數字化形式的記錄。按電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產生的電子文件，例如，OA（辦公自動化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性電子文件，例如CAD（計算機輔助設計）、CAM（計算機輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

計算機應用的迅速普及，電子文件的生成量已經非常可觀。在中國較大的省、部級政府機關辦公自動化網絡中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質文件，如果使用或保管不當也會給人們帶來嚴重問題。

國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領導小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進行研究，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的國家標準已完成報批稿，正在進行試點工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業標準《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。

三、電子文件歸檔管理上遇到的問題

據了解，在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經發現，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網上的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。

（二）技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術使電子文件的技術環境及存儲結構更加復雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數據庫中。又由于技術更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環境就失去了可讀性。

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Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中圖分類號：G270 文獻標識碼A 文章編號

引言：測繪與勘察專業電子文件作為建筑企業的數據核心有著其重要性和不可替代性。而近年來，我國的測繪與勘察專業電子文件檔案管理也是投入大量的財力和人力，也是希望能夠讓自己的核心數據能夠安全以及保密。而且，由于其電子文件的專業性以及形成的特性，在對電子文件的保護上又是有所不同的，不僅僅應該側重于計算機安全的保護，在本身的文件保護上也應該有所不同，不過，著都市這都擁有一個共同的目的，那就是保證測繪與勘察的電子文件檔案的實用性和安全性，這對建筑企業來說也是有著重要的現實意義的。

1.測繪與勘察專業電子文件檔案的特性

測繪與勘察專業電子文件檔案在整個檔案的管理的體系中有著其特殊的地位，同樣也有著其不一樣的性質，這不一樣的性質也就是特性決定了其檔案管理的重要性與不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就對此作一個詳細的分析。

首先，測繪與勘察專業的電子文件對外部設備的依賴性很強。由于為電子文件檔案，所以最重要的那就是對計算機設備的依賴，也就是說計算機設備已經成為其電子檔案的不可分割的一部分，離開了計算機設備也就沒有了測繪與勘察專業電子文件的生存余地。

其次，測繪與勘察專業電子文件與記錄載體的可分離性, 這也就是說測繪與勘察專業電子文件是數字化的信息形態,，其存儲的位置是可變的,而且還是一種可以能夠從一種記錄載體轉移到另一種記錄載體上, 但是其內容卻沒有變化。

第三，測繪與勘察專業電子文件檔案的專業性。測繪與勘察專業電子文件主要用于記錄建筑企業在工程建筑上的一些極為機密以及對建筑工程息息相關的數據和資料，所以，記載的東西是對建筑工程的負責，所以是極其專業的。

第四，測繪與勘察專業電子文件檔案的不安全性。這是針對電子文件檔案的本身而言的。對于電子文件來說，計算機的設備這就制約著電子文件的安全，而且主要的不安全也是有電子文件本身易于改動，存儲載體不安全還有現在的計算機以及網絡本身的不安全構成的，這些都會讓測繪與勘察專業電子文件檔案沒有足夠的安全保護。

2.測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件檔案的特性我們就知道如果要對其進行管理那么就應該從電子文件檔案的特性作為出發點，而對其進行探討分析，下面就從測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護的四個方面進行詳細的闡述。

2.1對測繪與勘察專業電子文件要保持良好的保管環境

保持良好的保管環境這主要是針對測繪與勘察專業的電子文件檔案的載體介質而實際采取實管理措施,這樣做的目的是為了不使測繪與勘察專業電子文件檔案因為各種介質的損壞而使得無法讀出進行調用。實際采取的措施首先那就是應該將測繪與勘察專業的電子文件的保存介質盡量的使用一次性寫入光盤,其次那就是對于光盤檔案的保管環境應該要做到要在溫度方面保持在17 e~ 20 e 之間, 而在空氣的相對濕度應該保持在35% ~ 45% 之間，最后要注意的就是要遠離熱源、酸堿等有害氣體和各種強磁場。另外還有應該做到記錄的光盤不

得擦洗、刻劃和不應該去觸摸盤片處以及不得彎曲、擠壓和摔打盤片，特別值得注意的那就是應該防止盤片沾染灰塵和污垢,以及避免陽光直射。這些就是測繪與勘察專業電子文件檔案的保管環境了。

2.2對測繪與勘察專業電子文件檔案的定期檢測

第測繪與勘察專業電子文件檔案的管理不僅僅要做到保持良好的保管環境也應該做到對文件檔案的定期檢測，這是保證測與繪勘察電子文件檔案的完整性以及可用性。具體的做法那就是要對測繪與勘察專業的電子文件檔案進行不定期的機讀抽檢一次,而且要規定電子文件檔案的抽檢率不低于40%, 當抽檢是如果發現記錄的光盤損壞或者出現了問題,那么應該利用備份的電子文件檔案盤及時拷貝,另外還有那就是在抽檢時同時要做好測繪與勘察專業電子文件檔案的檢查情況記錄。不僅如此，隨著我國的計算機技術和設備的更新,在對測繪與勘察專業的電子文件的檔案在更新時也應該要做到記錄的載體與新設備的兼容性的檢測, 如果不兼容,那么就應該采取措施，也就是要做到不能讓測繪與勘察專業電子文件檔案丟失。

2.3對測繪與勘察專業電子文件檔案的維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件特性我們可以知道對于電子文件來說計算機是其運行的主要平臺，所以計算機的系統問題也就是對測繪與勘察專業電子文件檔案格式的讀取問題，要做到真正的維護，下面就從四個方面對這個格式的讀取問題的解決進行探討分析：

第一，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案的格式更新。這個最重要的目的為了防止測繪與勘察專業電子文件檔案的存儲媒體過時或者失效。這個具體的做法也就是將電子檔案內容從舊儲存媒體復制到新儲存媒體中，這樣能夠預防測繪與勘察專業電子文件檔案存儲媒體的可能損壞，但無法做到計算機系統和硬件的設備進步而帶來的問題。

第二，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案轉置。這個主要是解決其電子檔案管理系統軟硬件過時或失效而帶來的問題。具體的做法那就把測繪與勘察專業電子文件檔案進行格式轉換, 而使得能夠在日后可正常的讀取作業程序也就是做到軟硬件改朝換代時,將電子檔案格式轉換,這就是測繪與勘察專業電子文件檔案的轉置, 這可以使得資料的遺失率降至最低。

第三，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案模擬。具體做法那就是在現有的計算機技術環境下,將電子文件檔案的數字資料恢復到其原始操作環境, 以呈現出原有資料。但是由于這種操作需要高層次的軟件以及硬件模擬技術,實際應用幾率不高。

第四，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案封裝。具體做法那就是將測繪與勘察專業電子文件檔案及其詮釋資料,用包裹方式進行儲存。這主要的目的也就是能夠保證法測繪與勘察專業電子文件檔案的各種信息的完整性以及可用性。

結束語：總而言之，在對測繪與勘察專業電子文件檔案的管理上，主要那就是要安全為重。在以安全作為出發點而采取一些措施。另外，那就是測繪與勘察專業電子文件檔案管理不僅僅對企業的檔案部門來說，而且對于測繪與勘察專業電子文件形成部門來說都具有極其重要的現實意義。因此測繪與勘察專業電子文件的檔案部門在應該聯合公司的技術部門以及法律界和文件形成部門等各行各業人士密切相關的配合, 而做到加強測繪與勘察專業電子文件的檔案管理工作目的的同時, 還能夠確保測繪與勘察專業電子文件檔案管理工作順利開展, 為其電子文件檔案管理作出貢獻。

參考資料：

[1] 劉新喻. 唐育清. 論電子文件檔案化管理[J]. 黑龍江科技信息. 2009(12)

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關鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0102-01

1 電子文件定義及其特點綜述

(1)電子文件不再是直觀的紙質文件,它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件對檔案業務管理工作的影響

2.1 傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象,而應用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進行修改,一經形成后,馬上存貯到辦公信息數據中,由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價值”的文件,還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2.2 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論,文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數據不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。

3 電子文件對檔案學理論的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上,另一方面表現在檔案的形式上,如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等,都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中,電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行,它便于修改、便于復制的特性,使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本,沒有草稿與印稿的區別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象,電子文件出現以后,檔案工作的對象發生了變化,其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充,原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。

4 檔案界所應采取的對策

4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

4.2 解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的,隨著人們對利用服務工作的重視,使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此,在原有平面結構基礎上,又增加了一項檔案信息載體內容,就構成三維空間,形成了立體化的管理結構。

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隨著我國科學技術水平的迅猛發展，電子文件檔案化管理方式被社會企業廣泛推廣和使用，因為傳統的檔案管理已經不能滿足社會現代化的發展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統檔案管理特點的不同，將其在醫院檔案管理中的應用進行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統紙質檔案管理的基礎之上被廣泛開發應用出來的，從電子文件檔案的本質體征來看，它是利用電子計算機等網絡手段對檔案進行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動化和社會化的管理模式。這種模式適應現代社會發展，能為醫院的檔案管理工作提供實時準確、方便快捷、高效的檔案信息內容[1]。

醫院檔案部門經過用電子計算機等先進的技術手段對檔案信息內容集中管理，并把檔案中的內容進行系統保存，存儲成符合要求的電子檔案。然后再由相關的檔案管理人員進行分類和整理存儲到磁盤中，在必要的情況下要對其進行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進行確認，然后為檔案部門提供方便的信息內容查詢途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點

電子文件檔案是在社會生活中不斷發展起來的，它是指通過電子計算機網絡磁盤等設備進行存儲和分類。電子檔案既與傳統紙質檔案相對應，又與其相互關聯，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統的檔案管理存在差別，因為電子檔案一定要經過計算機網絡進行復雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內容可以被粘貼復制存儲到不同的媒介之中，比如優盤、磁盤等。當醫療工作者想對其進行利用時，就可以利用電腦等設備對它進行調出然后查閱出相關的檔案信息內容。與傳統檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點：①傳統的紙質檔案內容比較直觀，醫護人員不用借助其他設備進行查閱。而對電子檔案進行查閱時，一定要借助現代化的辦公設備，比如電腦、手機等才能查閱利用。②傳統的紙質檔案在進行傳送交接時，需要通過人工進行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計算機等設備進行傳送和處理。③傳統的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統的紙質檔案的保存環境比較復雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應的保存場地，但是電子檔案在進行保存時需要防磁性能條件比較強[2]。

3 電子文件檔案和傳統檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區別 傳統檔案管理在歸檔時需要醫院檔案管理人員進行整合、編碼和分類，需要花費大量的時間和人力，它有相應的載體，在工作人員進行編輯的過程中，出現錯誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計算機網絡進行技術編碼，操作起來比較節省時間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內容進行修改，這樣就會使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統檔案管理的經驗基礎上進行身份和信息驗證，減少在傳輸過程中出現錯誤，以此來確保檔案文件的真實準確性[3]。

3.2在歸檔時間上的差別 傳統文件檔案管理在歸檔時間上比較單一，需要系統的時間規定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫院檔案管理人員可以對其進行隨時歸檔，還可以對計算機等設備進行設置歸檔日期，在某一時期進行統一歸檔，文件形成以后計算機網絡會自動整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類、編目等管理方式上的區別 傳統檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進行人工系統操作，需要檔案工作人員的工作勞動強度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進行分類和編目。在技術條件允許的情況下，醫院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫護人員對檔案信息的檢索和查詢，進而減少檔案工作人員的勞動時間。

3.4在保管方式上區別 傳統檔案管理在保管方式上，需要相關的檔案存儲室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲室進行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲到檔案管理中心的相關設備中或刻入到光盤中由相關工作人員進行保管和整理，占用空間小保存時間久[4]。

3.5在查詢使用方式上的區別 傳統檔案管理在查詢使用時，需要醫院檔案管理人員進入檔案室進行翻閱查找，查閱的過程比較復雜。電子文件檔案在查詢和使用時，它只需要檔案工作人員注冊相關登記手續，然后在檔案管理中心進行登陸就可以對檔案文件進行查閱和使用。

4 結論

綜上所述，科學技術水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術支持，但是從醫院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統檔案管理，傳統檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎經驗。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫院檔案管理中存在著一定優勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統檔案管理對其進行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務于醫院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統檔案存在差別，但是要讓他們共同發展服務于醫院工作的需要中。

參考文獻：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2011，09：43.

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一、引言

計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。

在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結

綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■

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中圖分類號：G275．7文獻標識碼：A文章編號：1671-7864(2015)06-0195-02

作者簡介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉人，蘇州健雄職業技術學院工程師，研究方向為網絡安全、軟件技術、數據庫技術及應用。

隨著電子政務的迅速發展，電子文檔成為政府部門和企事業單位體現數據流的主要表現形式，其流程中的瀏覽、復制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國內對于電子文件風險管理研究正在深入，經過，對于電子文件的風險類型和風險識別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風險檢測研究》一文中提出。目前，國內對于信息化平臺中電子文件風險管理研究停留在比較初級階段，在《識別電子政務系統中的文件風險》一文中，分析了電子文件管理平臺的特點及各階段存在的基本風險。根據安全調查機構的數據顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業內部，追溯源頭發現，電子信息的明文存儲和無控流轉是泄密事件頻發的根本。檔案管理人員的風險意識薄弱，對電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認識不足。電子文檔安全管理中具體的保護實施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護的特點

電子文檔的使用頻率已經超過了紙質文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內容信息和保存描述信息的元數據二者共同構成，以計算機硬盤、光盤、U盤等物理存儲介質為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網絡傳輸，通過計算機系統存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文本文檔的電子掃描版、記錄活動的影音文件等。但與紙質印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復制、更易修改、更易刪除和損壞的特點。電子檔案文件具備三個特征：(1)電子文檔真實一致性，是指電子文件的內容、結構和背景信息與電子文件形成時的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結構、內容、數據等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規的保障，應用電子簽名與數字證書，嵌入國家認證的數字證書中心頒發的證書，實現文件和載體的完好。根據電子檔案的特征，應從三個方面加強對應的文件保護措施：(1)從電子文件產生、運行、消亡的整個生命周期，加強電子文件運行環境的保護；(2)從電子文件的載體角度，加強對計算機硬盤、網盤等電子文件的存儲介質的保護；(3)從電子文件信息內容的保護出發，加強電子文件信息數據內容的可獲得和可讀取性保護。

二、電子檔案文件管理中的安全風險

當前，電子檔案文件在數據的訪問控制和存儲管理等方面存在諸多問題，其安全風險問題越來越受到重視。

(一)電子檔案在網絡傳輸中的安全風險

電子檔案的在線利用是通過網絡開展，在提供便捷利用的同時，也存在各種安全風險。目前網絡上用戶管理權限漏洞導致存在許多不可預測的安全風險，網絡數據被盜取等諸多安全事件越來越多。

(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風險

在電子檔案利用權限方面，給用戶授予的權限過大，導致權限劃分不清、越權行為的發生。失去對電子檔案的監護控制行為，產生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴重的會導致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲中的安全風險

電子檔案在檔案管理信息系統中的存儲格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經過嚴格的加密防范措施，在信息存儲和利用過程中就可能存在被篡改的風險。

三、電子檔案文件的安全存儲管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實施電子文件登記檢驗制度，把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集。電子文件拷貝至耐久性的介質載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲

在電子文件的媒介存儲方面，應采用帶有備份功能的文件存儲服務器、磁帶、光盤等。存儲電子文件的存儲介質及包裝盒上要貼上包含編號、保密級別、名稱、軟硬件環境、保管期限等描述性標簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統對電子文件進行安全歸檔

嚴格按照我國指定的《信息系統安全等級保護基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)、《電子文件歸檔與管理規范》(國標GB/ti18894－2002)等法規，規范用戶角色分配、介質存儲管理和文件訪問控制等手段對電子文件進行過程控制。在政府機構、企事業單位的檔案信息管理系統中，設計系統管理員、安全管理員、安全審計員三種角色，符合三員權限及職責的有效分離，實現三方管理的相互制約機制及監督機制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護

對電子文檔提供數字標密，并生成電子標簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時，進行實施審批手續制定秘密等級。標密后的電子文檔可識別電子文件的創建者、創建時間、秘密等級等信息，能夠記錄文件的復制、打印和刪除等行為，實現動態跟蹤保護。在設置文件的授權訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個維度，建立二維矩陣式的內部權限控制體系，提供文件的標準授權、文件的定向授權和文件的向上授權這三種授權方式，給予用戶相應的權限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復管理

在電子文檔的兩個關鍵階段：文件定密階段和文件外發階段，引入流程審批管理手續，實現對電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案傳遞過程中，引入數字指紋技術和數字水印技術實現的安全傳遞管理。在數字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關信息，實現跟蹤監控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲技術目前正應用于電子文檔的保護中，當發生檔案數據丟失時，可以使用備份文件完成數據恢復，保障檔案文件的安全。

五、結束語

總之，電子文檔的安全環境是信息安全范疇的薄弱環節，是防范的重點。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識、數字指紋物理技術等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實性、完整性、有效性。

參考文獻：

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我們經常使用的電子文件大都是通過對紙質文件的掃描得來的，在這個過程中，電子文件可以保證其內容、邏輯結構和背景信息的真實性，而且不會因為文件傳輸、存儲、遷移而發生內容的增損。人們利用這些具有真實性的文件可以很好地還原歷史，回復事物本來的面貌，當然，值得肯定的是，電子文檔的真實性還能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。雖然相對于傳統的紙質文檔的管理，電子文件比較難以保證其真實有效性。這就對管理者提出了較高的要求，他們必須采取一切安全可靠的方式來實現電子文檔的可靠性。例如通過建立可靠的識別系統來限定接觸電子文件的操作者，以及開啟操作日志控制管理；等等。管理者在管理電子文檔時必須注意的是要時刻關注電子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照紙質歸檔方式對電子文件加以管理，通過管理人員特有的方式進行特別管理，并要求所有管理人員嚴肅對待，加強電子文件的管理力度，嚴格檢查出入歸檔的登記表，以確保電子文件的有效性和原始性。此外，采用邏輯歸檔方式管理文檔時，要嚴格按照已經記錄好的信息記載形式、批準時間等與實際文件相互對比，并利用現代科技對其可靠性進行分析，加強對這類特殊文檔的管理。最后，管理者要對電子文檔的版本審核并歸檔，紙質文檔在最后過程中，管理人員會對其成稿進行分析，圖形文件如果在檢查過程中出現修改，也會將這部分新增的部分與原先的圖形比較一致，再進行存檔；如果管理者所使用的高科技方法相對比較完美，那么我們必須使用電子簽名以及安全控制等技術手段對電子文件檔案進行安全歸置，這樣才能夠做到對電子文件的真實性的有效確認。所以對電子文檔的審核并歸檔也設計版本比較問題。

二、圓滿性

電子文件要想真正實現價值，一種最重要的條件就是保證圓滿性，這是檔案管理工作者必須要學習并掌握的技能。電子文件的圓滿性，即是保持其完整性，要做到這一點，我們需要注意三個方面：第一，要保持電子文檔數量和內容的完整，不應該有缺損，尤其在恢復其原來面貌之后，一定要確保新的電子文件與原來的在內容上有聯系而且沒有訛誤。第二，保證電子文檔內部的各個部分都沒有缺失，保障文檔內部的結構不是割裂的，內容是具有統一性的。第三，要保證電子文件與其上層文件在結構和內容上具有一致性，沒有缺損。依據此前保護紙質文件的經驗，我們可以得知，要想保證電子文件的完整性，最重要的是依靠強有力的法律法規支持，政策上絕對不能松懈，要嚴格改善現有的管理方法，并在此基礎上通過各種技術措施來采集信息與數據，尤其是在管理電子文件的過程中，要依據其具體內容建立行之有效的制度，在此制度的指導下，收集資料定會較之以前事半功倍，從而更有利于保障電子文件的圓滿性。

在處理電子文件保存與運輸的過程中，我們必須對必要信息相關項目制定出嚴格地有規范的要求，并時時根據儲存的變化進行登記。搜集到的背景信息數量肯定是繁多而蕪雜的，更有甚者出現諸如形式上的圖像文字的交叉，所以有必要在規范化管理上有所加強。設計者在設計電子文件系統時，應該充分考慮系統運行過程中自動鏈接相關信息，包括文字信息和圖像信息，即是其存儲在不同的地方，也應該能夠共存于同一系統之中，這就對電子文件系統設計提出很大要求。還應該注意的是保持電子文件原有數據的規范管理，要求每一次歸檔和移交時都應該對元數據進行檢查，以免數據流失。

三、易讀性

電子文件的可讀性是要求文件經過遷移等處理后依然可以為人們識讀、可以以理解的方式輸出，而且對其真實性無損。這一特性是其保存的價值所在，如果遷移之后的文檔不能被繼續閱讀，那么對其接受者來說就沒有任何意義了。電子文件的可讀性要想獲得保證，必須將嚴肅對待堅持到管理的全過程。在整理電子文檔時，應該根據不同電子文件的不同類型分類整理。以及相關法律法規建立行之有效的措施，并使用相應的技術規范保障。整理電子文檔的有關部門應該每年都進行檢查更新，要確保每一份電子文檔的讀取、處理有完備的保護，設備環境更新時要確認新設備可以讀取原來的電子文件，如果不能讀取，要及時對就文檔進行載體轉換工作，同時對原有文檔繼續保存不低于三年。達到保留期后，可以將原有電子文檔清除，重復使用其載體，不可清除的文件應該加密處置。一般情況下，管理人員每兩年要對磁盤進行抽樣機讀檢驗，每四年對關盤進行抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，一旦發現問題，立即處理。相關檔案部門應該將每次抽查結果登記到《歸檔電子文件管理登記表》中。

四、安全性

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隨著科技的進步，計算機技術、網絡技術的發展，電子計算機和信息網絡技術已經進入人們工作、生活的各個領域。電子文件做為計算機技術與辦公自動化技術及結合與發展體也走入我們行政管理日常工作之中，已成為人們完成各種行政管理工作的重要工具，逐步被普及和確認并被廣泛應用。今天，人們坐在舒適的辦公室里，利用計算機鍵盤、鼠標、網絡，將行政管理決策、指令、行動方案、合同等電子文件發出（或接收），即可履行職責、完成業務活動。現代信息技術完全徹底地改變文件寫作、傳輸、接收、存儲、搜索、獲取、拷貝、加工、控制等各項工作，使我們傳統的工作方式等諸多方面產生了革命性的變革。然而電子文件的管理并不是一項簡單的工作，在人類發展的歷史長河中，從最初的“結繩記事”到電子文件出現前的各類型載體檔案，沒有什么像電子文件能給行政工作中的檔案管理帶來深刻的震撼與變革。電子文件歸檔后即形成電子檔案，作為一種新的信息集合體已經進入檔案管理的范圍。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，從這個意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術工程”。經過幾年的探索，目前各國檔案界對電子文件有了初步統一的認識，并對電子文件管理有了一定的實踐經驗，在信息化飛速發展的今天，檔案已不再局限于傳統意義上的紙質檔案，電子檔案"檔案數字化"檔案信息網絡化延伸了傳統檔案的內涵! 人們在行政管理日常工作中對電子文件和電子檔案的管理問題越來越關注，電子文件歸檔工作的推行大大方便了文書檔案的利用，提高了檔案管理工作的現代化水平，同時也引出諸多值得思考的問題。

一 電子文件的定義及特點

電子文件的定義

電子文件是人們為了某一目的，在計算機上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，使人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件的某些特性與紙質文件存在著很大的區別。要利用和管理好電子文件，就必須了解其特性及特點。

電子文件的特點

1．應用發展的階段性。

辦公自動化的應用是不斷發展變化的過程。設備的規模不斷擴大，例如一些單位的計算機網絡，就是分別由幾前的十幾臺終端的小局域網，發展到現在的數百臺終端的大型網絡，甚至連接成國際網，處理的業務也由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程。在不同的應用發展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計算機只起打字機作用）、輔電子文件（紙質文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質形式的電子文件）。

2．設備依賴性。

離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別，決定其設備依賴性的因素有：數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等。僅設備更新因素，就會給電子文件的長久保管帶來很大困難。一般的計算機幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存幾十年甚至100年。若干年后很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取設備了。

3．電子文件信息與載體的相分離性。

電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，而信息形態無任何變化。于是很難象紙質文件那樣確定哪個是“原件”。這個性質直接影響到如何才能保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。 

4．電子文件的易更改性。

電子文件在其生成、運轉、歸檔過程中文件內容極易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全及原始性，需要解決很多的技術難題。電子文件的多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，使得其組成和結構要比紙質文件復雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多問題。 

5．電子文件非實體歸檔的可能性。

不論電子文件實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網絡毀壞，電子文件就可能永遠丟失了。

 6．電于文件對背景信息和元數據的依賴性。

背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運作過程產生的人員和機構等方面的信息，對于普通紙質文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報批簽署等背景性內容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會直接影響電子文件的憑證作用或價值。元數據是指構成電子文件數據的數據，系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據。元數據由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數據被丟失或破壞，電子文件原始的形態就會改變，甚至會失去可讀性，可見保證背景信息和元數據的完整與正確是至關重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標準時，必須針對上述性質采取措施。

二、電子文件的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事務的出現，使檔案的生成方式發生很大的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀性是以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統的提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機的提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、電子文件在歸檔管理上存在的問題

電子文件的形成、收集積累貫穿于行政公務、科技等工作的始終，電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內容和電子文件之間的關系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質量。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。 電子文件的歸檔，應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實、完整，要系統地反映工作的過程和結果，電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明，經有關領導審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理，同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測、驗收。歸檔工作是由文件管理轉換為檔案管理的基礎，它的質量關系到整個檔案管理水平，因此必須有質量控制措施，以保證這項工作的正常進行。要嚴格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。

據了解，在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經發現，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網上的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。我國政府上網工程也已經啟動，1999年各個部委開始在互聯網絡中建立正式站點和主頁。一些較大部委符合開放條件的電子文件將會陸續進入互聯網絡，網絡化帶來的突出問題是，多數辦公自動化網絡的建設沒有檔案部門參加，而多數檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力。

可以想見，這樣建成的網絡中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少，例如從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10％的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10％；而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

（二）技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術使電子文件的技術環境及存儲結構更加復雜。如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在文字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數據庫中。又由于技術更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環境就失去了可讀性。

（三）電子文件的真實性。

實際工作中，影響電子文件真實性的因素有很多，從電子文件的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子文件時，忽略采集背景信息和元數據；一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數電子文件與其相對應的紙質文件之間未建立統一的管理方法；還有部分電子文件已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔；存儲電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實性的技術過于復雜，難以采用等。 

（四）電子文件的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，例如紙質文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應的法律認定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時制定法律認定條文的原因。  

針對電子文件在歸檔管理上存在的問題的對策

面對大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動，針對電子文件管理中的問題采取措施。以下是國內外對電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。

（一）檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進行的。鑒于電子文件的特點，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實現了電子文件與紙質文件的統一管理。

我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設計中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對電子文件連續管理的角度統一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應當由主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責；在電子文件的形成，積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境，相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其信息的原始性、真實性和完整性；作為檔案長期保管的電子文件應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應當從電子文件形成起，就進行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳送，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上；具有保密要求的電子文件，上網時必須符合國家或部門的規定，要有必要的安全保密措施。電子文件嚴禁上開放的網絡。

（二）相關標準的制定

由于電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、易于操作。我國也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標準，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行規范。后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面作出較細致的規定。 

（三）電子文件的分布式管理 

由于電子文件具有的特性，如果按傳統方法集中到一個檔案館，會產生許多難以解決的問題，如頻繁的設備更新耗費大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網絡上可以實時進行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進行，會降低效率、增加成本和產生一些漏洞，所以澳大利亞等國家在檔案法中規定“對于具有持久價值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當電子文件保留在產生它的部門時，應由檔案館對這些電子文件進行登記，并加以控制。”此方法被稱為“電子文件的分布式保管”。

目前我國對電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認可，但在一些分布式的辦公自動化網絡中，對電子文件的實時歸檔方面也采取了類似的方式。

（四）使電子文件歸檔時改變結構，脫離原來的軟、硬件環境，以便長久保管

 針對電子文件的設備依賴性，一些國家采取了相應措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環境，以利于長久的保管要求。例如，挪威承擔了北歐國家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項目的開發。該工具軟件包將數據庫文件以展開方式存儲，由于去掉了原數據庫復雜的索引結構，使電子文件保管時不再受原數據庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時，可通過查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過查詢語言檢索還可重建原始數據庫的邏輯結構。 

我國目前還未發現采用此類方法的嘗試，原因可能是我國幅員遼闊，情況較復雜，用一個軟件包對多種數據庫的電子文件進行展開處理非常困難。另外，被展開存儲的電子文件，能否不改變地恢復成原來的模樣，尚存在問題。 

（五）對電子文件法律效力問題的解決

目前對電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經大量產生，不少國家對此問題作了規定，一般是以嚴格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國家規定，符合國家規定的管理程序產生的電子文件具有憑證作用。不過在實際案例的操作中，并不是所有的法庭都認可電子文件的憑證作用。 

目前我國對電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規定。實際上是把這個問題包含在計算機信息系統的整體法律認定上，例如，具有法人資格部門的計算機系統產生的電子文件記錄應當對該部門的活動具有憑證作用。很多國家當前也是采用了這種對策。看來，這個問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴格的技術措施才行。 

（六）對電子文件真實性問題的解決

由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子文件的真實性要采取專門技術措施。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理，還有的辦公自動化網絡中，可自動對每份電子文件的修改，存取，傳輸等任何操作都進行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。

五、結論

檔案的電子化管理，檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。

  總之，對電子文件和電子檔案的管理問題已經引起了很多檔案工作者的重視，有關的研究工作正在逐步深入進行，相信將會有更多的經驗產生。

   

參考文獻：

[1] 《電子檔案管理基礎 》 清華大學出版社（ 王萍、宋雪雁 編著）

出版日期 ：2006 年 2 月

[2] 《電子文件管理教程》人民大學出版社（馮惠玲主編）

出版時間：2002年8月

[3]《檔案管理現代化》浙江大學出版社出版日期 ：2002 年 8 月

[4]《電子文件歸檔管理的探索》中國檔案出版社 （馬玉玲主編）

出版時間：2004年

[5] 檔案信息化建設導論[M].楊公之.中國檔案出版社,

出版時間：2001年

[6]《電子文件管理基礎》，丁海斌：中國檔案出版社，

出版時間：2002年版。

篇10

隨著我國檔案事業的不斷發展，檔案的保存方式也發生了翻天覆地的變化。現代辦公的自動化，又產生了一類新型文檔文件：電子文件。認真分析比較電子文件與紙質檔案的差異，取長補短、互為補充，是一個需要研究的問題。

1.載體壽命的差異

紙張的壽命取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等作用下，可發生水解和氧化反應，使字跡發生擴散。但只要在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。磁盤和磁帶的支持體——聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、脫落、粘連、磨損、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，是由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。但是目前構成光盤的碲、硒、碳鋁等化合物不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，在激光熱效應下易物化變形。由于電子文件載體材料的這些特性使電子文件的壽命比紙質檔案的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

2.環境條件影響的差異

2.1溫度和濕度影響的差異

不適宜的溫度和濕度對紙張、磁性載體和光盤均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解和氧化反應，導致紙張強度的降低，使字跡材料發生擴散、洇化現象，從而縮短紙質檔案的保存壽命。而電子文件載體受溫度和濕度的影響方式截然不同。首先在溫度過高或濕度過高的環境下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，且光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會很容易彎曲變形，這些都會影響到激光束的精確定位和數據的讀寫。其次連接底基和磁粉的粘和劑，在溫度過大的條件下會長霉水解，使磁性載體材料變質，直接影響信息再現。但是如果環境濕度過低，在信息輸入時片基容易產生靜電，吸附空氣中的塵埃而損壞磁性載體。

2.2灰塵影響的差異

對紙張而言，即使灰塵已經對其產生了實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、 產生色斑和霉斑等也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息，使紙質檔案的壽命得以延長。而灰塵對電子文件載體的損壞則很難恢復，因為霉菌分泌的酶和有機酸會使磁性載體和光盤數據丟失，使計算機無法讀出原始信息；磁盤、光盤表面如果被劃傷，記錄信息就會被破壞和損毀； 灰塵中所含的化學成分也會不同程度地引起磁盤、光盤的腐蝕、降解，造成記錄信息丟失，導致信息不完整。一旦灰塵對電子文件載體造成了損壞，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，影響了信息的完整性，使原始信息在計算機系統上無法被讀出，導致電子文件失去了保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義。

2.3外來磁場和機械震動影響的差異

磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，但它能使電子文件的磁性涂層發生消磁或磁化，從而破壞記錄信號。因為電子文件的載體材料是磁性物質和光盤，磁性物質中的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，但它極易受外界磁場的影響。當外來磁場作用于磁性載體時，它能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，從而影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。

2.4光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解和氧化反應，導致紙張強度的降低，從而縮短紙質檔案的保存壽命。而有害氣體和光線，特別是紫外線，對電子文件的破壞力更大。二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性的有害氣體，在一定條件下，會腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

3.技術壽命的差異

紙質檔案信息記錄到載體后，就可以脫離其技術手段、書寫方法而獨立存在，它的壽命受新技術發展的影響程度較小，主要與介質因素和環境條件有關。只要注意溫濕度等環境條件，不使其發生化學反應，沒有天災人禍，就可以使其長期保存。

而電子文件整個生命周期都離不開產生它的設備技術環境。由于電子文件對計算機系統的依賴性，使IT 技術的發展對檔案資料的存儲期限也產生了重要影響。一旦技術過時，載體上的信息就必須轉移或者無法讀出，容易造成檔案信息的丟失。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，在技術不斷創新的今天，對電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。

4.信息保護的差異

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，由于電子文件的信息與載體的可分離性，信息的易變性、可操作性和非永久性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電腦病毒也構成了危及電子文件信息保護的一個關鍵問題。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染，導致電子檔案被破壞的面目全非，從而影響了信息的真實性和完整性。