導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理概述，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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長期以來，在中等職業學校從領導到檔案管理人員一直都沒有重視檔案管理。所有人的觀念都是存放檔案，而不是管理檔案。把檔案管理當作是一種不需要創新和歸類整理的一種簡單的保管工作。這樣不僅僅會使檔案管理效率低下，資料混亂、信息利用率低下。本身檔案管理的目的就是為了更好的進行檔案資料的查詢，能夠為以后的學校發展提供更好的條件，這樣的簡單保管不僅不能達到這個目的，反而浪費人力、物力，違背初衷。

（二）檔案管理人員素質不高

由于第一條中所敘述的原因，即領導的不重視，這樣就導致了領導委任檔案管理人員時的隨意性。很多中等職業學校的檔案管理工作人員并非專業出身，而且也沒有經過必要的培訓。這樣的工作人員根本不能有效的進行檔案管理，無法勝任工作，對檔案的分類整理、信息收集、保管利用等業務就更不能落到實處。科技含量高的數字化檔案信息系統的開發就更加是難上加難了。

（三）檔案管理手段非現代化

一般學校的檔案管理手段還處于傳統階段，即手工操作的紙質檔案為主的分散管理模式。這樣的手段不僅效率低下，查詢時候的速度低工作量大，而且在多個學校的檔案資料共享過程中，不能夠通過現代化技術進行數字化的改革。

（四）檔案管理制度貫徹不徹底

根據我國《檔案法》的要求，規范各類型的檔案管理。但是由于學校領導的不重視，檔案管理人員的素質不夠高，對《檔案法》中的要求不能貫徹到底，這就容易出現相關的檔案資料不能上交，或者根本就沒有上交的情況。職業學校單位也沒有根據自身的實際情況制定出合適自己的《檔案管理制度》，以便學校內部的檔案管理工作落到實處，更有利于學校自身的發展。

（五）檔案資料不完整，設施落后

中等職業學校時常因為經費的缺少，不能給予檔案資料管理相應的基礎設施。沒有跟得上現在發展情況的檔案管理設備和相應的空間就不能滿足檔案管理的要求。這樣就會造成檔案管理的缺失，資料的不完整和資料丟失的現象。

二、為解決上述問題應該采取的相應對策

為解決以上在中等職業學校檔案管理中所存在問題，首先在領導層面就要加強對檔案管理的認識，轉變傳統的思想觀念，這樣調整這個學校對于檔案管理的看法，組織制定一個檔案管理的工作小組，專門負責對檔案管理人員配備與工作的指導。思想上觀念的提高是基礎，有了這樣的基礎，在其他方面的改革就會變得積極主動了。其次是選擇專業的檔案管理人員進行學校檔案管理的工作。配備人員的素質提高了，工作的效率也會相應提高，業務熟練程度也同樣會相應提升。同時學校還應該定期對檔案管理人員進行檔案管理方法和業務能力的培訓，只有參加過培訓且合格的人才能在檔案管理崗位上進行工作。不合格的人員及時進行再培訓或淘汰。以上都是對于人員上的建議，隨著現代科技的不斷進步，各類信息化程度的提高，網絡的普及，檔案管理也需要從傳統的一面轉化為現代化的管理。只有適應現代化的管理才能夠有助于學校的發展與建設。將傳統的管理系統進行革新必不可少的就是要加大有關檔案管理的人力物力的投入，更新設備是不可或缺的。結合現代的信息技術，通過計算機進行檔案的分類管理。除了紙質檔案的保管與管理，還可以建立電子檔案數據管理體系，有助于各個學校的資源共享與檔案查詢。

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中圖分類號：G275文獻標識碼： A

前言：文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。 為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人員知識水平和管理能力。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案、利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔管理人員知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

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通常在實際的工作當中，文書工作與檔案工作兩者是存在區別的，有其統一性也有分工明確性，那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統。在工作中文書與檔案實行的是分塊模式管理，是一種科學有效的管理制度，但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題，使之脫節，這是很多單位和企業在檔案管理方面存在的問題。那么，目前在文書檔案工作當中，公文的格式以及處理的方法出現了很多的不規范性，例如：辦公用紙不達標、檔案文件裝訂的不夠規范、版記不全、相應的附件不明確、編號和原稿不全或者不規范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負責辦公室文件的收發，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負責，投入到檔案管理工作當中去，出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細心，導致的資料不完整錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。

（三）領導片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領導的心中對檔案管理工作認為是無關緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領導認為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經濟效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時候拿出來參考。

（四）單位其余部門對檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時候有時間什么時候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進行統一管理，導致檔案管理工作進行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平。

二、文書檔案的管理特點及趨勢分析

（一）文書檔案豐富多彩

文書檔案是各個單位各個方面真實的記錄與記載，涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關部門印發的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作相聯系

文書工作從開始到結束的整個過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進行完成的，文件和檔案的優劣關系到檔案的優劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩點：收集、保存文書檔案就是利用紙張實質性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強調資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發揮檔案的真正作用。

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Abstract: for the development of the municipal files in our country socialist market economy, and promote socialist modernization construction of our country is very significant, it is important to solve economic disputes of the material basis, is also solve the demolition work and old city reconstruction work in an important reference for problems of our country, the construction of modernization in the city has very important function, establish and improve the urban construction file management mechanism, make corresponding management strategy, improve their management way, give full play to the management work of the municipal files positive role.

Key words: ChenJian planning file management necessity

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

改革開放以來，我國的經濟建設取得了驕人的成績，城建規劃也取得了長足的發展，隨著社會主義市場經濟的快速進步，城建規劃檔案管理工作也被提上了議事日程，在開展陳建規劃檔案管理工作的過程中，必須要充分重視城建規劃的社會效益和經濟效益，統籌好各個環節之間的工作關系，建立健全城建規劃檔案管理工作的統一體系，真正發揮好城建規劃檔案管理工作的重要意義。

一、加強城建檔案管理工作的重要性

1、為我國的社會主義經濟建設提供良好的信息依據。城建檔案對于發展我國的社會主義市場經濟，促進我國社會主義現代化的建設具有很強的現實意義，有效地對城建檔案進行保存和管理，能夠有力地推動我國城市建設工作的進步，是城市規劃、科研、管理、建設及工程擴建、維修、改造等工作中都不可缺少的憑證和依據，能夠為我國的城市建設提供良好的信息資源，城市建設工作人員通過對城建檔案進行管理和有效地利用，不僅能夠減少城市建設工作中的原材料損失率，節約人力、物力、財力，減少建設成本，還能加快城市建設的步伐，為我國的城市建設贏得寶貴的時間。

2、城建檔案是解決經濟糾紛案件的重要材料依據。在當前我國的經濟建設過程中，經濟糾紛案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是擺在國家面前的重要課題，我國有十幾億的人口，經濟糾紛的案件占據了案件解決人員的很多時間，如果經濟糾紛遲遲得不到解決，不僅影響到了公民的根本利益，也會給政府的行政工作帶來很大的壓力，而在這個時候，城建檔案就能起到很好的憑證作用，通過對城建檔案進行查證，就能很好地解決經濟糾紛的案件，既節省了案件解決人員的時間，又能充分保障公民的自身利益。

3、在拆遷工作和舊城改造等工作中，城建檔案起著有力的參考憑證作用。隨著我國城市現代化的建設步伐不斷加快，各地紛紛開展舊城改造和房屋拆遷工作，在進行這些工作的過程中，難免會出現居民與城建單位的糾紛問題，要想做到既能保障居民的利益，又能促進城建工作的順利進行，就必須要找到具有說服力的參照物和憑證，在這一過程當中，城建檔案就能夠發揮其自身的優勢，為拆遷工作和舊城改造工作中出現的問題提供解決的依據和辦法，促進我國城市化的更好更快建設。

二、城建檔案管理工作中呈現出的相關問題

1、檔案管理人員對城建檔案管理工作沒有做到充分地重視。一方面，城市建設單位對城建檔案管理工作的重要性沒有一個科學的把握，做不到充分地重視，這樣的一種工作認識使得城建單位在進行施工建設的過程當中總會抱有一種輕檔案、重建設的錯誤思想，認為城建檔案的管理工作沒有進行的必要性，在自己的工作范圍內嚴重忽視了城建檔案管理工作，缺乏運行城建檔案管理工作的有效機制，尤其是在一些建筑類的行業，城建檔案管理人員沒有實際的業務水平，常常是由工程中的資料員兼職城建檔案管理員，缺乏科學的檔案管理智能作用，造成了城建檔案管理工作中的巨大缺失。

2、缺乏具有專業素質的城建檔案管理人員。隨著我國城市建設的不斷發展，城市建設的工程量日益加劇，城市建設工作中對城建檔案管理人員的素質要求不斷提高，但是受傳統的城建檔案管理思想的影響，我國現在嚴重缺乏能夠從事城建檔案管理工作的專業人才，當前情況下，很多城市建設單位的檔案管理人員大都是由一些資料員進行管理的，缺乏技術技能和專業素質，導致我國的城市建設信息化建設遇到了很多的困難。

3、我國的城建檔案管理工作缺乏必要的安全保障。從科學發展觀的角度出發，任何一項工作的展開都需要建立安全的保障措施，一般來說，對于城建檔案管理工作的開展，首先就要建立好城建檔案館這一特定的檔案保存場所，對城建檔案管理建立專門的管理機制，切實制定相應的管理制度，我國的城建檔案管理工作之所以出現眾多漏洞，其很大的一方面原因就是沒有建立一個完善的檔案管理機構和機制，造成我國的城建檔案缺乏統一的管理，在進行城建檔案管理工作的過程中，缺乏先進技術的有力支持，沒有對城建檔案管理工作開展有效的網絡技術管理開發和應用，造成城建檔案管理工作的效率遲遲得不到有效地提高，因此，在此后的城建檔案管理工作中，國家一定要給予大力的技術支持，不斷提高工作人員的相關技術技能，以先進科學的技術帶動我國城建檔案管理工作的有效進展，進而推動我國城市化的建設步伐，促進我國經濟的繁榮發展。

結語：隨著我國城市化建設步伐的不斷加快，城建檔案會越來越多，城建檔案的管理工作也必須引起有關人員的足夠重視，我們要不斷加強城建檔案管理工作，建立完善的城建檔案管理工作機制，制定相應的管理策略，加強對城建檔案管理的立法工作，切實實行科學發展觀的領導思想，加強對檔案管理工作人員的素質培訓，提高他們的專業技能和專業素質，促使他們樹立正確的人生觀和價值觀，要求工作人員必須要有強烈的責任心和政治意識，本著全心全意為人民服務的理念，切實做好自己的本職工作，同時，也要加快城建檔案管理工作的科技水平，采用先進的數字化信息技術，為城建檔案管理建立良好的網絡管理機制，樹立與時俱進的思想，不斷改進自己的管理方式，充分發揮城建檔案管理工作的積極作用。

參考文獻：

[1] 韓建國. 淺談效益型城建檔案館應具備的基本條件[J]. 山東檔案 , 1998,(02) .

[2] 孔令建. 淺談取消檔案保證金后如何豐富城建檔案館藏[J]. 山東檔案 , 1999,(06) .

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一、重性精神病患者檔案管理基層建設的意義

全國重性精神疾病管理治療項目（簡稱686項目）是我國為深入推進基本公共衛生服務項目落實、提高重性精神疾病患者管理水平、保障人民群眾身體健康而開展的一項工作。

目前，重性精神病管理項目作為一項非傳染性疾病納入了國家基本公共衛生服務項目，旨在建立全國重性精神疾病社區防治和康復管理的工作機制和網絡，最終提供以患者為中心的服務模式，隨著醫院、鄉鎮衛生院、社區一體化綜合防控體系的建立，重性精神病患者健康檔案管理基層建設也要與時俱進，實行科學的、規范的動態化管理，才能有效地對精神病患者進行監護、治療，為構建和諧社會發揮重要作用。

二、重性精神病患者檔案管理基層建設現狀探討

本次研究，以昆明市某轄區內一個區級精神病專科醫院、六個鄉鎮衛生院和兩個社區的重性精神病患者檔案管理為研究對象，發現存在以下幾點主要問題：

（一）重性精神病患者檔案管理專職人員流動性大。為構建全國重性精神疾病防治和康復管理的工作機制和網絡，最終提供以患者為中心的服務模式，本區精神病專科醫院、鄉鎮衛生院、社區在區級疾病預防控制中心的帶領下，于2016年5月30日已完成全區1182名重性精神病患者的檔案管理工作。為完成該項檔案管理工作，各級機構均設置了重性精神病檔案管理專職人員，但由于鄉鎮和社區兩級衛生服務人員流動性較大，出現了重性精神病患者檔案管理專職人員經常性變動的問題。特別是有的鄉鎮當新的專職人員還未接手，原有的專職人員已經調離本單位，這樣就造成了工作交接的斷面，新的專職人員在檔案管理工作初期具有相當的困難，對具體相關檔案工作及要求一知半解，造成了許多重性精神病患者檔案管理問題，諸如：檔案缺項、漏項、信息誤報等。

（二）重性精神病患者檔案管理專職人員缺乏相應的檔案管理專業知識和保密意識。根據云南省、市級疾病預防控制中心的工作要求，本區級疾病預防控制中心每年開展重性精神病患者檔案管理知R工作培訓1-2次，但由于基層專職工作人員流動性大以及檔案管理專業素質較差，重性精神病患者檔案管理專職人員缺乏相應的檔案管理專業知識的問題突出，特別表現在：對重性精神病分類不清，在工作中經常把非重性精神病的其他精神類疾病納入了檔案管理中，違反了全國重性精神疾病管理治療項目的要求，造成了檔案的誤報、浪費了檔案管理資源及人力。

（三）重性精神病檔案工作人員對檔案管理認識不夠。由于目前工作在檔案管理一線的人員中，具有專業檔案管理背景知識的人數極少，多數是一些非專業的工作人員，他們對檔案管理工作的重要性認識不足，在工作中缺乏足夠的主動性和創造性，使得一些本該保存的文件及文檔不能被妥善保存等。

三、對策

（一）加強基層重性精神病患者檔案專職管理人員建設。根據實際工作情況結合檔案專職人員自身情況，重點培養固定崗位工作人員，降低人員流動性，防止重性精神病檔案工作專職人員因個人原因頻繁調動而造成的檔案工作問題。

（二）重視人才培養、提高重性精神病檔案專職工作人員綜合素質。各級重性精神病檔案管理部門，應當加大對重性精神病檔案專職工作人員的培訓力度，通過繼續教育，深化培訓各檔案專職人員對檔案法、精神衛生法和相關的各項法律法規的深刻認識，提高自身檔案專業的業務工作水平，同時應注重培養重性精神病檔案專職人員對患者檔案隱私保護的責任意識，規范重性精神病檔案管理在各級醫療衛生服務機構的工作流程。

（三）加大對重性精神病檔案管理工作的社會宣傳效應。讓病患及患者家屬認識到這項工作對其家庭和整個社會的重要意義，能夠積極參與并配合檔案信息收集管理工作，也起到消除或減少社會普通人群對精神病患者的歧視態度，真正全民參與到這項公共衛生事業中來，相互幫助、相互鼓勵以達到共創和諧社會的目的。

重性精神病患者管理作為十一項公共衛生服務項目和九項均等化公共衛生服務之一，已成為精神專科醫院管理以及地方政府公共衛生工作中一個重要組成部分，同時作為中央補助地方衛生經費重性精神疾病管理治療項目的重要組成部分，重性精神病患者檔案管理基層建設為科學規范開展重性精神病人的排查、診斷、危險性評估與管理，維護精神病人自身合法權益，確保人民群眾生命財產安全和正常的社會秩序，維護社會穩定、減少社會負擔，穩定經濟發展有著積極的意義。

【參考文獻】

[1]張眉芳，李其鏗，張翔.重慶市某區農村重性精神病患者公共衛生服務利用情況調查[J].醫學與社會，2015，28（11）：46-48.

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在進行檔案管理的過程中，這是一種最原始的記錄，其中蘊含著豐富的資源信息，在人類不斷發展以及實踐活動開展的過程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技術手段的發展過程中，檔案是一門綜合性的學科，在各個工作崗位中都具有重要的影響。傳統的檔案管理手段對于檔案的發展情況會帶來一定的制約，因此必須要對檔案管理進行變革，應用現代化的檔案管理手段就要保證檔案朝著一體化的方向發展，積極的采用計算機以及電子文件等相關技術。新的管理方式可以說更加科學化，并且具有組織性的特點，所以值得在今后的工作中得到進一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質量。

2 檔案一體化管理基礎

在進行檔案一體化管理的過程中，在理論以及實踐方面都具有一定的基礎，在理論基礎方面，因為當前的檔案管理正處在電子文件的發展時期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實踐基礎中，應該為檔案的一體化實現提供一定的物質幫助，信息化與網絡化的發展趨勢是檔案實現一體化管理的首要前提，只有將理論基礎以及實踐基礎有機的結合在一起，才能促進檔案一體化更好的發展。為今后的檔案管理水平的提升帶來一定的幫助。

3 文檔一體化管理思路

3.1 文檔應用系統設計思路

在進行文檔一體化管理的過程中，首先應該對應用系統進行設計，其主要的思路是應用網絡服務器以及數據管理平臺等方式對檔案進行一體化的管理。在信息系統中，操作人員具有不同的操作權限，以處理階段為例，這一階段主要是進行文檔的刪減以及審批等工作，所以工作人員只具備對文件進行修改、刪除或者增加等操作權限，檔案工作者在這一過程中只具備查看以及瀏覽的權限，而在進入到檔案歸檔以后，這一階段的工作人員主要負責的任務是對電子檔案進行整理以及進一步的篩選，選出有價值的檔案資源進行保管。檔案管理者的主要工作任務就是加以必要的指導。在生成電子檔案文件以后，檔案工作者的主要工作就是對這些檔案加以進一步的保管，并且檔案的使用者可以應用這些檔案。整個過程中，檔案具有完整性以及真實性的特點，減輕了工作人員的負擔，降低錯誤的發生。

3.2 文檔一體化管理的互動要求

在檔案工作中，文書工作是最基礎的環節，可以說檔案工作是文書工作的進一步延伸，所以需要進一步加強二者之間的關聯性，使其緊密的結合在一起，以促進檔案管理工作水平的提高，保障檔案管理的質量提升。在檔案一體化的實現過程中，其中有一個最主要的特點就是可以將檔案工作和業務系統有機的交叉在一起，這樣可以對檔案工作者帶來重要的幫助，對社會積累財富執行力的強化起到積極的作用，同時也可以提高對檔案的認知程度，讓檔案變得更加具有價值。只有將有價值的文件完整歸檔并移交給檔案部門進行保管才能算相應的工作真正結束，同時還要意識到，在開展現行業務系統的過程中，要責任明確、注意積累，記錄電子文件活動全過程中所有重要的和有價值的信息，確保電子文件的真實性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在傳統的文件管理過程中，文件的形式、歸檔和作為檔案保管與提供利用等關節，都將文件生命周期清除地劃分為三個相對獨立的過程，即現行期、半現行期和非現行期，并通過現行業務工作部門、機構檔案室和檔案館三個物理位置不同的部門分別完成各自的工作。而文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現了集成，要求在一個統一的系統內，有統一的控制中心，統一的工作制度，統一的且各有特點的又互相銜接的工作程序，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉、移交、保存或銷毀等各個環節，實現各個過程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能夠根據不同的文件與處理要求定義特定的工作流程，實現流程的優化和個性化處理，提高了工作效率，降低了檔案接收和保管的復雜性，避免了信息的多次錄入和產生不一致信息的可能性。

3.4 業務處理的自動性

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信息共享空間作為一種新型的服務方式和學習空間，已成為當前圖書館界信息服務模式研究的一個新熱點。當前，我國高校圖書館信息共享空間建設初步實現了空間、服務、資源的整合，但仍然存在著信息資源與人力資源整合的障礙、經濟成本的制約等問題。高校圖書館在信息共享空間建設中存在的主要問題，具體表現在以下三方面：1.傳統服務理念與管理體制對信息共享空間構建的束縛。2.信息資源與人力資源整合的障礙。3.大量資金投入的制約。

檔案管理制度陳舊，管理模式落后也影響了檔案管理的服務質量。傳統的檔案管理是分散的管理模式，存在各種弊端。不僅使很多有價值的資料不能實現物盡其用，制度不完善也促使檔案管理無法實現規范化、標準化管理。

此外，設施落后、高素質人才缺乏、人員分配不合理等因素也制約了檔案管理工作的發展。

二、改進圖書館檔案管理的策略

（一）完善我國高校圖書館信息共享空間建設

目前，我國已經初步實現了信息資源的整合，提高了檔案管理的服務質量以及信息資源的利用效率。但是，在信息資源整合上以及降低成本上仍然存在不足。為此，我們要確立信息共享空間服務理念，建立與其相對應的物理層、虛擬層、支持層，以完善我國高校圖書館信息共享空間建設。信息共享空間物理層是用戶學習、活動和交流的物理場所，是IC空間最直觀和最基礎的組成部分；信息共享空間虛擬層是讀者學習、交流、協作、信息共享和知識創造的虛擬場所，是連接實體層和支持層的紐帶和橋梁。由虛擬社區、數字資源、虛擬學習及服務環境、軟件系統及工具、虛擬服務支持組織以及其他虛擬資源等多部分組成；信息共享空間支持層是系統運行和發展的核心動力層，包括組織與管理、信息技術、文化與精神三大核心驅動力要素，通過三者的有機融合和共同作用來支撐和驅動系統的運行與發展。

（二）建立數字檔案館

數字檔案館是一項綜合計算機技術和網絡技術，將各種不同檔案機構的信息資源進行整合和處理加工，以保證數字檔案信息資料的長久保存和獲取，并且向社會中廣大的用戶提供更加便捷和高效率的在線服務，最終達成信息資源共享的一種有序的動態信息空間。

數字檔案館是在現代各種信息技術的有機結合的情況下出現的一項新興的技術，與傳統的檔案管理相比，檔案管理的數字化結合了信息傳輸網絡化、管理計算機化、信息多媒體化和存貯多載體化等一系列的特點。數字技術在檔案管理中的應用不僅完善，并且也發展了檔案管理的職能，而且妥善解決了傳統檔案管理中的諸多矛盾，實現了檔案原件更加長久的保存。數字檔案檢索系統也更加方便利用，而且極其快捷，不僅極大滿足了用戶的需求，而且完全可以不受時間、地點的限制，能夠隨時隨地的異地查找檔案信息。數字檔案館為檔案工作創造了便利，這將從根本上提高檔案管理工作的服務質量，也必將大大強化檔案的信息需求。

（三）改變順排文檔檢索，實現倒排文檔檢索

將主文檔的可檢字段抽出，按照一定的順序重新排列起來，形成一種新的索引文檔，即倒排文檔。這個文檔能夠合并相同的詞匯，并且把在順排文檔中的相關記錄的記錄號集合起來，使其賦予在索引關鍵字之后，這樣可以保證通過某一個特征詞便能夠快速、方便地獲取相關信息。倒排文檔建立在順排文檔的基礎之上，它的檢索速度比順排文檔快，且比較準確。

三、實現檔案信息化的重要意義

檔案管理的信息化是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。

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關鍵詞 企業文書檔案；檔案管理；問題；改進

所謂文書檔案，也叫做管理性檔案，即事業單位、企業、團體、機關以及其它社會組織在行政管理和領導等工作、活動中形成的文件，這些文件具有一定的查詢和保存價值。在檔案管理工作中，文書檔案管理占據著舉足輕重的地位，是所有事業單位、企業、團體、機關的一項重要工作。可以說，企業文書檔案資料的可靠性、安全性與文書檔案管理水平有著直接的關系，只有堅持創新和與時俱進，才能落實好文書檔案工作，使之為企業的健康發展奠定堅實的基礎。

一、企業文書檔案管理中存在的主要問題

（一）企業領導沒有從意識上重視檔案管理工作。在不少企業管理者意識中，檔案管理工作是無法為企業創造財富的。這些管理人員認為，這是一份沒有什么難度的工作，而且通常會下意識的下調招聘的標準，更不用說花時間和精力來培訓檔案管理人員了。意識上的不重視以及投入上的忽視，難免會影響檔案管理工作的整體水平。與此同時，有些部門為了圖方便，在對檔案進行搜集的過程中不會主動把一些本屬于檔案范圍的檔案交給管理人員歸檔，由于歸檔不及時，因此檔案管理人員無法及時記錄下重要資料。在借閱檔案的過程中，經常出現催還未果，過期不換的問題，加之檔案部門沒有及時采取處理措施，因而導致這該崗位形同虛設。

（二）文書檔案與檔案工作契合度低，資料不全面。對某些機關單位而言，文書檔案管理是一份可有可無的工作，而且存在“重經營、輕檔案”的現象，致使其他科室根本沒有把文書檔案的搜集和管理放在心上，這不但有礙工作人員能動性的發揮，同時還會影響文書檔案的可靠性，導致其無法與檔案工作銜接，正是因為檔案工作與文書檔案管理之間缺乏契合度，加之當前的管理制度存在許多漏洞，因而導致二者處于一種“各自為政”的狀態，經常出現編號和裝訂不規范、文種使用不當、原稿不完整的問題。

（三）企業文書檔案管理水平普遍偏低。一直以來，企業檔案管理人員的任務就是保存好檔案，這種封閉式的管理模式，使得不同時期對檔案的質量、整理、裝訂規范出現了不同的要求，加之領導沒有從意識上給予這項工作足夠的重視，而且管理人員水平普遍偏低，檔案部門又是一個可有可無的崗位，也沒有針對檔案管理部門建立檔案部門經濟責任制、管理制度和考核制度，導致檔案管理水平普遍偏低。

二、企業文書檔案管理的改進方法

（一）從意識上重視檔案文書管理工作。提升文書檔案管理部門在單位內部地位的途徑之一就是使領導從意識上認識到這項工作的重要性。只有保證領導對檔案文書管理工作有一個明確的態度，才能形成上行下效的效果，使全單位的工作人員都重視這項工作，也才能獲得其他部門的理解、支持和幫助，從而為檔案管理工作的開展創造有利的條件。在領導重視文書檔案管理工作的時候，一定要在會議上將文書檔案管理工作的地位上升到企業戰略的高度。

（二）努力協調文書檔案管理與檔案管理工作的關系。嚴格來說，檔案工作的順利開展離不開文書檔案管理工作的支撐，二者是相輔相成，缺一不可的。落實檔案管理工作的前提條件就是做好文書工作；文書檔案管理的水平很大程度上是由文書工作的好壞決定的。所以，文書工作人員必須具有一定的檔案管理意識，在搜集和歸檔時一定要堅持準確性、及時性和完整性的原則，這樣才能通過開展工作加強自身與其他部門之間的聯系，還要認真辦理檔案的借閱、查詢和審批手續，做好檔案的統計與保護工作。

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信息化檔案管理能否成功地應用在學校檔案管理中，關鍵在于學校領導的支持和各部門主管的積極參與，尤其是領導思想認識的提高。要讓學校領導充分認識檔案信息化的重要性，認識到檔案信息化對學校各項事業創新與發展的重要性，切實將檔案信息化提高到學校發展與改革的高度來對待。將檔案工作落實到實處，切實將檔案工作納入學校主要領導的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責范圍，使檔案管理有領導保證、人員保證、時間保證、經費保證。這是加快學校檔案信息化的關鍵，也是學校檔案事業生存與發展的根本保證。

檔案標準化、規范化是實現檔案信息化管理的第一步。信息化檔案管理要符合檔案管理的各項標準，包括檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面都要標準化和規范化。檔案管理的各個環節、步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入計算機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。

信息化檔案管理的前提是實現檔案系統的辦公自動化，只有建立具有高效管理和開發利用檔案信息資源能力的檔案網絡管理系統，才能夠實現檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用的信息化管理。目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。要實現檔案信息化，必須從文件材料產生開始就運用統一的計算機管理系統，完成撰寫、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結合起來，這樣學校各部門就可以通過網絡實現對這些檔案信息資料的共享。

檔案信息化建設依靠的主要是高素質的檔案工作者。從目前學校實際情況來看，大部分檔案工作人員都是一兼多職，對檔案管理信息化十分不利。要改變這種狀況，最簡捷的辦法就是改變隊伍素質結構，適應新的工作需要，要加大檔案管理人員的業務培訓，使其領會現代化科學管理檔案的內涵和特點，使檔案工作人員具備以下五種能力，即檔案信息真實性的維護能力、檔案信息的獲取能力、檔案信息的鑒定和評估能力、檔案信息的加工與提煉能力、檔案信息的交流與傳播能力，從而提高檔案管理效能。

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關鍵詞 銅峽水電站 工程 檔案管理

青銅峽水電站是一座以灌溉、發電為主，兼有防洪、防凌功能的綜合性水利樞紐工程。青銅峽水電站技術改造工程于2010年全面啟動。改造后，電站灌溉、防汛防凌、設備自動化水平等都將大大提高。目前我公司已經順利完成了伍臺機組的全面技術改造工作。本公司形成的技術資料已全部組卷完畢。現對工作中存在的問題進行簡要闡述。

一、技術改造檔案管理存在的共性問題

1.建設單位往往強調抓工程建設而忽視資料的整理工作，在技改過程中，由于工程建筑物是實體，屬于硬件，因此參與技改各方都積極關心工程建筑物的質量，進度等，不論是領導，員工目光都聚焦到實體工程上！而工程資料是一個軟件，往往被忽視，往往都是到了最后竣工驗收的時候再加班突擊各項資料，補充各種文件等，因此，分公司以及有關部門領導，技術管理人員等，對竣工資料的整編的態度和重視程度是能否做好資料的關鍵。

2.日常的資料管理不規范，在施工過程中，對于平常的資料管理單位一般也花費了一定的人力、物力和財力，也做了相當一部分的工作，但這些工作都是側重于滿足日常工作需要，由于資料管理的深度不夠，依據規范程度較低，在最終整理資料歸檔時，很多資料都需要重做，還要找當事人辦理簽字，再一次造成了時間，人力和財力的浪費。

3.檔案管理制度不健全，目前，寧電分公司雖然建立一些關于檔案管理方面的制度，但是，一般都不系統不健全，阻礙了資料整編工作的有效開展，給后續歸檔工作造成了很大困難。

二、技術改造檔案資料整編和歸檔工作對策

1.建立檔案管理網絡，配備專、兼職檔案工作人員，落實項目檔案工作的組織保證體系；配備保證項目檔案工作正常開展的設備、設施，以及實現現代化管理的必要條件。施工階段是檔案資料形成、積累和歸檔的關鍵時期，作為建設單位首先要主動與上級檔案管理部門取得聯系，在檔案業務上及時請上級檔案管理部門的人員進行現場指導和工作協調，同時在上級檔案管理部門的支持與配合下，對監理施工、安裝等單位的專兼職檔案員及相關技術人員進行檔案短期崗位培訓。

2.堅持檔案工作于技改工程建設同步進行。堅持同步管理就是要求技改文件的收集整理歸檔和技改檔案的驗收，要與技改項目的立項準備、勘察設計、建設施工和竣工驗收同步進行。特別要做好技改文件的收集工作，它是技改檔案工作的基礎，必須從源頭開始就抓好。在工程建設各階段中，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上；技改工程項目竣工驗收前，一定要首先進行技改檔案資料的專項驗收；工程竣工驗收時，提交合格的竣工檔案要與竣工驗收同步進行。

3.技改項目施工及安裝文件的管理。為保證工程施工和安裝資料在工程竣工時順利移交，應狠抓平時資料積累工作。項目建設單位檔案管理人員要做好監督、檢查、指導工作，積極協助指導施工單位實行文件包制度，加強施工記錄、資料的及時收集。并且定時組織施工、監理單位工程質量管理及資料管理主要負責人進行文件包制度執行情況的檢查。發現問題，及時向施工單位下發整改通知。并監督整改落實情況，從而可以確保施工過程資料及檢驗文件齊全、完整。

三、對施工單位歸檔工作的建議

1.建立完善的資料管理制度，施工單位的資料整編應當從工程施工開始就設置專門人員在施工的整個過程負責收集、整編和移交所有相關資料，同時，按照國家和相關部門的有關規范和標準制定相應的管理制度，不但設置專人負責還要把責任落實到人，資料的形成，日常管理，收集整編一直到移交保管應當是一套完整的制度，在整個施工過程中，由于情況不斷發生變化，資料的整編工作還應當根據工程的具體情況及時的補充或調整資料管理制度。

2.加強人員學習培訓，為了切實提高資料人員和管理人員綜合水平，在施工過程中，施工單位應當對工程技術人員和行政管理人員進行重視資料管理和整編方面的培訓和學習，通過對檔案知識、歸檔范圍進行系統培訓，使他們變成即懂技術又懂檔案管理的復合型人才，只有懂得檔案方面的相關技術和要求，才能在平常的工作中高標準的做好基礎資料。

3.嚴格過程管理，定期開展檔案專項檢查，定期率相關處室到各監理施工單位，對其檔案資料整理情r進行檢查，聽取檔案資料整理過程中的問題和建議，尤其在單項工程能夠竣工驗收進入高峰時，要每月到各單位現場檢查指導，通過檢查，一是提高各單位對檔案整理工作的認識，督促各單位落實檔案整編人員，二是掌握各單位檔案整理情況，規范了檔案整編要求，加快了整理進度，三是檢查各施工單位檔案資料編制規范性，及時制止弄虛作假現象，催促整改不符合要求的地方。

四、結語

通過幾年來對水電站技改工程資料整編的具體實踐，深刻體會到工程項目竣工檔案必須從工程項目開工之初抓起，實行“三同步”；建立相應的竣工檔案管理制度是做好工程檔案工作的基礎；加強檔案意識宣傳教育工作，把工程項目竣工檔案工作列入施工的全過程。只有這樣才能完整、準確、系統地收集和編制電站技改工程竣工檔案資料.

參考文獻：