導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案智慧化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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實現智慧化的城市服務和管理，是21世紀初以來在全球開展的未來城市的新實踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網絡環境、無所不包的海量數據環境與共享、無所不容的業務管理和服務模式。隨著國家大數據戰略的實施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們越來越近，也給數字化檔案管理新的機遇和挑戰。本文僅從幾個方面進行論述。

一是數字化檔案實現資源共享，消除“數據鴻溝”，推進智慧城市建設。前些年，很多城市規劃管理的各類材料均以紙質文件為主，即使各經辦人有電子文件，也無統一標準，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴重的信息孤島和數據鴻溝。為了不斷推進規劃管理向便捷化、數字化、精細化、高效化發展，確保實現城市規劃系統業務檔案和圖形數據的資源共享。在規劃管理信息平臺應用之后，首先，項目從報建開始到審批結束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業務檔案的累積，使這些數字化檔案成為運用高科技手段服務智慧城市的點睛之筆。用戶在系統中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統內總規、控規、專項規劃、規劃審批紅線等空間數據進行梳理，制定各類標準，建立更新機制，實現統一建庫、管理與一張圖應用，解決了數據版本混亂、信息孤島問題，為規劃編制審批和管理提供了科學可靠的圖形支撐。信息技術普遍在規劃部門的應用，促進了“智慧城市”建設。

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⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會議紀要、報表、計劃、總結等），具有保存價值的，均屬文書檔案。

⒉各部門應指定專人負責收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個人處。

⒊各部門要積極配合檔案工作，主動提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時整理與年終統一歸檔相結合，便于保管和利用。

（二）工程建設檔案

⒈工程建設過程中形成的有關材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設計、施工、監理技術文件材料以及竣工圖等竣工驗收文件材料等），具有保存價值的，均屬工程建設檔案。

⒉工程部要協調、督促好工程建設單位嚴格執行《市城市建設檔案管理辦法》等相關法律、法規。

⒊凡城北城市建設開發投資有限公司實施的工程建設項目中形成的建設檔案，由工程部負責收集、整理、歸檔。待工程竣工驗收合格后移交市城建檔案館。

⒊其他納入管理的各建設單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對其進行協調、指導、督促，以保證工程建設過程中資料的收集齊全。待工程竣工驗收合格，工程部應及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（三）拆遷檔案

⒈在拆遷工作中形成的有關材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關材料、被拆遷房屋評估報告、拆遷情況總結、拆遷結案表、決、強制拆遷的有關文件等），具有保存價值的，均屬拆遷檔案。

⒉由城北房屋拆遷有限公司實施的拆遷項目中形成的企業、居民等拆遷檔案，應由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統一保管，待工程全部結束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。

⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項目，由拆遷部指定專人定期指導、協調、督促，以保證拆遷過程中資料的收集齊全。待拆遷項目完成并驗收合格后，拆遷部應及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（四）聲像檔案

⒈指揮部在各種會議及大型活動中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價值的，均屬聲像檔案。

⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協調，委托市城建檔案館拍攝、制作。

⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。

（五）財務檔案

⒈財務部在日常工作中形成的財務資料（如憑證、帳簿、報表、合同協議等），具有保存價值的，均屬財務檔案。

⒉財務部按會計檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時報送檔案室歸檔。

二、檔案的利用

⒈為防止檔案的失泄密現象發生，凡查檔案者，必須嚴格履行借閱手續，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時，應辦理手續，并限期歸還。

⒉借閱有密級的檔案，須經領導批準，并登記備案。

⒊借閱檔案須嚴守機密，愛護檔案。不能私自拆卷、抽頁、涂改，應按查閱內容利用檔案，不得轉借他人。凡抄錄、復印、拍照檔案材料，須經領導同意。

⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應統一交至文印室銷毀。

三、檔案的保管

⒈加強對永久、長期檔案的科學管理，嚴防潮濕、污染、霉爛、蟲蛀，最大限度地延長檔案壽命。

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隨著國家相關部門對職業病統計重視程度的不斷提高，職業健康監護檔案的管理也引起了各企業領導部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當，從而導致此方面的管理水平下降，健康監護檔案的作用無法得到充分發揮。然而，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，也給企業的職業健康監護檔案管理工作帶來的福音，使其實現了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監護檔案計算機單機管理的作用與局限性

縱觀我國職業健康監護檔案管理工作的開展來看，大致經歷了3個發展階段，即全紙質管理階段、計算機管理階段和網絡信息系統管理階段。作為全紙質管理階段向網絡信息系統管理階段的過渡期，計算機單機管理階段在檔案管理發展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監護檔案計算機單機管理的作用與局限性進行簡要分析和探討。

1.監護檔案計算機單機管理的作用

計算機單機管理與傳統的全紙質管理相比，在硬件設施上得到了很大的提升，實現了部分環節的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數據庫索引系統是1999年開始應用的管理方法，該系統將1976年以來的數以萬計的監護檔案錄入計算機，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎上用數據庫命令來進行條件索引，方便使用者對所需的檔案進行查找，索引的關鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質檔案資料的調閱、對勞動者健康情況變化進行動態觀察等。除此之外，使用者若想將該系統中的體驗人員的一般情況批量導出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監護檔案計算機單機管理的局限性

計算機單機管理雖然在一定程度上實現了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機技術可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監護門診進行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監護門診中，導致人員擁擠，目前，監護門診環節已經成為了體檢中最受關注的問題；（3）在體檢之后，企業健康監護檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現由于人工失誤而導致的差錯出現，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機管理，所以醫生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數據庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質檔案里查詢到；（5）監護檔案計算機單機管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環節核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現象發生。

二、職業健康監護檔案信息化管理的優勢

在信息技術不斷發展的今天，信息化管理已經成為了職業健康監護檔案管理的必然趨勢。與全紙質管理和計算機單機管理相比，信息化管理具有諸多優勢，主要體現在以下幾個方面：

1.全面提升了職業健康監護的工作效率

自從信息化管理系統研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機單機管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優勢更為明顯：（1）改變了傳統全紙質管理模式，使得檔案的存放空間進一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節約；（2）體檢流程得到了優化，體檢人員在領取到體檢任務之后，需要前往不同的科室進行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達到各個科室內，以此來有效防止冒名頂替的問題發生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設備的應用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關的檢查結果的整理和錄入，直接由負責檢查的醫師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結果的準確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸到信息化系統中，受檢者的一般信息和歷次體檢結果完整保存并動態續加新內容。

2.信息化管理符合職業健康監護的工作要求

對于為企業提供職業健康監護技術服務的衛生部門來說，其主要任務就是對出具的個體報告進行統計和保管。在信息化管理系統模式下，職業健康監護工作應該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據自己的權限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統自動生成的，具有極強的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導致的檔案資料不連貫的問題發生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進行存檔，不能對其進行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴謹、客觀和真實性，達到了維護勞動者和企業雙方權益的目的。

3.對檔案室工作人員的業務素質提出了新要求

與傳統的全紙質檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業務素質也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進行整理和統計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業單位批量在崗定期體檢，依據監護醫師制定的體檢項目方案，轉化為信息系統里新的體檢計劃分組，對體檢名單進行分組之后，將其編號后導入管理系統中。再次，動態掌握體檢進度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業，以便企業督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業病危害因素類別，根據職業病危害因素選擇相應的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結語

綜上所述，職業健康監護檔案管理是企業發展中的一項重要管理工作，是企業對員工身體健康狀況進行全面了解的重要依據。近年來，隨著計算機技術和網絡技術的不斷普及與推廣，實現健康監護檔案管理信息化也成為了企業發展中的一項重要工作。實現管理信息化，不僅可以提高健康監護檔案的利用率，將其作用最大限度的發揮出來，而且還可以從整體上提高企業的管理水平，更好的促進企業的可持續發展。

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Abstract: Longhua County Archives comprehensive management of soil and water conservation engineering as an important part of project construction, operation management period, in the engineering construction, repair management, production, maintenance and scientific research work has played an important role in ensuring the steady progress, the comprehensive management of soil and water conservation project, has accumulated some management experience in engineering information network, the popularity of digital aspects.

Keywords: comprehensive management of soil and water conservation; archives management

中圖分類號：TV 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

水土保持綜合治理工程具有工作面多，一次建設，長期使用的特點，自2000年以來，隆化縣累計實施小流域綜合治理工程22條，276平方公里，41萬畝，在建設過程中，形成大量由建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料等組成的信息和文件，并歸類于工程科技檔案，這些檔案材料全面反應了水土保持綜合治理工程建設各個階段的詳細情況。水土保持綜合治理工程檔案作為工程建設期、運行管理期的重要組成部分 ,不僅在工程建設、維修管理、生產使用、日常維護和科學研究工作中發揮了重要作用，其對新建水土保持治理工程的借鑒和指導意義更加不可忽視，隆化縣在做好水土保持綜合治理工程檔案管理工作，確保水土保持綜合治理工程的穩步推進，實現工程檔案資料網絡化、數字化的普及方面積累了一定的管理經驗。

一、領導的重視與支持是做好水土保持檔案管理工作的關鍵

隆化縣水務主管部門將水土保持檔案管理工作納入工程管理的全過程，按照統一領導、分級管理的原則，健全檔案管理體系，使檔案管理科學化、規范化，確保了工程檔案的安全和有效利用。

1.提高對檔案管理工作重要性的認識。

在工程規劃起步階段即加強對工作認員的教育引導，強調水土保持綜合治理工程檔案是在水土保持綜合治理工程建設全過程中直接形成的、具有保存利用價值的各種形式和載體的原始記錄，做好水土保持綜合治理工程技術檔案是水土保持綜合治理工程建設重要基礎工作的組成部分。

2.建立檔案領導責任制。

為進一步加強全縣水土保持綜合治理工程檔案管理工作，縣水務主管部門建立以分管工程負責人為第一責任人的項目檔案領導責任制，對工程檔案工作負全責。

3.健全檔案管理工作保障機制。

明確要求各項目單位確定工程檔案歸口管理部門，大力保證工程檔案工作所需的資金、設施和設備的投入，逐步采用電子計算機、數碼相機、攝像機等先進技術，實現檔案管理現代化。同時，要配備能力強、業務素質高的管理人員，負責工程檔案材料的收集、整理、鑒定、保管及提供利用等工作。

二、規范化的檔案管理是提高檔案管理水平必要條件

1.健全檔案管理制度。

為不斷促進水土保持綜合治理工程檔案管理工作的規范化建設，提高工程檔案管理水平，縣水務主管部門將工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工程管理程序，列入有關部門和人員的職責范圍，在編制水土保持綜合治理工程規劃及實施方案時，將工程檔案的建立與管理作為重要內容納入規劃或方案中，先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項制度。

2.明確檔案工作職責和任務。

工程技術人員要及時整理在工程實施過程中形成的有關材料，及時向所在單位檔案管理部門移交。歸檔時按照國家有關要求對歸檔文件材料進行加工、整理，保證歸檔文件字跡工整，圖樣清晰、簽字手續完備，圖片、照片等配以文字說明，并將歸檔材料相應的電子文件一并移交檔案部門，產生電子文件的軟硬件環境及參數符合有關要求，使水土保持綜合治理工程檔案材料的形成、積累、收集、整理有據可依。

3.完善檔案保管借閱辦法。

按照檔案管理要求，制定了水土保持綜合治理工程檔案分類方案、保管期限，建立了檔案借閱登記薄，并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，保持了檔案的真實性、連續性和完整性，保證了檔案查閱工作的方便快捷。

三、強化檔案驗收是提升檔案管理質量的重要保障

1.明確驗收標準。

對于工程建設檔案按照規定實行專人專柜管理，建立檔案管理制度，并對每一工作環節的技術資料妥善保存，及時歸檔，確保檔案材料的完整性。檔案內容要齊全，要能夠全面反映項目實施的整個過程，無論是項目可行性報告，規劃設計及工程預算編制方案，還是反映任務來源及工作部署的文件、合同書文本、工程建設日記和備忘錄、技術成果、工程建設月報表、成本報表、技術鑒定報告、工程質量檢驗資料、會議紀要和工作總結、竣工驗收等均收集整理齊全完備。特別是項目施工全過程的影像資料，每個項目都要有完整的影像集，真實反映項目建設的全過程。

2.加強驗收工作的組織管理。

在組織對水土保持綜合治理工程進行峻工驗收時，按照規定有檔案管理部門派員參加，確保工程與檔案同步驗收。對工程檔案的驗收，由檔案驗收小組進行，檔案驗收小組由上一級水務主管部門會同同級檔案行政管理部門共同組成。在對有關工程進行檔案驗收時，檔案驗收小組依據驗收結果形成書面意見，檔案驗收意見體現在竣工驗收鑒定書中。有關部門進行工程質量評估時，對于檔案材料不能達到完整、準確、系統要求，或在規定期限內未完成歸檔任務的工程，不得評為優質工作，也不得申報有關獎項。

四、現代化的管理是保障檔案管理與時俱進的重要舉措

1.提升管理人員素質。

隨著水土保持綜合治理工程的持續深入開展，檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多，縣水務主管部門通過組織專業培訓不斷強化工作人員管理意識，要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

2.充分利用現代科技。

利用電子計算機技術在檔案管理中的運用，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，改變了以前檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主的方式，逐步實現了工程檔案的數字化和網絡化管理，提高了工作效率。

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智能化信息技術的發展，讓人們進入智慧時代，讓高科技無處不在。借助智慧科技，人們的生活變得更加快捷，工作效率有了明顯提升。目前，國內外都開始嘗試智慧檔案館的建設，以實現對檔案信息精準的利用與開發，智慧檔案館勢必是未來檔案館發展的方向。所以，做好智慧檔案館建設理論方面的研究，有著非常重要的意義。

1 智慧檔案館的概念與特性

智慧檔案館指的是智慧管理技術應用的檔案館。從功能的角度來看，智慧檔案館屬于數字檔案館的提升與發展，是基于智慧技術的信息化檔案館形態，在已經擁有數字檔案館的功能基礎上，應用智慧管理技術，確保其功能能夠更加智能與智慧[1]。

智慧n案館的智慧，并非是在管理當中擁有人類的思考、理解或者是決策的意識，而是智慧檔案館的信息系統能夠根據預設的流程和模型，從而進行自主的感知、分析信息、記憶、識別，從而做好控制運行、評估業務、預測趨勢等一系列具體人類思維特性的行為，從而完成相應的檔案工作任務。因為智慧檔案館本身的智慧特性，同時只能夠采取數據分析的行為，所以，在能力方面還達不到替代檔案人員的程度，所以，只能夠滿足“智慧”，而不是兼顧“智慧”與“能力”的“智能”層級。

要實現智慧檔案館的基本功能，首先需要對“智慧”這一特點加以關注，在全過程的檔案管理中，始終需要將智慧化這一發展目標完全體現出來，從而實現檔案的智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧服務等功能。通過這些功能，不但有利于檔案管理效率的加快，同時也可以實現檔案管理的智能化。在檔案管理的整個過程之中，想要將智慧檔案館的基本功能實現，必須要從檔案剛進館開始直到存儲利用，全過程地建立相應的管理系統，實現全方位的檔案管理，這樣才能夠加快檔案智慧化管理的進程。只要能夠有效的控制檔案的全過程管理，就能在現有資源合理利用的基礎上，實現檔案管理的可持續發展。

2 智慧檔案館與數字檔案館的比較

（一）先進科技

智慧檔案館和數字檔案館都屬于信息技術下的產物，從根本上來看，數字檔案館的技術基礎更多是為了滿足傳統檔案館信息化的要求。所以，數字技術才是數字檔案館的核心。運用數字技術管理的數字化檔案資源，缺少彼此之間的聯系，對于反饋檔案管理工作的作用不大。而智慧檔案館的核心是感知技術，主要是通過自動控制技術、物聯網以及云計算等實現智慧化的服務和管理。當然，數字檔案館的數字技術也不能拋棄，可以成為智慧檔案館建設的前提條件和技術支撐[2]。

（二）服務為先

數字檔案館的對外服務僅僅局限于在線檢索、在線咨詢以及在線查檔等業務。在應用的設置上，更多是基于檔案館自身來進行的，很少能夠融入公眾的實際需求。所以，基于用戶為中心的知識服務才是檔案管理工作開展的基本，這也成為智慧檔案館建設的目標之一。為了，就需要圍繞利用者，結合云計算，開發多渠道、多平臺的應用系統，同時在配合上數據挖掘的運用，預測需求導向，做好利用者實際情況的分析，從而實現用戶的個性化服務；最后，值得一提的是，雖然通過運用數據挖掘技術，可以分析并預測用戶瀏覽記錄和IP地址等，獲取擁有價值的隱藏信息，但是就檔案工作者而言，提升信息能力和信息素養，才是解決服務為先的突破口。

3 對智慧檔案館未來發展的思考

（一）整合資源、便捷服務

傳統模式下的檔案資源服務是基于用戶主動提出需求，然后由檔案館根據用戶的需求來提供檔案資源，其服務過程中是從檔案館到用戶的單一傳遞模式，更多關注的是館藏。隨著檔案館藏之中各類數字資源占據的比例逐漸升高，用戶個性化需求也在逐漸增多，智慧檔案館需要通過數據挖掘、信息集成以及數據分析等一系列的方式，整合豐富的數字檔案資源、元數據資源以及網絡資源，從而提供多樣化的用戶信息服務。這種功能就是通過智慧檔案館的資源發現系統得以實現的，該系統的應用能夠對數字檔案資源進行充分合理的整合，同時，對檔案系統內部的不同服務平臺也能夠實現相互的融合，從而打造智能化檔案數字資源獲取同服務功能之間的相互融合，最后再通過一站式的服務平臺，就能夠讓用戶獲取全方位的數字檔案資源需求。

（二）移動互聯、泛在服務

隨著移動網絡技術和信息技術的不斷發展，檔案館的服務對象、服務內容以及服務范圍、服務技術和服務空間都得到根本上的變革。智慧檔案館利用物聯網、無線寬帶網、物聯網以及移動通信設備，從而為用戶提供一個檔案信息的服務環境。目前，作為覆蓋人群，使用方便的移動終端，因為其不受時空限制，使用便捷的特點，逐漸成為人們信息獲取最重要的工具，無論是在任何地點、任何時間，用戶都可以采取多種方式來發現信息并獲取信息。智慧檔案館的服務屬于一種無縫的、動態的、交互式的信息傳遞以及知識傳播，將智能移動終端、數字電視以及計算機作為傳播媒介，最大限度的提供用戶快捷、方便、無障礙的檔案信息服務以及資源服務[3]。

（三）知識組織、智能服務

未來的檔案館服務所面臨的問題并非是用戶增長需求和檔案信息資源的匱乏之間的矛盾，而是檔案信息資源的無序、泛濫以及存在用戶之間的選擇與獲取矛盾等一系列的問題。作為檔案館，就應該提供更方便、更準確、更人性化的服務。作為智慧檔案館，需要做好現有檔案管理系統以及服務系統的升級與完善，這樣才能夠形成新一代的檔案館服務系統，這一系統最主要的功能表現在：第一，全媒體資源管理能力。傳統模式下的檔案管理主要對象是紙質館藏，但是新系統的出現，除開紙質館藏繼續支持之外，還將數字館藏生命周期管理納入其中，形成了電子資源的管理系統，從而將其進化成為統一的資源發現系統，這樣就能夠滿足智慧檔案館的發展要求，同時還能夠為檔案業務管理以及信息服務提供資源管理的平臺。第二，全網域的資源挖掘能力。傳統模式下的檔案管理系統，是將檔案館的業務管理作為其出大點，更加看重流程的規范化，檔案的檢索系統能夠提供讀者主要的工具，而新系統主要是基于用戶的需求來進行設計，強調的是檔案資源的統一揭示以及檔案資源的挖掘能力，當然，不僅僅是館藏資源的發現，更多的是對用戶需求有著直接關聯的文獻資源以及網絡資源的發展。第三，智慧化的服務能力。傳統的檔案服務系統的設計都是為了滿足用戶實際的需求，但是新系統則是通過數據技術以及RFID技術，從而實現對用戶需求的智能服務、自動感知，這一個系統會實現用戶需求與資源組織之間的動態關聯，從而為用戶提供一個智能化、個性化以及自動化的服務模式。

4 結語

總而言之，隨著檔案的信息化發展，智慧檔案館已經成為必然產物，屬于檔案館更為高級的形態。建設智慧檔案館是一個長期而又復雜的過程，面臨著很多技術與非技術問題。當前的智慧檔案館建設仍然缺乏理論研究和法律規范，更急需加強頂層設計和政策支持。在今后的智慧檔案館建設中，還需要以研究來配合其發展，才能夠實現智慧檔案館的真正進步和健康發展。

參考文獻

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關鍵詞 檔案管理；智慧；信息化

互聯網的飛速發展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢。

一、新技術發展與數字檔案館的局限性

數字檔案館的產生，解決了傳統檔案存儲的很多問題，比如存儲的數量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現真正的革命，只是依托信息化實現了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數字檔案館相比傳統檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數字檔案館信息資源受到傳統檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數字化的檔案信息，還有原生態的電子檔案。難以突破傳統檔案館既有的局限性。

解決這個問題需要新思路，還需要研發新技術。檔案部門在鞏固數字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯網等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。

二、智慧檔案的服務方向

智慧檔案館是在互聯網、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎上，利用現代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，把物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡都聯通起來，并時時采集檔案的環境信息、檔案變化的動態信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現智能服務。

這里能最大化地發掘數字檔案的資源和傳播優勢，在數字檔案館信息化的基礎上，運用更發達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。

三、智慧檔案管理的特點

智慧檔案館的智能化，不僅要在數字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯網和檔案實體聯系起來的同時，也需要對檔案內容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內容的感知，通過識別數據，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態。

（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規范也不是很完善，沒有統一的標準和規范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻：

[1] 許德斌. 智慧城市新環境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

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2008年，IBM提出重大社會發展理念：“智慧地球”。認為世界的本質和變化，在未來是能夠被感應和度量的。所有事物、流程、運行方式都將實現更深層次的智能化，整個世界正在向著全面互聯互通的趨勢發展。2010年，IBM又提出了“智慧城市”愿景，指出智慧城市是智慧地球的一個核心要素和突破口，是智慧地球落實到實際區域的做法。所謂“智慧城市”，是新一代信息技術支撐和下一代創新（“創新2.0”）環境下的城市形態。具體而言，智慧城市是通過信息化技術取得良好效益的一種城市形態，它著眼于城市發展的總體效果，反映了社會對未來城市知識化、信息化、高效益的一種愿望。其核心特征是信息資源作為一種重要的生產要素，成為推進經濟和社會發展的一個重要驅動力。在城市建設實踐中，“智慧城市”以物聯網等新一代信息技術應用為基礎，為城市公共管理服務、城市產業持續發展等城市綜合規劃提供新的發展模式。在實踐中，智慧城市利用信息社會的發展，抓住城鎮化、信息化、市場化、國際化的新形勢，以人為本，促進城市全面、協調、可持續發展，為城市實力與綜合競爭力的提高提供了戰略制高點。

1.2國內智慧城市發展現狀

目前，中國幾乎所有的一線城市、50%的二線城市已提出了建設智慧城市的構想，部分三、四線城市也喊出了創建智慧城市的口號。迄今為止，全國開展智慧城市建設的城市總數已超過150個，投資規模超過1.1萬億元。截止2013年1月，住房建設部確定首批國家智慧城市試點共計90個，其中地級市37個、區（縣）50個、鎮3個。北京、上海等城市也都提出了一系列推進智慧城市的建設的方案，將加快城市數字化、網絡化、智能化作為智慧城市建設的主要推動力，努力把信息化提升到新的高度。

2智慧城市對檔案信息化的影響

智慧城市的建設如火如荼，身為智慧城市中不可或缺的部分———檔案館，它的建設也面臨著巨大變化，同時也蘊含著機遇。智慧城市中，信息存儲與呈現形式的多樣化，使得檔案不再以單一紙質形式展現，電子檔案數量將急速增長，檔案類型更加錯綜復雜。

2.1海量數據涌現

在移動互聯網、物聯網等網絡技術的催生下，大數據時代翩然而至。大數據具有數據量大、類型眾多、生成速度快、價值巨大但密度低等特點。據統計，目前檔案館中采集到的電子數據很大一部分是非結構化和半結構化數據。而檔案是人們在以往歷史活動中形成的具有保存價值的原始記錄。在智慧城市建設中，各行各業由于電子信息化所產生的大數據，也包含著能夠收錄為檔案、具有價值的數據。大數據與信息化的洶涌而至，使檔案館陷入了迷茫，由于檔案館信息技術水平和軟硬件設施配備有限，檔案館在處理電子信息，進行檔案信息化工作時，時而發生“信息庫存”過多，處理不及時甚至無法處理的現象。

2.2信息技術處理難度增加

智慧城市概念的提出和建設，給予了物聯網、云計算、大數據處理技術、4G通信等新興技術用武之地。智慧城市，其借助新一代信息技術，通過互聯化、感知化、智能化的方式，將城市中的物理基礎設施、信息基礎設施、社會基礎設施連接起來，成為新一代的智慧化基礎設施，為各產業發展提供設施基礎。這就意味著，無論何種產業，在運作和發展過程中都將會產生大量的檔案文獻，有時，由于各系統、各領域之間的交錯，以及不同行業間信息技術的錯綜復雜，都為未來檔案館的檔案信息化工作增加了難度。智慧城市中的檔案館，擔當著歷史記憶的重任，更有記錄重要信息知識的職能。因此，如何利用各類新型信息技術，處理檔案信息化問題是檔案館各部門與系統需要努力的方向。

2.3服務方式轉變

目前，有兩種驅動力推動智慧城市的逐步形成，一是以物聯網、云計算、移動互聯網為代表的新一代信息技術，二是知識社會環境下逐步孕育的開放的城市創新生態。前者是技術創新層面的技術因素，后者是社會創新層面的社會經濟因素。智慧城市建設，使得檔案館的檔案信息化工作，從以面向檔案實體保管為重點，轉向面向電子檔案形式為重點，從提供傳統紙質服務、到館服務，逐步轉變為提供電子化、社會化服務。同時，也促使檔案部門加快了各類檔案信息資源的采集、監控、統計、互聯和共享，將檔案服務與檔案信息化密切相連，著重對搜集的檔案信息進行智慧感知與分析，強調用戶的檔案信息電子化需求，逐步走向智慧化檔案信息化服務體系。

3智慧城市中的檔案館創新

進入信息時代以來，檔案館檔案信息化建設的核心內容主要集中于數字檔案館。數字檔案館以數字技術處理和存儲傳統載體檔案信息、原生電子檔案及其目錄信息，應用網絡傳輸技術實現檔案信息網絡查詢和傳播。數字檔案館的產生，使檔案信息得以脫離傳統載體的束縛，以數字及電子形態存儲、傳播與利用，給檔案工作帶來革命性變革。數字檔案館作為檔案信息化的開拓者，順應大勢，將檔案工作從原來的“紙質化”推向“電子化”，將服務模式由原來“封閉化記錄化”逐漸“開放化信息化”，但數字檔案館在其發展過程中也具有一定的局限性。數字檔案館在依托數字技術進行檔案信息管理的同時，存在檔案信息與檔案實體相互分離的，無法做到迅速查找與利用；數字檔案館在一定程度上，只是為傳統檔案資源建立了數字鏡像和利用平臺，無法進一步輔助檔案管理工作者進行信息分析，更好地提供用戶服務；數字檔案館中，信息的管理、服務與安全上也存在薄弱點，很難進行系統化的檔案信息化工作，而且其中一個環節有問題，便環環相扣。相比數字檔案館，智慧城市建設背景下的檔案館，在檔案信息化方面存在以下創新點。

3.1檔案信息協同性增強

智慧城市建設中的檔案館與數字檔案館的根本區別在于，前者具有檔案信息感知與協同處置的功能。檔案館運用智慧城市中先進的物聯網技術、4G通信技術等技術，構建一個能夠自動搜集與接收檔案信息內容的智能化感知系統，增加了檔案管理各環節的互聯性與協同性，進而提高檔案館檔案管理效率和服務水平。除此之外，檔案館還注重檔案資源的開發與管理，對各類檔案信息進行感知、挖掘，通過檔案管理技術人員以及智能技術軟件，將信息整理集合，妥善應用于檔案館日常管理、服務和決策中。

3.2服務水平更高

與目前的數字檔案館相比，智慧城市背景下檔案館的服務范圍因移動服務技術的使用而更加廣泛。智慧城市提供的互聯網、物聯網以及目前4G通信服務平臺，促進了檔案館在數字檔案館的基礎之上，實現隨時采集動態信息，相比數字檔案館，智慧城市中的檔案館在信息搜集和獲取、信息實時反饋和信息智能服務上，都更勝一籌，它能夠運用智慧城市背景下提供的各類信息技術和通信技術手段，對包括檔案收集、管理、利用、存儲、監督等活動在內的各種需求做出智能化響應和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了良好基礎條件，為檔案信息化的開發與管理創造了更廣闊的平臺。

3.3注重以人為本

以人為本的服務是智慧城市背景下檔案館的重要服務導向。在信息時代里，信息服務一方面可以實現信息資源的增值，提高信息資源利用率；另一方面，可以提高社會生產效率，節約生產成本，為人們日常生活提供便利。智慧城市的建設尤其注重以人為本、市民參與、社會協同的開放創新空間的塑造，以及公共價值與獨特價值的創造。在城市建設實踐中，智慧指揮中心體系，以數據信息互通互聯為基礎，運用公安應急、公共服務、社會管理等系統；數據共享平臺系統，通過網絡學校、教學資源庫、遠程數據庫等系統，來提供公共文化信息服務與智慧教育文化服務的建設；衛生服務體系，通過衛生服務網絡和衛生管理信息平臺，建立覆蓋全市居民的電子健康檔案，來提升醫療和健康服務水平。因此，智慧城市中檔案館也以做好檔案社會服務為工作根本要求，將城市建設和社會大眾視為智慧城市檔案館的服務對象，充分貫徹國家檔案局提出的“以人為本為核心，實現‘兩個轉變’，建立‘兩個體系’”的方針政策。無論是在信息收集、資源開發，還是在提供資源利用上都要充分考慮城市建設和社會大眾的需求。

4檔案館檔案信息化工作的“智慧”出路

在建設智慧城市過程中，一方面大量運行數據積累，檔案館面臨海量信息的采集、存儲、利用等一系列處理上的棘手問題；另一方面，多技術、多系統的智能兼容也會給檔案館信息文件的存儲與閱覽帶來各種各樣的復雜問題。毫無疑問，智慧城市建設給檔案館帶了機遇與挑戰。

4.1檔案信息化管理

智慧城市建設中一個最大的特點，就是其在關注信息資源的生產、積累和應用的同時，更加注重從用戶視角出發進行信息服務設計。這就對檔案館在檔案信息化服務方式上提出了更高的要求。檔案館在“三個體系”建設中，更應注重貫徹以人為本的精神，從用戶的需求角度出發，在檔案信息數字化和對電子檔案的整理、編目、挖掘工作中，都應制定一個科學化、信息化、用戶化的服務視角。智慧城市建設中另一個特點，是調動各方力量，努力通過信息化手段實現城市高效運行與發展。根據這一特點，檔案館需要在工作中進一步增強大局意識，將檔案信息化工作與國家建設、城市建設大局緊密相連，運用相關檔案專業技術，提升檔案工作的服務水平，實現檔案工作在智慧城市建設中的獨特價值。

4.2檔案資源信息化轉換與記錄

智慧城市不再滿足于通過城市信息虛擬化的靜態形式展示傳統城市，而是更加注重進一步利用傳感技術、智能技術實現對城市運行狀態的全面、實時的感知。因此，檔案館在檔案信息化工作中，注重將傳統意義上的“死檔案”通過數字化技術轉變為“活信息”。此外，檔案館應破除傳統檔案保管理念與場所的限制，注重對轉換為電子檔案的電子文件的管理，以及歸檔電子文件的內容、格式與利用，不過分強調檔案最終存放地址，而對管理權限加以關注。迎合智慧城市運行的動態形式，努力在不同領域、不同平臺，及時有效地記錄智慧城市建設與發展所需的檔案信息。

4.3檔案信息資源互聯互通

智慧城市建設，強調各行各業間，邁向統一開放、整合協同的城市信息化架構，發揮城市信息化的整體效能。因此，檔案館應加強檔案信息資源從獲取到利用的“互聯互通”。這種互聯互通即體現在檔案館館內各部門之間，也體現在對外部檔案信息資源的收集與利用上。館內各部門之間在檔案信息化工作中，應當加強與各部門的溝通與聯系，為信息化工作提供制度保障與技術保障。對于外部信息資源，檔案館需要適時地與各個行業、各個系統進行必要溝通，加快消除檔案信息搜集、利用的限制。總而言之，檔案館一方面需要建立一種更加合理的檔案信息集成、整合制度，另一方面，需要建設與智慧城市發展相適應的檔案信息共享制度，以及檔案開放利用制度。

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Abstract： Archives information resource co-construction and sharing is the development direction of archives work under the environment of social informatization，But in reality there are many constraints，co-construction and sharing can solve the problem. This paper introduces the basic model of archival information resources co-construction and sharing， Put forward the optimization model of the regional archives information resource o-construction and sharing， and discussed the innovation mode construction of archival information resources co-construction and sharing in wisdom city background.

Keywords： Wisdom City;Archives;Co-construction and sharing

1 從檔案信息資源共享到共建共享

檔案信息資源共享是檔案工作的重要內容，但是，從檔案信息資源共享實踐工作來看，由于受資金、技術、人才、資源等因素的制約，其開展還存有一定的局限性，如檔案部門往往得不到社會的關注，資金投入不足，管理人才、專業人才、技術人才嚴重短缺，影響了檔案信息資源的共享利用;同時，在我國現有的檔案管理體制下，檔案信息資源被分散保管在各級各類檔案保管機構，檔案管理的標準和社會部門信息建設標準不盡一致，影響了檔案信息跨行業、系統、部門之間的共享;此外，檔案部門的館藏檔案結構不盡合理、檔案人員工作服務有待提升，這些都導致檔案部門開發的檔案資源和社會需求相脫節，等等，這些都制約了共享工作的開展。

20世紀90年代以后，以物聯網、云計算等為代表的信息技術帶動了智慧城市建設的快速發展，智慧城市建設過程中相關部門需要利用各層級的檔案信息資源，這在客觀上要求整合區域內各檔案保管機構檔案資源，在建立分層級檔案信息資源共享平臺基礎上實現社會的接入和利用，如何在智慧城市背景下實現區域內檔案系統內部以及與社會部門之間的檔案信息資源共建共享已引起了檔案界的關注。筆者認為，檔案信息資源的共建共享是指檔案部門根據用戶對檔案信息的需求，充分利用現代信息技術手段和網絡系統，整合各級各類檔案保管機構的檔案信息資源，加強與社會部門的協同，建立一個基于互聯網的分層級檔案信息共享與服務平臺，實現檔案系統內部以及與社會部門之間的檔案信息資源共享，滿足社會對檔案信息的利用需求。與目前的單純檔案信息資源共享相比較，共建共享更強調檔案部門和社會部門在共建檔案信息資源基礎之上的共享，可解決僅僅依靠檔案部門開展共享工作的缺陷，從而在智慧城市體系建設中深層次促進檔案信息資源的利用，對于促進新形勢下檔案事業的發展有著重要意義。

2 檔案信息資源共建共享基本模式

信息資源共建共享基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網絡型模式[1]，我們也可依此將檔案信息資源共建共享模式分為上述三種模式。

2.1 集中型模式。集中型模式也稱為垂直型模式，指具有隸屬關系的某系統內或某類型檔案保管機構在不同層次之間協作共建共享檔案信息資源的一種模式。這種模式中，所有下級館（室）都與中心館聯結，并共享中心館的檔案信息資源，如2013年浙江紹興市檔案部門建設“區域公共檔案信息資源管理和服務總平臺”，通過現代化的信息技術手段，將轄區內各縣市區檔案館的檔案信息資源進行整合和利用，實現區域內檔案信息資源的共建共享[2]。集中型模式下，各成員之間具有行政或業務上的上下級隸屬關系，因此相對容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統外及各系統之間的檔案信息資源有效共享。

在我國現有檔案工作體制下，保存檔案資源的檔案機構既包括傳統的國家檔案館、部門檔案館、企事業檔案館（室），還包括近年來新出現的新型檔案機構，如文件中心、檔案寄存中心、檔案事務所等，在條塊分割的管理體制下區域內檔案工作處于政府、部門、行業和社會組織各自管理的狀況，檔案行政管理機構對上述檔案保存機構僅履行“按區域執行監督和指導的職能”[3]，基于此，集中型模式下，檔案信息資源共建共享可分為檔案專業系統內各級國家檔案館檔案資源共建共享、檔案專業系統之外的社會各系統內檔案資源共建共享，以及和上述各系統無隸屬關系的社會組織檔案信息孤島并存的工作狀況。

2.2 層次型模式。層次型模式又稱水平型模式，是指同層次間不同系統、不同類型檔案保管機構之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統的條塊結合的工作模式。層次型模式以某個地區為范圍，以綜合檔案館為基礎，統一標準，聯合建設，共享開發利用各系統、行業和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機構分屬于不同的行業系統，并無隸屬關系，檔案信息資源共建共享的推進工作缺乏行政促進機制的有力保障。

由上可知，層次型模式對促進區域檔案信息資源共建共享工作開展是有利的，雖然各檔案保管機構在行政上不存在隸屬關系，但就推進檔案工作合作共享卻有著共同的要求，加強跨系統檔案信息合作共享對于各部門的工作效率是雙贏的結果，但層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運行機制、協作機制、保障機制，這種模式在實踐中往往難以有效開展。

2.3 網絡型模式。網絡型模式是指所有檔案保管機構間都可直接相互聯結，互相建設共享檔案信息資源。其理論基礎是雖然各檔案保管機構的檔案資源具有一定的獨立性，但它們都屬于我國整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對所有檔案信息資源都可以進行合作共享，網絡型模式在理論上是最優化的共建共享模式，但考慮當前的檔案工作體制、機制、信息技術、部門利益等因素，這種模式是在實踐工作中操作難度最大，最難以真正實現的一種模式。

3 區域檔案信息資源共建共享的優化模式

3.1 確定優化模式的原則。（1）適應性，模式的確定應符合地區政治、經濟、文化現狀，適應檔案事業發展的需要以及現有的檔案工作體制機制，具有實際可操作性;（2）漸進性，應意識到檔案信息資源共建共享工作是一個逐步完善的發展過程，在建設過程中可考慮分步實施，科學建設。（3）前瞻性，模式的選擇既要符合檔案工作的現狀，也應具有一定的超前設計理念，為將來的功能的拓展預留余地。（4）融合性，上述三種共建共享模式之間并不是完全割裂的，在具體選擇時，可整合各種模式的優點，因地制宜，多種模式并舉，使區域檔案信息資源共建共享工作務實開展。

3.2 區域內檔案信息資源共建共享優化模式的思路。結合我國現有的檔案管理體制機制及各地區檔案工作的實際，區域內檔案信息資源共建共享的優化模式是改良基礎上的集中型模式，實際開展時可分層級逐步推進，具體為：在地區檔案行政管理機構的統籌指導下，大力開展檔案信息的資源體系、安全體系、利用體系及信息技術建設，首先在區域內具有隸屬關系的包括檔案系統在內的各行業系統內開展共建共享，實現縱向的各檔案保管機構在不同層級之間檔案信息資源共建共享，在此基礎之上逐步實現區域內橫向的跨行業系統檔案信息資源以及區域內相對獨立的社會組織、檔案寄存中心、檔案事務所和公民個人的檔案資源的共建共享，整體提高地區檔案資源綜合服務能力，為地方經濟社會發展提供有力的檔案信息支撐，并為將來更大范圍內的跨地區的國家范圍內檔案信息資源共建共享工作奠定堅實的基礎。

這一模式也可概括為：地區檔案行政管理機構統籌指導，在集中型基礎之上的分層級推進，各行業系統分別實施，先系統內共建共享，后跨行業系統共建共享，最終實現全國檔案信息資源共建共享。

4 智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享模式創新

4.1 主題內容協作的共建共享模式。主題內容協作的共建共享模式的目標在于建設基于共享的專題檔案信息資源，這種模式能夠將專題檔案信息集中在一起，方便用戶從專題角度共享利用檔案信息資源[4]。在智慧城市建設中，為解決社會公眾關心的核心問題，提升重點領域服務水平，城市管理部門往往開展部分專題智慧應用體系建設，如智慧社會管理體系、智慧健康體系、智慧文化服務體系、智慧安全應急體系，等等。這些智慧應用體系建設過程中，檔案信息具有重要作用，檔案部門應和政府相關職能部門加強協作，共同建設和共享專題檔案信息資源，而在實際工作中，部分地區檔案部門已開展和相關部門協作建設共享工作的探索。如浙江省提出建設“民生檔案”、“平安檔案”、“活力檔案”等專題檔案的思路，在工作過程中，浙江麗水市建成了包括資產檔案應用模式和百姓檔案智能模式等在內的四個智慧應用模式[5]，浙江紹興市2013年創建“區域涉民檔案集成管理與服務平臺”，以公民個人身份證號碼為關聯，通過公民個人身份識別對各類檔案信息的有機聯系，打破了現有各數據庫之間的孤立關系，實現了人與人、人與物、人與證、人與業的智慧整合[6]。

4.2 非政府社會組織主導的共建共享模式。非政府社會組織共建共享模式是指由非政府社會組織主導實施的區域內檔案信息共建共享模式，在我國現有的工作體制機制下，區域內信息資源共建共享主要由政府部門負責開展實施，但近年來在國際范圍內興起由非政府社會組織主導開展的區域內或跨區域的信息資源建設與共享工作，我國近年來在部分領域也開始探索這一新模式，在該模式下，非政府社會組織根據地區發展規劃，研究本專業領域信息共享平臺建設、具體數據集成共享和業務協同、研究共建共享工作中信息安全和隱私的法規政策、信息數據標準，同時負責召開學術交流會、技能培訓、新技術和項目推廣應用等。2013年3月，中國衛生信息學會健康檔案與區域衛生信息化專業委員會成立，其建設的核心內容區域衛生檔案信息平臺，實現基于電子健康檔案、電子病歷索引庫及人口信息數據庫的綜合管理和數據利用，實現公共衛生、醫療服務、醫療保障、藥品供應保障、計劃生育和衛生綜合管理六大業務應用互聯互通、信息共享、業務協同，實現智慧城市建設中的智慧醫療，目前該組織已協助國家衛生計生委在上海閘北區、重慶、浙江舟山、四川德陽等地區開展智慧衛生檔案信息平臺的建設工作[7]。

4.3 市場機制調節的共建共享模式。市場機制共建共享模式是指在檔案部門參與區域內檔案信息建設和共享工作中引入市場機制，通過市場調節協作雙方的權利和義務，保障共建共享的可持續發展。作為社會公益性信息組織，傳統檔案管理體制和運行機制基礎上的檔案信息資源共享強調檔案部門的投入和付出，檔案部門在積極向社會提供各類公共信息的同時，自身資金投入、效益和人員等因素較少得到重視，致使建設成本過高而使檔案部門難以承受。在智慧城市建設中，檔案信息資源共建共享工作應運用市場機制調動各方積極性，用市場機制來建設和共享檔案資源，實現資源和成本管理的合理化，真正體現合作共建、社會共享的目標。

隨著我國各地區智慧城市推進工作的開展，社會部門對檔案信息的需求較以往更為迫切，檔案部門應改變以往單向檔案信息輸出的模式，積極引入市場機制調節的共建共享模式。如，檔案部門可爭取檔案資源建設與共享專門經費用于基礎檔案信息的市場外包數字化、智慧檔案管理系統的建設和管理、智慧檔案建設和共享中的云計算及物聯網等核心技術的開發，等等;考慮如何將檔案信息資源共建共享工作融入到智慧城市建設體系之中，列入政府主導的智慧城市建設規劃內，將其市場項目化，從智慧城市的財政專項中獲得資金支持，引導智慧城市各項專項建設經費向檔案領域的流入;此外，在部分商業目的智慧項目中以市場購買的方式獲取檔案信息數據，等等。

4.4 全面融入的共建共享模式。檔案工作應全面融入智慧城市建設的全過程，這就要求在包括智慧城市基礎設施建設、核心技術、運營管理、信息安全等各領域實現檔案領域的同步建設，當前檔案部門應重點加強以下幾方面工作：（1）加強網絡基礎設施建設。檔案工作應主動融入各地智慧城市的建設，加快“下一代互聯網”、“新一代廣播電視網” 、“第四代無線通信”以及物聯網、云計算等關鍵技術在檔案工作中的應用，同步構建與智慧城市協同統一的泛在網絡，在信息基礎條件較好的檔案部門開展“三網融合”和網絡基礎設施共建共享試點建設，積極探索適應三網融合的檔案工作模式。（2）推動檔案云計算中心建設。根據檔案部門實際智慧應用需求，整合檔案工作網絡、軟硬件和信息資源，建立檔案云計算中心，構建檔案云計算服務平臺，形成契合檔案工作特點和需求的檔案云計算關鍵技術服務和整體解決方案，用于現代海量檔案數據的收集、整理、傳輸、存儲、備份和開展利用等，向社會提供技術先進、標準統一、安全穩定的檔案云服務。（3）檔案信息安全基礎建設。應加強完善檔案信息安全保障體系、檔案信息安全測評認證體系、網絡信任體系、檔案信息安全監控體系建設，建立檔案信息安全等級保護和風險評估制度，加強檔案網絡和信息安全監控預警機制，按照《國家網絡與信息安全事件應急預案》的規定，建立重點檔案信息系統突發事件的應急響應機制，提高檔案信息安全事件應急處置能力。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享理論及其實現機制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項目“面向社會突發事件的檔案工作機制創新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會項目“檔案信息資源共建共享理論與實踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。

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篇9

智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質量，做到環環相扣，相互監督。結合智慧檔案管理系統的資源掌握更全面的管理內容，明確管理方向，并不斷優化現代檔案管理功能，實現智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統的層次

1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質量直接影響后續工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉換成具有生產力的可利用信息，進而發揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實生活、生產中，體現價值，為實現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現實生活生產中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統的功能設計實際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統的資源

2.1原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，其數字智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。2.2原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統功能設計分析

3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內容中與用戶所需更為接近化。系統中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統之間提供交互平臺，實現用戶與系統或者系統于系統之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統者的身份出現，對系統中出現的問題進行有效解答，同時也可以對系統提出問題，系統會自動將問題和答案收納于幫助系統中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統的幫助。

用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現需要系統互聯支持。

作者:王冬梅

篇10

當前，在我國高等學校中，隨著網絡技術、信息化技術、通信技術的不斷發展和進步，各種信息化應用在教學、科研、管理、后勤服務領域發揮著越來越大的作用，基本上解決了學校業務部門的管理工作，取得了令人矚目的成果。然而，各地高校在信息化建設中取得巨大成功的同時，仍然存在一些普遍、共性的問題，其中最突出的有：網絡基礎設施的接入手段比較單一，安全保障體系不夠完善，信息之間缺乏必要的關聯，容易形成信息孤島，數字資源建設投入較少，各信息系統缺乏統一的信息編碼標準，信息化安全及保障機制不夠健全，尤其是不同部門之間缺乏信息的共享與交流，自動化程度相當低。諸多問題，迫切要求基于先進技術的智慧校園管理系統的出現，智慧校園管理系統是建設智慧校園的前提和保障條件。

浙江大學從2010年開始動工，將正在建設中的紫金港校區西區作為建設智慧校園的試驗田，計劃在2015年前把該校區西區建設成為智慧校園。智慧校園的“智”是指學校的智商，強調智能化與自動化，“慧”是指人的情商，強調人的靈性與創造力。智慧校園的理念，就是充分利用現有的網絡技術、信息化技術、通信技術、物聯網技術，提高高等學校的管理水平、科研效率和能力，改善師生員工的教學科研條件，優化學習、生活條件，創造優美、和諧的校園環境，充分發揮高等學校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新中的重要作用。智慧校園的建設目標，就是充分利用當今先進技術實現上述智慧校園的理念，創造優質、高效的教學、科研、管理、育人環境，綠色、生態、和諧的校園。

2 智慧校園建設的保障條件

2.1 人力投入。為保證智慧校園建設各項工作的順利開展和實施，首先必須保證各類技術和管理人員的投入，把科學配置建設智慧校園的人力資源作為第一要務來抓，建立一支智慧校園建設的專業隊伍，這支隊伍中必須包含有各方面的專業技術人員和管理人員。

2.2 規章制度建設和長期規劃。科學合理的校園規劃，可以最大限度地保證校園節地、節水、節能，使人財物得到最優組合。對屬于投資大、周期長、難度大、影響面廣的復雜型系統工程的智慧校園的建設，更應有一個科學完善、周全的長期規劃。

2.3 校園網絡化建設。校園網絡化建設是智慧校園建設的重中之重的內容。浙江大學在智慧校園的建設規劃中，將校園網絡化建設分成以下三大部分。即網絡基礎設施建設、云計算平臺和物聯感知系統。

3 智慧校園建設中的電子文檔管理模式

3.1 部門產生文檔在線編輯和公開。對各部門產生形成的電子文件進行在線編輯是電子文檔管理工作的第一步。文檔在線編輯管理，是近幾年才出現的電子文檔流轉新技術，該新技術集網絡共享、文檔實時編輯和糾錯、集成數據庫技術的高效檢索等功能為一體，它允許用戶遠程操作文檔，能夠實現文檔從創建、修改、審批、存儲、轉發、查詢到重復使用的處理過程，從而使辦公系統實現真正意義上的網絡化、自動化和無紙化。文檔在線編輯管理系統的主要實現技術，包括基于WAMP/LAMP框架的系統訪問模型和基于AJAX技術的文檔對象模型，及其基于Office在線編輯技術，等等。經過在線編輯的電子文檔，在符合相關規定的前提下就可以公開。

3.2 電子公文管理部門的在線歸檔。對經過在線編輯的電子文件進行在線歸檔是電子文檔管理工作的第二步。智慧校園產生的電子文件根據其來源可分成兩類，一類是OA系統內形成的電子文件，另一類是OA系統外形成的電子文件。對于OA系統內形成的電子文件，利用OA系統電子公文歸檔接口與網絡版檔案管理系統無縫鏈接和數據轉換實現歸檔，無縫鏈接的實現主要是通過在線檔案服務器中設定電子公文預處理臨時庫，將系統內的元數據按一定格式導入后，自動轉換到檔案管理系統數據庫，然后將電子原文與目錄數據進行關聯掛接；對于OA系統外形成的電子文件，通過電子公文管理部門的專職或兼職檔案員預先建立目錄數據庫，然后將電子全文與目錄進行關聯掛接，并且對電子目錄與電子全文進行捆綁來實現在線歸檔。

3.3 檔案人員在線審核和數據上傳。對已在線歸檔的電子文檔進行在線審核鑒定，是檔案管理者的一項非常重要的工作，因為所有離線歸檔的電子文件都必須通過檔案人員在線審核，經鑒定符合相關要求和標準后，才能離線歸檔。審核鑒定的方法，是在電子文件管理系統設計階段，便開始保管期限表制定工作，由計算機進行自動審核鑒定或者通過人機對話的方式進行半自動化審核鑒定；審核鑒定的內容，需要完成三項判斷工作：一是某信息集合是否電子文件；二是該電子文件的內容具有多長時間的保存價值；三是電子文件的技術狀況能否保證其內容價值的實現。通過檔案人員在線審核鑒定的電子文件，才能進行數據上傳。

3.4 電子文件離線歸檔和數據備份。離線歸檔是對在線歸檔數據的備份，以防范可能發生的數據災難，離線歸檔的數據不常被調用，一般也遠離系統應用。要做好電子文件離線歸檔和數據備份的管理工作，必須認真做好以下兩項工作。第一，建立電子文檔備份體系，保障備份工作順利開展。首先，應用電子文檔安全備份系統，采用磁盤陣列作為備份系統，完成文檔原文的異地容災備份。其次，加強電子檔案信息安全環境建設，對內網服務器及網站服務器進行擴容升級，定期查殺網絡病毒，修復網站數據，實現網站數據的在線和離線備份。最后，在電子文件載體選擇上，使用光纖磁帶庫、外置硬盤和光盤三種類型的存儲介質，對電子文檔進行異質備份。第二，采用多種備份技術手段，保證電子文檔數據備份的有效性。（1）多種存儲載體與軟件相結合。根據數據備份的實際需求，在載體上可選擇磁盤陣列、光盤庫或磁帶庫，在軟件上可選擇Veritas Storage Replicator或Veritas Backup。（2）本地備份和異地備份相結合。在本地和異地同時對原電子文檔進行備份，可有效地防止自然災害或人為的破壞，也可有效地抵御網絡病毒的侵害和攻擊。（3）完全備份和差額備份相結合。差額備份節省備份的時間及存儲空間，完全備份的備份時間長且會占較大的存儲空間，當恢復時可一次性快速恢復。（4）離線備份和在線備份相結合。在進行離線備份時，服務器將停止用戶對電子文檔的操作，由此可以避免由于用戶操作、修改電子檔案而造成數據不一致的問題。而進行在線備份時，服務器不停止用戶對電子檔案的操作，可實時對電子檔案進行備份工作，但該備份方式需要先進的硬件和網絡支持，技術上也較為復雜。

3.5 電子文檔數據的異質備份和異地備份保管