導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案管理方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、引言

在科技這一因素的進步與發展之下，社會已經進入信息化時代，在諸多領域的建設中已經離不開計算機的應用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領域中，這一形式的出現也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質為主，盡管紙質檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據的地位越來越重要，可以說電子檔案已經成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應用在人們的生產與生活領域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結合紙質檔案加以調節，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質檔案與電子檔案之間各有各的優勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質檔案將長期并存，并且互動發展。

二、紙質檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來體會這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內容、時間、形式等方面進行分類，在轉交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網站中，從網絡中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質檔案的價值鑒定往往需要經過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線等設施。

三、紙質檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數據容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質檔案的形式的話，會給相關人員造成一定的負擔。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：

1.實現雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質和電子的形式出現，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據梁總檔案實際的不同而做出相應不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規章制度，同時也能規范電子檔案與紙質檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質檔案管理的好辦法。

2.優勢互補管理。信息時代下的紙質檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發揮自己的長處，避免自己的短處，實現更好的管理。由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發展要求的。而需要注意的一點就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現優勢互補的管理。

四、結語

信息化時代下的檔案管理，紙質檔案與電子檔案之間要各自發揮自己的優勢，取長補短，實現共同發展。

參考文獻：

[1]陳志亮.電子檔案與紙質檔案并存是必然的.南平師專學報，2004.

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隨著社會發展的進步，如今檔案管理也進入了信息化的時代。傳統的紙質形態檔案已經落后，新型的數字媒體類信息存檔已經廣泛存在于社會當中。信息數字媒體一體化，并且儲存密度大。便于接收，接收速率快，這些都是將檔案進行數字化媒體轉換存儲的優點，并且電子檔案，易于傳送與收納儲存。不過由此也產生一些隱患。數據容易被黑客攻擊更改，若硬盤丟失，還將造成很大的難以承擔的后果。電子檔案使用是未來社會，檔案儲存的必經之路。因此在電子檔案發展的初期，就應當建立合理的規章制度來規范管理。

1影響電子檔案信息安全的主要因素

1．1自然因素

自然因素可分為兩大類。一類為外界環境對于載體的影響;一類為載體自身的隨時間的老化。一般來說自然環境對于載體的傷害是不可修復的。并且載體自身的材料所限，在使用一定年限過后需要更換儲存工具。這一切都是自然因素所帶來的。電子檔案信息管理的問題。

1．2技術因素

在電子檔案信息安全管理當中。技術因素是至關重要的因素。首先一份檔案安全管理，便是重中之重。它能夠保障用戶在使用時，信息的合法性與安全性。還必須保證不受外來黑客病毒的影響使信息的內容未被更改。其次，隨著時代的變遷信息技術的發展會，與時俱進，新舊版本的數字媒體的不兼容會導致信息的缺失遺漏，甚至損壞等現象。

1．3管理因素

有了技術支持對于信息管理的安全保障。在電子檔案的存儲當中，信息管理扮演著“大腦”的角色。在電子信息管理當中組織者和管理者共同完成的工作才是信息儲存的基石工作，對于技術的提升，這些都是組織者和管理者的一種手段。只有科學的進行電子檔案制度的規范改革，才能保證電子檔案的信息安全。

1．4人的因素

自然因素，技術因素等都是不可控的因素，而管理因素和人為因素機，均由人為操作。因此在電子檔案存儲安全因素當中，人為因素占著較大的比重。在電子檔案信息安全中，管理人員對于檔案的重視程度以及技術設備的安全等級的了解程度都會產生影響。如果一個了解電子檔案安全制度的管理人員心懷不軌，那么將造成巨大的破壞。因此在電子檔案信息管理當中，人為因素是最為脆弱的一環。對于管理人員挑選應當再三斟酌。不過，研究人員對于電子檔案信息技術的提升與了解創新對于信息安全也會產生一些良好的作用。

2電子檔案管理改進創新對策

2．1制定電子檔案管理規范

對于電子檔案的建立以及保存之中，還存在著許多環節，這些環節都存在，這使信息遺失或損壞的風險。為將此類風險降至最低，應當制定相關的法律法規來完善相應的電子檔案存儲制度，并且對于管理人員進行統一培訓，規范和測評。還應當建立相應的網絡安全制度，來保證電子檔案信息不被病毒和黑客所攻擊。

2．2統一電子檔案管理軟件

將電子檔案存儲管理模式定性要求。制定出相應的各個模版。再將模版推廣于應用市場。定期開展對于電子檔案存儲的培訓工作。聘請相關的專業人員進行講解指導，讓整個部門和公司的檔案全部統一化便于管理。

2．3提高電子檔案的保存質量

電子文件的保存必須注意，“靈魂”和“肉體”的時刻保護。電子文件的儲存介質，容易受到環境的影響，應當做好相應的防磁，防潮，防機械損壞等。是電子文件的肉體，保證良好的健康狀況。對于它的“靈魂”———文件信息。應當注意防病毒黑客，建立專門的檔案庫，配置專業的安全防護技術性較高的檔案機房與設備。還需要注意對于文件信息的及時備份，檢查更新，文件保存檔案軟件的兼容模式等。

2．4加強電子檔案的安全

(1)建立數據備份和恢復系統。在電子檔案存儲中備份技術是一種必不可少的安全手段。這樣的話在面對電子病毒風暴時，可有效地安全儲存。以面對不同的隱藏風險。(2)要加強網絡的安全管理。加強對于檔案庫的入口保密工作，多重驗證方式及防火墻等，均可實現保護作用，以此確保檔案庫的監督秩序。(3)對重要文件采用“雙重“歸檔法。對于一些重要文件采取雙存法:紙質，電子同存。例如簽署類文件等也能保證以后的真實有效性。部分紙質文件(例如:發票)需原件保存，但電子也可備用。

2．5提高檔案工作人員素質

檔案管理的電子數字媒體化，是檔案管理朝著現代化發展前進的一次。不過，需要面對的問題也是相當之多。因此對于管理人員的要求也必須提高。合格的管理人員應當熟練的掌握計算機技術，并且大致了解自己所管理的電子檔案的內容信息。運營單位應當對管理人員進行權限設置，避免權力過大導致檔案出錯。單位在引進管理人員是應當同時注意他們應當是計算機使用技術與管理檔案技術的兼備。縱觀全局，檔案管理的工作者應該與時具進，隨時學習，吸納新型的檔案存儲技術，確保檔案存儲與時代的腳步一同前進。并且應當不斷地開發針對性的方案去處理不同的檔案存儲，來面對日新月異的發展社會。檔案存儲是一項重要的工作，可以說之便是“史書”因此應當給予相當的重視。

參考文獻:

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關鍵詞：

電子信息檔案；保密工作；檔案安全

0引言

隨著現代計算機技術、信息技術的蓬勃發展，在促進我國經濟增長的同時，推動了現代檔案電子化的建設，從而適應現代社會發展的需求。信息檔案的建設是以現有檔案為依據，在保證檔案內容不變的基礎上，對檔案進行信息化轉變，從而實現檔案資料的共享。如何在有效使用檔案的同時保障檔案的安全性，是文章討論的重點。

1電子檔案泄露的途徑

隨著現代信息技術的不斷發展，越來越多的企業通過電子文檔進行檔案儲存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯網環境中，存在著泄密的隱患，這主要是由于互聯網的開發性造成的。如何避免電子檔案的泄露，是現階段電子檔案管理有待解決的問題。在互聯網環境中，電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風險。常見的泄露渠道有：①通過計算機各種端口進行復制，例如USB、藍牙等；②通過網絡傳輸進行復制；③電腦病毒能夠完成對文檔的復制和破壞，例如生活中常見的木馬病毒。電子檔案的泄露對企業和單位的發展造成了嚴重影響，因此要做好電子檔案的保護工作。

2電子信息檔案管理的保密和防范工作

2．1提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認識

提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認識能夠讓其在利用檔案的時候自覺遵循檔案使用相關規定，同時了解自身的法律責任，從而自動對自身行為進行約束。因此，需要加強電子檔案使用保密措施的宣傳力度，讓檔案使用者了解哪些行為是不可取的，通過對電子檔案使用規范的學習，能夠提升使用者的保密意識。此外，還可以通過增加法律知識宣傳，提升使用者的法制觀念，有效降低檔案泄露發生率。每個檔案使用者都需要了解檔案處理和使用的程序，了解電子檔案的防護和保密措施。加強企業職員的學習力度，組織各職員進行《檔案法》《保密法》的學習。充分利用檔案管理部門人員的專業知識，開展電子檔案使用方法教學，提高職員對電子檔案保密措施的認知，有助于減少錯誤操作造成的信息泄露。

2．2提升檔案管理者的保密意識

電子檔案管理人員承擔著檔案資料管理的工作，同時又擔負著檔案資料保密和監督的工作，在檔案保密工作中具有重要的地位，其對檔案的安全具有直接影響。因此要重視提升檔案管理者的保密意識，要持續開展檔案保密培訓，時刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的專業水平，對檔案保密工作認真負責，并將其貫徹到自身的行為和工作中，同時也要加強對自身的管理，避免腦海中的秘密泄露，將保障檔案安全作為自己應盡的職責與義務。檔案管理部門更是要有效利用互聯網，加強對電子檔案的保密，通過創新管理制度和方法提升電子檔案管理效率和質量。檔案管理部門要對電子檔案進行妥善保管，定期檢查檔案有無缺損或誤差，嚴格遵循保密法的相關標準和要求，不得對外泄露檔案內容。此外，企業要落實管理責任制，負責人要對信息泄露問題負全責，有助于提升管理人員對檔案保密工作的主動性和積極性，同時結合相關法律制度制定《電子檔案使用、借閱相關知識手冊》《電子檔案保密制度》分發給企業員工，將保密工作貫穿于企業運營的全過程，做好檔案保管工作，確保電子檔案的安全性。

2．3加強電子檔案的軟硬件建設

電子檔案主要是通過服務器、軟件和網絡實現儲存、查詢和共享的，因此需要加強電子當納的軟、硬件設施的建設。傳統檔案管理方式不能適應現代電子檔案管理的需求，這主要是由于現代檔案用計算機進行管理，而計算機是由軟件和硬件構成的，每個環節都存在風險，例如錄入錯誤、分級錯誤、誤刪操作、管理人員的計算機操作水平較低、硬件設施過于陳舊、軟件運行錯誤導致資料丟失、突然斷電以及機房建設不完善等因素都會導致電子檔案泄露。此外，電腦病毒、黑客攻擊等因素會通過各種方式破壞計算機的軟件和硬件防護網絡，導致電子文檔的丟失或系統的癱瘓。因此要加強殺毒軟件的更新，關注防黑客技術的發展，避免造成企業出現較大的損失。

2．4有效運用現代先進防范技術

（1）備份技術。電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。

（2）防火墻技術。當今社會中的防火墻技術正朝著病毒預防、避免黑客入侵等方面努力。在電子檔案管理系統和機房安裝防火墻產品。從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。

3結語

與傳統紙質檔案相比，電子檔案在保持、搜索、修改和查詢等方面具有較好的應用效果；并且能夠通過網絡實現資源共享，提升了檔案的利用率，有助于降低生產成本。但是電子檔案的保密工作一直是現代企業關注的重點。

參考文獻：

［1］沈彥．淺議電子文件及電子檔案管理［J］．企業導報，2010（4）：190.

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    目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業的辦公帶來了巨大的變革,使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看,電子信息檔案并不全是優化,它也有自己的不足,比如與傳統的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致企業的數據被盜,所以,企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。

    一、避免風險的措施

    提前預防,在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式,也是最經濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理,來保證內部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施,而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術,新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼,這是現代操作系統最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設置后,要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

    2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控,而無關的人員沒有權利操作系統等。

    3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內,企業尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

    二、緩解風險的措施

    電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內,那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險,那么不管是什么情況,企業都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關鍵的。

    三、分散風險的措施

    在電子信息檔案管理中,還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略,所謂轉移策略實質上是一種風險的分散,即把風險轉到其他的地方,以此來把已經存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進,創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外,還可以與網絡供應商互相協調,讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

    四、評估風險的措施

    當風險來臨后,企業最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內,還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上,探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是:發生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業管理者要樹立風險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點,如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制,這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于,許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環節的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風險能夠及時發現,并把其扼殺在萌芽狀態,對于已經發生的風險要積極采取措施,力求使風險造成的損失最小。

    簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風險的警覺度,把預防風險看做所有工作的重中之重,積極制定風險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。

    參 考 文 獻

    [1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。 

1 檔案管理現代化和電子化發展的必要性 

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。 

3 單位檔案管理現代化和電子化發展策略 

信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養 

檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化 

在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構建檔案管理網絡系統 

在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。 

4 結 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻 

[1]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場，2015（28）. 

[2]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智，2014（36）. 

[3]李麗鑫.淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J].城市建設理論研究，2015（21）. 

[4]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012（2）. 

篇6

一、學校學生電子學籍檔案管理的優點

首先，傳統的學籍檔案管理模式是完全依靠人力，學籍檔案管理人員要負責學籍檔案的抄寫、分類、統計、存儲等，而這些環節的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導致學籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導致學籍檔案管理工作出現紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學籍檔案管理模式就可以規避這些問題。電子學籍檔案管理模式是通過采用現代化信息技術快速而又高效地完成學籍檔案的收集、分類、存儲、統計以及查閱等環節，從而實現學籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統的學籍檔案管理模式具有不可比擬的優越性。其次，電子學籍檔案管理是通過文檔的形式來對學生學籍檔案進行存儲。當前學校學籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩定性高、受外界環境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質學籍檔案的存儲。因為紙質學籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環境的影響，同時也容易被人為地損害，而電子學籍檔案就能很好地規避這些問題。最后，電子學籍檔案管理模式可以通過加密、授權限制等各種科學手段來保證學籍檔案的安全性，而這些是紙質學籍檔案無法做到的。所以，電子學籍檔案在方便學校學生及管理人員檢索和查詢學籍檔案的同時也可以通過信息技術的利用來為學生的學籍檔案管理增加安全系數，防止學生學籍檔案信息被惡意篡改，給學生和學籍檔案管理工作造成損失。

二、當前學校電子學籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學校學生數量越來越龐大，就業競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學校對學生學籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學籍檔案管理發揮著非常重要的作用。但是根據具體情況來看，電子學籍檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張學籍檔案相比，具有更大的風險性。電子學籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子學籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低。傳輸安全性也就是網絡安全性，網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定。

如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致學生的數據錯誤或被盜，所以，在使用電子學籍檔案時一定要注意信息的準確性及安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學生電子學籍檔案管理風險的規避措施

首先，針對于學生電子學籍檔案存儲的不安全性，管理人員應該采取相應的措施來提高存儲設備的安全系數，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現學籍檔案存儲設備的專機專用來保護相關文件數據不被損害。同時，管理人員應該定期對電子學籍檔案的存儲設備進行更新升級以及對電腦系統存在的漏洞進行定期修復，以此來提高電子學籍檔案管理的安全性。而針對電子學籍檔案存儲數據的不完整性和存儲設備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規范自己的操作、增強自身的職業道德素質來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學籍檔案進行備份來減少因數據丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設備的更新換代以及對其使用后進行及時修復等措施來實現。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術來有效地規避電子學籍檔案管理過程中存在的種種風險。學校學籍管理部門主要是管理學生的學籍檔案，所以，技術人員可以利用信息技術對學生的信息系統采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴格加密的雙加密模式，公開加密用于學籍文件的發送，而嚴格加密才用于學籍內容的接收，這樣就可以保證電子學籍檔案內容的高度安全，維護學生的利益。除此之外，技術人員還可以對學生電子學籍檔案系統設定身份驗證，以此來控制學生電子學籍檔案的訪問權限。這也是規避風險的措施之一。

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一、企業檔案管理電子化的現狀以及存在的問題

1.大多數企業雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態,檔案管理電子化處于有名無實狀態。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數量的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統的計算機知識,操作技術不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統不能很好結合,影響了企業檔案電子化管理的進程。

二、出現以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業對檔案管理電子化的發展趨勢沒有迫切的認識。不少企業領導和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業檔案管理仍停留在管好紙質檔案上面,不想推進檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設備。長期以來,企業的電子設備大都配備在辦公、生產、技術部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統,即使有關部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現電子化管理。

3.國家對企業檔案電子化缺少有效的政策和指導。如企業在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產成本政策;國家檔案建立合同網絡,聯網利用;鼓勵企業檔案電子化利用;開發適合企業檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認識,加強檔案管理人員業務知識培訓,提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業檔案電子化管理的作用

1.有利于企業檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復制,有利于長久存檔。

2.有利于企業對檔案的利用和技術開發。企業檔案實現電子化后,對需查閱檔案的管理、技術人員實行分級授權,在網上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術人員到檔案庫房查閱、摘抄、復制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術開發工作。

3.便于各相關部門的技術交流。過去,各相關部門間的數據交流,技術人員要帶上大包小包的技術資料,攜帶難度較大。實現檔案電子化后,技術人員只需帶上事先下載好的數據資料,用什么資料就從電腦里調取什么資料。

四、如何促進企業檔案電子化管理

1.企業領導、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識化的檔案管理人員。企業要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數碼知識、網絡知識的年輕人員。有了具備現代化、知識化、高素質的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。

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在檔案管理工作中，傳統的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當前的檔案資料多為紙質檔案材料，在傳統檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復雜。在傳統的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統檔案管理方法是一種紙質化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關工作的正常開展。

二、檔案管理方法現代化解析

在信息時代的今天，要注重運用現代化的檔案管理方法，充分發揮檔案信息的作用，發揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展。科學技術的快速發展，為實現自動化、網絡化、數字化以及智能化的現代檔案管理方法提供了技術條件，現代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發展，使檔案管理工作有效開展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實現檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統的紙質化檔案管理方式轉變成無紙化檔案管理方式，通過網絡技術運用，并建立檔案信息數據庫，實現檔案的管理。并運用計算機技術，通過檔案信息數據庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用。現代網絡技術以及計算機技術的普及與發展，為虛擬化的檔案管理方法的實現提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網絡互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯網進行管理，利于檔案信息資源共享的實現，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優勢，在檔案管理中，可結合實際加以推廣運用。

（二）強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化

現階段，信息技術快速發展，計算機局域網得到廣泛的應用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯網的接入，從而使檔案管理出現了檔案文件與網絡隔離的現象。但在當前時代下，網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。

（三）運用數字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數字化的檔案管理方法主要是指通過現代電子技術（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現檔案資料從紙質化到電子文檔的轉變檔案管理方式。現代數碼影像技術以及縮微攝影技術（在縮微品上將紙質文件制作成電子文件）的全面發展，從而為實現檔案管理的數字化提供了技術支撐。運用數字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統紙質檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產生的庫容壓力。尤其是將現代計算機技術、數碼影像技術與縮微技術進行結合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。

（四）實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能

隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，除了膠卷、圖片以及紙質等傳統檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。

綜上所述，傳統的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現代化的檔案管理方法，實現檔案管理的虛擬化、網絡化、數字化以及智能化已成為檔案管理的必然發展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現代化建設服務。

參考文獻

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[4] 李有生.檔案管理現代化建設的措施[J].黑龍江史志，2010，（7）：31，34.

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一、電子檔案管理系統研究的背景

信息化技術的發展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求。現階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產生或者已經產生的各種形式的檔案，如紙質形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統的檔案類型已經逐漸向電子檔案形式轉變，而現在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統已經是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發展的關鍵。而現如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統設計和實現的必要性。

二、現階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發工作一直在持續進行著，但是由于傳統檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統管理方法向新電子檔案管理上的轉變還需繼續進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現存的軟件大多還是應用于對傳統紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統檔案的差異性，沒有創新檔案管理方法，而電子檔案管理系統在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化。【2】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。

三、電子文件檔案管理系統

電子文件檔案管理系統的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經說明電子檔案的兩種形式，自動化產生而成和由紙質檔案發展而成，自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質檔案管理上的差異性也說明了傳統檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統設計上也需要根據電子化檔案的特點，進行合理的設計。【3】

電子文件檔案管理系統業務流程設計

收集模塊。電子文件檔案管理系統的首要環節就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統中的收集器開展收集工作。

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隨著時代的進步和科學技術的迅速發展，現代疾控檔案管理在很多環節中都逐漸代替了傳統的檔案管理方法，使得檔案管理的效率得到了極大的提高。計算機的普及，使得文檔一體化管理成為了現實，同時，傳統的疾控檔案管理方式因為各個業務時間的先后順序，效率大幅度降低，而用計算機操作可以將各個業務實現緊密連接，節省了大量的時間，顯著提高的檔案管理工作的效率，并且質量也得到了極大地保證。

更重要的是，傳統的檔案管理工作，必須將檔案的文字、圖片、聲音、視頻、等信息分開處理，在調查檔案時，還需要將各個儲存的內容對應起來，造成了人力物力時間等方面的浪費，而運用多媒體技術可以將圖像、照片、錄音、錄像等信息進行綜合處理，隨時查詢各種檔案信息，檔案信息處理的效率明顯加強。除此之外，積極的運用互聯網進行檔案管理也可以帶來極大的便利，如網絡技術和虛擬技術的運用大大簡化了傳統的檔案收集，歸檔等環節的操作，檔案管理更加方便快捷。

傳統的檔案都是紙質的，保密措施相對來說是很簡單的，只要檔案信息的載體紙張不被損壞，看守檔案的工作人員盡職盡責，遵守自己的職業道德，保護檔案載體，就可以使檔案信息不被泄露，安全性還是很高的。而疾控檔案管理引進現代化技術之后，檔案信息都被儲存在電子計算機中，由于電子檔案自身所具備的特點，檔案的安全性是毋庸置疑的。但是，在疾控檔案的管理中引入網絡系統，檔案館中最重要的就不是館內的各種計算機硬件，而是儲存在網絡中的數據，如果網絡中的數據泄露或者丟失，那么用網絡管理數據也就是一個笑話，現在大眾普遍使用的網絡安全技術主要是防火墻，網絡文件備份，網絡防病毒技術等，有效的保證了網絡中數據的安全。

二、疾控檔案管理方法的現代化

眾所周知，現代信息化技術實際上就是數字化技術，疾控檔案管理的信息化技術就要求檔案的管理方法和企業的管理模式隨之進行相應的改變。隨著現在科學技術的發展特別是步入二十一世紀以來，生產和管理活動的發展、辦公室自動化、信息技術的廣泛應用，使得疾控檔案管理工作邁上了一個完全不一樣的平臺，同時，檔案管理的方法也隨之發生的巨大的改變。

1.不同模式下文檔歸檔的方法

很多人都知道，電子文檔的歸檔活動分為兩種，一種是在電腦單機的環境下形成的電子文檔，它的工作方法和傳統的紙質檔案文件相差不大。另一種是在電腦聯網的情況下，計算機存儲形成的電子文件，就是由電腦的網絡系統自動完成的積累，然后形成與之相匹配的電子檔案數據庫。同時，計算機在聯網的時候生成的電子文件可以隨時辦理隨時歸檔，只要辦理完畢系統就會自動生成電子文檔的邏輯歸檔，大大縮短了檔案交接需要的時間，同時也減輕了工作人員的工作量。除此之外，疾控檔案文件各個環節之間的之間的界限已經很模糊甚至已經趨于沒有，疾控檔案管理也不僅僅是簡單的從文件檔案轉換為檔案了，然后再形成文件，而是變成了在文件設計的時候的積極地設計將檔案管理融入系統設計之中。

2.檔案整理工作新模式