導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇物業檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：G271　文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)09-263-02

物業檔案是隨著物業管理的出現而產生的，物業管理自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，又或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業檔案的一部分。如果物業檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業管理工作要能規范有序地開展。加強物業檔案管理尤為重要。

一、物業檔案管理的特點

1.動態性。物業管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業，服務的對象是物業的業主或住用人。相關對象的情況通常不會是一成不變的。物業可能需要進行維修、養護；業主可能因物業的買賣、交換等權屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業、業主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業檔案管理必須及時準確，動態性較強。

2.完整性。物業檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業日常巡檢冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業服務檔案等。物業檔案是以―個物業單位為對象組成案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，從而需要物業檔案管理完整規范。

3.相關性。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。這就充分體現出物業檔案管理與人們的日常生活的密切相關性。

4.靈活性。物業檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，像物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密。這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。這就要求物業檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

二、物業檔案管理中存在的問題

1.企業領導對物業檔案管理重視不夠。很多物業企業領導認為物業檔案管理工作是“安置型”工作。由于領導對檔案工作重視程度不夠，對物業檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業沒有專門的檔案庫房，檔案管理設施設備，檔案信息資源開發不足，員工檔案意識不強。物業檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業檔案管理人員素質有待提高。目前，物業企業的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領導的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責任性認識不夠重視，很多工作人員存在應付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情；物業檔案管理人員平時缺乏一些專業知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上發展的要求，缺少創新和活力，專業素質和管理水平都有待提高。

3.物業檔案收集資料欠齊全。物業檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業檔案由物業管理文件材料經過整理、歸檔轉化而來的。物業管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業檔案的完整性、準確性、系統性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業檔案管理人員在辦理物業檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對物業檔案應收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內容填寫不完整等。有時業主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現象，從而會導致收集資料不齊。

4.物業檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。很多物業企業檔案管理的相關制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。

三、提升物業檔案管理水平的建議

1.領導重視，增強全員檔案管理意識。(1)領導要重視物業檔案管理工作，建立健全物業檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。(2)組織全員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓力度，培養檔案管理人員的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。

2.全面提高物業檔案管理人員素質。物業檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細心的工作，要提升物業檔案管理水平，提高物業檔案管理人員素質是基礎。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業精神，認真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優質服務”的檔案職業道德規范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治

檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導；積極參加各項業務培訓，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經驗，不斷學習，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質量。檔案的內容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規范。做到科學、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經營目標的實現、“各以查考性”和物業企業發展戰略的確定起著關鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內容相關的有用的信息。收集到的物業檔案信息資料，統一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標準化的圖、檔、卡、冊、表。

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1.當前物業檔案管理存在的問題

目前物業檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

1.1檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉物業檔案內容，能進行物業檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

1.2是檔案材料缺失情況比較嚴重。很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設備檔案的質量和設備的使用。

1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內容填寫不完整。

1.4是檔案管理不夠規范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。

1.5是檔案材料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規范，檔案材料在轉遞過程中手續不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。。。

2.物業檔案管理工作存在問題的主要原因

針對當前物業檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：

2.1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措施沒有。在物業目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。尤其是一些基層物業檔案管理人員存在對物業檔案“只存不管”的現象。

2.2是檔案管理人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。

2.3是工作規范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。

2.4是物業企業管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業建設同步規劃、同步發展。現在企業很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業近期和遠期規劃中，一般對物業規模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與業務同步發展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態度。

3.解決物業檔案管理工作存在問題的對策

通過對當前物業檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認為，要進一步做好物業檔案工作應從以下幾個方面入手：

3.1要從上至下加強檔案意識

企業領導要對物業檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業管理人員的檔案意識，達到人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。

3.2要加強檔案管理人員的責任意識和奉獻意識

要安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業檔案管理工作。物業檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業。要保證檔案管理隊伍的穩定，切實為做好企業檔案管理工作提供充分的保障。

3.3要完善制度，進一步規范工作程序

檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據，需要不斷科學化、規范化，需要不斷完善改進，同時需要根據項目管理狀況不斷創新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應由專門的人員進行統一指導、監督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監督，并且做到檔案信息共享。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，嚴格執行檔案管理制度，并結合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業檔案管理的每一個環節的工作，使物業檔案工作走上規范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴格執行工作規程，做到手續完備，為物業檔案管理工作奠定良好的基礎。

3.4要強化業務培訓

統一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業知識及管理技能。在物業人才培養中，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發展，創新檔案管理手段，激發工作活力。

3.5要開發檔案資源，為物業管理工作服務

通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為物業管理及物業使用人服務。。同時，通過利用檔案為物業創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在物業管理中的地位和作用，促進檔案建設。

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1.物業檔案的概述

物業檔案是指在物業管理全部活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文件材料的總和。其主要形成者是物業管理公司、物業管理人員及物業的使用者。此外,也有部分文件（如工程設計圖紙、項目報批報建等）的形成者是設計者、房地產開發商、規劃局等部門。由于物業公司的管理涉及面廣，業務量大，因而物業檔案內容種類繁多，主要有圖、檔、卡、冊、表、計算機軟件、聲像材料等。

2.物業檔案在物業管理活動中的重要性

正確認識物業檔案的作用,可以深化人們對它的認識,利于物業檔案工作的發展。

物業檔案涉及內容繁多，最重要的內容包括兩個部分:一部分是物業本身的檔案,包括開發建設成果的記錄和物業公司接管后對物業進行維修養護和更新改造情況記錄;另一部分是物業業主和住用人的檔案,包括住戶數量、業主、住戶的姓名、職業等個人生活信息及租金、管理費繳交情況等。物業檔案的作用就主要體現在這兩部分檔案上。

物業本身的檔案是物業管理活動的重要依據。物業管理機構不是物業及其使用者的生產者,在物業管理行為開始之前互相也沒有任何關系,所以要認識和了解他們,就只有通過物業檔案作為判斷和管理的依據；物業管理工作正式開展后,無論是房屋維修，還是養護物業設施,幾乎每一個環節都離不開檔案，都要用到物業檔案。

物業業主和住用人檔案是物業管理公司開展管理服務的前提和基礎。通過這部分檔案,物業管理公司可以全面了解物業業主和住用人的情況和需求,從而為物業業主和住用人提供各種有針對性的服務和開展適當的經營活動。例如,當從檔案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入階層時,可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養護等服務;若住用人主要是普通工薪階層時,可考慮提供電器維修服務,適當興建幾個自行車保管站等;而如果住用人中老人較多,則可開設“老人活動室”等場所。這樣,可以減少服務的盲目性,提高管理工作的效率,增加經營活動的收入。

總之，物業檔案既是物業公司服務管理水平的反映，也是其制定服務方向、經營策略的重要依據。正是由于充分認識到這一點,人們才日益重視物業檔案的科學管理。

3.如何做好物業檔案管理

做好物業檔案的科學管理，需要把握四要點：

3.1及時、完善檔案的形成與收集

由于在自然、社會及人為因素的作用下，物業實物形態和狀況經常處于變化之中，如物業維修基金的增減、完損情況的變化，結構和用途的改動，產權人的更替，使用人的外遷、過戶等，因此檔案形成中的及時完善與收集是物業檔案管理的主要環節之一，也是確保檔案完整、準確、價值最大化的重要基礎。

3.2物業檔案管理標準化

物業檔案管理標準化是以物業檔案管理中的事物和概念為對象,制訂、修訂各類別、各層次的標準,并將其付諸實施的過程和結果。這里主要指基礎標準、業務技術標準與相關規章制度。國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。由于我國引進物業管理模式僅二十年的歷史,物業檔案管理更是檔案行業和物業管理行業中雙重的新課題,所以在具體工作中,應盡量參照各相關標準,如《檔案著錄規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《檔案號編制規則》、《檔案工作基本術語》等作為工作指導。另外，物業檔案的日常收集、整理工作要做到“七清”，即物業來源清、基本數據清、維修基金清、租金費用清、使用情況清、管理制度清，以此“七清”為抓手，形成標準化的圖、檔、卡、冊、表，進而進行科學合理地分類歸檔，建立標準化的動態管理機制。

3.3物業檔案管理現代化

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一、物業檔案的主要內容

1.物業房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內容包括：（1）業主辦理進住手續的委托書；（2）業主戶口本、身份證、業主家庭詳細情況登記表；（3）房屋交用通知單、業主入住證明、入住時房屋鑰匙的交接驗收單；（4）交付業主文件清單、房屋驗收清單、收樓工作流程確認單；（5）物業管理服務合同、房屋電卡、燃氣卡交接簽收單；（6）房屋室內裝飾裝修管理服務協議、裝修施工注意事項、裝修管理手冊、施工隊的保證書、防水改動責任書、裝修施工證，施工人員臨時出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業產權人及其他變更資料等。

2.物業基建和設備類的科技檔案。開發商移交物業的建筑、設備設施等驗收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業管理相關的技術文件、證件等物業維修檔案，具體內容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；（2）設施設備安裝、使用和維護保養等技術資料；（3）物業質量保修文件和物業使用說明文件；（4）物業管理所必需的其他資料。

3.物業文書檔案。在物業文書歸檔過程中，應及時收集物業各項管理服務的文件材料，包括：（1）物業管理企業在承接物業、辦理各種手續中所產生的文件資料；（2）小區物業站的報修登記表、零維修服務分戶臺帳，接待、回訪復查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設備設施日巡檢維修記錄和維護保養記錄，大、中修及更新改造工程驗收記錄表；（4）物業小區的公用綠地、花木、養護與管理記錄；（5）公共環境、公共場所、房屋公用部位的清潔衛生、垃圾收集和清運的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。

4.物業合同檔案。物業合同檔案主要包括：（1）小區業主委員會與物業管理企業訂立的物業服務書面合同；（2）物業管理區域內，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業管理企業代收費用及定期檢驗協議；（3）房屋及設備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。

二、利用物業檔案，為百姓的安居生活服務

1.著眼長遠，物業公司早期介入開發建設項目。物業公司早期介入開發項目管理是為業主把好質量驗收關，建立完整、有效的物業房屋檔案，減少物業管理中的矛盾和糾紛，完善物業后期管理的基礎。目前，有許多物業管理單位沒有提前介入到開發建設時期，物業接手后給使用和管理服務帶來很多缺憾，物業服務質量不盡如人意的事情時有發生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴重影響了業主的生活質量，直接導致服務投訴的增加，業主往往將找開發商解決不了的問題遷怒于物業，拒絕繳納物業管理費等等。物業公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態。

2.立足當前，物業公司利用檔案化解矛盾。物業檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發揮著重要作用。前一時期，在筆者公司管理的住宅小區內，有部分業主反映夜里睡覺時經常被較強烈的噪音吵醒。物業工程部及時委派了技術人員。為查找問題的根源，技術人員到物業檔案室查閱了工程設備相關的檔案資料，并與設備一一核對，結果發現是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經過與物業檔案的對比研究，技術人員改裝了電磁閥自動進水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區高層斷水時有發生，居民時有投訴。為解決這一問題，專業工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產生的原因，并多次到物業檔案室查閱技術檔案資料。經過認真仔細調研，找出了斷水的原因，即變頻器經常死機。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業檔案在妥善處理突發性、群眾性事件時做出了突出貢獻。

三、更新觀念，創新物業檔案服務

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中圖分類號：G717 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2014）02-0026-02

高職院校中的物業管理是高等院校教育體系改革后的產物，用途就是將學校中的環境、房屋設施維護、衛生問題等由學校管理轉變到社會物業管理的形式。以規范、社會性、專業性的物業管理準則。可以保障學校教育工作的順利研究，給師生們一個良好的校園環境的同時，也提高了社會的經濟效益。高職院校中的工作文件種類繁多且復雜，這就給了檔案工作加大了難度。那么高職院校中的物業管理需不需要檔案管理呢，回答則是必然的。

一、高職院校的物業管理工作

1、物業管理的定義

物業這兩個詞多在企業單位跟家庭小區中出現，在高職院校中出現還是最近剛剛興起。物業的含義是擁有的財產和擁有物以及房地產等資產，它的范疇特別廣泛。物業是指已建造完成和已經被使用的建筑類和相關的配套設備以及場地。而物業管理是指招聘物業服務方，業主和物業服務方制定物業合同，對指定的財務資產、房屋以及指定場地進行維護，以及對業主擁有的房屋、資產、設備進行的管理工作。

2、高職院校中的物業管理

高職院校中的物業管理工作形式繁多、內容豐富。簡單的說就是對學生公寓、圖書館、體育場、食堂、教學樓、辦公樓等場所進行維護管理化，以及學校的生態環境也要定期進行維護。高職院校中的物業管理工作必須要結合學校的基本情況，而不是完全效仿社會中的物業管理，應該在社會中物業管理的基礎上，結合院校的自身情況，優化院校物業管理工作，目的是維護校園環境及秩序，以市場效益為本，集中管理、經營和服務為一體，使其具有市場性和專業性、社會化三者為一體的物業管理新體系。

由于高職院校中的物業管理工作范圍廣泛且復雜，物業管理人員數過多難管理，于是物業管理中的檔案工作的開展就有了意義，這樣可以規范整個物業管理工作。對每一處設施的維修和學校需要的支出都做好檔案記錄工作，優化物業管理工作的質量，開拓一個檔案服務新趨勢。

二、檔案管理的重要性

1、物業檔案

物業檔案就是在物業服務中體現物業狀況的媒介，以體現物業部門對業主的服務情況，對服務的內容進行有價值的記錄。物業檔案可以體現某一項物業服務的綜合情況，是物業服務的基礎及憑證。

物業檔案的內容包括物業部門自己的檔案，以及發展構建的成果和對接管的物業進行的服務、管理、維護記錄的檔案。物業檔案的形式具有多樣性，隨著信息技術的發展，信息技術也走進了檔案工作中來，利用信息技術更加系統的進行檔案工作。可以避免檔案繁多，查找不便且容易弄亂的缺點。

檔案管理與其他管理工作一樣都是高職院中的重要組成部分，是高職院發展不可缺少的重要部門。近年來我國開始大力發展高校教育事業，而高職院校每年的學生、教師職工的檔案數據都會有很大的變動。且隨著高職院校物業管理的發展，物業管理開始扎根在高職院校中，成為了院校中必不可缺少的重要環節。

2、物業檔案管理中出現的問題

通過深入了解一些高職院校中的物業檔案管理工作，我們不難發現其中還有很多顯見的共性問題，有一部分的檔案管理工作不夠規范，物業檔案工作的質量也沒有達到一定的要求。主要體現在以下幾個方面：1、檔案資料有缺漏，資料不完整，檔案內容沒有及時更新。2、檔案資料的存放沒有科學依據，有些檔案只是被隨意簡單的放在檔案袋中，沒有按時間以及內容進行合理的排序和歸檔，在查找檔案時耗時又費力。3、檔案資料管理中，進行交接工作時由于交接手續不健全會造成檔案缺失的問題，這就是檔案管理工作不規范的體現，當檔案資料缺失后，無法追究個人責任。

3、加強檔案管理工作的措施

（1）物業管理中的職工對于檔案管理工作沒有一定的認識度，所以要加強職工們的檔案管理意識。可以采取組織培訓的方法，將檔案管理工作與物業質量聯系到一起，培養職工對檔案管理工作的參與性與積極性。

（2）可以建立一個檔案管理制度，通過規范、檢查、監督三者為一體的方式來完善這個制度，并且要結合實際情況采取相應的管理措施。

（3）做好物業檔案管理工作是一個長期的任務，隨著高職院校的不斷發展，物業檔案管理工作也要與時俱進。檔案管理人員要清晰認識，有一個長遠的思路和規劃。

4、物業檔案的作用

隨著高職院校中物業管理工作的深入，物業檔案的作用越來越明顯起來，也越來越受到更多物業管理人士的關注。城市化建設發展迅速，不但學校外界對物業管理的需求越來越大，高校對物業管理的需要也愈來愈明顯，作為物業管理中的重要組成部分，物業檔案是對這些工程技術以及設備維護的一個憑證，可避免不必要麻煩的發生，如果物業管理中出現了數據錯誤，就可以利用檔案及時找到解決的良策。通過檔案，物業可以清楚的了解學校最近的物業需要，起到省時省力的效果。同時，當學校與物業方有不必要的合同糾紛時，檔案就可以做一個調解師，來解決學校與物業之間的矛盾糾紛，從而使物業管理工作正常有序的進行。

結語： 高職院校物業管理工作的開展表明著經濟探索邁出的重要一步，物業管理中的檔案工作給物業管理帶來了更多的便利條件。筆者認為高職院校中的物業檔案工作還需要進一步的探索及研究，高校與物業部門應積極的探討其中的共性問題，并找出解決的對策，發揮其全部的效益，建立一個新的物業管理體系和新工作機制，開拓服務新領域，以推進物業管理中檔案工作的良好發展。

參考文獻：

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中圖分類號：F2 文獻標識碼：A文章編號：16723198（2012）10003201

1 物業管理與房產檔案的內涵

物業管理作為房地產市場消費環節之一，是對房地產開發建設等環節的延續和完善的一種綜合性經營服務，物業管理在國外廣受歡迎被稱為現代化“朝陽”產業。廣義的物業管理指一切有關房地產開發、租賃、銷售及售后服務。狹義的物業管理以維修養護樓宇和管理所使用機械電氣設備和公共設施，以治安保衛與環境綠化，分發信報與傳呼電話，清潔衛生等為主要任務的服務行業。一般而言，物業管理在管理層面上主要包括物業發展及施工，綠化環衛，道路及車輛停泊，租約事務，物業裝演；管理公共設施及設備運行，對財產權利與財產登記和業主及用戶進行管理等。

房產市場迅猛發展產生大量房產檔案，房產檔案屬于專業檔案，具有保存價值和重要法律憑證價值，是進行房產權屬登記與房屋交易，房產抵押與處理房產糾紛，城市拆遷規劃的主要依據，業主與用戶的個人信息具有明顯私密性，房產檔案工作是重要基礎業務建設。但目前物業公司涉及的檔案管理的現代化與信息化處于起步階段，遠遠沒有達到科學化水平。房產檔案主要包括從房屋建造到消亡整個過程形成的臺賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實房屋歷史變化過程資料，是房屋真實縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質基礎上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費時費力，如發生意外則很難彌補。

2 物業公司在房產檔案管理方面存在的突出問題

物業公司在房產檔案管理觀念方面與發達國家存在較大差距。我國長期實行福利制住房分配制度，物業管理還沒有從財產與契約及消費角度得到充分認知，導致契約精神缺失和公共權利漠視，使得業主缺乏主動參與和守約意識，造成物業管理服務主體錯位和缺位。對業主而言，少數業主對現代物業管理服務理念不認同，對物業公司提供的包括檔案管理在內的各項服務持漠視態度，對自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識等。對物業公司而言，在檔案建設中增強透明性，提高專業化，更好感化廣大業主，樹立自身良好公共形象等意識不夠強烈。

物業公司房產檔案建設責任界定不清晰。物業公司房產檔案建設的服務觀念不強。部分物業公司依然以管理者自居，沒有定位自己服務業主位置，淡化了服務特征。有些物業公司違背合同，不給業主提供相應檔案建設與保密等服務，引起業主強烈不滿。物業公司房產檔案建設的行業自律人才隊伍儲備不夠強。《物業管理條例》及配套政策在執行過程遇到諸多阻力。國內尚未建立物業公司與業主誠信檔案記錄，物業公司專業化和社會化的程度偏低。物業管理的檔案市場缺乏活力，需要必要監督和競爭，管理水平低下，運作不規范，必要監管機制體制缺失，造成了物業管理檔案建設市場的持續混亂。物業公司檔案建設管理隊伍素質良萎不齊，相對缺少人才儲備，隊伍建設跟不上行業發展需要，缺乏稱職的職業經理人，房產檔案建設專業人員的技能培訓也跟不上行業發展需要。

3 物業公司適應物業特性對房產檔案進行科學管理

首先，要適應物業管理的適時性和無形性對房產檔案進行管理。物業管理的實質是產品生產和提供，物業公司提供管理、勞務服務等產品，業主支付費用，雙方成為相應產品的提供者和消費者。生產與銷售和使用消費是產品必備環節，三個環節順序發生，但是物業服務沒有流通環節，物業公司應隨時隨地做好滿足業主潛在物業服務需求各項準備。無形性是物業服務產品重要特征，使業主在消費物業產品時，難以感覺到物業服務產品真實存在，檔案管理與建設得好壞更多的是依賴于業主的主觀評判。行政管理部門應制定物業管理的相關檔案與信息建設得政策。

其次，要適應物業管理的公共性與廣泛性對房產檔案進行管理。物業公司與業主是在物業服務合同基礎上形成的契約關系。從不同交易關系看，物業管理主要對房屋及其配套設施設備和相關設施的管理與維修維護，但物業共用部位和機電設施設備是由業主共同所有，提供服務商品所滿足的是特定社會群體的事務和信息檔案建設需求。當事人權利和義務等約定，依據全體業主整體意見制定，相關的檔案建設具有公共性與通用性。

第三，適應房產檔案時空數據變化規律進行科學管理。房產檔案管理主要業務包含房地產權屬檔案歸檔，查檔與檔案服務，紙質檔案庫存管理與房屋產權限制等。房地產權屬檔案具有專業性與動態性，歷史延續性，真實性與法律性。房地產權屬電子檔案包括數據庫數據和紙質檔案掃描圖像資料（如申請書與申請人身份證明，土地使用證與規劃許可證，權證附圖等紙紙檔案資料掃描圖像）和影像資料以及該房屋的其它信息。產權信息包括的收件材料所形成的電子表單，如產權房屋與房地產業務受理單，房地產登記申請書與房屋產權轉移登記審批表，房屋共有權證存根與房屋所有權證存根，房屋共有權證與房屋所有權證，收費統一票據與商品房按揭備案登記證明，房屋他項權利審批表，在建工程抵押（按揭）備案登記證明與在建工程抵押登記審批表等。

總之，物業公司房產檔案建設是一項兼具私密性與公共性，時空性很強的長期持續的服務管理工作，需簽訂期限較長合同，物業公司在房產檔案建設過程中應該接受客戶長期監管和考驗，業主委員會和行政職能部門應長期協調解決房產檔案建設過程出現的新情況和新問題。

篇7

檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉化而來的。

（一）檔案的定義

“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經常被引用的出處是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。

我國對檔案學的研究從本世紀二三十年代開始。至今，全國檔案界對檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書。”1960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保存價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料（包括技術、影片、照片、錄音帶等等）。”1985年國家標準局的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》中檔案定義為“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。”1996年7月5日修正公布的《中華人民共和國檔案法》從法的角度規定了檔案的范圍：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄（《中華人民共和國檔案法》第二條）。

（二）物業文件與物業檔案

物業管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業管理公司日常運作形成的普通管理文件和物業管理實際操作接收和形成的多種專業性文件。這些文件完成了現行功能之后，就過渡為物業檔案。

物業管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務管理文件等。物業管理處接收的專業性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設備和產權資料；形成的專業性文件包括住戶入住后不斷形成并補充的業主（住用人）資料；常規物業管理過程中形成的物業維修文件、物業租賃文件和管理服務文件；物業管理公司開辦多種經營活動形成的經營管理文件等。

（三）物業檔案的分類

物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業清冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業管理服務檔案等。

二、物業檔案管理現代化

（一）物業檔案管理現代化的含義和內容

管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

檔案管理現代化的內涵包括兩方面：一是指現代科學技術和方法的應用；二是要達到優化、取得最佳效益。對物業檔案管理來說也是如此。

（二）物業檔案管理標準化

我國現行的檔案管理標準包括基礎標準、業務技術標準和相關標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。由于物業管理工作在我國僅有十幾年歷史，物業檔案管理更是檔案行業和物業管理行業中雙重的新課題，所以國內尚未制訂出關于物業檔案管理的標準。在具體工作中，應盡量參照各相關標準，如《檔案著錄規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《檔案號編制規則》、《檔案工作基本術語》等作為工作指導。對一些較為成熟的物業管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業檔案管理標準。

（三）現代化對物業檔案工作人員的要求

檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質，包括思想意識、知識結構和操作技能等。

樹立科技進步和科學管理的觀念是提高人員現代化意識的基礎。既然現代化是一個永無止境的進程，人員也就必須習慣于不斷反省、不斷思變，在總結經驗、著手當前的同時放眼未來。既然物業檔案管理是一個新課題，就必然存在許多有待完善之處，在巨大的潛力可挖掘。物業檔案管理這一領域是大有可為的，要想永立這一行業潮頭，必須有要有前瞻性，首先就是要打好思想意識這個基礎。

三、物業檔案的特點

（一）檔案種類多樣化

由于物業檔案的主體包括物業服務公司、物業服務人員、物業的使用者、物業的開發商、設計者、工程設計方、承建商，以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。因此，在物業服務活動中就形成了各種類型的專門檔案，如產權檔案、會計檔案、科技檔案（基建檔案、設備檔案）等專門檔案。這也是物業檔案不同于其他類型的專門檔案的一個顯著特點。

（二）載體形式多樣化

物業檔案種類的多樣化決定了物業檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。 “文字”是指在物業服務活動中形成的各類文字材料，包括早期介入文件、接管驗收文件、房屋及設備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業主和住戶來訪記錄、代收費用的協議等。這部分材料數量大、種類多，是物業檔案的主要組成部分。“卡”是指根據需要制作的內容濃縮、檢索方便的各類卡片，包括設備保養卡、維修記錄卡等。“冊”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質量登記表、業戶情況登記表、房屋裝修申請表。

（三）檔案的動態性較強

物業可能需要進行維修、養護，業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業檔案的一個顯著特點——動態性較強。

（四）公開性和隱秘性并存

物業檔案具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，如物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱秘性，因為它也包含著大量的隱私內容，這部分檔案內容是不便于公開的，如業主（或住戶）的個人資料、物業中的產權資料等。

    （五）檔案的完整性

物業管理專門檔案是以一個物業單位為對象組織案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，體現出一種完整性。

（六）和人們的日常生活息息相關

物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。

四、物業檔案的作用

物業檔案最重要的內容是物業管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業本身的檔案，包括開發建設成果的記錄和物業公司接管后對物業進行維修養護和更新改造情況記錄；另一部分是物業業主和住用人的檔案，包括業主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業檔案的作用主要體現在這兩部分檔案上。

五、當前物業管理行業存在的主要問題

1.企業規模總體偏小。由于房地產開發規模普遍較小，開發方大多自行組建物管公司或成立物業管理處等，造成了一般物業企業難以快速實現高規格、大規模發展，企業規模總體偏小的現狀。

2.物管投訴多，社會認可程度低。物業投訴產生的重要原因，一方面是物管企業提供的服務和住戶期望與理解產生了一定差距。另一方面是開發方沒有足夠重視所建物業后期管理須要的客觀條件與運作成本。還有政府未下力氣引導群眾對物業管理消費形成正確認識，造成其社會認可度偏低

六、產生以上問題的原因主要有以下三方面

（一）觀念落后，認識錯誤

1.關于物業管理：物業管理是針對物業產權多元化發展狀態而產生的，業主自管則不在《物業管理條例》調整范疇，不屬于條例規定和承認的物業管理。

2.關于物業收費標準：由于各類物業的類型不同，其管理服務的項目有所差異，需要管理服務的內容和管理服務的難度、深度及細度也不盡相同。不同物業的收費標準應根據不同類型的物業，不同管理服務項目，不同物業管理服務標準，按照國家計委、建設部等有關規定，分別測定出不同物業項目管理服務費的收費標準，報當地物價行政主管部門備案后施行，這才是最科學的收費標準。

（二）配套法規政策規定實施細則嚴重滯后

由于配套政策規定實施細則嚴重滯后，使現實中出現的很多問題沒法快速裁判。物業管理涉及方方面面，一些糾紛問題的解決上，主管部門因缺少可依據的配套法規與細節難以出據權威意見，造成公說公有理婆說婆有理。

七、恰當用物業檔案解決物業管理中存在的問題，推動和諧社會的建立

解決當前物業管理中普遍存在的熱點、難點問題，我們應轉變觀念，多方下手，觀念的轉變不僅在于物業管理公司，業主的轉變也是不可或缺的，觀念可以用合同、協議等方式來體現，雙方互相認可，彼此遵守執行，自然矛盾就減少了，即使有不愉快發生，也便于劃分責任，快速解決問題，這也就要求訂立合同時要嚴謹、細致、科學、合理，合同定立后要正確妥善保存，具體在合同中需要體現哪些理念，怎么體現？這都對我們物業檔案管理工作者提出了新要求。

1.業主與物業管理企業是平等關系。在物業管理工作中，物業管理企業受托對物業實施管理，給業主和使用人提供服務，物業管理服務合同一簽訂，雙方就是平等的合同關系，沒有主仆這種帶有奴性的錯誤區分。

2.業主委員會與物業管理公司應當目的相同。業主委員會與物業管理公司目的應是一致的，即共同管好小區。

3.物業管理企業不是什么都管。物業管理公司終歸是企業，職責是以合同的形式約定的，很多社會問題不在物業企業職責范圍之內。

4.物業管理服務不是“免費的午餐”。不少人習慣于過去住房的福利型政策，對物業管理“誰受益，誰付費”原則不理解，甚至持抵觸態度，拒交管理費。其實，業主在享受物業管理提供服務的同時，就有支付物業管理服務費、維護物業完好的義務。事實上物業管理公司實施物業專業化管理，為業主和使用人提供服務，是需要投入成本的，物有所值是最簡單的道理。

5.物業管理治安防范不是看家護院。物業管理公司給住戶、使用人提供的是安全防范服務。物業管理公司主要是按照服務承諾落實相應的防范措施，住戶、使用人不能認為交了物業管理費用，就可以放松警惕性，應以積極的態度做好個人和家庭的安全措施，防患于未然。

6.物業管理企業不是水電供應商。由于歷史的原因，物業管理企業普遍一直為水、電等公用事業部門無償向業主、使用人代收水、電費用，甚至承擔因業主、使用人拖欠、拒交水電費而墊付，物業管理企業“賠了夫人又折兵”。

7.物業管理企業應當依法維權。對于物業公司來說，業主、業委不一定就是弱勢群體，實踐中住戶往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服務費，而物業企業卻沒有很好的辦法應對解決。另外，一些部門、機構人為導致增加物業管理企業負擔。因此，物業企業也有依法維權的權利。

8.在物業管理區域內不光是物業管理公司說了算。個別物業管理企業因缺乏有效學習而沉醉在理所當然的“管理者”角色里，沒有依照相關規定，自己想怎么干就怎么干，成為物業管理行業的害群之馬，這些則應由主管部門查處糾正。

我們應該充分認識物業檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業檔案管理對構建和諧社會主要有以下三方面社會功能：

（一）它具有教化和益智的社會功能

現代物業管理追求的是一種小區的情調、小區的感覺、小區的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養。應盡可能多地提供特色服務，努力做到"人無我有，人有我新"。比如在小區內可建立局域網，物業公司通過網絡向業主和使用人及時各種服務通知和信息，同時也利用網絡來加強物業公司和業主，以及業主和業主之間的溝通。只有通過這些普通小區沒有的特色服務，才可以提升小區的管理品位。

（二）具有促進居民身心健康的功能

在衣食無憂的現代都市人群中，追求舒適、個性的生活小區正成為人們更高層次需求的集中表現。生活在高檔小區，享受著高檔物業管理，能產生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質量。因此，就要求物業公司首先在人員的選擇上，應根據崗位的要求，制定嚴格的錄用標準，把好進人關。比如對管理人員，應盡可能地選用那些具有酒店管理經驗的，利用他們良好的服務意識，增加物業服務的內在品質。在安全護衛隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質，思想品質等方面進行嚴格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓，提高其工作責任心，以最大限度地保證小區的安全。

其次，在服務標準上，不能局限于普通住宅小區的服務要求，可參照商務寫字樓和酒店服務的標準，制定專門的保潔、綠化、維修和安全防范服務標準。如對小區內的單元樓道，至少每天進行一次拖、掃、抹，同時加大保潔巡視力度，最大限度地保證樓道地面、扶手的整潔。大力提倡社會效益和環境效益。物業公司應努力在小區內營造以美化、亮化、香化為主題的良好的居住、生活、休閑環境，讓住戶真切的感受到居住在這兒就是一份品位和一種尊榮。

篇8

1、維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊企業職工養老保險卡補繳繳費分解表歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動關系中斷繳費情況大量出現，如何記錄保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2、社會保險業務規范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設文件材料收集歸類整理立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署同組織同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

3、社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理便于查詢集中保管確保安全的原則，做到有章可循有制可依有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火防光防塵防盜防潮防高溫防污染防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房檔案查閱辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜滅火器溫濕度計空調計算機等專用設備。新晨

3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集積累整理保管應用查詢服務工作。

篇9

防疫業務檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：

1將衛生防疫業務檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受站檔案工作管理委員會的統一領導，由站檔案室負責具體組織實施。

2將業務檔案分為站科兩級：對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監督監測檔案分別為站級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

3站級業務檔案管理：凡劃歸的站級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統一保管和提供利用。

4科級業務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收庥、整理、立卷，并負責保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業務檔案的劃分及范圍

在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。

3年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析。

4重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

5專題調查。包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。

6各項業務工作的統計月報、年報。

7省市級以上刊物上發表的業務論文。

(二)科級業務檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告，就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管。科級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛生監督材料

(1)預防性衛生監督材料：包括所轄區內或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規性衛生監督監測材料：包括對所轄地區或監測點或直管單位公共衛生監測材料，包括監測記錄、記事，監測小結，控制結果，監測報告以及經常性衛生監督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表，現場調查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執等。

4各類所轄產品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業人員健康體檢、衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表；培訓計劃、教材及小結等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾

我國各級防疫機構中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統一布署和指導下進行的。

2站級管理有利于防疫業務工作整體水平的提高

首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要

防疫業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網絡

兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是這產行衛生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各

科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。

2建立切合實際的業務檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

3加強對兼職檔案員的培訓和指導

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。

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一、高校教師業務檔案的主要內容

高校教師業務檔案的內容較為豐富，可以將其分為自然類信息資料、教學類信息資料以及科研類信息資料三大類。其中自然類信息資料主要涵蓋的是教師的個人信息，從這些資料中能夠了解到教師的學歷信息以及工作履歷等。同時還可以對教師的在職培訓情況進行了解，包括各類資格證書、專業技術職稱等。從自然類信息資料中，可以充分了解到教師的學緣情況以及職業發展背景；而從教學類信息資料中，則能夠了解教師在長期授課過程中形成的教學記錄，包括教學目錄、備課筆記、示范教案以及考核信息等，能夠從這類資料中對教師工作的基本情況進行充分的了解；而在科研類信息資料中，則能夠對教師的各類科研成果以及學術論文等進行了解，此類信息與教師的專業水平和科研能力密切相關。

二、加強高校教師業務檔案管理的方案明細

（一）明確管理職責。在對教師業務檔案進行管理時，管理人員要在細化業務檔案管理內容和管理范圍的基礎上明確管理職責。在高校教師業務檔案管理過程中，會涉及到不同的檔案資料。在進行教務活動相關的檔案材料管理時，應將該部分的資料管理職責交由教師所屬的教務部門以及教研部門等進行共同管理；在材料管理過程中要做好材料保管，進行材料收集和歸檔管理時，管理人員要將該工作交由教務部門負責，應要求教務部門在對材料進行收集和歸檔時做到規范、準確、完整。對于高校自身而言，也要積極地進行教師業務檔案管理，加強硬件設施建設，規范業務檔案管理系統，提高教師業務檔案管理的整體水平。（二）完善管理制度教師業務檔案的管理工作內容較為復雜，會涉及到較多的管理環節，包括資料收集、整理、分類以及保存。對每一個環節，管理人員都應該制定相應的管理制度：在材料收集環節，學校要完善組織管理制度，構建專門的檔案材料管理部門，并安排專業的檔案管理人員，確保在檔案室中保存好教師的業務檔案。此外，管理制度的制定人員還要注意對檔案材料收集渠道和方式制度的完善，要不斷拓寬材料收集渠道，確保材料信息完整。其中包括教師主動上交材料制度和材料的被被動收集制度，要配合多樣化的材料收集手段，比如可以搭建材料收集網絡，為線上資料遞交提供支持。其次，對于檔案管理而言，還應該推行檔案的分類管理制度、檔案管理審查制度等，確保歸檔的檔案具有完全的真實性和準確性。（三）提升檔案管理信息化建設水平。在對教師業務檔案進行管理時，管理人員要關注檔案管理的外部環境，首先要確保檔案管理人員具有較高的業務檔案管理意識，加強檔案征集工作。作為業務檔案的征集人員，應該關注教學科研工作的第一線，提高檔案征集意識，確保能夠在第一時間獲得準確的檔案資料。各學院的有關人員都應該參與到教師業務檔案的征集工作之中，要將關鍵人員的檔案征集工作效率作為衡量其工作獎懲效益的標準。在對教師業務檔案進行管理時，管理人員應具備現代化的管理意識，要確保學校、教師以及檔案室三個主體的高效合作，實現對檔案的共同管理。在對檔案進行具體管理時，管理人員要善于運用先進的管理技術，建立檔案管理的信息化平臺，可以建立電子檔案庫，實現教師業務檔案的網絡化管理，在計算機技術支持下，更加高效地對教師業務檔案進行管理。（四）合理利用業務檔案。在進行教師隊伍管理和建設的過程中，會對教師業務檔案有較高的依賴性，對于教師業務檔案，高校應在管理的基礎上進行合理的應用。而作為檔案管理人員，應在教師隊伍建設過程中，調用教師業務檔案資料，使領導能夠充分了解到教師的業務水平，確保領導可以了解到有價值的信息。在教師隊伍建設過程中，檔案管理人員還要善于對教師進行激勵，可以采取名師引領制度，將成就較為突出的教師的事跡展示在教師業務陳列室，形成積極向上的教師隊伍發展氛圍。

三、基于業務檔案的高校教師隊伍建設路徑