導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇干部檔案數字化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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干部檔案數字化是指采用計算機、掃描儀等設備對干部檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。在世界經濟與網絡相融的時代，信息化管理亦發揮了重要的作用。

一、實現人事檔案管理數字化的必要性

一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數字化后能使檔案信息資源準確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現檔案的數字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現人事檔案管理的信息化是十分必要的。

二、實現人事檔案管理信息化的舉措途徑探析

如何實現人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發展，是值得人們深思的問題。現就闡述些許見解，具體如下幾個方面：

（一）領導重視，大力支持檔案信息化

首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領導的高度重視，正確認識和評價實現信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設計、標準要求，到具體的質量保證措施、崗位工作說明、安全保密規定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。

（二）從嚴從實、實現檔案數字化管理

在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規范檔案管理的監管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀檢監察、編史修志等工作，近些年辦理社會養老保險和個人辦理房產、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經不可小覷，在檔案數字化過程中，要繃緊從嚴從實、保密安全這根弦，嚴格數字檔案制作管理，嚴禁違規連接互聯網，嚴防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數字檔案一一對應。真實、全面反映每個人的歷史面貌。

（三）提高素質、保質保量檔案數字化

強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養良好的服務態度，提升工作人員的專業知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環節，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數字化有效地發揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關知識的人員勤培訓，重實踐，加大力度，請專家及有經驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學的人事檔案管理能力，盡職盡責，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓出一批高素質的檔案管理人才。

（四）嚴格把關、工作有序檔案數字化

干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網絡時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現檔案數字化時應嚴格把關，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學籍、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。

三、結束語

實現人事檔案管理的信息化，是社會發展的必然趨勢，是社會生產力信息化發展的重要標志，也是社會發展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態管理人事檔案，在信息數據庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發展，構建和諧社會輸送人才。

參考文獻：

[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網絡化的相關思考[J].辦公室業務.2013（03）.

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1、信息的數字化：信息的數字化主要包括兩個方面，一是現有館藏檔案信息的數字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現有業務執行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數字文檔，以及按照格式規范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規范整合：信息的規范整合首先需要有規范的格式規定；根據規范格式，各部門業務人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進行歸類存檔，形成方便查詢、統計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進行查詢、瀏覽，對部分不符合規范的信息進行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進行信息的初審和整理后，進一步進行信息的審核和修改，在確認無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉檔、銷毀等內容，這些管理業務是交叉進行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統一存儲格式的檔案數據，但對于不同門類的檔案數據而言，其檔案數據的元數據格式和屬性有所區別，平臺需考慮各檔案門類數據庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業務部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關信息，共享部分檔案信息內容，檔案信息消除等等。

（二）功能需求調研

對平臺功能需求進行調研，調研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數字化階段：主要是各業務部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規范，詳細的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統操作記錄功能。2、在信息的規范整理階段：主要面向專兼職檔案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統計功能，用戶的系統操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統計功能，部分類別檔案信息的開放共享設置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業務部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續借功能等。從以上五個環節的功能需求調研不難看出，檔案的數字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統計，檔案的開放設置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。

系統設計與實現

（一）系統設計理念

其一，是要實現信息的數字化。通過原有信息的數字化轉換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實現。其二，是要實現信息的規范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實現信息的規范化。其三，是要實現信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實現不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據行政類進行集成，供查詢和統計；二是根據各個干部進行信息的集成。其四，是要實現信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統，實現公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實現最大范圍的數字化共享，提高檔案信息的利用率。

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[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。

1 數字化人事檔案管理系統功能描述

數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。

整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。

通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。

數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。

2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程

2.1 數據庫設計

數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數字化人事檔案管理系統功能定義

3.1 后臺管理

3.1.1 添加數據

單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：

輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。

3.1.2 修改數據

單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：

選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。

3.1.3 瀏覽數據

單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數據

單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。

本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。

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人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。

1 人事檔案管理數字化建設的現狀

當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強

人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。

1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低

人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質不高

數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1 日常業務管理

實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2 數字化檔案采集

數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3 數字化檔案網上查閱

數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1 應用軟件應統一

應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2 應使用先進技術構建數字化系統

建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善

要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。

參考文獻

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.

作者簡介

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關鍵詞：檔案數字化；檔案意識；制度；網絡；數據庫

隨著社會的發展，煤炭企業的現代化建設步伐不斷加快，辦公系統的網絡化正在逐步完善，這就要求煤炭企業的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發展步伐，加快數字化建設，更好地為企業的發展服務。

1要進一步提高檔案意識

檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發利用是企業取得長足發展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發揮檔案的作用。

2要加大經費投入，為做好檔案工作創造良好的條件

煤炭企業安全生產、經營管理是重中之重，提高經濟效益是企業的中心工作，檔案工作往往容易被領導忽視。這就要求檔案工作人員要充分發揮檔案工作的優勢，特別是數字化檔案的優勢，努力進行檔案信息的研編，為領導的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領導的重視，爭取領導在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數字化的制度

在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

4要積極推動網絡化歸檔工作

當前，煤炭企業的網絡化辦公為網絡化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網絡化歸檔就不難實現。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數據進行一些深層次的處理開發，數據輸入影響數字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5檔案的數字化先要保證重點檔案的數字化工作

煤炭企業的檔案部門主要為企業的管理者和工程技術人員服務，但是將館藏檔案在短時期內迅速全面地數字化是不現實的，因此對保存檔案的數字化要保證重點、突出特色。煤炭企業檔案部門所保存的檔案反映了企業的發展歷程、包含了礦井在發展中克服的一些技術難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經營策略等，應該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產、經營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優先完整進行數字化。對企業長遠發展有重要指導意義的檔案要特別注其數字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全

建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。要將檔案全部轉化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密，檔案的數字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

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【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A

【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加強電子政務建設

檔案是人類社會發展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務建設中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設和電子政務建設的大環境結合起來、從陽關執法、政務公開的大局中去思考、去規劃，使檔案信息化建設、檔案信息資源的開發應用真正成為電子政務的重要組成部分。加強檔案信息化建設是當前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展，配合電子政務建設和政務公開的深入，發揮和整合檔案信息資源的作用。

二、加快檔案管理現代化基礎設施建設，保證電子文件

有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上，與辦公自動化、政府網與互聯網等系統相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。

三、調整館藏結構，加快數字檔案館建設

在數字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數字檔案館建設。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調整館藏結構，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量，充分發揮綜合檔案館綜合管理的優勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現各部門檔案信息的數字化。

四、加快檔案信息資源管理的統一規范

檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設的主要內容是檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設要堅持規范性原則，統一標準、統一規范，使電子文件的歸檔，傳統載體檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。要積極推廣應用了統一規范的易初檔案系統管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現檔案信息資源共享。

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很多高校人事檔案室已基本配備計算機，條件好的高校配備了掃描儀、數碼照相機等現代化管理設備，但軟件系統未建設或未開發利用，現代化管理硬件設備形同虛設，不能發揮其作用，影響了檔案管理方式的轉型。數字化管理人事檔案的基礎是建立數據庫。數字化系統管理是將人才信息資源分類存儲于數據系統中。目前我國高校人事檔案系統建設處于初始階段，很多高校軟件系統未配置，一方面是資金問題。建設人事檔案數據庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統建設資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機管理水平較低，不能完全掌握系統管理。

（二）缺乏現代化的檔案工作者

一支現代化檔案管理隊伍是數字化管理檔案的根本保證。數字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護數據系統。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業本科及以上學歷人員較少，專業人才匱乏；第三，系統操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統管理操作，落后于現代化管理要求。而數字化管理檔案對計算機系統操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數據處理、數據統計、網絡操作和網絡維護等能力和水平。

二、數字化管理高校人事檔案的對策

（一）更新觀念

實現高校人事檔案數字化管理，首先領導要轉變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強檔案管理人員現代化管理能力的培養，灌輸現代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學習現代化辦公知識，提高計算機操作水平，提高軟件系統管理能力，熟練掌握現代化管理方法，成為新世紀檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理條例》

《條例》規范了紙質檔案管理的工作程序和管理規則，且強調干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴禁任何個人私自保存他人的檔案”，數字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質檔案，未明確數字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規范數字化管理程序，因此實現數字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數字化管理有據可依，有章可循，促進資源信息共享。

（三）建立數據庫

高校人事檔案實現數字化管理，必須建立數據庫，配置軟件管理系統，系統建設可根據各高校發展規模而定，規模大的高校可配置容量大，包容性強，性能好的軟件管理系統，容量大的系統適應面廣，使用年限長；規模小的高校，可利用高校計算機專業人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統專家開發實用性較強的人事檔案管理系統，錄入系統時以人為單位，設置格式化分類管理，按十大類設置管理區，如設置職稱區、職務區、學歷區、業績區、培訓區、工資區、考核區、政治面貌區、健康檔案區等。此軟件系統開發經濟實用，學習操作方便，有利于系統的更新與維護，數據庫的建立是實現數字化管理檔案基礎。

（四）強化系統的管理與維護

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數據庫，必須嚴格遵守管理程序，由專人負責管理和維護系統。正確、真實、全面輸入人才信息，進行系統分類、錄入、數據統計和數據處理等工作程序；第二，規范操作。人事檔案數據庫需定期變更數據信息，在保證人事檔案數據庫完整、真實和準確的基礎上，增添新的檔案信息，同時發現錯誤信息必須及時修正，數據庫維護及更新時，必須及時記錄更正內容，注明更正信息原因、原信息內容及更新后的信息內容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統。系統陳舊是導致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數據信息的丟失，必須更新管理設備，提高管理水平，加強數字化管理和技術處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術條件下優質保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統信息。

檔案數字化管理是將原紙質檔案進行數據處理，處理后進入數字化管理系統，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機系統去模擬另一個計算機系統的操作來保護檔案數字化管理，做到有備無患，延長數字化檔案信息壽命；第五，數據的轉移。為保證存儲的數字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進行備份存儲，有時必須對數據信息進行轉移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進行數字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數字信息從原有的技術環境遷移到新的技術平臺，對保護數字信息具有重要意義。

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中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0199-03

圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項專門檔案，對于保護圖書、合理開發利用及有效配置圖書檔案資源具有現實意義和作用。既是圖書管理的一項重要的基礎性工作，也是高校檔案系統中的一個要素，同時也是學校數字信息系統的重要組成部分。如何建設科學合理、實用方便的圖書檔案數字化系統，加強對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質量，是高校圖書檔案適應數字信息化所面臨的一個重要課題，

一、高校圖書檔案管理的現狀

1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數據檔案，隨著圖書管理工作的快速發展，圖書檔案的服務范圍不斷擴大，大量的圖書資源均需要歸檔，且檔案形式繁多，有紙質圖書、數字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數量達數十萬卷，日趨增長的圖書檔案數量與存放空間的矛盾日益突出，傳統的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關信息需求的矛盾逐漸顯現。

2.圖書檔案的利用頻率和數量日趨增長。隨著高校招生規模的快速發展，與圖書有關的業務，特別是數字化圖書資源，其利用率日趨增長，據高校各年度圖書檔案利用情況統計數據表明，前來咨詢、查詢、調閱、下載數字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復制圖書、期刊等數字化檔案資料的數量也在快速增長。

3.圖書檔案應用的范圍和覆蓋面不斷擴大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點是服務于高校的學生和教職工，以及為高校相關部門的科研服務等，隨著高校教學改革和發展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學生和教職工服務，也逐漸向其他高校學生提供服務，甚至延伸到相鄰社區，更多的為社會以及家庭個人服務，如我校的“學習在線”，主要面向社區的廣大人群提供必要的學習等信息檔案資源。

二、當前圖書檔案管理信息化建設中存在的問題

為了適應形勢的發展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。

1.傳統的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發展需求。傳統的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領導的圖書檔案管理意識薄弱，認為圖書檔案管理不能直接產生經濟效益，而且占用學校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數字化建設，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉變觀念，推動圖書檔案的數字化建設，滿足信息化發展的需求。

2.建設管理資金不足，導致硬件設施和軟件資源等基礎設施欠缺。圖書檔案的數字化建設需要一定的建設管理資金，建設相應的基礎設施，包括符合要求的建筑設施、計算機硬件設備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數字化建設設施因經費問題差距較大，軟件資源的開發和應用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統管理數據的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數字化建設帶來了一定困難；基礎設施的不配套以及傳統的圖書檔案管理模式已經不能適應圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應改變觀念，加大對圖書檔案數字化建設的資金投入，購置相應的高性能服務器和計算機終端設備，開發與之相適應的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務、為社會服務。

3.圖書檔案開發利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務、經濟發展服務，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。

4.圖書檔案的管理干部和專業技術人員的素質有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關部門，具有系統性和專業性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應具備檔案專業技術知識，以及相應的計算機和網絡管理能力，掌握數字化信息的存儲、檢索技術，對圖書檔案的數字化網絡資源進行有效地管理。但是，高?，F有的圖書檔案管理干部和專業技術人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應，已不能適應新形勢的發展需要。既懂管理又懂技術的干部和一專多能的專業技術人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數字化建設和發展。

三、圖書檔案數字化建設的原則

高校圖書檔案的數字化建設對學校的資源建設和發展具有重要作用?？旖?、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學習和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統的圖書檔案管理方式已經不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現代信息技術來實現。

高校圖書檔案的數字化建設，應根據各地區高?？傮w發展規劃和圖書管理的實際需要，堅持以下原則。

1.標準規范原則。高校圖書檔案數字化建設必須遵循標準化和規范化原則，這是實現圖書檔案服務自動化和信息共享網絡化的前提。圖書檔案數量、種類繁多，在數字化建設過程中存在著一系列數字化資源的數據存儲標準和規范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規范》以及《紙質檔案數字化技術規范》的頒布實施，為圖書檔案的數字化建設的標準和規范從技術和管理層面提供了具體的指導，如：它規定紙質檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數據庫模式等，圖書檔案的數字化標準和規范應貫穿于圖書檔案數字化建設管理的全過程，如案卷目錄的標引格式標準、著錄項目標準、目錄與圖像的鏈接技術以及網絡傳輸、共享模式標準等，從而規范圖書檔案的數字化建設，確保圖書檔案數字化建設目標的實現，全面提升圖書檔案的數字化管理水平。

2.開放共享原則。高校圖書檔案數字化的目標之一是使檔案信息資源準確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數據實現共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務、為高校的科研服務；在圖書檔案數字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠對師生和社會開放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數字化資源及時上傳到相關網站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網，實現省校和市校、縣校甚至是鄉鎮成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網站建立方便快捷的查詢、下載系統，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復制圖書檔案信息資源等。

3.安全可靠原則。高校圖書檔案數字化建設是一項長期性、持續性的基礎工作，大量的數字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數字化建設和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數字化建設過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設備設施的安全可靠，如建設符合標準的、規范的圖書檔案存儲建筑和設施、購置高性能且能滿足需要的服務器以及網絡終端設備、數據信息傳輸、存儲設備等；二是相關軟件的安全可靠，根據高校圖書管理部門的實際需要，購置或者開發相應的軟件管理系統；三是數字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網絡安全環境、操作人員權限授予和遠程訪問、圖書檔案信息保密級別、數據庫之間的鏈接和數據交換等安全防范體系，從而建立健全相關的安全可靠性控制機制，保證檔案信息數字化建設安全可靠運行，滿足師生和社會的各種需要。

4.成本效益原則。數字化建設使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數字化管理和建設的趨勢，而且需要投入相應的財力、物力和人力，高校圖書管理部門在數字化建設過程中應該堅持成本效益的原則，既要保證數字化建設成功運行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設成本，統籌規劃，避免浪費，做到經濟適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅持效益優先，圖書檔案的數字化建設最終目的還是為了師生學習、研究的需要，向信息需求者提供服務，體現圖書檔案的存在價值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發揮其社會效益的基礎上，兼顧圖書檔案數字化建設的經濟效益和成本，實現效益最大化。

5.協調統一原則。高校圖書檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關的管理人員和專業技術人員；數字化建設需要相應的人力、物力和財力，包括管理人員和專業技術人員的調配、硬件設備的采購、軟件系統的開發、網絡信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關資源的整合，如圖書檔案管理信息系統與系統軟件數據的相互鏈接、轉換，實現圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數字化建設應統一領導，建立相應的宏觀調控機制和管理協調機制，各職能部門和相關人員做到分工協作、相互配合、協調一致，積極參與數字化建設，全面提升圖書檔案數字化管理水平。

四、圖書檔案數字化建設的探索

數字化和信息化是當今社會經濟發展的趨勢，傳統的圖書檔案管理已難以適應圖書管理工作，數字化、網絡化建設和應用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數字化建設工作。

1.加強制度建設，規范檔案管理。制定相應的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責、考核監督管理辦法、檔案管理量化考核指標等；規范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報、審批、紙質檔案的歸檔；與此同時，檔案的數字化信息的導入、網上審批流轉、歸檔同步進行，以提高工作效率，規范檔案管理。

2.明確數字化建設目標，統籌安排數字化檔案進程。高校圖書檔案數字化建設的目的是通過提供數字化圖書檔案信息為師生和社會實踐服務，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發揮其使用價值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數字化建設進行投入產出效益分析，分輕重緩急、統籌安排。首先，對經過甄別、鑒定的具有重要保存價值的瀕危圖書檔案進行數字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進行數字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進行數字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進行數字化，有目的、有重點地推進圖書檔案的數字化工作，加快實現數字化建設目標。

3.樹立服務意識、轉變服務理念，發揮圖書檔案的使用價值。傳統的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態，咨詢、利用率不高，實現圖書檔案數字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應適應數字化管理的需要，改變服務意識和觀念，從被動服務變為主動服務；根據不同用戶的特點，開發用戶需求導向的數字信息資源，通過計算機網絡將圖書檔案資源信息以及網絡數據庫中的相關信息進行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進行科學化管理，整合不同類型、不同載體的數字化資源，為實現圖書的優化配置提供信息依據，提高圖書檔案利用率和使用價值。

4.建立風險安全控制機制。圖書檔案的數字化建設需要持續的資金投入、相關人員的調配以及網絡數字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產生一定的風險，如：組織管理人員或專業技術人員的變動導致軟件系統開發的中斷；資金預算不足或超支導致相關硬件購置不能如期舉行；的圖書檔案資源在數字化信息轉換過程中的泄密風險；圖書檔案數字化資源在查詢下載、網絡共享和在線傳播等可能產生的知識產權侵權風險等。因此，必須分別建立安全風險控制機制，如協調財務、政府采購、技術保障等部門共同論證項目資金預算，保障數字化建設的持續性運行；通過確定相關協議、合同、購買版權資源等，控制知識產權風險。為了保障圖書檔案資源網絡信息安全，必須采取相應的安全管理控制措施，如權限管理，對管理人員和訪問用戶，根據不同級別賦予相應的管理權限和訪問權限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風險，此外，結合身份證識別技術和信息加密技術等網絡安全技術，實現對網絡安全風險的控制。

五、結語

在信息社會條件下，圖書檔案已經步入信息網絡化、存儲數字化和服務自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數字化建設過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發進行數字化建設，忽略了圖書檔案為社會服務的功能以及數字化的網絡共享、開放便捷等特征以及網絡風險、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應根據圖書的總體規劃以及各地圖書管理的實際情況和需要，統籌兼顧，快捷高效地實現圖書檔案數字化建設目標。

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二、方志館檔案數字化管理的基本特征

方志館檔案數字化工作是在傳統管理基礎上，引進新科技、加入創新，使之成為順應時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統檔案管理主要以紙質為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現差錯。利用計算機對檔案信息進行數字化儲存和管理，能夠節省空間和人力。通過局域網、互聯網等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現信息化管理后，便可利用網絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現了方志館館藏檔案信息資源的共享。

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數字校園建設對高校檔案館產生了深遠的影響，在為檔案管理工作提供更廣闊的平臺和視野的同時也對檔案工作和檔案工作者提出了更高的要求，促使高校檔案館在管理內容、管理模式、服務功能、人員技能要求等方面做出調整，以擔負更多的任務。筆者認為高校數字檔案館的建設不應僅僅停留在傳統檔案數字化的層面上，應根據數字化校園建設構架，從資源、管理，應用和服務4層面為數字化校園學習環境提供全面支撐。

1實現校內信息資源共建、共享

為了最大程度地實現檔案信息資源在校內外的共建和共享，發揮檔案信息的增值作用是數字檔案管理的核心功能之一。其特點是數據“一次錄入，共享使用”，即數據倉庫中的所有數字化檔案信息數據來源唯一，由檔案部門輸入后，各教學管理部門可以通過統一的學校信息訪問平臺獲取所需的信息，避免信息重復和混亂等現象。

2.實現文件、檔案一體化管理

數字校園背景下的數字檔案館克服了以往工作環節、程序的重復，將文件和檔案作為統一的系統工程，對文件管理進行超前控制，保證了檔案的質量。開展文件材料網上立卷歸檔，將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動。

3.實現多種應用集成

在數字校園網絡環境下建立一個面向對象、分布式的、能兼容多種操作系統、可在不同數據庫平臺環境下運行、能夠支持系統從分散的應用管理系統中收集所需各類電子檔案信息的檔案管理系統平臺，實現教學、科研和管理等數字化信息資源規范化存檔管理，構建其管理應用目標。

4.實現信息服務的多元化、網絡化

在數字化校園環境下建立統一的檔案信息訪問平臺，解決異構平臺的信息資源檢索，數字化校園用戶可以通過訪問檔案館的網站，以最快速度查找存放在不同型號服務器以及不同操作系統和數據庫平臺下的、實時歸檔或網上邏輯歸檔的數據庫或數據倉庫中的檔案信息。

數字檔案館建設路徑

1.建立完善的數字化檔案工作規范

要構建適合數字校園環境下的數字檔案館，必須制定數字化工作規章制度并建立符合數字化特點的檔案工作流程。首先，要根據國家規定制定本校的相關標準與制度，如文檔一體化工作制度、數字文件歸檔制度、數字檔案鑒定制度以及數字檔案備份制度等，保障數字檔案館建設、安全有序地開展。其次，在檔案收集環節，建立數字化文件檔案一體化管理歸檔收集模式，由各單位文書處理人員在產生電子文件時轉發一份到檔案館，完成文件歸檔。再次，在管理環節，建立數字檔案設備與信息安全管理體系，注意邏輯與物理存儲管理問題，建立數字檔案對設備的依賴，防止信息丟失或被非法更改，保證數字檔案的可讀性和可用性。最后在利用環節，通過數字校園平臺建立數字檔案信息體系并建立跨網聯機用戶使用情況文檔等。

2.加強檔案信息數據庫建設

高校檔案部門應加強數字化檔案信息資源庫建設，積極推進館藏檔案數字化進程，為數字檔案館建設提供信息儲備。有了數字化的信息資源還不夠，還必須建立與之匹配的檔案信息數據庫。檔案信息數據庫是一個系統化的數字信息集合，當前高校建設檔案信息數據庫主要x~--T兩種途徑：一方面來源于現有的館藏檔案，另一方面通過對電子文件的收集。通過數字校園應用系統進行歸檔、整理轉化為數字化檔案，建立相應的數字化檔案數據庫。

5.實現數字檔案館管理系統與辦公自動化各應用系統的無縫銜接

在數字化校園建設的過程中，學校的各職能部門相繼建成了各種應用系統，如教務管理系統、資產管理系統等，這些系統中蘊藏著大量的信息資源。最終這些系統產生的有價值的信息資源應通過一個數據接口自動轉入檔案管理系統中，實現文檔一體化管理。可以說，各應用系統與檔案管理系統相統一是文檔一體化管理的前提，也是檔案管理自動化、信息化、規范化和科學化的基礎。檔案系統通過對各應用系統的數據進行采集、處理、分類、加工，形成指導性、有長久保存價值的信息，為校領導和有關部門決策服務學校的不同職能部門所產生的電子文件歸檔要采取不同的策略。對于黨群、行政等部門所產生的電子文件，檔案管理系統直接與各歸檔部門的收發管理對接，緊緊抓住歸檔的源頭，所有的收發文材料都在網上進行登記，而后再按歸檔類目進行文件的預立卷工作，保證歸檔的完整率。對于像教務、科研、設備等專業化門類，通過標準化信息采集平成網上歸檔和信息采集。因此學校要加大投資，盡快建立檔案管理系統與各應用系統的無縫銜接，建立完整的信息體系。

4.建立數字化環境下檔案利用服務中心