導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理四性原則，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。

項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。

一、實施項目檔案全程管理原則的意義

項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量

項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。

（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性

固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性

固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。

（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用

項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。

二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用

全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。”將項目檔案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。

（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。

有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。

三、結 語

檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。

[參考文獻]

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隨著信息技術的普及，電算化的會計檔案逐漸在各個單位和部門當中得以應用，并取得了良好的效果。在高校的財務管理過程中，會計檔案起到了不可替代的作用，是各項會計工作得以展開的基礎。高校的會計檔案記錄著高校中的財務信息和經濟活動，因此高校必須重視對財務檔案的管理。

（一）會計檔案是會計信息的重要來源和載體

會計檔案對于提高高校的會計工作水平具有極大的意義。會計檔案能夠促進會計工作的制度化管理及操作的規范性。會計檔案管理起到了會計核算的基礎性作用，在管理過程中必須按照相關的標準由專業的人員負責。會計數據中包含著賬目信息、會計賬簿、財務報表等重要的數據信息。會計電算化的實行使得賬簿、報表等內容的管理更加的便捷、系統，也使得數據的處理和存儲更加的方便。

（二）會計檔案的收集工作

隨著會計電算化的應用，系統中所包含的會計檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應當對相應的計算機設備進行定期的檢查，防止系統損壞導致數據的丟失。在數據存入前要先對數據進行備份，防止意外情況的發生。對于存儲有重要信息的會計電算化設備，在日常工作的過程中要做好安全保護，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時，還要定期對會計檔案進行調閱，確認文件的保存限期，對于一些沒有價值的信息應當及時的刪除或更新，防止系統的過載。

二、高校會計檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后

會計檔案的管理需要應用到現代化的管理理念和技術，并且要充分利用現有的會計信息資源，將其有效地應用到日常的會計信息管理過程中。然而，我國高校的會計管理現狀是管理人員普遍缺乏會計檔案管理的意識和概念，對會計檔案的重要性沒有明確的認識，認為會計檔案的內容單一、管理簡單，尤其是對于會計檔案的電算化管理沒有引起關注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應有的力度，管理人員的專業能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發，讓財務部門的人員進行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導致會計信息的丟失和篡改。

（二）會計檔案資料收集不齊全，忽視對會計電算化會計檔案的管理

會計檔案中包含著重要的會計信息，如會計賬簿、會計憑證、財務報表等。在進行這些資料的管理時應當首先根據信息的類型進行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進行分類管理。在會計電算化的過程中，對數據的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會計檔案管理缺乏科學性和規范性

高校對會計檔案的管理普遍缺乏科學合理的方法。首先在操作上就沒有根據《會計檔案管理制度》中的相關要求來執行。此外，大多數高校都沒有建立起適合高校自身工作特點的會計檔案管理體系，導致會計檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計檔案的管理人員素質也普遍偏低，無法滿足現代化管理的要求。部分學校在會計檔案管理上投入的經費明顯不足，導致會計檔案管理場所狹小、混亂，極易導致信息的丟失。

在會計管理觀念上，許多會計檔案管理人員仍然遵循著傳統的管理理念，在管理方法上缺乏科學性和有效性，導致會計檔案的整理十分混亂。在會計檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經過期的賬單、憑證等沒有進行及時的處理，造成了人力資源和管理經費的浪費。

（四）輕視會計檔案對高校發展的作用

由于受到傳統會計管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計檔案的重要性引起重視，認為會計檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數據，從而導致高校在會計檔案管理方面投入的人力物力嚴重不足，影響了會計檔案功能與作用的發揮。

三、加強會計檔案管理的對策

（一）加強普及宣傳教育，增強檔案意識

會計檔案管理是高校在發展過程中不可忽視的重要工作內容，是考察高校經濟狀況、發展潛力的重要依據。為此，相關部門應當極大對會計檔案重要性的宣傳工作，普及《會計法》、《檔案法》中的相關內容，增強高校管理人員對會計檔案的認識，將會計檔案管理作為一項基礎工作內容在進行。

（二）健全高校會計檔案管理制度，推動會計檔案事業發展

會計檔案中包含著豐富的內容，這使得會計檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計檔案管理的質量，在管理的過程中應當制定完善的計劃和方案，最終形成一個完善的高校會計檔案管理制度。高校的會計管理部門應當與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據高校的發展實際，建立切實可行的管理體系，使得會計檔案的管理工作有良好有效的依據。與此同時，高校應當建立嚴格的會計檔案監管機制，提高會計信息的真實性和準確性。高校可以從檔案分類、借閱制度、檔案移交等方面進行制度的完善。

（三）遵循會計檔案管理原則

《會計檔案管理辦法》是會計檔案管理的主要依據，在實際的工作與管理過程中，高校的會計檔案管理部門應當嚴格按照標準來執行，并且與其他部門共同做好會計信息的核實與監督工作。在會計檔案管理的過程中，應當遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運用現代化手段管理會計檔案

在會計檔案管理發展和完善的過程中，應當積極地與現代科學技術結合起來。通過信息技術的應用，能夠極大的提高會計檔案管理的質量和效率。高校在進行會計檔案管理時，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應的會計檔案管理系統，將相關的數據信息進行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計信息輸入到系統中，就可以由計算機進行自動的分類、整理、檢索等過程。相關財務和會計人員只需要登錄系統就可以對需要的信息進行及時的調用。這樣不僅節省了管理的時間，還能限制系統的訪問權限，提高了會計信息的安全性。

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二、做好干部人事檔案管理工作所應遵循的原則

（一）安全性原則

安全性原則是干部人事檔案管理的基本原則，要想做好這項工作，就必須要對干部資料進行有效的保存和保護，特別是企業檔案室的庫存管理，必須要完全嚴格按照規定的硬件標準來執行建設，在檔案管理工作中的“六防”原則，要完全執行，所謂的“六防”即防火、防蟲、防潮、防盜、防腐和防強光照射。防盜門窗、鐵質檔案柜設施堅固，空調、溫濕度計、加濕器、復印機、切紙打孔機、滅火器、防腐防蟲物品齊備，庫房面積和人事檔案卷數匹配，檔案庫房、閱覽室、辦公室“三室”分開，管理人員具有高度的政治責任感和責任心，自始至終把安全放在首位，把好進出人事檔案室安全關。

（二）規范化原則

我國干部人事檔案工作應該充分依照現行的《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》及上級檔案目標管理規定，建立健全各項管理制度，特別是要從保密、安全、歸檔、立卷和查閱等方面，來建立起相當完善的規章制度，對人事檔案管理工作的每一個細小環節都要進行嚴密的規范化管理。在干部人事檔案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鑒別信息、歸檔資料和進行業務建設，這是充分提高我國人事檔案管理質量的前提和基礎。在干部人事檔案管理環節中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此為了進行規范化管理，就必須要建立起一個網絡狀的收集體系，各個工作位置上，必須要明確自身的工作責任，收集自己需要的內容。在各司其職的前提下，管理工作必須要進行相應的創新，在堅持網絡狀收集的基礎上，同時還應該進行經常性收集和針對性收集，普通收集和重點收集相結合的收集方式；另外，檔案人員具有較強責任心，積極主動收集缺少材料；四是嚴把材料“入口關”，加大送交材料鑒別力度。如涂改造假、材料手續不全、錯裝錯收等不符合要求的材料，要及時與材料形成部門聯系，整改完善。

（三）保密性原則

干部人事檔案管理工作中，工作人員必須要謹記保密性的原則，嚴格地遵守個性保密規定，以制度為準繩，以程序為標準，摒棄私情，嚴格保證檔案內容不被泄露，時刻保證嚴謹的工作態度及狀態，以嚴格地紀律性和嚴肅性規范自己的工作。堅持每半年對人事檔案案卷進行一次檢查核對，發現問題及時解決。

（四）服務原則

提供利用是檔案價值的重要體現。開發干部檔案信息資源，為干部人事工作服務，是干部檔案工作的最終目的。強化服務意識，增強服務功能，創新利用手段，以“全、準、新”的信息量，為組織、領導決策和職工的排疑解惑服務。二是正確處理好檔案利用與保密的關系。檔案利用有利于保密，保密是為了保證檔案能在一定的范圍內得到更好利用，積極為干部選拔任用、政審、技術職稱評定、辦理離退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服務支持。三是積極探索和研究干部檔案利用的特點和規律，加強信息資源處理與管理。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-00-01

一、關于檔案管理安全性問題的概述

1.檔案管理的安全性的含義

關于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認識，從不同的角度分析，往往認識也不一樣。但通常認為，所謂檔案管理的安全性，是指為保證檔案的齊全完整，使檔案的載體和信息免受外界不利因素的影響的存在狀態和保障條件。檔案管理的安全性包括檔案管理的狀態性安全(即檔案載體的安全性和檔案信息的安全性)和保障檔案條件的安全性兩部分構成。影響檔案安全的條件因素眾多，主要包括自然因素(各種自然災害)、環境因素(檔案管理的外部環境和檔案管理部門的環境)和人員因素(包括檔案管理人員和檔案使用利用人員)。

2.檔案管理安全性基本要素

所謂檔案管理的安全要素，通常認為是指在一定條件下狀態下，能獨立地成為實現案安全的充分條件。主要包括：人員、設備、環境和全系統四要素。

3.檔案安全的特征

檔案具有的唯一性的和原始性和特點，覺得了其是一種文化財富和重要的信息資源，如一旦損毀，將會造成不可彌補的損失。檔案安全的特性主要表現為以下幾個方面:

(1)標準的相對性。由于人類認識水平所限和對科技發展的漸進性所限，對檔案安全的認識也隨著認識水平和科技技術的進步而進步，揭示檔案安全的運動規律是逐步的，對安全本質的認識逐步深入的。而且關于檔案安全的標準也受到科技水平、政治制度、文化水平、倫理道德以及安全觀念、法制觀念的制約。檔案安全的標準是一種相對的有條件的安全，并逐步提高的有條件，是相對的，并隨著社會的不斷發展而不斷提高；(2)經濟性的特征。檔案的安全性，不僅收到經濟投入的限制，還要注意為保障檔案安全付出和回報的比例問題；(3)復雜性的特征。檔案安全會涉及到檔案本身、人、環境、系統四個要素。其安全性還取決于檔、人、環境及其相互關系的協調，具有極大的復雜性。另外，檔案還具有唯一性的特性，一旦損毀，無法再現；(4)潛隱性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混綜合效應而產生的潛隱性安全程度。

二、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：(1)自然因素。即各種自然災害；(2)環境因素。包括外部環境因素和內部環境因素。外部環境因素主要包括經濟發展水平、技術水平、立法和執法水平、社會監督體制等。內部環境因素，主要是指檔案管理的部門的內部環境，如檔案館庫建設情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。目前，檔案人員對檔案安全的影響主要體現為蓄意破壞和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問題主要有如火災報警與滅火系統設計不合理，存在較高的火警誤報率；有的檔案館庫房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規范，消防安全存在隱患；檔案館消防規章制度不健全，責任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。因此，應提高防火滅火意識，加強組織領導。加大消防投入，加強設備和技術更新。加大對檔案庫房消防安全建設的投入。加強檔案庫房配套設施的消防安全工作等。建筑安全主要講述檔案庫房建筑的安全性問題。其不安全因素主要表現在：庫房選址、設計不合理和檔案裝具、檔案安全防護基礎設施不完善；(5)檔案信息安全。檔案安全包括檔案載體安全和檔案信息安全。保證檔案信息安全，要保證檔案的物理安全(即存儲環境、設備和載體安全)、網絡安全、信息安全和系統的安全。

三、檔案管理安全性標準體系構建的構建原則和方法

(一)檔案管理安全性標準體系構建的構建原則

檔案安全體系的建設需要綜合系統的設計和規劃，要遵循以下原則：(1)系統性原則，即系統性原則是指構建檔案安全標準體系時，要運用系統理論對檔案安全管理的各環節、各要素進行系統分析，以達到優化檔案安全管理的目的。(2)實用性和通用性原則。實用性要求檔案安全標準體系建設要從檔案部門的實際情況出發，適時制定有關標準。建立檔案安全標準體系要具有通用性的特點。(3)權威性原則。目前的檔案工作標準不具有強制性，因此要求檔案安全標準體系內頒布的任何一部標準，都具有指導性或強制性。

(二)檔案管理安全性標準體系構建的構建方法

(1)要處理好不同標準之間的關系，即如何協調國際標準、國家標準和行業(地方)標準的關系。不能一味強調不同標準的差異性和優缺點，應優先采用使用范圍較廣的標準，盡量做到一步到位。如果國際標準適用于檔案安全管理，可以直接采用國際標準；對政策性和特色性要求較強的，可以采用國家標準；同時結合檔案工作實際，借鑒、參考其他行業如圖書館、博物館的標準，適當加以補充和完善，形成符合檔案行業實際情況的標準；(2)要處理好與相關領域標準間的關系。檔案與圖書、文物、遺產等領域在保護對象、保護措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；(3)要處理好標準管理與制度管理的關系。構建檔案安全標準體系可以以標準管理為主，以制度管理為輔，配合相關的法規制度來保障標準執行中的不足。我國檔案安全標準體系的建設要從實際出發，以綜合、宏觀的角度來設計、規范。對那些重要或是急需的檔案安全標準應作為標準工作的重點，及時；對那些已被實際工作證明適用于檔案安全工作的技術標準，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統一化、標準化、規范化。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是檔案管理工作的重要內容，需要在思想上，制度上、基礎設施上和管理上做好工作，需要加強建設、提高認識，加強相關法律法規的建設，完善技術標準，使其有章可循，實現管理的統一化、標準化和規范化。

參考文獻：

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1.醫院人事檔案管理制度無法滿足現代化需求。在傳統的醫院人事檔案管理中，醫院人事檔案的管理工作過于依賴相應單位人事部門的管理，并且由于醫院的經營管理性質，醫院人事檔案管理人員思想往往比較保守，管理理念相對較為傳統，通常忽視人事檔案管理的時效性和時代性，過于強調以檔管人的管理核心，忽略了時代要求下的以人為本的人力資源開發管理理念。同時，傳統的醫院人事檔案管理實行人事檔案的終身制管理，醫護人員的工作積極性大打折扣，醫護人員的工作創新意識得不到開發，醫院人事檔案的現代化管理進程發展緩慢。

2.醫院人事檔案資料缺乏一定的時效性和綜合性。在傳統的醫院人事檔案管理中，由于管理人員缺乏現代化的管理創新意識，收集整理人事檔案資料大多是醫護人員工作業績的歷史記錄，而醫護人員日常工作經歷、近期動態等文檔資料往往得不到及時的立卷歸檔，致使保存的人事檔案資料過于陳舊，缺乏一定的時效性。同時，人事檔案的立卷歸檔范圍片面關注醫護人員的個人經歷、政治面貌、職位等級、獎懲事項等方面的情況，很難體現建檔人的整體情況，人事檔案資料缺乏一定的綜合性。

（二）基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新意義

在醫院人事檔案管理中，依據科學性的管理方式進行人力資源的開發，優化醫院人事檔案管理工作人才資源的配置，可以在穩住醫院現有精英人才的同時，吸收引進其他社會精英，人才效益得以全面發揮。同時，在醫院人事檔案的管理中，利用先進的現代信息計算機技術進行人力資源的開發，可以有效避免人事檔案資料的錯誤歸檔，保證人事檔案資料數據的全面性和時效性。此外，科學完整的醫院人事檔案資料可以為醫護人員的薪酬獎勵提供指導依據，保證醫院人事檔案管理和薪酬差異的公平公正性。在醫院人事檔案的管理中，全面完善的醫院人事檔案可以為醫護人員的個人成長和業績考核提供參考依據，避免出現學歷造假、職稱作虛等影響作風的不良現象，可以為醫院樹立良好的社會形象提供紙質文件依據，有利于醫院綜合效益的提升。

二、基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新原則

在醫院人事檔案管理中，針對傳統的醫院人事檔案管理的弊端，為確保基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新意義的發揮，醫院人事檔案管理創新需要依據人事檔案管理的整序開發、充分利用和全面效益三個方面的原則，進行基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新。首先，在醫院人事檔案管理中，整序開發原則即要求人事檔案管理人員切實做到建檔人整體人事情況的立卷歸檔，為醫護人員的開發提供整體詳實的人事檔案依據。其次，在醫院人事檔案管理中，充分利用原則要求人事檔案的資料信息根據客觀實際情況，利用各種途徑可以充分運用于人事資源的開發中，優化人力資源的配置。最后，在醫院人事檔案的管理中，全面效益原則要求醫院人事檔案的管理人員注重醫院品牌效益的樹立和社會效益的提升，確保醫院品牌效益和經濟效益的統一。同時，全面效益原則要求醫院人事管理人員注重眼前效益和長遠效益的一致性，保證醫護人員個人效益和醫院整體效益的雙重體現，為醫院人力資源的開發提供更加全面的數據信息指導依據。

三、基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新探索

在醫院人事檔案管理中，為順利開展基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新，根據醫院人事檔案管理整序開發、充分利用和全面效益三方面的原則要求，需要進行醫院人事檔案強化管理、現代化管理和培訓化管理，才能保證醫院人事檔案管理效益的全面發揮，提高醫院的綜合效益。

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2、與國外檔案管理的差距要求檔案管理轉型與歐美檔案工作相比較，歐美的檔案管理現代化程度已經發展的比較高，并且明顯的表現為“三化”，即管理手段上簡易化，管理方式上社會化，管理原則上的法制化。因此，我國檔案管理需要向著現代化的程度、社會化的方向、法制化的進程向前邁進。歐美現代社會在論述檔案原則和實踐時提出應當實現從“國家模式”向“社會模式”的三個轉變。轉變之一，隨著檔案概念基礎的變化，檔案工作重點也發生了戲劇性的變化，由保管記錄活動的證據變為確保這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。轉變之二，社會應確定其自身的價值，檔案文件必須如實地反映這些價值。轉變之三，檔案進一步開放與信息的自動檢索。[2]由此可見，歐美國家的檔案管理已經走向擴大和社會化，而我國的檔案管理正在尋求向社會化轉型的路徑。比如英國的檔案管理已經步入社會化，實現了資源整合和依法治檔以及檔案擴大與服務公眾。在這個問題上存在著范式轉化的問題。首先，在管用的關系上，應該是管用并重，而不是現在存在的重管輕用。其次，我們需要國家推動和社會需求相結合，既要在國家力量下，也要在社會價值的取向下，推動檔案管理發展。最后，檔案保管與開放利用并重，它能夠體現檔案二維度下檔案學的豐富與改變。

3、從檔案管理的發展階段看要求檔案管理轉型在美國的信息資源管理學家馬爾香和克內斯萊英（J.C.KressLein）的信息管理理論中，將信息管理分為四個發展階段，即信息的物理控制階段，信息的技術管理階段，信息資源管理階段，知識管理階段。現在的歐美許多國家在信息資源管理上正處在向知識管理過渡的階段，檔案工作者也是朝著管理知識服務目的去推動的。正如庫克所說的：“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應答電子時代的挑戰，由保管時代向后保管時代過渡的要求。”與歐美檔案管理發展相比較，我國檔案管理表現為以下幾個特點：第一，檔案信息的物理控制在我國仍占主導地位；第二，對檔案信息的認識全社會還處在初步認識階段，未達到自覺行動的地步；第三，對檔案信息的開發利用還缺乏科學方法的有效組織，不能達到知識服務的目的；第四，在微觀上各類主體對信息資源的管理（包括檔案信息管理）缺少明確可行的規劃，更未將信息資源管理與其它各類規劃進行密切聯系。在我國，有人根據信息管理理論將檔案管理歸納為四個階段，即檔案的物理控制階段，檔案信息的技術管理階段，檔案信息資源管理階段，檔案知識管理階段。我國的檔案管理現正處在第一階段向第二階段的過渡階段，歐美諸國已經進入第四階段，可見我國檔案管理與歐美諸國在發展階段上的差距。

4、檔案概念性質的變化要求檔案管理轉型當前，我國正在進行之中的檔案管理轉型，主要內涵是從單純微觀管理到包括宏觀管理在內的全面管理，從只關注檔案的自然屬性到同時關注自然屬性和社會屬性，其外在表現除了檔案概念上的變化外，實踐中主要有以下方面：其一，檔案管理領域拓展，私人檔案資源納入管理范圍。其二，宏觀管理模式多樣化。由此可見，傳統的檔案管理已經不適應現代檔案概念和性質的變化，它需要由單一模式向二元模式轉型，才能適應當今國家和社會的需求。

二、檔案管理轉型的目標

我國檔案管理的轉型使得政府的檔案行政管理開始向宏觀層面轉向，由“國家模式”向“社會模式”轉向，由單一模式向雙元模式轉向，同時又使得檔案概念標準劃分更加細分，不只是微觀管理上的有限范圍，更多的注意到社會性劃分標準。簡單來說，檔案管理轉型的影響主要有以下三個方面：第一，動力來源實現社會化。檔案管理的動力來源不只是過去的那種單一的國家動力，隨著社會的發展和社會的需求，社會這個大的群體也逐漸成為檔案管理的動力來源。第二，服務對象實現社會化。為了滿足社會的需求和人民群眾的利益，本著“以民為本”的原則，服務對象實現了大眾化下的社會化，有利于實現知識管理和服務意識目的。第三，管理主體實現社會化。伴隨著檔案的管理和利用，檔案管理不只是簡簡單單的行政機構下的管理，當今更多的趨向于人民大眾下的管理，這也是社會主義國家人民的責任，是歷史主義意識下自覺的責任。

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關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺。現階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

參考文獻：

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[2] 陳永生，蘇煥寧，楊茜茜.電子政務系統中的檔案管理：安全保障[J].檔案學研究，2015.04（18）：63-66.

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一、投資項目檔案管理現狀及問題分析

投資項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和必要條件，也是項目竣工驗收的先行官，做好投資項目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項目檔案管理現狀投資項目檔案從形成、收集、歸檔到發揮作用，需要參建方包括投資主體、設計、施工、監理、竣工驗收等單位共同配合完成，是一項復雜的系統工程。盡管各參建單位都了解投資項目檔案的重要性，但是限于投資項目檔案的特點、傳統管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項目檔案管理現狀不容樂觀。1.投資項目數額大、周期長、參建方多、資金來源廣，導致檔案易遺失或散失。在較長的建設周期里，投資項目檔案工作一直處于動態和持續補充狀態，而且由于承建方眾多，使得投資項目檔案文件材料難以做到及時歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項目建設管理人員檔案意識薄弱，往往只重視紅頭文件和結論性文件材料的管理，對項目建設過程中產生的一些過程性與隨機性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項目建設周期較長，項目人員流動性較大，文件材料管理經手人多，極易造成管理斷檔或斷層現象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統性欠缺。投資項目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項目建設管理人員對檔案工作認識上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環節，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對投資項目建設全過程進行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續檔案管理環節進行無縫銜接。2.投資項目檔案一般在項目建設完成后才移交到企業檔案部門，但是在項目建設過程中，項目建設與管理部門對文件材料的收集把關不嚴，而企業檔案管理部門未參與項目建設過程，檔案管理環節缺失，對檔案的完整性、系統性無法掌控。3.傳統的企業檔案部門僅有對投資項目檔案文件材料的業務指導權和監督權，沒有過程監控權，致使項目檔案質量的審核是在歸檔之后，存在監管滯后的缺陷。針對上述問題，本文認真研究了針對投資項目管理的有效應對策略，提出建立科學、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項目建設流程，以達到對項目文件材料進行全程管控的目的。

二、理清投資項目檔案管理職責

投資項目檔案質量是企業實現投資目的的基本保證之一，而且關系到投資項目完工后使用、改造、維護和責任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規則》《建設項目(工程)檔案驗收辦法》《建設工程文件歸檔規范》執行。

(一)投資項目的特點決定了檔案管理具有責任重、數量多、難度大、要求高、涉及廣的特點，投資項目文件材料收集歸檔周期長且較復雜，易造成遺漏，因此理清投資項目參建方的權屬關系是做好投資項目檔案管理工作的基礎。參建單位具體情況見表1。

(二)明確投資項目參建方的立卷歸檔職責是做好檔案管理工作的保障。投資項目檔案工作遵循統一領導、分級管理的原則，投資主體或受其委托的項目公司對投資項目文件材料的完整、準確和系統負責。1.投資主體檔案工作職責投資主體對項目檔案管理統籌規劃，負責制定檔案工作方案，對檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項目文件材料歸檔工作中的權利和義務，為投資項目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項目公司檔案工作職責項目公司根據投資單位和檔案行政管理部門對投資項目文件材料歸檔工作的要求，結合項目實際情況，設立與項目建設相適應的檔案管理機構、庫房，配備滿足投資項目檔案管理需要的檔案人員，負責所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責參建單位包括設計單位、施工單位、監理單位及總承包單位，應遵照項目公司關于項目文件材料歸檔工作相關條款的約定，分別負責所承建工程或任務文件材料的收集、整理、歸檔、監督、檢查、審核、匯總工作。

三、明確投資項目檔案主要內容

投資項目檔案是項目在投資立項、審批(核準、備案)、土地征遷、招標投標、勘察設計、設備材料采購、施工、監理、竣工驗收、運營、回購或移交等全過程中形成的具有保存利用價值，經鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業投資項目檔案的完整、準確和規范，為項目的執行和運營提供有效的信息和法律保障，降低投資風險，根據《中央企業檔案工作規定》，投資項目參建方應按照“誰形成，誰負責”的原則，對項目建設過程中產生的項目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負其責；投資主體對項目投資、建設、運營、回購或移交等階段及各階段銜接產生的管理文件歸檔工作負責。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調查、專項評估、可行性研究、審查、出資、后評價、資產處置及成立項目公司進行建設管理產生的批準文件或會議紀要、特許經營協議等內容。2.項目公司收集項目資金籌措、建設實施、交(竣)工驗收、運營管理、養護維修、債務償還、資產管理以及移交過程中產生的項目文件。3.設計單位收集內容包括項目進行勘察后經綜合分析、論證編制的地質勘察資料、初步設計、方案設計、總體規劃設計、施工圖設計等文件。4.施工單位收集內容包括編制施工組織設計和施工計劃，在組織工程施工過程中形成的技術、材料、設備等文件。5.監理單位收集對項目質量、進度和建設資金使用等進行監控形成的文件。6.總承包單位收集內容包括項目總承包范圍內管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項目文件。

四、建立投資項目檔案管理模型圖

投資項目建設實施過程有其計劃性和組織性，是人工、材料、機械、施工組織方法及建設環境條件等有機結合的過程。參照系統工程中的霍爾三維結構方法，根據上述參建方管理職責及收集內容構建投資項目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項目檔案管理階段，包括7個環節，縱軸表示投資項目參建方，空間軸表示項目建設階段。該圖清楚地反映了投資項目檔案管理與項目建設的關系，投資項目檔案產生于項目建設各個階段，不同的建設階段有不同的責任主體，形成不同的投資項目檔案。投資項目參建方按照項目檔案管理內容要求分別負責項目檔案管理階段的工作。按上述思路構建了一個順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動系統地體現了投資項目檔案的全程管理思想，對企業投資項目檔案管理具有指導性、針對性和實用性。

五、科學制定投資項目檔案管控原則與方法

(一)管控原則

將檔案管理思想融入整個投資項目管理的生命周期，在投資項目檔案管控中運用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項目建設計劃中，實現全程有效控制。檔案管理人員在投資項目伊始即提出檔案管理要求；建設過程中進行有效跟蹤，檢查指導項目文件材料管理工作；竣工檔案驗收前進行初審，為投資項目檔案驗收嚴格把關；實現投資項目檔案的科學管理和利用。

(二)管控方法

本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實現對投資項目檔案的管控，通過制度建設、合同控制、崗位職責、環節控制具體落實執行全程管理原則，有利于提高投資項目檔案管理水平。1.通過制度進行前端控制傳統管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項目的調研、立項、評估等前期工作及實施環節。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項目檔案管理難以規范化。全程管理原則要求檔案管理人員實施前端控制，即在投資項目啟動時從頂層框架上設計出一種符合投資項目建設的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關要求有機結合，抓住管控源頭。檔案制度建設與貫徹落實是管控的核心，是實施投資項目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進行法律控制合同約束具有法律效力。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件及其整理、歸檔責任。”采取明文規定的方式，將項目檔案的收集歸檔責任納入合同中實施管理，明確規定參建單位的檔案收集義務、歸檔要求、檔案工作進度及獎懲措施等，運用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實現檔案管控的主動權和法律保障。3.通過職責進行人員控制人員控制主要是明確相關人員崗位職責中有關檔案工作的義務。項目伊始，明確檔案機構對口的部門與單位，形成檔案管理網絡，明確項目負責人、檔案管理員、設計施工監理人員、開箱人員的有關檔案責任，分別負有全局督促、具體檔案業務與協調、整理項目文件、清點檢查隨機文件等職責。通過專、兼職檔案人員的分工和協作，發揮各方專業知識優勢，提高檔案的準確性、有效性和系統性。4.通過考評完善過程控制投資項目建設每個階段都有嚴格的節點要求，根據建設節點設定檔案完成移交節點，要求投資項目檔案管理人員及時、動態地掌握投資項目文件的流轉狀況，協調各方收集歸檔；將考評機制引入檔案工作中，結合檔案節點制定工作計劃，考評結果通報檔案工作完成情況，確保投資項目檔案文件材料的形成歸檔與項目建設同步，最終實現整個投資項目檔案管理的全程控制。

參考文獻：

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[2]范越，秦曉宇.國有企業投資項目檔案管理的探討[J].項目管理技術，2009(3)：40-43

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高校后勤管理的原則主要表現在以下幾個方面：一是以人為本原則。高校后勤管理的關鍵就是以人為本的管理原則，其要求高校塑造管理理念和后勤文化時，創造理解人、關心人、尊重人、幫助人的機制和氛圍，鼓勵后勤人員自覺主動做好本職工作，高度注重人才資源的開發，做到合理使用人才、努力培養人才、善于發現人才，繼而形成強大的人才凝聚力。二是效益性原則。該原則指的是高校管理工作應該以正確的目標和思想為指導，對財力、物力、人力等資源進行合理利用，最大限度發揮出有限資源的作用，實現培養目標的高質量與高效率。高校后勤管理中遵循效益性原則時，必須要對時間、物、財、人等資源進行科學管理和綜合運用，為科研與教學提供周到優質的服務，積極調動師生工作和學習的主動性。三是目的性原則。高校的中心工作就是科研和教學，而為師生生活、科研、教學服務是后勤管理工作的宗旨，這就需要高校緊密圍繞這一宗旨進行管理工作，樹立全心全意為科研和教學服務的思想，明確教學規律中后勤工作的目的，從而更好地開展服務工作[2]。四是全局性原則。高校實施后勤管理工作時，必須要以工作特點、基本任務、發展目標為依據，科學處理局部與全局的關系。而全局性原則要求后勤管理人員從高校全局角度出發，對后勤管理對象進行把握，根據師生生活、科研、教學等方面的需求綜合考慮問題，將其作為后勤管理工作的起始點，而不能局限于孤立分析管理對象各個要素。同時后勤人員必須要胸懷大局，高瞻遠矚，明確高校管理與后勤管理之間的關系，保證后勤管理工作的有序開展。

2 社會化改革下的高校后勤檔案管理路徑

2.1 加強制度建設

在社會化改革背景下，高校實施后勤檔案管理工作時，應該形成完整系統的管理制度，使各個環節有據可依、有章可循，進而確保檔案的真實性與完整性，以免檔案交接過程中出現缺失和遺漏等問題。對于高校后勤隊伍而言，其流動性相對較大，在實際工作中會影響檔案的如實記錄，時常出現前任后勤人員離開工作崗位時沒有完成任內檔案填寫等工作，而接任后勤人員不予填寫或隨意填寫檔案，不利于提高檔案的完整性和真實性[3]。因此高校在加強后勤檔案管理工作時，必須要做好相關的制度建設工作，在制度中具體落實所有工作，嚴格依照制度要求實時檔案的收集、形成、歸檔、交接等一系列工作，使檔案管理工作在相對穩定的外部環境中順利實施。

2.2 做好培訓工作

對于檔案管理工作而言，其不只是包括保管，也涉及完善、整理、搜集等一系列工作，這就對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。因此高校后勤管理部門必須要高度重視檔案管理人員的再培訓，定期組織職業再培訓活動，進一步提高管理人員的專業技能和職業素養。通常后勤部門是保證高校正常運轉的基本單位，涵蓋十分廣泛的內容，如教學硬件設施、汽車、維修、水電、餐飲、物資配送、基建等，導致后勤檔案管理工作相對復雜，要求檔案管理人員擁有較高的綜合素質。例如：檔案管理人員管理基建檔案時，由于基建檔案與物資配送、硬件設施、水?等其他工作存在緊密的聯系，因此人員應該具備基本的建筑常識和較強的實踐能力，科學利用所管理的檔案來更好地支持后勤服務工作。另外，高校可以有組織性與計劃性開展相關的進修與培訓活動，加大在職人員的培訓與教育力度，使其業務水平和信息處理能力有所提高，知識結構得以更新，能夠準確辨別檔案信息的有效性和無效性，增強主動開發利用檔案資源的意識，以此滿足社會化改革的發展要求。

2.3 加大宣傳力度

檔案真實記錄和總結了高校的發展歷程，其中涉及社會實踐、技術研發、學術研究等諸多方面的記錄，集中著社會發展的知識沉淀。但是在以往的高校檔案管理工作中，部分檔案管理人員缺乏較強的管理意識，不能全面了解《檔案法》，這些都在很大程度上威脅到檔案資料的安全[4]。隨著社會化改革的不斷深入，高校檔案工作變得更加完善和開放，檔案管理工作必須要向全社會和高校負責，這就需要高校檔案管理人員積極增強自身的認知程度，高度重視檔案管理工作。同時高校在日常后勤管理工作中，應該向教職工普及《檔案法》，加大檔案管理知識的宣傳教育工作，鼓勵后勤檔案管理人員做到懂法知法，更好地完善檔案管理工作。

2.4 增強管理意識，優化管理方式

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。檔案管理人員要從檔案管理的基礎工作進行深入的分析，并根據其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質量和效率。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規范化和標準化。現代檔案管理的規范化和標準化是檔案管理水平的重要指標，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的、有效的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。

（二）檔案檢索的準確性 。檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎工作中的問題分析

當前我國檔案館以數量繁多、內容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費時間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象。其中存在主要問題總結如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發嚴重。

三、提高檔案管理基礎工作水平的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

（四）規范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。

四、案管理基礎工作的發展

同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現在、預見未來。”作為生產建設、科學研究、宣傳教育等的重要依據，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經濟的各個方面。在現代檔案管理中，包括檔案的統計、標題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內的基礎工作具有重要作用。檔案基礎工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數量充分、質量優化、成分充實、結構合理”，加強檔案基礎工作是推進檔案管理現代化的前提。