導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇現(xiàn)代化檔案管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能泥腿動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。

加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

6、要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

篇2

1 檔案管理現(xiàn)代化的定義

檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術(shù)和對(duì)紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。

2 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的問(wèn)題

2.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開(kāi)始的，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置，檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低，檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

2.3 檔案管理投入不足

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無(wú)力購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化的設(shè)備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒(méi)落實(shí)，大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)，就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫(xiě)作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開(kāi)展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

首先要關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，從而指導(dǎo)檔案部門(mén)更好地開(kāi)展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。

參考文獻(xiàn)

[1]李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭，2007（5）.

篇3

Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文章編號(hào)：

引言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息成為當(dāng)今社會(huì)的寶貴資源，信息的價(jià)值將隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步不斷上升，無(wú)論是個(gè)人生活還是企業(yè)發(fā)展、科學(xué)研究等都離不開(kāi)信息。21世紀(jì)的檔案，將是一個(gè)知識(shí)、信息高度密集的領(lǐng)域，檔案工作現(xiàn)代化、專業(yè)化、技術(shù)化、信息化程度越來(lái)越高，這就要求一切都要與時(shí)俱進(jìn)。現(xiàn)代化的模式管理，現(xiàn)代化的規(guī)范操作，是和世界經(jīng)濟(jì)接軌的重要步驟。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化從內(nèi)容上講主要包含有以下四方面的內(nèi)容：檔案資源的信息化、檔案保護(hù)的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化以及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化等四點(diǎn)。但是從其概念的外延上講，檔案管理的現(xiàn)代化指的則是―個(gè)相對(duì)的、發(fā)展的、動(dòng)態(tài)的概念范疇，因?yàn)樵诓煌瑫r(shí)期都會(huì)賦予檔案管理現(xiàn)代化的各種內(nèi)容。

（一）檔案資源的信息化。在當(dāng)前信息化的大時(shí)代背景下，信息化已逐漸地發(fā)展成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展內(nèi)容的主導(dǎo)，因?yàn)橐孕畔⒒氖侄沃饾u地推動(dòng)現(xiàn)代化的進(jìn)步是我國(guó)今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)和方向。而在檔案資源的管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息化更是作為高科技的信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域?qū)用嫠鶎?shí)施的創(chuàng)新實(shí)踐，主要的工作內(nèi)容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)管理程序，通過(guò)科技化的手段實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)加工以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整體的運(yùn)轉(zhuǎn)和傳輸，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開(kāi)發(fā)利用，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源的全社會(huì)共享。

（二）檔案保護(hù)的現(xiàn)代化。一般來(lái)講，傳統(tǒng)意義上針對(duì)檔案保護(hù)的現(xiàn)代化主要指的是針對(duì)檔案庫(kù)房、與檔案管理相關(guān)的設(shè)施設(shè)備以及檔案載體保管保護(hù)的整體水平方面所實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化。伴隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，新型存儲(chǔ)介質(zhì)快速發(fā)展以及現(xiàn)代化信息技術(shù)的持續(xù)涌現(xiàn)，發(fā)展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機(jī)讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發(fā)展的結(jié)果，較之原有的傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)方式，這些針對(duì)信息的記錄和存儲(chǔ)方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來(lái)越多的人廣泛應(yīng)用。因?yàn)樾滦偷妮d體檔案在使用方式以及存儲(chǔ)方面都和傳統(tǒng)的檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)存在著顯著的差距，所以，相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)針對(duì)新型載體的檔案存儲(chǔ)及管理的方式進(jìn)行高效的研究，以便于使其更好地服務(wù)于檔案管理的工作。

（三）管理手段的現(xiàn)代化。一般情況下，檔案管理手段的現(xiàn)代化的內(nèi)容主要包含有以下幾個(gè)方面：首先是理論手段的現(xiàn)代化，這個(gè)具體指的是要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代管理方法的理論和應(yīng)用層面的現(xiàn)代化，適當(dāng)?shù)赝ㄟ^(guò)開(kāi)展針對(duì)已經(jīng)形成規(guī)模的現(xiàn)代化管理方法的學(xué)習(xí)和借鑒，然后通過(guò)針對(duì)自己實(shí)際情況的結(jié)合，在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)自身的提高和進(jìn)步，并最終實(shí)現(xiàn)具有自己特色的檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是要保證先進(jìn)技術(shù)手段在檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化過(guò)程中的應(yīng)用，在開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中一定要持續(xù)地將現(xiàn)代社會(huì)中較為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、手段以及相關(guān)的技術(shù)成果逐步地引入到檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)踐過(guò)程中，最終全面、高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和自動(dòng)化。

（四）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。從本質(zhì)上講，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化也作為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)而存在的，因?yàn)闄n案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工以及廣泛協(xié)作的情況下的，而針對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)則主要是通過(guò)制定并積極貫徹相關(guān)的一系列的各種標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步使得相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用以及分工協(xié)作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)―的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，最終可以保證檔案管理的各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)有機(jī)地聯(lián)系和統(tǒng)一，并在最終的檔案的管理下現(xiàn)代化的過(guò)程中取得最優(yōu)的效益。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化不僅僅是檔案行業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的突破和發(fā)展的需要，同時(shí)更是時(shí)展的需要?？萍蓟倪M(jìn)步帶動(dòng)了一切相關(guān)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理行業(yè)如果想要實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)的發(fā)展，那么就必須保證自己要時(shí)刻緊跟時(shí)展的步伐，同時(shí)在這個(gè)過(guò)程中逐漸地發(fā)展并完善自身，這樣才有可能不在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中被淘汰。另外一個(gè)方面檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)也是迎合了時(shí)展的需要，在幾乎所有行業(yè)都實(shí)現(xiàn)高科技化的騰飛發(fā)展的時(shí)候，如果檔案管理行業(yè)還在固步自封，滿足于自己的小進(jìn)步的話，那么就不僅僅會(huì)跟整個(gè)時(shí)代脫軌，同時(shí)更會(huì)被狠狠地甩在時(shí)展的脈搏之后。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要求

目前我國(guó)的發(fā)展正處在一個(gè)轉(zhuǎn)型時(shí)期，時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展需要各方面齊頭并進(jìn)，關(guān)系到發(fā)展命脈的檔案的存儲(chǔ)和管理更需要十分重視。而要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化則主要可以從以下四個(gè)方面開(kāi)始著手。

（一）實(shí)現(xiàn)檔案館管理現(xiàn)代化。這一過(guò)程的實(shí)現(xiàn)要求首先要實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化，因?yàn)樗枷胗^念的現(xiàn)代化是保證實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，所以，如果想要實(shí)現(xiàn)思想觀念的現(xiàn)代化，那么就必須要保證解決人對(duì)于檔案管理層面的相關(guān)認(rèn)識(shí)問(wèn)題的現(xiàn)代化。同時(shí)還要求所有檔案館的全體成員尤其是負(fù)責(zé)檔案管理的直接責(zé)任人，一定要秉持認(rèn)清形勢(shì)，更新觀念，解放思想，勇于改革的思想作風(fēng)，同時(shí)還要不斷研究新情況，探索新的管理模式和途徑。

（二）必須做好檔案館各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。伴隨著科技化、信息化社會(huì)的到來(lái)，人們?cè)趯?duì)于高效化、科學(xué)化地開(kāi)發(fā)并利用檔案管理信息方面的需求越來(lái)越旺盛，呼聲也越來(lái)越高，在這種情況下，就要求檔案館在相關(guān)基礎(chǔ)工作的開(kāi)展方面必須要實(shí)現(xiàn)新的突破、更高層次的發(fā)展。因?yàn)橹挥邪褭n案館最基礎(chǔ)的工作和步驟搞好了，才有可能最終順利地實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，同時(shí)也才能使得現(xiàn)代化管理手段得到最好的發(fā)揮。同時(shí)從未來(lái)發(fā)展的角度來(lái)看，一旦搞好了檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)工作，那么不僅有利于當(dāng)前人們對(duì)于相關(guān)信息的提供利用，同時(shí)也為現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從工作內(nèi)容上講，要做好檔案館的基礎(chǔ)工作，因?yàn)橹挥袑⒒A(chǔ)工作做得越加地細(xì)致和全面，同時(shí)準(zhǔn)備工作做得越充分，那么檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才越可能順利地開(kāi)展進(jìn)行。

（三）全面地保管好各種內(nèi)容、各種不同載體材料。在針對(duì)檔案館的相關(guān)信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，針對(duì)不同種類的信息所進(jìn)行的檔案管理，是最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。伴隨著科學(xué)技術(shù)的全面進(jìn)步和發(fā)展，針對(duì)檔案的種類以及存儲(chǔ)載體的不斷更新，發(fā)展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有紙質(zhì)檔案外，另外還包含有照片、錄像帶、錄音磁帶以及磁盤(pán)等其他方面，這種情況的存在，就要求相關(guān)的檔案管理人員必須要在此基礎(chǔ)上研究出一套適合自己的管理方法，這樣才能為最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)貢獻(xiàn)力量。

（四）必須實(shí)現(xiàn)保管條件以及管理手段的現(xiàn)代化。在保證保管條件以及管理手段的現(xiàn)代化的方面主要應(yīng)當(dāng)做到以下四個(gè)方面。首先是要保證實(shí)現(xiàn)針對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)控制，因?yàn)檫@是關(guān)系到未來(lái)能否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。其次是要保證更新檔案裝具的現(xiàn)代化，這也同樣決定之后是否可以順利地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)十分重要的條件，再次是要全面保證實(shí)現(xiàn)檔案載體在材料應(yīng)用方面的小型化和縮微化，因?yàn)檫@關(guān)系到對(duì)于相關(guān)信息存儲(chǔ)設(shè)備的移動(dòng)和攜帶方面的便攜性；最后是要求要廣泛地應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)來(lái)針對(duì)相關(guān)的檔案信息管理進(jìn)行貯存和檢索工作，這實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件，同時(shí)也是大勢(shì)所趨。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化不僅僅是檔案館生存發(fā)展的需要，同時(shí)更是契合時(shí)展的必要之舉，所以這就要求相關(guān)的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質(zhì)提高的同時(shí)，還要盡可能地實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理手段的現(xiàn)代化，這樣才能順利、高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化工作的全面實(shí)現(xiàn)。

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篇4

（一）必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)

現(xiàn)代化檔案管理必須要求有現(xiàn)代化的管理觀念。檔案管理的主要內(nèi)容是要有現(xiàn)代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現(xiàn)代化思想意識(shí)，就會(huì)直接影響管理檔案的現(xiàn)代化進(jìn)度。沒(méi)有現(xiàn)代化檔案管理思想，即便是有先進(jìn)的檔案管理和保護(hù)設(shè)施，也不能被稱作現(xiàn)代化的檔案管理。在實(shí)現(xiàn)這種現(xiàn)代化管理的進(jìn)程中，相關(guān)檔案工作者一定要樹(shù)立科學(xué)管理的思想觀念，并建立起與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理意識(shí)，徹底轉(zhuǎn)變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統(tǒng)被動(dòng)式服務(wù)的檔案管理轉(zhuǎn)變成主動(dòng)式服務(wù)管理，由封閉式服務(wù)模式轉(zhuǎn)化成開(kāi)放式服務(wù)模式，更好的使檔案工作適合社會(huì)主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（二）建設(shè)好硬件設(shè)施，具備現(xiàn)代化的技術(shù)和裝備

在檔案管理中，要充分運(yùn)用現(xiàn)代科技，及時(shí)配備科技現(xiàn)代化所必須的計(jì)算機(jī)、光盤(pán)記錄機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等辦公設(shè)備，開(kāi)發(fā)新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程。這就要求政府增加財(cái)政支持的力度，相關(guān)檔案部門(mén)也應(yīng)大大提高工作水平，得到更多的財(cái)政支持；與此同時(shí)，相關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)利用自身存有的檔案資源，從各個(gè)方面挖掘潛力，開(kāi)發(fā)出種類多樣的檔案信息來(lái)適應(yīng)社會(huì)的需求，把檔案的內(nèi)在價(jià)值變成經(jīng)濟(jì)效益。

二、加大開(kāi)發(fā)檔案資源的力度

首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現(xiàn)代化科技手段?；跈n案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現(xiàn)，檔案工作必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)及多媒體技術(shù)，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的信息儲(chǔ)存方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行文圖聲同時(shí)儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件，軟件要首先具備先進(jìn)性，與此同時(shí)，還要符合我國(guó)的國(guó)情，使檔案的管理達(dá)到現(xiàn)代化水平。其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻(xiàn)。電子文獻(xiàn)具有很多特性，比如信息共享、動(dòng)態(tài)文件特征、載體穩(wěn)定、不可識(shí)別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點(diǎn)，所以應(yīng)盡快建立電子化信息管理系統(tǒng)，自其產(chǎn)生便對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，從而來(lái)確保擁有持久性的信息。

篇5

1.1飛速發(fā)展的社會(huì)信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來(lái)越大,對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來(lái)越強(qiáng),對(duì)檔案工作管理的要求也相應(yīng)地越來(lái)越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式不斷受到新的挑戰(zhàn),正經(jīng)受著現(xiàn)代科技發(fā)展浪潮的巨大沖擊。面對(duì)這種挑戰(zhàn)和沖擊,醫(yī)院檔案管理只有順應(yīng)時(shí)勢(shì),加快檔案現(xiàn)代化建設(shè),盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機(jī)遇,使檔案管理工作完全適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。

1.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是解決自身存在問(wèn)題、提升管理和利用水平的根本途徑。近年來(lái),醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化方面雖然做了一些工作,取得了一定成效,但總體來(lái)看,現(xiàn)代化程度并不高。這主要是管理意識(shí)、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后,基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況,檔案管理和利用水平較低。解決上述問(wèn)題的唯一辦法,就是不斷更新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,從手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),提高工作效率,完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,從根本上提高檔案的管理利用水平。

1.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才,為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會(huì)大大提高自身的工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)利用,同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。

2 檔案管理工作理念的創(chuàng)新,樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念

要?jiǎng)?chuàng)新理念,思想是行動(dòng)的的先導(dǎo),它直接影響了實(shí)際工作創(chuàng)新及工作效果,長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法,使許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新欲望,他們墨守成規(guī),按傳統(tǒng)辦事,日常工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷,提供利用多少人次,而對(duì)檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展需要思之甚少,更談不上如何主動(dòng)、超前服務(wù),這必將使檔案工作失去生機(jī)和活力。因此,醫(yī)院檔案工作者要緊跟時(shí)代步伐,既不能死抱著傳統(tǒng)不變,也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向,在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí),不妨多一些敏捷和睿智,多一些魄力與果斷,從根本上轉(zhuǎn)變觀念。檔案工作只有日日思變,天天求新,才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意,從而提高檔案工作的自身價(jià)值。

3 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育,增強(qiáng)現(xiàn)代化服務(wù)能力

人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證。從目前醫(yī)院檔案工作人員構(gòu)成來(lái)看,大部分檔案工作人員檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、 信息化工作的開(kāi)展十分不利。要改變這種狀況,關(guān)鍵是要加強(qiáng)檔案人員專業(yè)素質(zhì)教育,拓寬知識(shí)面,優(yōu)化人才隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu),采用多種途徑培養(yǎng)素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才,不斷充實(shí)完善檔案管理隊(duì)伍。通過(guò)開(kāi)設(shè)計(jì)算機(jī)課程,普及現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教育,組織參加社會(huì)認(rèn)可的計(jì)算機(jī)應(yīng)用資格證書(shū)考試等方式,進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新,提高檔案管理人員業(yè)務(wù)和知識(shí)水平,對(duì)在崗檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行定期考核,不斷提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理水平。

篇6

0.前言

檔案管理現(xiàn)代化主要包括管理手段的現(xiàn)代化、管理方法的現(xiàn)代化以及產(chǎn)生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現(xiàn)代化主要是利用計(jì)算機(jī)完成文檔一體化管理，運(yùn)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。

1.檔案管理現(xiàn)代化概述

檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。概括起來(lái)主要有三方面的工作：一是運(yùn)用成熟的新技術(shù)，科學(xué)地保管好檔案，延長(zhǎng)檔案壽命；二是利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界服務(wù)；三是收集、積累、整理電子文件。

1.1檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

1.2檔案保護(hù)現(xiàn)代化

隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁性的，有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求。因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

1.3檔案管理手段現(xiàn)代化

管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

2.檔案管理現(xiàn)代化的重要性

2.1時(shí)展的要求

新世紀(jì)、新時(shí)代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。而隨著現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和高新科技在全世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等第三次科技革命帶來(lái)的新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域和部門(mén)中得到大范圍的普遍運(yùn)用。自動(dòng)化辦公和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，而檔案管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)不可缺少的一環(huán)，必須不斷進(jìn)行管理方法和理念的改革，使其跟上時(shí)展的步伐，朝著實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2工作效率的要求

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越重視工作效率，辦公自動(dòng)化正是順應(yīng)這個(gè)發(fā)展趨勢(shì)而產(chǎn)生的，提高工作效率，節(jié)約辦公時(shí)間和辦公資源，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主流發(fā)展方向。而如果一直沿用過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必然會(huì)出現(xiàn)辦公效率低下、查詢時(shí)間長(zhǎng)、管理資源浪費(fèi)過(guò)多等現(xiàn)象，這樣的檔案管理方式嚴(yán)重影響了對(duì)檔案管理的利用效率。檔案管理部門(mén)也很有可能成為企業(yè)的雞肋部門(mén)。從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部實(shí)行的辦公自動(dòng)化也對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業(yè)的電子檔案庫(kù)，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節(jié)約檔案管理資源。

2.3檔案保護(hù)和利用的要求

對(duì)檔案的的保護(hù)和有效利用也要求企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。許多檔案由于存放的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，再加上對(duì)檔案的防護(hù)措施不足，導(dǎo)致有些紙質(zhì)的檔案材料由于長(zhǎng)期因疏于保護(hù)而出現(xiàn)脫落、模糊等現(xiàn)象。此外，傳統(tǒng)的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門(mén)的隨時(shí)查閱，在企業(yè)內(nèi)部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時(shí)間段，幾乎不能同時(shí)與他人同時(shí)掌握相關(guān)的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的高效性和機(jī)動(dòng)性。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要措施

3.1實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)， 管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)， 就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段， 前沿的管理方法，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法， 使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.2加強(qiáng)各項(xiàng)檔案管理制度建設(shè)

大力宣傳國(guó)家《檔案法》，做到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。形成領(lǐng)導(dǎo)和員工在思想上做到高度重視，真正認(rèn)識(shí) 檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。使得企業(yè)真正重視檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度建立和進(jìn)一步完善，做到思想上高度重視，行動(dòng)上積極主動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)，更好的開(kāi)展業(yè)務(wù)。

3.3實(shí)行檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

這就要求我們?cè)谧龊脗鹘y(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸納整理存檔等工作的同時(shí)，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的網(wǎng)上辦公等方式，即文件在網(wǎng)上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時(shí)更加注重文檔的真實(shí)性、完整性、有效性、保密性。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網(wǎng)上網(wǎng)下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化即要求檔案管理要依據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用相關(guān)的輔助計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序系統(tǒng)，來(lái)實(shí)施企業(yè)的檔案管理。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化打下良好的基礎(chǔ)，也利于檔案的信息化建設(shè)。檔案管理員對(duì)于行業(yè)的檔案管理專業(yè)知識(shí)及新的科技手段的學(xué)習(xí)也要與時(shí)俱進(jìn)，全面提升自身的綜合素質(zhì)，做到與企業(yè)、時(shí)展的腳步保持一致。使企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，更好的適應(yīng)和服務(wù)企業(yè)管理、發(fā)展的現(xiàn)代化，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

3.4加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

篇7

二、現(xiàn)代化建設(shè)在檔案管理中的應(yīng)用

1.確保通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有效利用檔案資源。文件管理基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)包括兩大類軟件和硬件。軟件設(shè)施基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，具有操作系統(tǒng)的現(xiàn)代管理應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設(shè)備，也因此降低了勞動(dòng)力成本，與現(xiàn)代社會(huì)保持同步。硬件設(shè)施的核心是計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，包括數(shù)據(jù)輸入和存儲(chǔ)設(shè)備，如掃描儀和移動(dòng)硬盤(pán)。通過(guò)構(gòu)建軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，可以減少文件管理實(shí)際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標(biāo)準(zhǔn)化形式收集、組織和存儲(chǔ)檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值。2.通過(guò)信息資源建設(shè)提高檔案管理的存在價(jià)值。文件管理的存在價(jià)值是一個(gè)龐大而豐富的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，所有管理工作都基于此。例如以傳統(tǒng)形式對(duì)管理單元的檔案資源和人工記錄進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)形式收集、接受和管理它們，并依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)[2]。3.通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范防范檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。由于文件管理工作的所有設(shè)備載體都得到了適當(dāng)?shù)陌才牛虼送ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)有效地保護(hù)核心信息資源，營(yíng)造一個(gè)高度連接的環(huán)境。從風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的角度來(lái)看，唯一可能給文件管理工作帶來(lái)安全風(fēng)險(xiǎn)的只是人為錯(cuò)誤和制度缺陷。例如，科學(xué)合理的管理系統(tǒng)使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯(cuò)誤;標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立是一系列制度規(guī)范，包括管理規(guī)范，業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范[3]，以確保檔案管理的快速有序發(fā)展。因此，又降低了由于系統(tǒng)缺陷導(dǎo)致的管理失敗等風(fēng)險(xiǎn)因素。

三、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統(tǒng)的方法來(lái)工作。他們?cè)谌粘９ぷ髦杏胸S富的經(jīng)驗(yàn)，工作非常熟練。他們認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)非常先進(jìn)，不需要改進(jìn)。對(duì)于高科技的使用，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的意識(shí)和能力。而且，對(duì)于文件管理單元，文件管理人員沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，這使得他們對(duì)文件管理的現(xiàn)代化知識(shí)了解甚少，所以文件管理的現(xiàn)代化還沒(méi)有落實(shí)到位。2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。在實(shí)際管理過(guò)程中，管理系統(tǒng)復(fù)雜，但管理方法卻非常松散。同時(shí)，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負(fù)責(zé)文件管理，不同文件管理單元的管理級(jí)別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標(biāo)準(zhǔn)還不一致，這使得文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)并不完美和準(zhǔn)確，最重要的一點(diǎn)是數(shù)據(jù)資源無(wú)法真正共享。這對(duì)于實(shí)現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現(xiàn)代化人才缺失。從實(shí)際情況來(lái)看，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代管理基礎(chǔ)知識(shí)掌握不夠，對(duì)現(xiàn)代設(shè)備操作技術(shù)的掌握不夠。此外，當(dāng)前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進(jìn)行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實(shí)不到位。檔案管理工作可以充分反映一個(gè)地區(qū)的歷史發(fā)展過(guò)程，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)提供前提和基礎(chǔ)。在這個(gè)階段，中國(guó)許多地方的文件管理領(lǐng)域的收集文件種類太多，但專業(yè)文件的構(gòu)建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲(chǔ)太少等問(wèn)題。

四、促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的舉措

1.提升檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)。檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上。組織檔案資源并將其輸入數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)非常困難的任務(wù)，這不僅是因?yàn)闄n案資源的數(shù)量很大和復(fù)雜性很高，而且也是沒(méi)有科學(xué)合理的方法。因此，有必要根據(jù)原始文件管理進(jìn)行層次分類：對(duì)于具有單個(gè)內(nèi)容和低使用價(jià)值的文件，請(qǐng)?zhí)峤话咐募瑢?duì)于相同內(nèi)容，記錄組合級(jí)別;對(duì)于涉及重要或大型復(fù)雜內(nèi)容的文件卷，將實(shí)施文檔級(jí)描述。通過(guò)這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建的速度，并節(jié)省大量的財(cái)務(wù)、人力和物力[4]。2.加大對(duì)現(xiàn)代人才的培養(yǎng)和引進(jìn)力度，提高管理者的素質(zhì)。建立完善的人才引進(jìn)機(jī)制。在現(xiàn)代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的水平。充分運(yùn)用各種現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和技術(shù)進(jìn)行檔案管理。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，努力提高整體素質(zhì)。通過(guò)各種培訓(xùn)方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關(guān)的知識(shí)，并獲得更多有用的現(xiàn)代管理知識(shí)和技能。努力培養(yǎng)具有現(xiàn)代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現(xiàn)代化的幫助下，檔案資源以信息和數(shù)據(jù)的形式存在，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢等，實(shí)現(xiàn)了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強(qiáng)大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯(cuò)率。2.信息資源的開(kāi)發(fā)利用更為順暢。文件管理的對(duì)象是信息資源，通過(guò)開(kāi)發(fā)和利用信息資源，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。通過(guò)現(xiàn)代手段，信息資源的存在已經(jīng)從傳統(tǒng)的文字和圖表轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容的豐富和存儲(chǔ)空間的擴(kuò)展。因此，信息資源的開(kāi)發(fā)和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。文件管理的最終目標(biāo)是為各行各業(yè)提供信息資源，現(xiàn)代化為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)提供了極大的便利。比如：現(xiàn)代化建設(shè)下的文件管理是以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式存儲(chǔ)各種信息資源，這允許快速調(diào)用和引用數(shù)據(jù)，而不受時(shí)間和空間的限制，以便于使用和二次開(kāi)發(fā)。

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篇8

1 檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理手段落后。目前，我國(guó)的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門(mén)沒(méi)有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效力低下，而且影響到檔案的長(zhǎng)期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)改革。

1.2 管理從業(yè)人員素質(zhì)不高。目前，我國(guó)?？茖W(xué)校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)比較低，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒(méi)有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無(wú)從談起。有的工作人員就是高等?？茖W(xué)校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。檔案管理還是過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒(méi)有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高等?？茖W(xué)校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.3 對(duì)檔案工作重視不夠。這個(gè)問(wèn)題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)都比較淡薄。例如：形成的材料處室上交不及時(shí)，造成年度立卷歸檔工作不能按時(shí)完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個(gè)人的手中，都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。

1.4 資源不足和浪費(fèi)。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。

2 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，妥善確立檔案工作目標(biāo)

2.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理。檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門(mén)的配合與全員的支持。學(xué)校應(yīng)通過(guò)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門(mén)或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)各校檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2.2 增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高等?？茖W(xué)校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制。檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。

篇9

那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢??哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢??總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面??一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多??二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍??三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用??四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)??五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的??六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。

從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1?比?面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2?敝匭倫楹習(xí)婦硎迪職婦砉娣痘?

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3?苯岷媳竟菔導(dǎo)使娣噸?錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

4?蓖騁環(huán)擲嗪瘧Vぜ燜韃槿?率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5?憊娣短餉?保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是??在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委??北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委??還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種??必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1?狽智邇嶂鼗杭保?循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2?狽旨洞沃?錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄??對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄??而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3?狽置瘧鵠啵?充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引??而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

篇10

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。

一、檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案工作現(xiàn)代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的面對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是項(xiàng)耗資巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。

在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。

二、檔案管理現(xiàn)代化的形式

1.檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸， 無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)， 傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)， 報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸。這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)， 又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革， 同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

2.檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

所謂檔案信息數(shù)字化， 就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為1、0代碼， 變成電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后， 可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索， 檢索速度快、范圍廣。這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力， 克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用， 對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消化， 能有效地進(jìn)行技術(shù)處理， 使原始面貌還原。

3.檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

我國(guó)于1999年就建立了安全電子郵件認(rèn)證站， 為電子文件提供認(rèn)證服務(wù)。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用， 為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快， 二是傳播范圍廣， 三是傳播不走樣， 四是傳播成本低， 這已被全世界廣泛認(rèn)同。隨著電子文件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步完善， 人們信息共存共享， 資源充分利用的局面將形成，遙遙兩相識(shí)， 天涯若比鄰將不再是夢(mèng)想。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。

4.檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

現(xiàn)在新的管理模式下， 將實(shí)現(xiàn)文檔一體化， 所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收， 并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。人們要求查閱檔案， 只要說(shuō)一句話或者用手輕輕觸摸一下指示屏， 檔案信息就會(huì)不遠(yuǎn)萬(wàn)里， 遠(yuǎn)涉重洋地展現(xiàn)在你的面前。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化， 不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史， 使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)， 而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能， 展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值， 提高檔案工作者的社會(huì)地位。

5.檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化

隨著檔案管理現(xiàn)代化步伐的加快， 檔案管理必將進(jìn)入社會(huì)化、市場(chǎng)化。其一， 檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理， 有利于檔案共存共享的實(shí)現(xiàn)。其二， 檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理， 有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。其三， 檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理， 有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。隨著國(guó)家政治體制改革的不斷深化和經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化步伐的不斷加快， 社會(huì)各界對(duì)檔案經(jīng)濟(jì)資源的依賴程度也將不斷提升。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施

1.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。

2.實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)，就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。

4.強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案管理的現(xiàn)代化只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升單位的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理之路，一定會(huì)使得檔案管理現(xiàn)代化更加科學(xué)化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)