導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案電子化，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

【參考文獻】

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二、檔案信息電子化有其不可替代的優勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠對現有的微機進行利用，提高其使用效率。現在很多的檔案館里面的計算機設備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產出的模式，能夠節約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經費比較多，而且不能夠多次產出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領導和需要的部門，拓寬了服務范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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所以，通過將地籍檔案電子化實現檔案管理信息化，把“死”數據變成了“活”數據，通過建立檔案查詢系統，提供了地籍信息的快速查詢和統計、匯總，更好的為土地資源管理工作服務。

2 地籍檔案電子化作業流程

3 地籍檔案電子化作業方法

3.1對全區進行分街、分坊、分宗

由于長期以來地籍管理工作都以宗地為最小單位，宗地是按照街、坊、宗的模式組織的，考慮到地籍管理工作的開展以及數據銜接和使用的需求，對整個區域按照行政界線和規劃路進行街、坊劃分。街坊命名按照國標《縣（市）級土地利用數據庫標準（試行）》圖斑權屬單位代碼編制格式為： AAAAAABBBCCC其中: AAAAAA代表區（縣）行政區劃代碼；BBB代表鄉（鎮）級行政區劃代碼，即街代碼，以區（縣）行政區為單位分別從001到999進行編碼；CCC代表權屬單位代碼或行政村代碼，即坊代碼，以鄉（鎮）為單位分別從001到999進行編碼。

3.2對所有地籍檔案資料的整理準備：

(1)收集地籍管理部門歷年來所形成的地籍檔案。各級土地管理機關、各有關部門在實施本轄區范圍土地的各項地籍管理活動中，會不斷產生和形成有保存價值的地籍檔案，這些地籍檔案均需按規定編目、造冊、立卷，定期或不定期地移交給本機關地籍檔案室，集中管理。

(2)由于歷史的原因，對于撤并機關移交的地籍檔案，也應一并收集整理。

(3)為了保證所收集的地籍檔案資料具有較高的保存價值和秘級的要求，必須對所收集的地籍檔案進行鑒定。

(4)為了及時掌握和了解地籍檔案的數量和質量，必須對所收集的檔案資料進行分析和統計，已確定檔案的歷史性和發現斷檔的資料，以確定補救措施。

3.3.檔案掃描

對所收集在計算機中不能存儲的檔案資料，都進行地籍檔案資料的電子化處理。對于以紙介質所存在的圖、表和文字等資料，直接以掃描的方式進行數字化，對于存儲在磁帶等介質中的聲音和圖像資料進行數據格式的轉換，以形成計算機可以存儲和識別的可以利用的數據。對于地籍檔案的掃描以頁為單位進行，考慮到數據的兼容性和使用的方便，特別注意以下幾點：

（1）掃描方式

針對檔案的清晰度采用不同的掃描方式，主要是黑白、灰度、彩色三種方式。對于比較清楚的紙質檔案可采用黑白方式掃描，對于模糊的紙質檔案采用8bit灰度方式掃描，對于有彩色圖章的紙質檔案采用16bit彩色方式掃描，這樣既可以滿足檔案數字化的要求，又能減少存儲空間。

（2）分辨率

確定掃描的分辨率是檔案掃描的關鍵環節之一。掃描的分辨率過高，掃描文件占據存儲空間大、操作不方便;掃描的分辨率太低，掃描圖像不清晰，滿足不了管理和查詢的要求。經多次試驗，我們認為，對于負載量不重的文件材料，選擇“300dpi”像素分辨率掃描比較合適。當文字看不清楚或者很難看清時，可采用更高的分辨率，直到能看清楚為止。

（3）存儲格式

掃描文件的格式有很多，其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PDF等格式。BMP位圖格式的特點是包含的圖像信息較豐富，幾乎不進行壓縮，缺點是占用磁盤空間過大。G IF格式的特點是壓縮比高，磁盤空間占用較少，其缺點是不能存儲超過 256色的圖像JPEG格式用有損壓縮方式去除冗余的圖像和彩色數據能獲得極高的壓縮率。TIFF格式的特點是圖像格式復雜存儲信息多，且支持 LZ W 無損壓縮方式，它存儲的圖像細微層次的信息非常多，圖像質量高，其缺點是掃描文件比較大，占用空間比較多，直接影響數據存儲和查詢的速度。PDF是Portable Document Format的縮寫，意為“可移植文件格式”，是一種結構化的文檔格式，其主要特點是傳遞性好，可以在各種網絡環境下正確地傳輸，支持聲音、動畫，并且支持對頁面內容的隨機存取，從而提高了頁面的各種操作速度。考慮到掃面后數據主要用來建立地籍檔案查詢系統，為了方便數據管理和查詢，此次選擇PDF文件格式。

（4）命名和存放格式

掃描的檔案以頁為單位存放，文件名以檔案要件的標題命名，對于一個標題有多頁的文檔，按照標題+頁碼.pdf的方式命名。同一卷宗掃描后的數據應存放于以宗地編號為目錄名的文件夾中統一管理，以滿足與紙質介質的存貯方式一致性，對于有變更的地塊掃描后存放在以該現狀進行宗地編號的同一個文件夾中，數據按照地籍檔案所形成的時間順序分目錄管理，并建立編號與文件夾中檔案數據的索引關系，為后續電子檔案系統建設打下堅實的基礎。

3.4坐標上圖

對所收集的地籍檔案資料中的圖形資料進行坐標上圖。考慮到實際情況，對于具有坐標的地塊，通過展繪坐標進行矢量圖的編輯和繪制；對于沒用測量坐標的地塊，無法通過坐標轉換繪制圖形資料，由區縣土地和地籍管理部門應派專門工作人員進行實地踏勘、調查，結合現場實際情況，進行調查上圖。

3.5屬性錄入

對于地籍檔案資料，必須滿足數據庫檢索和使用的要求。電子檔案屬性包括圖形屬性和檔案屬性兩大部分，圖形屬性在數據轉換時可以直接掛接到相應的圖形數據庫中。檔案屬性需要手工錄入，該部分屬性結合地籍檔案管理具體工作的需要進行了必要的擴展。系統數據表結構與《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分層、代碼及屬性表方案》中的要求相一致。

3.6入庫數據制作

對上圖后的矢量地籍檔案圖形數據，進行分層數據轉換，系統數據表結構與《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分層、代碼及屬性表方案》中的要求相一致，轉換后的系統數據滿足電子檔案系統建設對地籍檔案數據的要求。

4 電子檔案系統建設

4.1系統概述

該系統為國土資源分局設計的地籍檔案管理系統，是以現代信息管理技術、縮微技術、掃描技術、圖像處理技術、存儲技術、數據庫及網絡技術等實現檔案管理工作中的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統計等工作。根據地籍檔案信息化管理的業務需求和目前計算機應用技術的發展狀況，確定系統的總體結構為客戶/服務（C/S）器結構。

4.2系統特點

(1)掃描文件與數據庫相結合

地籍檔案數量有幾千件，每件檔案又有近百頁。如果按照傳統的管理信息系統的設計思路，將所有檔案內容信息歸納、總結，設計數據庫表，將所有紙制檔案信息錄入到數據庫，必將耗費大量的人力和時間，并且短時間內不能在實際工作中得到使用。因此，本系統采用掃描文件與數據庫相結合的設計思路，將所有檔案文件通過掃描的方式實現短時間內數字化的目的，然后篩選出地籍檔案中的關鍵信息建立數據庫，實現主要信息的查詢、檢索。

(2)地理信息系統(GIS)輔助文本檔案管理

地籍檔案信息與地形圖密不可分，因此地籍檔案管理系統也一定涉及到對地理信息的管理。本系統在設計時充分考慮了地理信息的重要性，同時又考慮到系統使用人員的傳統操作習慣以及系統使用人員是地圖使用者而并不是地圖維護和制作者的事實情況。使系統既滿足了管理、使用地理信息的需求又不使對地理信息的管理變成用戶的負擔。

（3)可擴展性

任何系統的設計思想都包含可擴展性，目的是便于實現系統升級以及預防系統投入運行后業務邏輯的改變。其實現手段通過使用標準數據庫及標準數據庫連接（如：ODBC）、使用資源文件、定義系統接口等。本系統的設計思想不僅涵蓋了上述概念，而且對可擴展性具有更廣泛的理解和實現。從需求分析到系統設計，從程序實現到系統發行，可擴展性的設計思想貫穿始終。可擴展性的目的為：縮短開發周期、系統設計準確和維護修改方便快捷。

4.3系統功能

4.3.1系統管理

（1）路徑設置：建立或修改系統支撐環境的路徑說明文件。

（2）安全設置：設置用戶和用戶權限。

4.3.2數據更新

（1）檔案掃描數據輸入：檔案掃描數據的錄入、修改和更新，并維護與其它數據的一致性。

（2）檔案數據庫表輸入：檔案數據庫表的錄入、修改和更新，并維護與其它數據的一致性。

（3）地圖輸入：地圖數據的更新。考慮到地圖數據處理的復雜性和技術難度，地圖數據更新采用數據文件替換的方式。

4.3.3數據查詢

查詢方式有：由圖形查屬性、所有表格屬性的查詢、宗地屬性、由屬性查圖形、宗地號查詢、土地證號查詢、通過審批表的屬性查詢宗地圖、通過地名庫進行地名查詢圖形、歷史查詢、單宗地歷史追溯、整圖歷史查詢、多個時期歷史同時查詢等。

查詢內容有：宗地屬性的查詢，土地登記電子檔案的瀏覽（包括主檔案、變更檔案、查封檔案等）。

4.3.4數據統計

統計方式有：地圖范圍統計，即統計任意矩形范圍內的宗地數據，對所有表格的屬性進行條件統計、按街坊統計、按街坊、街道或區進行統計等。

4.3.5數據輸出

（1）各種查詢統計信息的表格輸出和打印。

（2）查詢宗地圖形輸出和打印。

（3）查詢檔案的輸出和打印。

4.3.6地圖顯示

（1）地圖瀏覽：實現地圖的漫游、放大、縮小、全圖查看功能。

（2）圖層管理：提供對圖層的顯示、鎖定等控制，使用戶可以加快地圖的顯示速度和合理安排圖形顯示區。并且用戶可以根據自己的要求更改圖層顏色。

5 結語

在現階段地籍檔案電子化在可視化查詢和統計等方面具有以往檔案管理無可比擬的優越性，此次設計的地籍檔案電子化查詢系統是單機版，滿足土地部門科室范圍內的工作需要。隨著地籍管理工作的需求，可以升級為基于web網絡查詢系統，通過瀏覽器實現信息查詢以及地籍檔案數據的更新和維護。所以今后地籍檔案信息化建設的最重要環節就是實現檔案數據格式和要求的標準化，在兼顧標準化的同時一定要有前瞻性，實現信息資源、數據的可持續性利用。

參考文獻：

[1] 張新長，唐國明. 地籍管理數據庫信息系統研究.北京：科學出版社，2009.

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一，榮譽檔案電子化管理的意義

在新的歷史時期，檔案工作要抓住歷史機遇，不斷開發檔案新資源，努力拓寬檔案新領域，寓創新于開拓之中。以科學發展觀為指導，搞好檔案資源的開發利用。面對信息化時代的發展，檔案工作只有跟上時展的步伐，才能實現創新。榮譽檔案電子化管理，就是使榮譽檔案盡早進入“信息高速公路”，實現辦公自動化、檔案管理數字化、利用網絡化、開發程序化的第一步，從而增強了檔案事業的活力，為實現檔案資源的充分利用提供了方便、快捷的服務手段。

二、榮譽檔案電子化管理勢在必行

(一)實體榮譽檔案保管的弊端

榮譽檔案分為集體榮譽檔案和個人榮譽檔案。我們這里所說的主要是指集體榮譽檔案。

每個企業和部門經過頑強的拼搏和開創性的建設都收獲了很多榮譽，都有著自己輝煌的歷史，那裝滿密集架的榮譽就是她的見證。這些榮譽主要載體就是獎杯、獎牌、獎狀、錦旗等。隨著時間的遷移，這些榮譽越來越多。長期下去，既不便于長期保管，又給檔案庫房的容量增大了壓力。隨著企業對外宣傳力度的加大，每個單位、部門到檔案室查閱、借閱榮譽檔案的特別多，現拍照既浪費了大部分的時間，又為檔案工作人員增加了勞動強度。

(二)榮譽檔案電子化管理優點

榮譽檔案電子化是指用數碼照相機或其它設備將榮譽實體檔案轉換成以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像，并按照電子檔案要求進行的歸檔圖像文件。

1、查閱快。榮譽檔案電子化管理是經過整理、加工，暫存在計算機中的，檢索起來非常方便，只要輕點鼠標，隨時都可以找到需要的榮譽檔案。

2、傳輸快。從利用這個角度看，只要有通訊網絡，電子榮譽檔案不但可以直接拷貝，還可以郵件形式迅速傳出。

3、成像快。電子榮譽檔案是以圖片的形式存儲在計算機當中，若有需要榮譽照片，可以直接傳送或輸出，充分實現檔案資源共享。

4、保存更加安全方便。傳統的榮譽檔案是以紙、布、鐵、木等材料為載體，對環境的要求高，耐久性差。無論是獎狀、獎牌，還是獎杯，均會隨著時間的推移出現褪色、發黃、生銹、字跡模糊等現象，從而影響榮譽檔案的再次利用。榮譽檔案電子化管理，使得榮譽檔案的載體變成光盤、磁盤等。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，而且保存與復制不存在變質、褪色等問題。

所以說榮譽檔案實體管理方法已經嚴重影響了檔案利效率，這種滯后的，嚴重妨礙檔案利用的解決方法就是盡早實現榮譽檔案電子化管理。只有榮譽檔案電子化管理才能迅速提高榮譽檔案的利用效率，從而解決了重復的查閱、拍照帶來的不必要的無效勞動。

三，榮譽檔案電子化管理的方法

(一)榮譽實體檔案轉換成電子檔案的方法和步驟

1、方法

可利用數碼相機、網e拍、掃描儀等設備將榮譽檔案逐件拍照，按照檔案歸檔要求進行整理，以電子圖片形式保存，這樣實體榮譽檔案就完成了向電子檔案的轉換。

2、具體步驟

(1)利用數碼相機將榮譽檔案逐一拍照。我們在接收榮譽檔案時都有接收登記，拍照時最好按照登記順序進行拍照，這樣既提高了編輯速度，也提高了榮譽檔案的查閱速度。

(2)將拍完的數碼照片拷貝到計算機里。數碼相機相當于一個移動硬盤，只有把存放在相機里的照片拷貝到計算機里，才能進行編輯。

(3)利用圖像編輯軟件進行編緝。我們所說的編輯就是將照片內容以外的部分剪下去。現在的圖片處理軟件非常多，大家選一種自己比較熟悉的一種就行，其方法和步驟基本是一致的(好一點的掃描儀也可以直接對照片進行編輯)。

以我用的圖像處理軟件為例(photoshop7.0)。

②獲取照片(點菜單中的文件―打開―選―編輯對象)；

③裁剪／調整大小(點工具欄中的剪刀將編輯對象中多余的部分剪掉)；

④保存。

值得注意的是：無論大家使用什么圖像處理軟件，我個人意見保存圖片格式最好是jpeg格式，不要使用圖像處理軟件的專用格式，因為隨著時代的發展，任何一種軟件都將升級或被淘汰。

(二)榮譽電子檔案存放的方法

為了提高查找電子榮譽檔案的速度，可以結合本單位實際情況，按照省、總局檔案歸檔要求，按照組織機構或年代進行歸檔。

(1)圖片獨立存在方式

就是把榮譽檔案圖片集中放在一個圖片庫內，每個圖片都獨立存在的方式。此種方法必須按照歸檔要求制定查閱目錄，目錄上的序號與圖片的名稱要一一對映。此種方式是最直接，也是最簡單的，但此種方式是比較好的。

(2)超級鏈接方式

此方法就是先根據榮譽名稱、授予時間、授予部門等實際情況編制查閱目錄，然后再將實物與目錄鏈接起來。(具體方法：在編制好的查閱目錄上，選擇要鏈接的項目―鼠標右鍵―選超級鏈接―瀏覽目標選文件―選自己要鏈接的圖片確定)

值得注意的是查閱目錄與電子檔案文件夾要存放在同一張盤或者同一文件夾里，否則鏈接失敗。

(3)幻燈片方式

此方法易于觀賞，可以理解為一個單位對外宣傳的榮譽展。但是計算機中如沒有幻燈片編輯軟件，既便是編輯好的文件也將無法打開，所以說此方式受到一定的限制。(具體方法：打開幻燈片編輯軟件選空演示文稿確定選取適合制作內容的自動版式(選空版)―插入編輯后的榮譽圖片―來自文件―插入的圖片需要調整大小―一般與底面的白框一般大即可給圖片加說明(我們發現說明在圖片上很不美觀，需要把它隱藏起來)―點鼠標右鍵疊放層次―置于頂層，這樣說明在圖片上就看不見了，按此方法，以此類推，一個嶄新的榮譽電子檔案就展現在我們眼前了。

四，榮譽檔案電子管理的注意事項

(一)榮譽檔案歸檔應該分為獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等部分分塊管理，這樣便于我們日常的存放和管理。與之相對應的榮譽檔案電子化管理也是一樣的。編制的歸檔目錄，必須做到實體榮譽檔案與電子榮譽檔案一一對映。編制的檢索目錄最好有二套紙質目錄。

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創新會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平

（一）完善硬件設施建設，提高會計電子檔案的利用率傳統的財務查賬，首先從財務系統中查找到賬務憑證號，然后再到檔案室按號尋找相關的資料憑證，辦公地點如若相距較遠，那么查賬將極為不便，還會影響查賬效率。因此，要提高會計檔案利用率，必須配備現代化檔案管理設備，如互聯網設備、掃描儀、計算機等；同時應建立會計檔案查詢系統，該系統要與財務管理系統鏈接，這樣查賬時需要哪個憑證的原始檔案就直接調閱那個原始檔案，實現檔案管理與財務系統有機結合，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會計電子檔案的利用率。

（二）利用數據標準接口，實現會計信息標準化隨著會計信息化的不斷加強和普及，會計信息需要形成統一的標準，這個問題急需解決，實現會計信息標準化的關鍵是什么呢？就是實現會計數據接口的標準化。由于數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，從而實現了不同軟件之間數據的轉換。XBRL的操作平臺并不固定，而且是開放式的，還具備國際標準。運用XBRL能整合企業內部系統，統一會計信息，對于來自不同技術、平臺、軟件的商業信息數據可以實現自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數據形成新的財務報表，與新的會計制度和表格要求相適應，提供有效的工具實現報表數據的再利用、傳遞和存儲，從而避免了一些問題出現，如財務軟件相同而版本不同或財務軟件不同均要提供數據接口的問題，可見，不管什么企業其系統環境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數據之間的轉換完好無損有保障，而且保證了財務報告數據的標準絕對統一。該方案數據標準接口的充分利用，確保了不同數據之間轉換毫無損傷。該方案通過XBRL技術，不僅擴大了電子化會計檔案的數據范圍，而且把標準接口符合標準的數據進行了歸納匯總，實現會計信息數據即統一又數出一源。

（三）構建信息平臺，加快會計檔案管理的信息化步伐當前各單位現有的財務信息系統存在很多問題，如單據連貫性不強、管理不夠規范等。對此各單位應建立會計檔案管理信息平臺，該平臺應易于檔案管理人員操作，數據信息安全保密，傳遞單據連貫可視，分配權限規范合理，會計電子檔案時刻都在為單位的經營管理業務服務，各種電子單據的采用，使各種業務的紙質單據在不斷減少。當下單位的財務系統和業務系統已完全融合，正在推廣應用身份認證系統，公章、簽名都已經電子化，單位的會計電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進數據集成，加快財務檔案精簡的步伐隨著各種系統應用的進一步深入和拓展，通過數據接口向FMIS集成數據的系統越來越多，如FMIS系統通過ERP來自動集成銷售數據等。目前，為了使各業務系統產生的數據達到集成要求，必須細化各業務操作系統的流程，實現與實際流程的徹底匹配。對于FMIS系統中自動集成來的數據，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數據出處注明即可，從而使憑證數量精簡，原始憑證實現電子化，達到工作效率提高的目的。

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關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。

1 文書檔案電子化的理論基礎

（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。

2 文書檔案電子化的管理辦法

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。

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一、開展計算機應用工作的必要性

1.新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來,信息技術的發展突飛猛進,成熟的信息及電子技術普及各行各業,這也加快了各項工作信息化的進程,而新時期人事工作更應走在前面,運用現代化、科學化的手段做好新時期人事工作,更好地為現代化建設服務,這是新時期人事工作的迫切需要,也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作,才能使檔案工作更好地為人事工作服務。

2.人事信息規范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,這部分信息絕大部分是用手工管理的,不僅耗費時間長,重復勞動多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞,使信息內容不規范,信息系統流程不科學。要改變這種狀況,就需要用現代化工具管理干部信息,不斷提高信息的規范程度與利用率。

3.提高人事檔案管理水平的需要。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深化,人事檔案管理也應不斷提高科學管理水平。這就要求我們去積極探索人事檔案管理工作的新路子,建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式,采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案,更好地發揮計算機在檔案管理方面的作用,實現規范化、網絡化的管理方式。

二、當前計算機應用工作中存在的問題

1.重復操作,數據難以共享。隨著計算機應用工作的開展,應用軟件的開發和推廣工作也得到了加強,各部門都逐步建立起相關的數據庫,把人事工作中的主要信息管理起來,為人事工作提供了先進的技術處理手段,但往往由于各條線沒有采用統一規范化的應用軟件,就造成了重復操作,數據卻不能共享。

2.現有的設備沒有得到充分利用造成資源浪費。隨著科技的發展,各級人事部門都購進了相當數量的計算機和其他先進的辦公自動化設備,計算機應用和信息應用水平卻相對較低,而且大多數單位的計算機系統基本上是單位狀態使用,使現有的設備沒有得到充分利用,信息資源沒有得到充分共享,計算機效能沒有得到充分發揮。

3.系統提供的信息不能完全滿足人事工作的需要,影響決策。目前,我們的數據庫建設還不完善,可供使用的信息量相對較少,應用軟件不能很好地提供出所需的各類統計分析資料,無法滿足實際工作的需要,而且在操作上專業性增強,使軟件的利用率大大降低。不能及時為領導提供信息和決策依據。

4.工作人員計算機操作水平相對較低,影響了軟件作用的發揮。由于計算機軟硬件技術發展日新月異,而我們的計算機操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員,計算機專業水平相對較低,如果不進行培訓和學習就難以提高計算機的應用水平,難以適應工作的需要,也勢必影響計算機作用的發揮。

三、人事檔案管理與人事信息管理同步化,是實現人事檔案計算機管理的合理模式

人事檔案工作和人事信息工作相輔相成,密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式,人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高,這兩項工作雖然不能等同替代,但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中,無論是各級組織部門還是基層單位,人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的,分工也很明確,有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多,兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息,但側重點各不相同,信息轉換或共享又有困難。

各種人事信息系統應用面較廣,利用率也較高。但不少單位采集信息時不嚴謹,或由本人直接提供有關內容,或使用一些未經校對的現成表格資料,隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護方式,學歷變化等信息的管理往往相對滯后,以上因素都會造成人事信息失實,影響人事工作的正常開展。另一方面,檔案管理系統中的主要數據來源于人事檔案,而且一般采用隨時維護的形式,在材料歸檔的同時就要更新信息,具有真實性、權威性。但由于多數單位已有了人事信息系統,檔案管理系統中的人事信息往往不被重視,利用率低。要推動人事檔案的計算機管理,有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上,可將檔案管理與人事信息這兩類系統合二為一,開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統,實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動,提高工作效率,又可保證信息的準確、完整和新鮮,提高信息資源的利用率。

四、強化制度化建設使人事信息管理更加規范

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限,如不及時進行數據備份,一旦發生問題數據難以恢復,損失很大。同時,計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網絡實現遠程查檔,更要面臨系統安全的巨大挑戰。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作,在這一領域應用計算機技術,建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序,對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度,使檔案工作人員有據可依,最大限度地減少管理上的漏洞。

五、提高檔案管理人員技術水平

由于缺乏有力的約束機制,各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫,并在日常工作中及時信息維護,檔案管理人員的工作量明顯加大,在遠程查檔剛剛起步的今天,計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓,提高管理人員的計算機應用水平。

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隨著社會技術的不斷發展，信息化革命已經席卷了社會生活的各個方面，數字檔案因它獨特的優勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發展需求。

1 會計檔案電子化發展的必要性

1.1 會計檔案管理部門自身發展的需求

互聯網+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數據管理模式向現實和虛擬館藏相結合的模式轉變，在對檔案的收集管理方面也由傳統的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉變。這樣做，不但對數據的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務質量，提升了檔案信息服務的工作效率。

1.2 會計檔案用戶對于信息化數據的需求

大數據時代的到來，使得數據量變得非常龐大，隨之而來的，是數據價值密度的降低。用戶想要在海量數據中，尋找對于自己有用的數據，就必須依托檔案網站，這樣用戶在查詢數據時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統，而這，無疑要依托現代互聯網技術的發展，將會計檔案信息進行電子化、數字化。

2 會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究

2.1 會計檔案電子化試點在企業內部的應用

近幾年來，隨著信息技術的發展，會計檔案電子化已經成為未來發展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數據量非常大，銷毀工作需要在院領導的審查后才能執行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業的優秀成果。下面，我們將以中國聯通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。

在電信公司工作開展過程中，已經基本實現了電子憑證、電子賬簿等方面的應用。在實驗過程中，電信公司相關負責人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調節表、總賬、日記賬、固定資產卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產生巨大的影響，會使得內部業務產生更大的推動作用，使得企業內部的業務、財務等相關信息的處理更加便捷而高效。

為了實現會計檔案電子化的閉環控制，建立長效的檔案管理機制，聯通相關負責人認為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現網絡發票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現公司上下生產過程的集約化和經濟化的發展。

2.2 會計檔案電子化試點在電子發票方面的應用

當下，會計檔案電子化試點工作已經席卷了現代社會的各個行業，例如在保險農業利用電子化會計檔案，能夠簡化發票聯次，對公司的工作展開產生了極大的便利。利用網絡優勢，實現發票在線開具，若互聯網不發達的地區，可以取消保費發票的記賬聯。到目前為止，保險業務中仍然存在著大量的保費發票聯次的現象，主要以一式三聯、一式四聯為主要形式，導致換算保費發票的成本非常高。在未來，取消財務聯，簡化發票的聯次必將是未來發展的趨勢，若能將電子發票和電子商務納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。

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1.檔案管理信息電子化建設的必要性

隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當。對此，檔案信息化有著獨特的優勢，可以發揮重要的作用。第三，實現檔案管理信息電子化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

2.如何實現檔案管理信息電子化

首先，要實現檔案部門基礎設施建設。主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工。并要建立和完善局域網，使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

其次，要實現檔案管理信息電子化項目的試點與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，建立、規范、聯通各局域網絡，并選取一定數量的具有行業代表性的單位進行信息化建設的試點，并提供相應的資金和技術資源支持。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

第三，要實現檔案管理信息電子化標準規范建設。需要加強頂層設計，通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等，技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。第四，要實現檔案管理信息電子化人才素質培養。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，因此針對檔案管理信息電子化人才應積極進行思想教育，有計劃有組織地進行培訓，使其掌握信息技術的新知識。檔案人員還要邊學習邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰略定位不準確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業發展“十一五”規劃》中提出“以檔案信息化建設為重點”的工作任務，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導思想、戰略目標、基本原則、主要任務與發展架構尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位尚未確認等等問題。雖然目前關于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術應用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統的檔案管理信息電子化理論研究。