導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案管理基礎，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們在查找文件的過程中，需要利用計算機，因為磁盤或者是磁帶僅僅是一種儲存的載體，因此需要利用計算機進行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產生主要有兩種，一種是與科技有關的電子文件，這種文件是技術性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過程中產生的電子文件，這種文件是在處理日常事務中產生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲存技術上需要不斷的完善。

1 管理文件中存在的問題

1.1 未能夠有效的進行歸檔處理

我國企業在二十世紀九十年代的時候，使用的就是軟盤進行企業信息的存儲，之后又出現了光盤和計算機硬盤，這樣電子文件的存儲載體就取得了迅速的進步，文件的內容主要是日常的工作活動，除此之外，還有著源程序代碼和技術性文件，有些文件也沒有進行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關的企業文件放入硬盤和軟盤內，這樣文件在日積月累的過程中，就會出現泛濫成災的現象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會出現一系列混亂的現象。從存檔上來看，電子文件也沒有經過專業的質量審查，從技術上來看，沒有任何的時效性和正確性，文件也就出現了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現歸檔性的問題，如果以上問退沒有得到有效的解決，就會出現一系列的問題，需要引起我們的注意。

1.2 版本管理存在著不足之處

現在有很多的科研產品在研究和開發的過程中，會產生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對本單位和上級的機關產生的文件進行管理之外，還有很多的項目文件進行管理。但是現在有很多的科研開發檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個部門的開發人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規的程序進行收集，導致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運行的過程中，如果文件存儲的程序出現了一系列的問題，這時就需要進行正常到維護，在客戶自接的系統和開發人員的系統上進行及時的更正，但是如果在本企業電子文件的保存上并沒有及時的存檔，因此極容易出現重復更正的問題，這樣就會出現人力和財力上的極大浪費，對系統的運行也是極為不利的，尤其是在企業系統版本管理上會產生嚴重的困難，一定要引起我們的注意。

2 存儲技術

首先；在進行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當電子文件在存儲的時候，一把是在磁介質和光介質中進行電子文件的存貯，在存儲的過程中，一定要建立一個與企業的電子文件的儲存環境相符合的環境狀態。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進行控制，這樣就可以保證存儲接觸能夠在正常的環境中保存。電子文件的載體在擺放的時候，一定要保證直立的狀態，在存儲環境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場遠離，這樣就能夠將整個運行的狀態處理好，使存儲介質能夠正確的保存電子文件。

其次，要按照國家關于檔案管理的規定進行電子當納的存儲，根據相關的原則在存儲的過程中，將軟盤中的文件轉移到光盤內，這樣便于對文件的版本進行有效的管理。在存儲方式上的轉移主要是針對長期儲存來說的，因為軟盤和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經常出現操作失誤的現象，如果不經常更換就會導致文件出現損壞，無法復原。而且在使用的時候，常常會出現誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發還能保證存儲技術的革新。

再次，在電子文件數量持續增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數據的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網絡數據也增加。而且數據在存放的時候，有選擇性。從而使數據在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉，實現文件高效率傳輸。

在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。但是在使用的過程中，要根據本單位的實際情況出臺相應的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲的依據。

最后，加強辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。第二，保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和磁介質不會因溫度太高或大幅波動及火災受到致命的傷害。第三，要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等。

結束語

由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發展的重要資源，拓展單位的發展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發展有積極的作用。

參考文獻

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（一）外部環境

在電子病歷檔案管理環境中，各種因素下產生的自然災害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機儲備載體性能造成影響，從而使計算機結構發生變質，導致數據丟失以及圖像失真。因醫院電子病歷檔案中包含的內容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態下，若是沒有對其采取有效手段進行防護，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術

這里所說的電子技術，并不是人為控制下的電子技術因素，雖然醫院在實施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機系統所存在的，另一方面，因電子信息技術發展速度較快，唯有不斷對計算機硬件以及軟件進行更新，且運用高級程序對其進行保護，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統進行的惡意破壞。

二、針對電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優化外部環境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現代化的管理理念，在對前端控制管理有效實施后，可以快速提升管理效率，優化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實施管理時，結合具體要求或是目標對管理手段進行科學、規范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實現，還要將各個環節下的不同業務需要實施重復性操作，使其能夠提前實施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業以及重復作業量，還能有效提升工作效率。

第二，實施支出以及風險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風險性因素，但是我們要明確一點，無論我們怎樣降低風險發生幾率，風險都會存在，也就是說，我們若想將風險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實施風險管理過程中，要充分保障支出以及風險因素之間的平衡性，其中主要表現在以下幾個方面：第一，在對風險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當的；第二，因絕對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實現的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實施風險控制，并將剩余風險控制在合理范圍之內。在對電子病歷檔案承受風險性進行考量的過程中，首先要對其成本預期進行控制，若是風險控制成本比損傷成本大的話，可以適當考慮接受風險。

（二）提升電子技術水平

在對電子技術水平提升過程中，要采取靜態保護以及動態管理相結合的方式。對系統管理理念進行明確，并重視電子檔案周期中各項活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結合在一起。其中電子檔案風險管理主要包括靜態以及動態兩種風險管理方式。靜態風險管理是指對傳統檔案實施的安全維護工作，具體指的是在對傳統檔案實施安全維護的過程中，強化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態風險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風險管理工作。

（三）管理手段控制

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[23]胡哈力， 方俊嵐， 關世延等.社區衛生服務計算機三級網絡化建設的體會[J].中國初級衛生保健，2003，17（6）：42

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2基礎設施落后

在我國用于醫院電子信息檔案管理的設備較為落后，不能滿足信息化檔案管理的需要，電子信息技術的應用需要良好的硬件和軟件設施作為支撐，醫院中聚集了醫療方面的專業人才，但是對于先進檔案管理設施沒有概念，基礎設施建設的不健全，也使得醫院電子信息檔案管理的發展緩慢。醫院缺少對世界先進電子信息檔案管理工作發展的關注，不能及時更新設備來為醫院電子信息檔案建設創造良好的條件。

3如何加強醫院電子信息檔案建設

3.1加強培訓

針對目前我國醫院現代化建設中檔案管理人員素質較低和專業人才缺乏的問題，加強相關培訓無疑是最有效的方法，通過加強各部門人員的計算機知識培訓,來為提高醫院電子信息檔案管理水平的創造條件。對于檔案管理人員來說，加強業務學習,在自覺學習掌握專業的檔案管理理論基礎上，時刻關注國內外先進的電子信息類檔案工作發展動態,從而實現通過計算機檔案管理軟件對電子信息檔案進行科學規范的管理。

3.2提高重視程度

醫院的重視是醫院電子信息檔案建設的關鍵，醫院的現代化建設不能只著眼于硬件，醫院電子信息檔案的建設工作關系到全局，醫院相關負責人需要樹立全局意識，對于醫院電子信息檔案管理工作給予充分的理解和足夠的重視，硬件是醫院醫療水平提高的基礎，軟件則是硬件的重要輔助，兩者互相補充、互相促進。醫院電子信息檔案建設惠及廣大民眾，同時也需要社會各界的大力支持，醫院的支持和社會的支持構成醫院電子信息檔案建設的發展動力，我們需要為其提供便利的資源和技術，在醫院現代化建設中為電子信息檔案建設創造更多條件。

3.3制定相關制度

針對相關制度缺失的問題，我們需要建立科學規范、高效合理的電子信息檔案管理制度，只有通過嚴格的制度化管理才能保障醫院檔案管理的現代化和信息化發展。依據國家相關法律法規建立嚴格的檔案查閱制度，在此同時，逐步建立起嚴格的采集制度、傳送制度、保存制度、歸檔制度、鑒定制度和清理制度等。嚴格的管理制度需要明確相關管理人員的職責，對電子信息檔案管理中出現的各類問題要進行詳細的規定和解釋，確保問題發生后采取的處理方法有著科學合理的依據。制度制定后必須嚴格遵守，對應著檔案管理制度可以出臺相應的獎懲措施，這樣的方式能夠充分調動管理人員積極性，對推進醫院電子信息檔案建設也有著很好的推動作用。

3.4加強軟硬件建設

在醫院的現代化建設中，軟硬件設施的建設是基礎性的工作，我們在醫院的電子信息檔案建設中，需要加強基礎的設施的建設，醫院電子信息檔案建設需要先進色軟硬件設備作為保障，只有在保障先進設備和軟件的基礎上才能實現電子信息檔案管理工作的高效和準確，電子信息管理系統的應用能夠有效提高醫院電子信息檔案的管理效率。保持與世界接軌，關注世界電子信息技術發展動態，及時進行設備和軟件更新，只有時刻保持與世界先進水平相一致，才能使得我國醫院信息化水平得到不斷提高。醫院要將電子信息檔案建設作為重點工作認真對待，為其發展創造條件。

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基于此，本文在此淺談網絡環境下的紙質與電子檔案管理，以期能夠為相關人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發展與建設。

二、網絡環境下紙質與電子檔案管理存在的問題

（一）電子存檔的滯后

雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導致紙質檔案仍舊存在其必要性。這種現狀已經決定了在檔案存檔工作中，紙質管理始終是電子檔案存在的基礎。

但從實踐調查的結果顯示，在部分行業中，因為檔案數量過多以及員工工作量巨大等原因，導致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發揮電子檔案的優勢。

電子存檔的滯后還容易造成紙質檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。

（二）兩種檔案的內容不相符

在網絡環境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。

在這種背景下，部分檔案管理工作者經常在檔案管理工作中失誤，造成紙質檔案與電子檔案的內容不相符。具體的說，在檔案內容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質檔案的修改。這就導致兩份檔案的內容不一致，導致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。

三、如何在網絡環境下實現紙質檔案和電子檔案管理的互補

（一）及時做好歸檔整理工作

眾多檔案管理者要在網絡環境下提高工作的效率，并且實現紙質檔案與電子檔案的互補，其首要的任務是轉變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。

首先，紙質檔案是電子檔案的基礎，只有紙質檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質檔案的磨損，保證檔案的真實有效。

明確這一認識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質檔案轉變為電子檔案，并對紙質檔案進行科學的保存。

（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質

與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質檔案，并以此為基礎對電子檔案進行更新。

此外，在網絡環境下，紙質檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導致兩種檔案的管理質量下降。

這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質，檔案管理者才能夠根據紙質檔案與電子檔案的特性優化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。

這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓，針對其業務能力以及基本的素質進行有效的培訓，使其能夠應對網絡環境下紙質檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設優秀的管理隊伍。

（三）加強監督與核查工作

最后，管理者要確保紙質檔案與電子檔案管理工作的有效性就應該進一步加強監督與核查工作。

一方面，管理者應該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監督。首先要監督紙質檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發生單方面的變換，監督者必須要追溯其根源，確保檔案內容的真實性。

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（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業單位最基礎的一項工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計算機技術，這不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網絡技術的應用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網絡傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質上進行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實現對檔案信息的開發利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統的紙質檔案管理工作中，檔案立卷時采用的都是紙張，立卷時工作人員根據自己怪信息的理解來進行操作，這就導致各份文檔卷宗標準很難統一，給檔案信息的質量和使用價值帶來較大的影響。電子檔案的出現，利用計算機來對檔案進行管理，這不僅使立卷工作有了統一的標準，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強化事業單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項規章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環境

事業單位電子檔案管理工作中，對現代化技術和設備具有較高的要求，特別是在當前技術快速發展過程中，設備升級換代較快，電子檔案工作條件和設備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環境進行改善，使事業單位電子檔案能夠更好的與現代化管理要求相適應。同時事業單位還需要協調工作，統一規劃、設計，開發出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節約。

（三）培養專業的檔案管理人員

檔案管理人員的專業程度決定了電子檔案管理水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，把自己培養成綜合素質高的復合型人才，適應電子檔案管理發展的要求。

（四）加強對基礎設施的管理

電子檔案管理質量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎性設施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩定性及技術的成熟度，所采用的軟件及系統要具有較強的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進行殺毒及安全體檢，設置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

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一、基層檔案管理工作現狀及存在的問題

近幾年來，隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統已逐步代替以往手續繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認識，相應的配套管理措施和有效的技術支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現在：

一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認識上的誤區，認為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認為拍攝完成、看完用完就算完成任務了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業務部門內部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了電子檔案的長久保護和開發利用。

二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規范。基層央行雖然健全了相應的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執行不嚴，歸檔不及時，交接無手續，保管不規范，缺乏行之有效的管理措施。

三是檔案管理工作存在"一重一輕"現象，基礎設施建設相對滯后。由于部分領導存在思想認識和管理理念上的偏差，認為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統檔案管理，輕電子檔案管理"的現象，使檔案管理電子化建設進程發展滯后。

四是管理人員專業素質不高，缺乏現代化檔案管理專業知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關檔案管理規定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環節和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標準化、電子化的專業知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。

二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設勢在必行

一是加強領導，提高認識。基層央行檔案管理工作的電子化建設是順應潮流、適應形勢發展的新舉措、新要求，是實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為人民銀行中心工作任務提供高效、優質服務的有效措施，是推進基層央行工作全面協調可持續發展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設要堅持以科學發展觀為指導，緊密結合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統籌規劃、科學謀劃，為長遠發展打下良好基礎。

二是著力實現檔案管理標準化、規范化，大力提高檔案管理基礎工作水平。加強基礎工作是實現檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、銷毀等各個環節要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環節認真加以規范。然后按照標準化、規范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現標準化和規范化，為檔案管理電子化提供了充分準備。

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中圖分類號：G642文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2011）07-0-01

一、電子檔案管理中出現的問題

1.電子檔案管理中的接收格式不一致，導致電子檔案難于統一化管理。由于各單位形成檔案和處理檔案的方法格式不一致，且各地區之間、單位之間使用不統一的軟件，所以同一項目所形成的電子檔案格式也就不一樣，這樣增加了電子檔案統一化管理的難度。

2.電子檔案的管理存在缺乏原始性、真實性和完整性。電子檔案的內容與形式是相對獨立的，內容沒有固定形式并且變化大，檔案管理部門對其進行檢驗時，很難判斷電子檔案的原始性、真實性和完整性。這樣使得電子檔案信息內容的錯誤率遠高于傳統檔案容易被復制，甚至被篡改后不留任何痕跡。電子文件是處于流動狀態，儲存方式多樣，所以容易造成信息的缺損，導致電子檔案的不完整。

3.檔案管理的標準化進展緩慢，并且計算機技術尚未大規模應用于檔案管理，制約了電子檔案文件的整理與歸檔。檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎，但是各單位、各地區沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，制定了不同的實施方法，使得檔案管理工作的標準化、規范化難以實現。并且很多電子檔案的管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，不能熟練的使用電子檔案軟件，所以不能充分發揮電子檔案管理的便利作用，從而制約了電子檔案文件的整理和歸檔。

4.電子檔案信息安全問題亟待解決。由于我國已經步入了全球化、信息化和網絡化的時代，換句話說就是我們使用了全球性、開放性、共享性、動態性發展因特網，電子政務系統的政府公文通過因特網和流轉，所以電子檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，甚至電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時會面臨病毒的入侵，對黑客高手防不勝防，使電子檔案信息的安全存在嚴重的威脅。

二、針對電子檔案管理中出現的問題提出解決對策

1.建立電子檔案管理中統一的接收數據格式，推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統一的電子檔案模板，采用通用、統一的文件格式，形成統一的接收數據格式，并推廣應用到各個單位和各個地區，從而保證電子檔案管理建立的統一性，減小電子檔案統一化管理的難度，保證電子檔案的長期可讀。

2.采用有關的技術措施，保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性，提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有：使用背景信息和元數據，作為檢驗電子檔案管理的原始性、真實性和完整性的依據；使用簽署技術，如光筆簽名、數字簽名；實行消息認證和身份驗證，存儲該用戶的相關資料，在使用時必須進行認證；推行一種訪問控制技術――防火墻技術，在本機構和其它系統網絡之間設置障礙，防止非法訪問，盜竊機要信息和專利信息；使用加密技術和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實性和完整性，增加人們對于電子檔案的信任，使其能夠為更多的人、更多的單位有效利用，并且放心使用。

3.加快培養精通計算機技術的檔案管理的專業人才，并且重視和加強對現從事電子檔案管理工作人員的培訓。培養人才時，加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業知識和思想素質的學習，使他們精通計算機技術、熟悉檔案管理專業知識、熱愛檔案事業、素質高、責任性強，為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎。對現從事電子檔案的工作人員進行培訓，增強他們的檔案管理專業知識，提高他們的素質，同時讓他們與時俱進，熟悉和使用計算機進行檔案管理操作，做到檔案管理現代化。

4.建立健全維護電子檔案文件真實和安全的法律法規，制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范，使各單位、各地區統一使用，推進電子檔案管理的標準化進程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節，信息都有可能被更改或者丟失，所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標準進行規定，使人們能夠自覺地遵守這些規定，建立健全相關的法律法規和管理制度，者有利于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全性。同時在各地區、各單位，電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個環節用標準和規范確定下來，使電子檔案得以科學、有序、規范地管理，為電子檔案的統一化管理奠定基礎。

三、結語

我國處于這個信息時代，為了適應社會的需求，促進檔案管理的有效管理，提高檔案管理的效率，檔案管理面臨一個重大的轉變――由紙質檔案管理向電子檔案管理轉變。這對檔案管理人員提出了更高要求，他們要轉變原有的管理模式和思維模式，對電子檔案的管理進行系統的學習和運用；這也對我國研究檔案管理的人員提出了挑戰，他們需要不斷地研究、探索電子檔案管理中出現的問題，并且要及時給出措施，改進電子技術，解決這些問題，保證電子檔案文件的原始性、真實性、完整性、安全性和有效性，使檔案資源得到安全可靠的保護，并且能夠準確地、快速地向社會提供有用的信息資源，為電子檔案管理的發展成熟奠定技術基礎，從而促進社會經濟建設的穩步發展。

參考文獻：

[1]朱匯川.論元數據在電子檔案管理中的應用[J].安徽科技,2008,(10).

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1.高校檔案電子商務化管理的特點。

檔案電子商務化管理與傳統管理方法相比，具有明顯不同的特點。一是虛擬性。電子商務行為發生在虛擬的網絡空間，與直觀的紙質檔案相比，電子檔案需要借助計算機才能識別。二是便捷性。高校檔案電子商務化管理可以節省大量存儲空間，大量人力物力，通過網絡可以實現信息的快速采集和傳輸，實現檔案信息的共享和通用。三是復雜性。隨著信息技術的快速發展，電子商務檔案的信息格式、傳輸協議、存儲形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務檔案的復雜性[2]。四是集成性。與紙質檔案相比，電子商務檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學生理論學習、社會實踐的信息，也包括教學過程中的教學檔案、教職工的人事檔案、財務活動中的會計檔案，還包括科研項目申報、科研立項、項目驗收等信息，具有綜合性特點。

2.高校檔案電子商務化管理的意義。

高校檔案電子商務化管理能實現檔案管理模式的現代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務。一是實現檔案管理模式現代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護工作中解脫出來，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實現檔案檢索便捷化。檔案電子商務化管理后，檔案檢索和查詢只需通過網絡就能馬上實現，節省了大量的時間和勞動力。三是實現檔案閱用可控化。傳統的檔案借閱、查詢都以手工為主，費時費力。檔案電子商務化管理后，通過計算機可以準確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過程可控。四是實現科研服務高效化。檔案電子商務化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復勞動，提高研究質量和效益。

二、高校檔案電子商務化管理存在的問題

1.基礎設施薄弱。

多數高校檔案信息網還處于孤立狀態，沒有接入校園網，檔案館各自為政、急功近利，不能實現網絡數據的傳遞和共享。由于經費有限，用于檔案電子商務化建設的經費有限，沒有配備專門管理檔案的計算機、打印機、掃描儀等基礎設施，計算機老舊，多為淘汰或者廉價產品，反應速度慢，性能質量差，操作使用不便。同時，高校檔案管理軟件功能單一，界面復雜，使用不便，不能實現跨庫檢索、數據傳輸，運行還停留在維持日常簡單業務的功能上，與高校檔案電子商務化管理還有一定差距。

2.組織管理不力。

在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進步，但服務意識樹得不牢，創新動力不足，管理理念滯后等問題依然存在。高校領導只重視教學科研工作，對檔案管理信息化建設缺乏清醒認識，沒有建立檔案信息化建設的決策機構，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設規劃、制度設置、系統設計等方面沒有得到足夠重視。檔案管理人員業務知識匱乏，很多科研、教學、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經丟失或損壞。高校對信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設備購買了，人員納編了，機構設置了，場地開設了，而對如何做好檔案管理工作，如何發揮檔案效益，如何提升服務水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.標準規范不一。

高校檔案信息化建設還處于起步階段，高校根據自身的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，接口規格不一；檔案管理軟件沒有遵循國際規范，使得不同高校之間標準不統一，甚至同一高校不同院系之間的標準也不統一，不能實現資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統一、規范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質文檔、書面材料都沒有系統、規范地處理，而是簡單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲混亂，造成資源的浪費。受高校管理和運行機制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統，缺乏館際之間的交流合作，進一步造成檔案管理標準規范的不統一。

4.專業力量不足。

高校檔案電子商務化管理，對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業技術過硬，而且還要求熟悉電子技術、計算機網絡、計算機操作等知識。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩”的現象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對檔案管理工作關注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數量與擔負的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業素質偏弱，大多數高校檔案管理人員專業知識匱乏，業務不精；由于構成復雜、知識老化，大多數檔案管理人員計算機使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務重，福利待遇差，出彩機會少，導致檔案管理隊伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識，又熟練掌握計算機使用和管理的復合型人才。

三、高校檔案電子商務化管理創新途徑探索

1.夯實電子商務化管理之基礎。

用發展的眼光看問題、做決策、謀發展，緊跟科技進步潮流，結合高校自身特點，進一步配套完善高校檔案信息網。將各高校檔案信息網鏈接到Internet網，實現不同省市、不同區域、不同領域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設橋梁，構建紐帶。合理統籌經費使用，進一步加大檔案信息網投入，建立有效的檔案電子商務化管理系統，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機專用的計算機、掃描儀、打印機、復印機等硬件設施。加大對硬件系統的管理維護力度，制定專門的使用管理規程，嚴格按章操作，確保設施設備性能良好。結合檔案電子商務化管理的實際需求，邀請既懂檔案電子商務管理，又深諳軟件設計的復合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實現檔案的錄取、分類、存儲、管理、檢索一體化服務，為高校檔案電子商務化管理提供可靠的硬實力和軟實力保障。

2.健全電子商務化管理的組織。

加強檔案管理工作的組織領導，根據教學、科研的實際，及時調整策略，成立決策機構，負責檔案管理工作的組織領導和檢查監督，對檔案資源、數量及內外部環境進行革新。加大檔案電子商務化管理的宣傳貫徹力度，營造“檔案電子商務化管理為我謀利，我為檔案電子商務化管理出力”的良好氛圍，形成全校“上下互動，內外聯動”的良性發展局面。筑牢檔案管理人員服務中心思想，喚醒他們的崗位榮譽感和事業責任心，確保為客戶提供優質、高效、便捷的服務。構建順暢的反饋機制，根據客戶對檔案管理的意見建議，改進檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務化管理向全方位、多層次、系統性的方向發展。積極借鑒電子商務的成功經驗，注重自主創新，適時組織評估，改進技術手段，構建智能化的檔案信息檢索查詢系統，為客戶提供最便捷化、人性化、個性化的檔案服務。

3.完善電子商務化管理之標準。

“沒有規矩、不成方圓”，制定和實施檔案工作的標準和規范，是實現高校檔案電子商務化管理的基礎，是提高工作質量和效益的前提，是實現資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務化管理過程中，要購置標準統一，接口通用，性能配套的硬件設備，確保新舊設備、接口管理的延續性和通用性。積極完善檔案電子商務化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規章制度，明確不同類型電子文件的存儲格式，為檔案的電子商務化管理奠定良好基礎。設計檔案管理軟件時，要統籌協調、注重長遠、細化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統之間的通用性。各高校、院系之間要加強合作、分享經驗、互通信息、共享資源，避免不必要的重復勞動，充分發揮檔案對科研、教育、管理的促進作用。

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社會科技帶動著市場經濟的發展，促進了計算機技術的加速應用。隨著計算機技術的不斷應用，各個企業和單位都不同形式的出現了辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，在當前文件的各種管理過程中，計算機技術與信息技術已成為各種文件交流的主要形式，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。

1.1 社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。由于當前檔案管理的過程中各個部門所使用的計算機型號不同，各種應用軟件開發過程不同造成在檔案管理過程中出現各種不協調因素和不利的影響，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 隨著社會的飛速發展，生產力水平的不斷提高，檔案管理的效率也隨之不斷的提高和改進，傳統的檔案管理模式已無法滿足當前日益發展的需要，隨著當前計算機技術的發展，電子檔案管理已成為當前檔案發展的主體，但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，在當前，由于在管理的過程中，各種計算機軟件和計算機記性的不同造成檔案自動化你管理過程中的各種不一致和不標準，因此在未來發展過程中，電子信息檔案還有待加強。

1.3 檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

2 加強檔案管理信息化建設

2.1建立網絡檔案系統。隨著數字化信息技術在各個領域的不斷應用，網絡檔案系統已成為未來檔案管理過程中的主要形式。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵。1）電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用。3）做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。4）解決好檔案電子文件的保存問題。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。

3 檔案管理信息化建設應采取的措施