導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的問題及措施，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1電子檔案管理中出現(xiàn)的安全問題

1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質(zhì)的壽命長短、質(zhì)量優(yōu)劣以及其更新?lián)Q代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計算機設備的更新?lián)Q代，過時的檔案介質(zhì)，造成電子檔案信息無打開利用，從而可能會造成檔案信息的損害和丟失，嚴重損害了信息利用者的利益。

1.2病毒的危害性。網(wǎng)絡時代，各種病毒木馬不斷的對計算機進行攻擊與入侵，使得一些機密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒等感染，電子檔案系統(tǒng)也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。

1.3電子檔案真實性受到挑戰(zhàn)。由于紙質(zhì)檔案可加蓋單位公章，領(lǐng)導簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無限修改復制的功能，如果不加以技術(shù)處理，則無法辨認其原稿的真實性，從而造成信息的失真。

1.4電子檔案安全不容忽視。網(wǎng)絡時代，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使得數(shù)據(jù)被他人盜取、篡改的事件時時發(fā)生，這對機密電子檔案的管理提出了很大的挑戰(zhàn)。

2解決電子檔案安全問題的措施

2.1技術(shù)安全處理措施

2.1.1加密處理。數(shù)據(jù)加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理，使得數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進行加密。發(fā)方可使用收方的公開密鑰發(fā)文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發(fā)文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護電子文件的機密性。

2.1.2電子簽名技術(shù)。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，電子簽名技術(shù)被人們廣泛應用起來，電子簽名可分為證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。主要作用是在于證實該份文件確實出自作者，確保其內(nèi)容沒被他人改動。通過證書式數(shù)字簽名可有效檢驗文件確實來自發(fā)方，內(nèi)容沒有被人改動。手寫式數(shù)字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計算機屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質(zhì)文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實性、合法性。

2.1.3權(quán)限的使用與監(jiān)控。檔案管理者應對電子檔案數(shù)據(jù)訪問用戶設置身份驗證，只有通過身份驗證信息的人才可進行訪問。此外還要根據(jù)訪問人身份、電子檔案的秘密等級，來確定其訪問權(quán)限。目前可使用的監(jiān)控技術(shù)為防火墻技術(shù)，防火墻具有很好的保護作用，入侵者想要接觸目標計算機，必須先穿越防火墻的安全防線，因此可將防火墻配置成許多不同保護級別，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。

2.2制度安全管理

電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現(xiàn)信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實行必要的制度管理是必不可少的。可根據(jù)需要制定相應的制度，如只有電子信息管理人員才能進入相關(guān)操作系統(tǒng)，計算機要設置密碼，專人專用，其他無關(guān)人員不得打開或使用其計算機，更不得非法進入或操作該系統(tǒng)。同時，對電子檔案生命周期的整個過程進行嚴格管控，防止任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，造成信息丟失或失真現(xiàn)象發(fā)生。

2.2.1明確電子文件制作傳遞的責任。電子文件要由專人制作，制作完成定稿后要進行加密處理，如需要參考或利用時，只能以只讀形式進行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。

2.2.2及時收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態(tài)，容易發(fā)生失真現(xiàn)象。電子文件一旦定稿就應由領(lǐng)導使用電子筆等進行簽發(fā)，如條件不允許，可在紙制文件上簽發(fā)，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進行管理，不得擅自修改。如需修改，應經(jīng)領(lǐng)導批準后方可進行操作。同時對電子文件要進行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。

2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時要進行認真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實可靠，是否是最終稿本，其與相應的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致。然后將電子文件放入計算機指定的位置，或者備份到相應的介質(zhì)中。歸檔時要注意標明相應的保密級別，注明了保密級別的電子文件應及時進行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對應放置。電子文件可按紙質(zhì)文件的要求劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質(zhì)檔案一樣，是獨立的檔案門類和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實，實現(xiàn)其應有的價值。電子檔案要進行統(tǒng)一保管，檔案管理者應熟練的掌握計算機使用技術(shù)，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時。檔案管理者應對存放電子文件的介質(zhì)進行不定期的健康檢查，對發(fā)現(xiàn)問題的電子文件要采取維護措施，及時修復，防止文件的丟失與破壞。同時，隨著計算機設備的更新與發(fā)展，要對歷史電子檔案介質(zhì)進行同步更新、復制和備份。

2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應條件，管理者可根據(jù)實際情況設置相應權(quán)限，無關(guān)人員不得借閱、操作該電子文件，同時對管理者提出相應的紀律要求，要遵從保密管

篇2

1.設備儀器檔案管理的重要性

2006年國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)?z2006?{2 號），對建設項目包括設備儀器檔案的管理提出了詳細、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。設備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業(yè)在發(fā)展的過程中逐漸認識到，加強設備儀器檔案管理，規(guī)范工作流程，是提升項目質(zhì)量，保障項目順利竣工驗收不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

2.設備儀器檔案管理中存在的問題

設備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對要復雜，也會出現(xiàn)一些問題，主要的原因是對檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因為檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以檔案工作也沒有受到應有的重視，下面從幾點總結(jié)儀器檔案管理中存在的問題：

2.1缺少實際檔案管理制度與規(guī)范

《重大建設項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》是項目檔案管理工作的指導文件，但在實際的工作中，卻缺少執(zhí)行有力的制度與規(guī)范。很多企業(yè)的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對企業(yè)本身制定具體的操作手冊和實施細則，以致于檔案管理員在執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差。

2.2保管方式不合理，沒有成套管理

《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確規(guī)定，項目檔案需要實行統(tǒng)一管理，即對設備儀器檔案按“成套性”原則進行管理。購置設備的流程是從購置申請的提出到最后入庫使用，其中會產(chǎn)生“計劃”、“開箱”、“安裝”、“維護”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據(jù)本單位的職能設置，把應按單臺套管理的設備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請示、批復、招、投標書等；一塊是設備儀器的隨機資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現(xiàn)設備儀器檔案單臺成套的整理原則，不能全面地反映設備儀器在項目建設過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 檔案整理不規(guī)范

設備儀器檔案整理不規(guī)范主要有（1）隨機軟（光）盤與紙質(zhì)文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內(nèi)文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。

3.企業(yè)設備儀器常見問題的解決措施

3.1.建立有效的過程控制管理機制

建立良好的企業(yè)設備儀器檔案過程控制管理機制，首先就要了解、掌握企業(yè)設備儀器檔案的形成特點與文件材料流轉(zhuǎn)特點及規(guī)律，企業(yè)設備儀器檔案形成于設備儀器購進時的開箱驗收，那么開箱驗收階段就是我們加強過程控制管理的切入點，因此，加強檔案人員參加設備開箱驗收機制的實施就是設備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點來保證制度的實施：（1）做好檔案人員參加設備開箱驗收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領(lǐng)導幫助溝通協(xié)調(diào)、上交提案及下發(fā)文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時參加設備開箱驗收。（2）明確開箱驗收的目的，檔案人員參加設備儀器開箱驗收的目的是保證應歸檔的設備儀器隨機文件能全部及時歸檔保存。（3）明確開箱驗收的范圍，檔案人員參加開箱驗收應該限于有歸檔價值的設備儀器的開箱驗收。（4）驗收過程中做好設備儀器隨機各種文件材料的登記

3.2明確不同階段各部門的職責，確保設備儀器檔案的齊套

設備儀器的購置從立項申請到竣工驗收，一般有四個階段，即計劃階段、采購階段、開箱驗收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關(guān)部門分工不同，職責也不同，在項目檔案管理上，也應承擔相應的責任。在立項階段，資產(chǎn)管理部門應負責收集本階段形成的文件材料，如“購買設備儀器的請示、批復”等。

在采購階段，采購部門應負責收集歸檔購買設備儀器的招、投標書，合同，協(xié)議等。特別要注意的是，合同、協(xié)議一定要歸檔原件，必要時，采購部門應根據(jù)實際情況，增加合同簽訂的份數(shù)。在開箱驗收階段，設備儀器的兼職檔案員應參加設備儀器的開箱驗收，收集開箱驗收及安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的文件材料。在使用管理階段，資產(chǎn)管理部門應協(xié)調(diào)設備儀器的使用部門，及時歸檔在設備的培訓、使用、維護等過程中形成的文件材料。

3.3設備儀器檔案的整理工作

（ 1） 分類要科學。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小， 主要生產(chǎn)設備的多少， 以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

（ 2） 組卷要遵循設備儀器文件材料的形成規(guī)律， 保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系， 便于檔案保管利用。與設備儀器關(guān)系密切的管理文件材料， 如設備管理工作計劃、總結(jié)、指標考核、設備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應列入設備儀器類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷， 外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

篇3

（一）工程建設檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導下開展規(guī)范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機構(gòu)和網(wǎng)絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關(guān)工程建設檔案管理的規(guī)范和標準大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實。

（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規(guī)范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現(xiàn)不及時的情況。

二、工程建設檔案管理問題的解決措施

（一）落實參建單位檔案管理?任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規(guī)劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發(fā)到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。

（二）實現(xiàn)檔案建設的全過程管理。為使檔案內(nèi)容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結(jié)合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應將檔案建立與經(jīng)濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯(lián)合設計單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。

篇4

1 、園林檔案管理存在的問題

1.1 對園林檔案管理不夠重視

不夠重視城市園林檔案管理工作，不愿意為檔案管理工作投人較多的人力、物力以及財力，檔案管理設備過于陳舊，性能不好。城市園林檔案管理工作不能夠給單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟收益，加之單位領(lǐng)導缺乏長遠的具有戰(zhàn)略性的目光，所以不為檔案管理工作提供必要的設備、人員與金錢，直接阻礙了城市園林檔案管理工作，不能對當今的先進的科學技術(shù)與設備予以最大程度的利用。此外，當前的檔案存儲環(huán)境與條件是不盡人意的，甚至可以說破陋不堪。存儲條件的惡劣使得檔案被損壞，這種棘手的狀況應該引起我們的高度重視。

1.2 城市園林檔案管理工作人員缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)

我國當前的大部分檔案管理人員都沒有接受過專業(yè)的檔案管理工作方面的培訓和教育，業(yè)務能力急劇低下，不能按照規(guī)定和標準開展檔案管理工作，而是在工作的時候自作主張。此外，由于檔案管理不能為單位帶來直接的經(jīng)濟效益，所以單位領(lǐng)導不重視檔案管理工作，因此，這就導致存在這樣一種現(xiàn)象，即把檔案管理工作當做是兼職。管理人員的本職工作并不是檔案管理工作，而是在業(yè)余之際兼職檔案管理工作。所以，投人到檔案管理工作中的時間和精力是極其有限的，進而導致在開展檔案管理工作的時候力不從心，經(jīng)常發(fā)生檔案管理不到位、檔案被毀壞、檔案分類不正確等明顯而嚴重的錯誤。此外，許多的檔案管理人員不能與時俱進，使用的檔案管理方法落后，不能滿足不斷進步的時代的要求。

1.3 園林檔案整理不夠規(guī)范

園林檔案整理作為園林檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，只有保證園林檔案整理能夠規(guī)范化實施，才能高效地利用其中的信息資料。但由于園林檔案整理工作量大，整理對象多，工作內(nèi)容枯燥，所以需要更加細致和認真。而在實際工作崗位中，領(lǐng)導的不夠重視，工作人員的素質(zhì)差異，從而導致園林檔案無法規(guī)范整理，進而出現(xiàn)缺損，條目不一，描述不清等情況，嚴重影響到園林檔案管理的質(zhì)量。

2、 提高園林檔案管理改善措施

2.1 提升園林檔案管理的資金投入

園林檔案作為提高人們生活質(zhì)量，城鎮(zhèn)化建設和展示城市形象的重要文獻，對城市的發(fā)展有著積極的促進作用。為了使園林檔案的管理更加規(guī)范，提高園林檔案的利用效率，提升對園林檔案管理的資金投入，進而創(chuàng)造出更好的園林檔案管理環(huán)境。使園林檔案的利用更加方便和快捷，并真正體現(xiàn)出其應有的價值和意義。

2.2 加強園林檔案管理的意識

根據(jù)城市發(fā)展的需要，園林檔案的價值也在與日俱增。無論城市的規(guī)劃建設，還是人文生活水平的提升，園林檔案都是必不可缺的一個環(huán)節(jié)。而相關(guān)園林建設單位想要在激烈的競爭中脫穎而出，就必須深刻意識到園林檔案管理的重要價值和作用，從而高效地收集園林工程建設中的各種資料和數(shù)據(jù)，不斷完善和改進，使園林工程建設更好、更快地進行，讓企事業(yè)單位能夠順利完成工程中的各項指標，這樣才能展現(xiàn)出企事業(yè)單位強硬的競爭力和高效的管理水平。同時，相關(guān)企事業(yè)單位應該認真學習園林檔案的管理知識，提高檔案管理技能，通過網(wǎng)絡、新聞媒體、期刊雜志等媒介使其充分認識到園林檔案管理的重要性。這樣，對于提高城鎮(zhèn)化建設、改善人們的生活環(huán)境、促進社會和諧有著積極的重要作用。

2.3 提高園林檔案管理人員的全面素質(zhì)

由于我國園林檔案管理起步晚、底子差，人員專業(yè)技術(shù)不過關(guān)，因此提升園林檔案管理人員的素質(zhì)和服務勢在必行。相關(guān)單位應配備專職和兼職的檔案管理人員，明確相關(guān)責任，并落實相關(guān)人員待遇。園林檔案的管理具有一定的服務性、專業(yè)性和保密性。所以，應加強從業(yè)人員自身的職業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)先聘用踏實、正直、執(zhí)行力強的人員進行園林檔案管理工作，可通過淘汰制競聘上崗。有關(guān)部門應定期組織專業(yè)技能培訓和職業(yè)道德教育來提高從業(yè)人員的服務水平。使其能夠掌握先進技術(shù)和最新知識，從而提高園林檔案管理的規(guī)范。

2.4 完善園林檔案管理責任的相關(guān)制度

相關(guān)部門應聯(lián)系國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制定出一套合適、規(guī)范、嚴謹?shù)呢熑沃贫取Ｒ勒請@林建設的工程質(zhì)量和進度及時整理歸納出相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料。同時，完成各項管理制度，讓檔案管理人員有章可循，提高園林檔案的規(guī)范化和迅速化，讓園林檔案發(fā)揮出其應有的價值。

2.5 城建檔案部門要加大行政執(zhí)法力度，依法管理

就園林建設的實際過程來說，我們不僅強調(diào)正式的規(guī)劃和設計階段，同時對園林綠化工程的驗收也容不得一點忽視，這也同時決定了我們需要重視園林建設竣工之后的檔案管理工作，需要實施園林綠化工程檔案驗收備案制。由園林綠化主管部門和城建檔案負責部門共同實施。建設單位在對園林綠化工程進行預驗收前，要提前請有關(guān)部門為工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，取得兩部門核發(fā)的工程檔案預驗收認可文件，方可組織工程驗收。城建檔案部門要加大行政執(zhí)法力度，不定期對園林綠化工程檔案工作進行檢查指導，增強建設單位的城建檔案意識，依法對沒有繳納園林綠化工程檔案的建設單位進行處理，使園林綠化工程檔案得以順利進館。

3 、結(jié)束語

為了能夠更好地提高園林檔案的管理，各單位應當加強對園林檔案管理的投入和重視，認真做好檔案的收集工作，保證檔案資料的全面、準確、完整，提高園林檔案的規(guī)范化管理，以及提升從業(yè)人員自身的素養(yǎng)和加快園林檔案信息化的建設。隨著社會建設步伐的加快，園林檔案管理也要不斷改變和創(chuàng)新，為城鎮(zhèn)建設和人文的提高貢獻出更多價值。

篇5

檔案的形成需依據(jù)兩個關(guān)鍵的決定因素，即某人參與社會活動且同時伴有原始記錄的生成。無論是對于我國國家機構(gòu)、單位或社會團體，還是對于個人，我們每天都在參與社會活動，與自己活動相關(guān)的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個人檔案形成的主要內(nèi)容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質(zhì)量直接影響了辦學，為此，工作進展中出現(xiàn)的一系列問題應得到管理者的重視，從而為有效推進檔案管理工作的進程探討出相適應的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據(jù)有關(guān)文獻指出，高校的教學、管理以及科學研究均為檔案形成的條件，這三項活動對高校檔案管理工作的發(fā)展具有尤為深遠的現(xiàn)實意義。此三項活動為高校檔案管理工作的持續(xù)進行奠定了基礎，在其影響之下，高校的教學研究有數(shù)據(jù)可依，且為教學改革提供必要依據(jù)，因此，高校檔案的形成離不開教學、管理及科學研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實際的材料，為教學評估與評價提供原始數(shù)據(jù)，為教職員工宣傳教學教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運作是高校教學教育得以持續(xù)發(fā)展的先決條件，具有促進作用。回顧性分析，隨著我國進入法治社會后，社會制度得意進步與發(fā)展，人們的法制意識及觀念得到加強，人們?yōu)榻鉀Q問題不再使用隨意且無科學依據(jù)的處理手段，漸漸養(yǎng)成依據(jù)規(guī)章制度辦事、解決社會問題的良好觀念。對于高校而言，檔案真實反映高校教學研究與依法治理學校，為教職員工定期商討辦學治理提供依據(jù)，對工作的進行具有查看并考究的價值，意義十分巨大。檔案就好比如會計憑證，具有權(quán)威性、真實性，為高校教學建設、科學研究、教學質(zhì)量評估與評價、師生管理等各個管理項目的開展提供參考數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作是否得以正常運轉(zhuǎn)，需同時滿足：高校所有項目的管理工作中產(chǎn)生的有關(guān)文件需符合實際，文件的建立需規(guī)范，內(nèi)容需真實，這是檔案形成的最基本要求。高質(zhì)量的高校管理工作是高成效檔案管理質(zhì)量的主要保障，檔案管理工作的不斷優(yōu)化，能加快高校管理工作進程，提升辦學水平與質(zhì)量。學生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學生畢業(yè)走向社會尋找工作提供原始數(shù)據(jù)信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時間內(nèi)讓面試單位抓住個人信息的要點，為盡快做出擇員奠定基礎。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴大，進而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢，因其接受西方先進管理理念的沖擊，發(fā)展進程日新月異，在高校各項管理工作中都充分體現(xiàn)了自己巨大的影響力，但同時也出現(xiàn)了一些限制發(fā)展的問題。經(jīng)我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結(jié)出幾個尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創(chuàng)新且應用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質(zhì)與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學目標、辦學歷程、辦學理念等不盡相同，導致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統(tǒng)一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學的理念與實踐行動，因長期持有檔案管理不屬于經(jīng)濟效益類的工作、形式上好壞對學校的經(jīng)濟指標沒有任何影響的錯誤管理理念，管理者并沒有正確認識檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識。因高校管理者對檔案管理工作缺乏應有的意識，導致高校的教學教育、科學研究以及編史修志難以發(fā)展，其相關(guān)影響因素可以歸結(jié)為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數(shù)據(jù)流失嚴重致使信息不全、收集的材料過于片面、統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺乏必要的精準度。

2.2管理手段缺乏創(chuàng)新及信息殘缺

我國經(jīng)濟發(fā)展提高了高校辦學構(gòu)建的能力，運用于檔案管理工作中的方法與技術(shù)呈現(xiàn)多元化，且不斷進步。目前，我國高校已普遍利用計算機技術(shù)對檔案管理工作進行作業(yè)，大大降低了管理者的工作強度，進而提高效率。雖然我國早已實現(xiàn)了人機一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網(wǎng)絡技術(shù)檔案管理的起步相對于西方國家較晚，與國外先進的管理技術(shù)進行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運作機理采用計算機管理系統(tǒng)對檔案進行分析、采用計算機的運行機制對檔案文件進行編制，但用于檔案數(shù)據(jù)管理的文庫多以條目數(shù)據(jù)管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數(shù)據(jù)庫。此外，多媒體數(shù)據(jù)庫僅僅占應用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀下，我國的現(xiàn)代技術(shù)尚且落后于西方國家，難以實現(xiàn)高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學教育事業(yè)的發(fā)展進程。

2.3檔案管理者專業(yè)素質(zhì)低下

因檔案管理屬于專業(yè)層次、技術(shù)層次都相對于較高的政策性工作，對管理者的專業(yè)素質(zhì)要求極高。為使管理者能掌控這項工作，首先要求管理者具有正確的工作態(tài)度及良好的心理素質(zhì)，同時應具備良好的思想道德修養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。因大部分高校對檔案管理工作缺乏應有的關(guān)注力度，致使其沒有重視管理者的培訓、再教育等項目活動，所以檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，從而影響了檔案管理質(zhì)量[2]。尤其是我國處于新世紀階段時，因高校普遍利用計算機系統(tǒng)對檔案管理工作進行統(tǒng)一作業(yè)，檔案管理者習慣于人機一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發(fā)揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設

我國早已步入信息化高科技時代，隨著計算機與網(wǎng)絡的進步與發(fā)展，近年來數(shù)字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業(yè)奠定了基礎，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術(shù)在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應用于工作中的方法得到了改進，不斷與國際接軌[3]。因科學技術(shù)的進步能帶動社會的發(fā)展，進而也影響了高校檔案管理工作的進程，高校應充分利用我國信息化高端技術(shù)的優(yōu)勢對檔案進行有效且科學、合理的管理，借助信息化時代為檔案管理提供各種切實可行的技術(shù)全面提高管理工作的水平與質(zhì)量。現(xiàn)階段應用于檔案管理工作中的信息化技術(shù)呈現(xiàn)多元化，例如，為完善檔案管理儲存工作，高校可加大設備的投入力度，利用網(wǎng)絡與監(jiān)控技術(shù)相結(jié)合的信息化技術(shù)對已整理好的檔案進行保管；利用信息化時代的數(shù)字化、光線技術(shù)提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統(tǒng)一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機單一管理，其后是連貫管理，利用網(wǎng)絡覆蓋面寬廣的特點對單機管理進行整合，依次對檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進行整合管理，統(tǒng)一采用網(wǎng)絡進行管理。

3.2提高檔案信息資源開發(fā)力度

經(jīng)檔案管理研究人員總結(jié)，提高檔案信息資源開發(fā)力度需滿足于以下兩點：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項目的開發(fā)與投入使用奠定基礎，因而，檔案管理者應著重于信息資源的開發(fā)，合理的控制開展力度與進程，為高校上層階級利用檔案材料提供有力保障。研究證實，檔案存放館與檔案立卷部門應相互協(xié)調(diào)工作，明確各自的工作責任并堅守職責，杜絕一切對檔案立卷與儲存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現(xiàn)不完整的機率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實施各項管理項目提供依據(jù)[4]。例如，高校定期進行教學教育評估與評價工作離不開對檔案信息的查閱，學校上層決策者利用檔案分析即將實施的管理項目是否與檔案中記載的相類似的項目存在共同點，以便于及時進行修整，研討出具有創(chuàng)新性的管理項目。（2）為實現(xiàn)檔案管理面向可持續(xù)方向進行發(fā)展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對應的參考資料進行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復查閱，從而提高上層階級的查閱速率。

4.結(jié)語

以上論述，高校檔案管理作為學校重要的工作內(nèi)容之一，應不斷總結(jié)管理過程中預期將出現(xiàn)的問題，對問題進行分析，為解決相關(guān)問題提供切實有效的對策。充分利用目前高新信息化技術(shù)，對檔案管理工作實行信息化建設，實現(xiàn)檔案管理與時俱進的發(fā)展局面。

參考文獻：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

篇6

隨著社會的不斷發(fā)展進步，人們對會計檔案也愈加關(guān)注，對會計檔案管理的要求也更高。在會計業(yè)務中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經(jīng)切實認識到其重要性，并且在會計檔案管理方面也取得了很大的進步，但是和發(fā)達國家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會計檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實提高檔案管理水平。

一、當前會計檔案管理過程中存在的主要問題

1、會計檔案管理相關(guān)制度欠缺

隨著社會的發(fā)展，我國會計檔案制度建設也取得了很大的進步，但是，不同單位之間會計檔案管理水平各不相同。有些單位的會計檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會計檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會計檔案管理工作的制度化、科學化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會計檔案歸檔、保管制度并不完善，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、整理標準以及移交等問題，沒有作出合理的規(guī)定。等到需要進行檔案查閱時，很難較為快速的找到，這也導致會計檔案管理效率低下，給會計檔案管理造成了一定困擾。

2、領(lǐng)導缺乏會計檔案意識，對會計檔案管理工作重視不夠

長期以來，一些單位領(lǐng)導缺乏對會計檔案重要性的認識，主觀的認為，會計工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會計檔案這個重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導本身會計檔案意識較弱，直接導致了單位的會計檔案管理和會計工作存在嚴重脫節(jié)。

3、會計檔案信息化程度較低

現(xiàn)代社會是一個科技社會，網(wǎng)絡化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時俱進，那么很容易被淘汰。在以往會計檔案管理時，往往采取人工管理的辦法，不但浪費人力資源并且效率低下，這也直接導致了會計檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會計檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會計檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會計檔案管理需要。[2]

4、會計人員綜合素質(zhì)較差

單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認識到人才的重要性，會計檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系。現(xiàn)在很多單位的會計人員綜合素質(zhì)較差，給會計檔案管理工作造成了嚴重影響。會計檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識較差、專業(yè)技能嚴重欠缺;另一方面是保密意識較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問題。

5、會計檔案基礎工作不夠規(guī)范

由于受到歷史因素影響，我國會計檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機會接受培訓，這種情況下的會計檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會計檔案人員知識水平低下，也直接導致了會計檔案基本業(yè)務能力較差。在會計檔案立卷時，沒有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細，甚至沒有目錄的情況。[3]在會計檔案保管時，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問題的存在，很容易導致單位檔案管理比較混亂。

二、加強會計檔案管理的有效措施

1、完善會計檔案管理制度

首先應該建章立制。單位在進行會計檔案管理時，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實，保證會計檔案管理工作的科學性、合理性。與此同時，單位還應該根據(jù)自身特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會計檔案管理體系，在日常會計檔案管理過程中必須及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應該重視經(jīng)驗的總結(jié)，不斷的對企業(yè)會計檔案管理體系進行完善。[4]

2、提高對會計檔案的重視程度

單位想要做好會計檔案管理工作，就必須認識到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導應該加強相關(guān)知識的學習，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會計檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會計工作的步伐。

3、建立信息管理平臺，實現(xiàn)會計檔案管理信息化

現(xiàn)時，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機會必須做到與時俱進。單位應該建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會計檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會計檔案管理信息化建設的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會計檔案信息化的實現(xiàn)提供良好的平臺。

4、做好培訓工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

各單位應該給會計檔案管理工作人員提供更多的培訓機會，強化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓常規(guī)化和制度化。單位應該定期對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓，將專家授課、學習觀摩以及專業(yè)技能培訓等手段運用進來，不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識。此外，還必須重視加強領(lǐng)導工作，對會計檔案管理人員進行工作檢查和監(jiān)督，并通過規(guī)章制度的制定來對檔案工作人員的行為進行規(guī)范。[5]

5、推進會計檔案基礎工作規(guī)范化

會計檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問題后，想要實現(xiàn)會計檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項入手。首先，單位應該組織相關(guān)人員學習觀摩檔案規(guī)范達標的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗和模式，從而做好本單位的會計檔案規(guī)范化管理;其次，應該組織檔案管理人員學習相關(guān)部門制定的標準，并對照排除，找出自身存在的問題，并在實踐的過程中改進不足;最后，還應該聘請相關(guān)專家來單位指導，找到會計檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會計管理人員則應該根據(jù)專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應該設置專門的檔案室，并進行防火警報器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。

三、結(jié)語

檔案管理工作是會計工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認識到了會計檔案管理的重要性，也加大了對會計檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當前的會計檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實踐的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷提高會計檔案管理水平。

【參考文獻】

[1] 張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013（06）12-13.

[2] 俞峰.淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2010（10）78.

篇7

在新時期，醫(yī)療體系在不斷的改革之中，而醫(yī)院的檔案更對醫(yī)院具有重要的意義。在這背景下，有效的總結(jié)醫(yī)院在檔案管理當中所存在的問題，并針對性的提出解決意見，能夠更好的促進醫(yī)院的現(xiàn)代化建設，確保醫(yī)院為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務和保障。本研究主要就此進行分析，結(jié)果取得滿意成效，現(xiàn)將主要研究情況作出如下匯報。

一、新時期醫(yī)院檔案管理中的問題表現(xiàn)

新時期檔案管理中存在的問題較為多樣，主要表現(xiàn)在檔案管理人員自身、檔案資料情況和管理技術(shù)等三個等方面：

首先從檔案管理人員來說，很多從事醫(yī)院檔案管理的人員并非是專業(yè)人員，對醫(yī)院的檔案管理缺乏必要的認識，對于檔案管理的相關(guān)工作和任務要求并不了解，在工作中，一般都采取邊學邊做，這樣會導致檔案管理不夠科學和規(guī)范，也有一些人員存在責任心不夠強的情況，而且很多醫(yī)院領(lǐng)導對于檔案管理不夠重視，不了解檔案在醫(yī)院中所能發(fā)揮的作用，也不過問檔案的管理情況，使檔案管理工作處于應付狀態(tài)[1]。從檔案角度來看，如今醫(yī)院的檔案資料歸檔并不完整，對于相關(guān)的檔案資料不能更好地保存，也未作出妥善的處理和歸檔處置，沒有專業(yè)的人員負責整理，進而一些檔案資料不能真實準確地對相關(guān)歷史問題作出反應。醫(yī)院缺乏對高新技術(shù)的應用，很多醫(yī)院沒有開展檔案網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案系統(tǒng)操作培訓，無法對檔案進行更高效信息錄入及保護，而且對于電子文件的整理等也具有較差的能力，在檔案管理中不能做到適合現(xiàn)代化發(fā)展。

二、新時期醫(yī)院檔案管理的改進措施分析

針對以上問題，在新時期的檔案中需要從4個方面進行改進，分別是制定合理的檔案制度，做好人員管理工作，完善機構(gòu)，并對高新技術(shù)進行合理的應用：

① 制定合理檔案制度：要保證檔案管理工作的健康發(fā)展，確保減少檔案管理的隨意性。需要調(diào)動醫(yī)院的各級領(lǐng)導從思想上認識到檔案管理的重要意義，對所有運行后的檔案資料進行有序歸類和編號保存。同時確立獎勵機制，對于檔案管理人員進行年終考核的時候，需要參考其檔案管理的業(yè)績，適當獎勵，激發(fā)其工作熱情。強化檔案管理人員的管理意識；

②人員管理：要增強檔案管理人員的責任心和道德素養(yǎng)，使其在檔案管理的過程中認真負責，確保檔案管理的科學規(guī)范，有據(jù)可循且有目可查。而且要加強檔案管理人員的專業(yè)技能的培訓，定期參加各類檔案實操課程的培訓學習，確保檔案管理人員對檔案管理工作有專業(yè)的技術(shù)水平，并要根據(jù)當下的醫(yī)療服務理念，增強檔案管理的服務意識和服務觀念，培養(yǎng)起創(chuàng)新意識。檔案管理的最終目的在于利用，因此需要檔案管理者做好日常的系統(tǒng)管理工作，強化對各項檔案的編制工作；

③完善機構(gòu)：檔案部門的設置對醫(yī)院檔案管理工作的效率具有重要的影響，同時也能夠更好的反映出醫(yī)院的綜合管理水平。為有效的促進資源的共享，需要要求醫(yī)院在進行檔案管理的時候成立系統(tǒng)的綜合性質(zhì)的檔案室，并且為檔案室配備專業(yè)的管理人員。還要成立檔案管理領(lǐng)導小組和檔案管理監(jiān)督小組，以便于更好的促進對檔案的綜合利用等。需要建立規(guī)范的檔案庫，并配備抽濕機、空調(diào)機等硬件設備，有針對性的對檔案的管理工作進行規(guī)范，對于性質(zhì)特殊的檔案需要特殊管理，比如專門檔案、聲像檔案等；

④高新技術(shù)的應用：當前階段的信息技術(shù)高度高達，使得計算機技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應用到了社會的各個角度，所以將計算機網(wǎng)絡技術(shù)納入到醫(yī)院的檔案管理工作當中也成為了實現(xiàn)最為主要的任務。而在確保計算機網(wǎng)絡技術(shù)管理醫(yī)院的檔案的同時，還要求醫(yī)院的相關(guān)檔案管理人員必須掌握必要的計算機基本知識，并能夠熟練的使用檔案管理系統(tǒng)，對各類檔案的數(shù)據(jù)庫進行建立、維護和管理等。能夠有效的將檔案的內(nèi)容進行分類，同時還能夠借助更多的先進技術(shù)，如監(jiān)視器、錄放機和多媒體電腦技術(shù)等來實現(xiàn)對檔案的管理等。

三、新時期關(guān)于醫(yī)院檔案管理的認識

在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的同時，導致當前我國的醫(yī)院的醫(yī)療體制的改革也在不斷加快。醫(yī)院的管理模式和經(jīng)營體制都在發(fā)生著巨大的變化，這也使得在這種背景下的醫(yī)院的檔案管理出現(xiàn)了一定問題[2]。檔案管理對于醫(yī)院來說是十分重要的一項工作，所以總結(jié)分析其在當下環(huán)境下所產(chǎn)生的問題，并采取有針對性的措施進行干預是十分必要的。本研究據(jù)此進行研究，從中能夠得出，醫(yī)院的檔案管理中主要存在著三個方面的問題，分別是管理人員自身的問題、檔案資料的問題和管理技術(shù)方面的問題。而這三大方面的問題所導致的差錯較為嚴重，采取針對性的措施主要從這三方面著手，重點對管理人員進行了管理和統(tǒng)籌，并針對檔案資料自身和管理技術(shù)提出相關(guān)的措施，結(jié)果管理效果尤為突出。

四、結(jié)語

本研究主要就新時期醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行簡要分析，同時有針對性地提出了一些改革措施，也談到了筆者一些自己的主觀看法。新時期醫(yī)院檔案室的檔案管理中存在的問題是多方因素造成的，配合有針對性的措施，能夠提高檔案的管理效率，減少差錯發(fā)生，更好地促進醫(yī)院的全面發(fā)展。

篇8

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

隨著我國改革的不斷深入，電力系統(tǒng)各項建設也取得了令人矚目的優(yōu)異成績。檔案是電力系統(tǒng)建設與發(fā)展過程中的重要組成部分，能否對檔案進行現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是當前電力企業(yè)發(fā)展的重要基礎。

一、電力系統(tǒng)檔案管理中存在的主要問題

1、行業(yè)標準較籠統(tǒng)

電力系統(tǒng)檔案管理是一項巨大的工作，涉及面較廣，對相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)范要求嚴格。在電力系統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域，盡管國家頒布了一系列的技術(shù)規(guī)范和標準依據(jù)，入《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T5032228-2001）、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。雖然這些技術(shù)規(guī)范和標準依據(jù)在一定程度上能夠指導電力系統(tǒng)檔案管理工作，但規(guī)定仍較籠統(tǒng)，依據(jù)不全面，未能在有關(guān)具體操作上進行詳細規(guī)定，這也導致了檔案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有規(guī)范性、科學性的管理制度體系

由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，存在各施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現(xiàn)象。在工程建設的前期階段，在開工建設前設計單位已開始產(chǎn)生檔案，但由于設計工期緊，設計單位經(jīng)常出現(xiàn)未按要求進行工程檔案的管理。設計方案不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患。工程施工階段由于施工單位對檔案管理工作的輕視，導致基建檔案的施工記錄不夠詳細、完整。對于升版、后補圖紙，無專人進行管理，即使有管理人員，也會存在因臨時更改文件的突發(fā)性和不確定性導致圖紙文件得不到更改，最終使得失效文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去。工程驗收檔案交接階段，驗收交接檔案蜂擁而至，面對大量的工程檔案，驗收時間緊，任務重，最終導致檔案人員不追求工程檔案的價值性，對于檔案的正確性沒有時間核查，甚至對于重要資料沒有存檔的現(xiàn)象。

3、管理人員的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)水平不高。

隨著國家電網(wǎng)建設網(wǎng)架的不斷擴大和加強，電壓等級的不斷升高，輸送電力能源的任務不斷加重，檔案服務的范圍也在不斷擴大，檔案工作的手段也更加現(xiàn)代化。但在實際中，許多檔案管理人員缺乏對檔案的編制與管理能力，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用。檔案資源效應形同虛設。檔案相關(guān)的政策、規(guī)定、專業(yè)業(yè)務知識的及時學習，缺乏積極主動地開展工程檔案收集工作。檔案管理不夠?qū)I(yè)化，缺乏在每一項建設工程開工與結(jié)束之間，與工程項目管理、施工等部門溝通現(xiàn)象，更很少介入工程建設活動中去實時了解工程建設動態(tài)，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動。

4、對檔案管理的創(chuàng)新意識不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒有使用數(shù)字化檔案管理，導致電力系統(tǒng)的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。

二、解決電力系統(tǒng)檔案管理問題的措施

1、建立健全管理的制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統(tǒng)一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進行。根據(jù)電力系統(tǒng)項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統(tǒng)的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導的方式加強學習與溝通。

2、將電力工程檔案管理工作納入電力工程項目管理

電力工程檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始電力工程檔案文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的電力工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時問和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之五作為電力工程檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的電力工程檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查電力工程檔案的質(zhì)量。采取電力工程檔案工作納入基建工程計劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中;電力工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。

3、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設、監(jiān)理、設計等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業(yè)務培訓，，在完善本專業(yè)能力基礎上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學習工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進工程施工現(xiàn)場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據(jù)工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡體系，增強企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟效益的服務。

4、進一步加強電力建設工程檔案信息化管理

當前，很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案工作的數(shù)字化管理，也就是在檔案管理中應用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。但是在實施檔案工作數(shù)字化的同時，應該對檔案進行好類別規(guī)整，進一步完善檔案數(shù)字化管理中的各類體系索引，使檔案的數(shù)字化實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

三、結(jié)束語

電力系統(tǒng)檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，關(guān)系到我國電力經(jīng)濟的發(fā)展，在新形勢下，應當不斷提高電力系統(tǒng)檔案管理的信息匯集，不斷地提高檔案管理的水平，才能有效地減低管理的風險，促進電力工程建設穩(wěn)步的發(fā)展，為我國經(jīng)濟建設的健康發(fā)展保駕護航。

參考文獻

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1.疾病預防檔案管理中的問題

1.1檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺

檔案管理人員的職業(yè)道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應遵循的行為規(guī)范和必備的品德的總和，是調(diào)節(jié)檔案管理人員與他人、社會等關(guān)系時所必須遵守的基本道德規(guī)范和行為準則，以及在此基礎上所表現(xiàn)出來的道德觀念、情操和品質(zhì)。它是一般社會道德在檔案管理職業(yè)中的特殊體現(xiàn)。

第一，檔案管理人員職業(yè)道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業(yè)道德能夠通過激發(fā)動力、評價優(yōu)劣、調(diào)節(jié)行為來處理和調(diào)節(jié)各種利益關(guān)系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業(yè)道德對檔案管理人員的素養(yǎng)有調(diào)節(jié)和引導作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業(yè)素養(yǎng)。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業(yè)務能力和道德水平，加強自身修養(yǎng)是檔案管理人員職業(yè)道德品質(zhì)的重要內(nèi)容和應有要求。在檔案人員自身的修養(yǎng)過程中，職業(yè)道德具有調(diào)節(jié)和引導作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業(yè)道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業(yè)成就感不強，工作態(tài)度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當?shù)鹊取＿@些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業(yè)發(fā)展，而且不利于疾病預防控制中心的長遠發(fā)展，更不利于國家單位的形象建設。

1.2檔案管理信息化水平過低

21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發(fā)展之中，信息化不僅遍布整個國家的發(fā)展全局，而且與每個人的日常生活息息相關(guān)。當然，疾病預防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應該繼續(xù)存在，但是信息化的檔案管理也應該獲得快速發(fā)展，疾病預防檔案管理應該建立一個龐大的數(shù)據(jù)庫，這個管理數(shù)據(jù)庫不僅可以為疾病預防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現(xiàn)今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發(fā)展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發(fā)展之中，導致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發(fā)展水平?jīng)Q定的，一方面是傳統(tǒng)的檔案管理模式對現(xiàn)今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉(zhuǎn)變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預防控制中心檔案管理現(xiàn)階段的發(fā)展，而且對未來的可持續(xù)發(fā)展也有阻礙作用。

1.3缺乏完善的檔案管理制度

沒有規(guī)矩不能成方圓，制度是一個組織內(nèi)大家共同遵守的行為規(guī)范，它不僅可以保證組織的有效運轉(zhuǎn)，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現(xiàn)公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規(guī)范，它可以保障疾病預防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現(xiàn)檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關(guān)鍵在于執(zhí)行，得不到很好執(zhí)行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執(zhí)行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。

2.疾病預防檔案管理中的應對措施

2.1加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升

針對上文提出的檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺的問題，應該加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內(nèi)容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業(yè)感、檔案管理所必備的服務意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉(zhuǎn)變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統(tǒng)的培訓、邀請相關(guān)的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發(fā)展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發(fā)展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養(yǎng)成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優(yōu)秀工作者進行物質(zhì)獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關(guān)的集體活動促進管理人員的事業(yè)認同感與成就感等等。兩者的結(jié)合可以更加全面地促進檔案管理人員職業(yè)道德的提升。

2.2提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統(tǒng)的檔案管理理念進行快速而正確的轉(zhuǎn)變，只有檔案管理人員成功轉(zhuǎn)變了信息化管理理念，后續(xù)的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預防控制中心需要引進一批專業(yè)的科技人才，或者長期性的服務于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學而系統(tǒng)的培訓。引進專業(yè)的科技人才不僅可以將科學技術(shù)成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預防控制中心其他的信息化發(fā)展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設備進行系統(tǒng)化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

2.3加強完善檔案管理制度

一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調(diào)查工作，調(diào)查對象不僅要包括高層領(lǐng)導與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執(zhí)行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預防控制中心本著長期的發(fā)展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。

檔案管理制度的執(zhí)行，要進一步完善監(jiān)督體系，促進檔案管理制度的執(zhí)行，提高職工工作的積極性。

2.4自覺提高業(yè)務技能

篇10

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0334-01

前言

干部人事檔案管理工作，可以說是人力資源管理中最為重要的環(huán)節(jié)之一。因此，充分對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強對人事檔案工作的管理，以此來促進干部管理工作的進一步發(fā)展，已成為廣大干部人事檔案管理工作者拭目以待的重要課題。

一、干部檔案管理存在的問題

1、檔案管理不夠重視

隨著干部選拔任用、監(jiān)督管理的日益嚴格“三齡二歷一身份”的真實性有待統(tǒng)一。一些干部人事檔案中，年齡、工齡、黨齡、學歷往往前后不一致，比如年齡，有的與身份證上的記載出入很大，在實施競爭上崗、公開選拔制度和轉(zhuǎn)員制度時，這些都關(guān)系都到干部本人的切身利益，有時甚至直接決定了干部的進退去留。檔案記載的前后不一，給正常的干部工作帶來了不必要的麻煩。

2、干部檔案管理的硬件設施不齊全

這些硬件包括檔案館和設備。但有些管檔單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施對檔案的管理名存實亡，導致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象計算機的管理更是不可能實現(xiàn)。

3、干部檔案材料不完整、歸檔不及時

由于不同行業(yè)、不同部門對歸檔材料的要求和管理力度的不同，干部在跨行業(yè)、跨部門交流時，常有材料歸檔不及時的情況，有些材料還因此造成永久的遺失，限制了檔案工作發(fā)揮應有的作用。人事檔案收存的是干部的履歷、自傳、鑒定、學習學歷職稱、入黨材料、獎勵、工資等方面的有關(guān)材料，檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范，才能真實地反映干部自身的成長歷史和人生軌跡。

4、管理技術(shù)落后

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，我們已經(jīng)不能只關(guān)注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時代的新技術(shù)，對人事檔案管理進行信息化管理。在科學技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

5、檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因，往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。隨著當前干部材料不斷增多，檔案數(shù)量逐漸增多，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施卻未能及時跟進。

二、干部人事檔案管理措施

1、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識

干部檔案是歷史地、全面地了解干部的重要依據(jù)，其真實性是干部工作嚴肅性是基本保證，一段時間以來，由于部分地方和單位對于干部檔案工作思想不重視、制度不完善、管理不嚴格，致使出現(xiàn)少數(shù)干部涂改、偽造檔案材料，在年齡、學歷、經(jīng)歷、身份上弄虛作假等問題，給選人用人工作和組織人事部門形象帶來不良影響。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，不斷地提高管理水平。

2、完善干部檔案管理制度

要提高人力資源檔案的管理水平，就要嚴把檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)：一、嚴把“入口關(guān)”。1、接收干部檔案要嚴格審核。對新納入的檔案必須先審核再入庫。2、實行干部檔案問題清單交接制度。對擬接收的干部檔案要逐份逐頁進行認真審核清點，列出清單，填入《干部檔案交接單》，經(jīng)轉(zhuǎn)出、接收雙方簽字確認后存入檔案，理清前后管檔單位責任。3、在散材料收集歸檔時，要對材料的完整性和真實性有效進行嚴格的審核。嚴禁接收涂改、涉嫌造假或來歷不明的材料。其中，干部任免、考核、工資、獎勵等材料，重點審核材料的完整性，看簽字、蓋章是否齊全、材料內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否完備等。新取得的學歷學位材料，重點審核材料的完整性，看簽字、蓋章是否齊全、材料內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否完備，確認無誤后方可入檔。二、嚴把“保管關(guān)”。1、嚴禁無關(guān)人員進入干部檔案室接觸檔案。檔案室要配備視頻攝像頭，加強監(jiān)控，確保安全。2、嚴禁查檔人員單獨查閱檔案。以防出現(xiàn)涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添檔案材料等問題。3、嚴禁干部檔案工作人員違規(guī)處置檔案材料。要注意維護檔案材料原貌，內(nèi)容不準確或填寫有誤的，不能直接在材料上更改、加校對章，確需更正的重要內(nèi)容可形成書面說明存檔備查。對已存檔但經(jīng)調(diào)查不實的材料，不能抽取、銷毀，要附上檔案審核說明或調(diào)查情況、本人說明等存入檔案第十類，以供參考。4、嚴格執(zhí)行檔案保管使用回避制度。嚴禁干部個人接觸本人及其親屬檔案。三、嚴把 “出口關(guān)”。1、轉(zhuǎn)出檔案要通過機要轉(zhuǎn)遞或兩名以上工作人員送取。2、在職干部檔案原則上不予外接。因特殊原因的需經(jīng)單位負責人簽字審批。借出前要掃描留存副本，以便檔案歸還時檢查核對。