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［摘要］隨著我國信息公開化、平臺化改革的逐步深入，政府信息公開成為我國信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案管理也逐步由傳統(tǒng)化向信息化轉(zhuǎn)變，筆者結(jié)合我國政府信息公開進程，對如何推進我國現(xiàn)行檔案管理制度、充分發(fā)揮其公共服務(wù)的功能作用進行相關(guān)研究。

［

關(guān)鍵詞 ］政府信息；檔案管理；信息化

［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2015.35.089

政府信息公開是衡量一個國家民主化進程的重要標桿，也是時展和社會進步的重要舉措。廣義上的政府信息公開主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是政務(wù)公開，二是信息公開。狹義上的政府信息公開主指政務(wù)公開。政務(wù)公開主要是指行政機關(guān)公開其行政事務(wù)，強調(diào)的是行政機關(guān)要公開其執(zhí)法依據(jù)、執(zhí)法程序和執(zhí)法結(jié)果，屬于辦事制度層面的公開。廣義上的政府信息公開的內(nèi)涵和外延要比政務(wù)公開廣闊的多，它不僅要求政府事務(wù)公開，而且要求政府公開其所掌握的其他信息。我國的政府信息公開自2008年5月1日實施《中華人民共和國政府信息公開條例》以來，已邁上了有法可依的新臺階。該條例將政府信息公開與檔案工作不可分割地聯(lián)系在了一起，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的舞臺，同時也對檔案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快檔案管理工作信息化、公開化建設(shè)，對加快我國政府信息公開進程具有重要的意義。

1政府信息公開對檔案管理工作的影響

檔案是通過具有保存價值的文件現(xiàn)行轉(zhuǎn)化得來的。原生性是其重要特點，檔案也是社會信息系統(tǒng)的重要基石。信息資源已是當今被廣泛認同的重要資源之一，檔案信息作為社會信息資源中最可靠的原生類信息資源之一，是社會信息資源的重要組成部分。而行政機關(guān)既是社會信息資源的發(fā)生主體，又是產(chǎn)生政府信息類檔案的主要來源。政府信息首先作為現(xiàn)行文件存在，其剩余具有保存價值的那部分就成為檔案。由此可見，政府信息與檔案信息相互銜接交織，與其他類重要信息資源一起，共同組成社會信息資源系統(tǒng)。檔案信息公開化是通過對檔案信息資源進行整合，并通過統(tǒng)一的檔案信息平臺使得檔案信息公開化，進而使用戶迅速方便地利用檔案信息資源的一種方法。檔案信息公開化是檔案信息資源利用最大化的一種理想狀態(tài)，是政府信息公開進程的必然要求，也是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展要求的必然趨勢。

現(xiàn)今階段下，我國政府信息公開化進程正不斷深入，因此對促進檔案信息公開化提出了更高的要求。應(yīng)準確把握檔案信息公開與政府信息公開之間的契合點，在信息公開和信息服務(wù)方面，應(yīng)注重借鑒和學(xué)習圖書情報領(lǐng)域的相關(guān)探索模式和服務(wù)經(jīng)驗，緊緊抓住當今機遇，積極實現(xiàn)檔案信息公開，努力提高檔案管理的工作水平。

2檔案信息公開工作現(xiàn)狀

文件生命周期理論認為，文件具有雙重價值：第一價值，包括行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值和科研價值；第二價值，包括其他機關(guān)和個人利用者的從屬價值，如證據(jù)價值和情報價值。文件向檔案的轉(zhuǎn)化，就是文件最終實現(xiàn)第一價值向第二價值的轉(zhuǎn)化。所以，檔案多不具有現(xiàn)行價值，而更多體現(xiàn)為歷史性的價值和文化性的價值。由此可知，政府信息的最終命運是檔案，在從政府信息到檔案的轉(zhuǎn)化過程中，需要經(jīng)過歸檔、確定密級、保管期限、從業(yè)務(wù)部門移交機關(guān)檔案室、移交檔案館的過程。而政府信息公開的過程，從很大程度上來講也就是檔案信息公開的過程。

我國的檔案信息公開工作仍處于改革進程當中，因此如何更好地利用現(xiàn)有資源，為社會提供有效信息，進一步體現(xiàn)檔案管理工作的價值，是所有檔案工作者應(yīng)思考的問題，從現(xiàn)階段來看，檔案信息公開工作存在以下特點：

第一，檔案信息服務(wù)工作發(fā)展尚不完善。首先，檔案資源利用率低，許多檔案機構(gòu)目前服務(wù)對象僅局限在黨政領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)公務(wù)員，對專家、學(xué)者、社會公眾提供服務(wù)的比例較小；其次，檔案管理服務(wù)滯后，服務(wù)手段仍處于傳統(tǒng)、煩瑣的手工操作層面，基本處于被動式服務(wù)階段；最后，館藏資源信息覆蓋面不足。目前檔案館接收的多是黨政機關(guān)、人民團體的文書檔案，范圍較窄，門類單一，且以紙質(zhì)檔案為主，對電子及多媒體等其他載體形式檔案的收集較少，在一定程度上限制了社會大眾的使用范圍。

第二，檔案信息時效性不強。這在一定程度上影響了檔案信息公開工作的開展。根據(jù)我國《檔案法》相關(guān)規(guī)定，立檔單位保存十年左右的永久、長期檔案才向政府檔案部門移交。但從需求情況看，社會和群眾利用較多的同樣也是形成時間在十年以內(nèi)的檔案，這就使檔案館的信息工作經(jīng)常處于期限錯配的狀態(tài)，無法滿足檔案信息收集者的需求。

第三，檔案管理制度的分段管理機制對信息公開的制約。在機關(guān)文件向檔案館轉(zhuǎn)移的過程中，在先行檔案管理體制下，存在機關(guān)檔案室這樣一個銜接環(huán)節(jié)。總的來說，文件首先由機關(guān)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，經(jīng)過整理立卷后，向機關(guān)內(nèi)部的檔案機構(gòu)歸檔。機關(guān)內(nèi)部的檔案機構(gòu)保存了相當大的一部分最具利用價值的由現(xiàn)行文件形成的檔案，而且保存的時間長，對于檔案的是否公開具有相當大的決定權(quán)。這對檔案信息公開工作的進展形成一種制約。

3政府信息公開下的檔案管理工作建議

首先，全面開展檔案信息公開化工作。在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)平臺。檔案館內(nèi)部建立局域網(wǎng)，檔案部門通過在此基礎(chǔ)上建立檔案網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務(wù)。與此同時，檔案館應(yīng)以政府檔案部門的目錄中心為中心，將各單位暫未進館檔案的目錄集中整理到檔案館的目錄中心，據(jù)此建立檔案目錄信息咨詢平臺，提供檔案資源共享。需求者只需要到檔案館查詢目錄，摘抄相關(guān)目錄資料后到文件所在單位查閱即可。一方面能拓展檔案館的服務(wù)范圍；另一方面也提高了服務(wù)的能力和效率。

其次，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，優(yōu)化服務(wù)方式。政府信息公開意味著公眾可以獲取原本大量優(yōu)質(zhì)的信息資源，檔案館應(yīng)在原有檔案開放利用的基礎(chǔ)上建立起現(xiàn)行文件服務(wù)中心，作為政府信息查閱的指定場所，為人們獲取政府信息提供方便。由于政府信息和檔案之間的密切關(guān)系，將為國家節(jié)省大量的資源，特別在公眾無法分辨其屬于政府信息還是檔案信息的情況下，方便利用者結(jié)合查閱檔案，獲取比較系統(tǒng)的信息，對于切實保障公民的知情權(quán)具有重要的現(xiàn)實意義，在實際工作中受到公眾的好評，取得了良好的社會效果。

最后，拓寬檔案信息公開宣傳渠道。如果檔案館里的豐富資源沒有被妥善利用，將造成巨大的資源浪費。因此亟須拓寬檔案信息公開的宣傳渠道：一是宣傳檔案館的功能、館藏資源等；二是宣傳檔案的使用方法，提高大眾的檔案意識等；三是提高大眾對檔案信息查找的客戶體驗。這不但能夠提高檔案館的社會影響，而且能夠提高大眾的檔案使用意識，進一步提升檔案管理工作的效率。

參考文獻:

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創(chuàng)新與安全的矛盾

由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。

檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權(quán)改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。

標準化、法制化的挑戰(zhàn)

在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:

一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標準化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構(gòu)亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。

三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。

四是關(guān)于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據(jù)等方面都還是空白。標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

電子政務(wù)的更高要求

當前，我國正在加緊實施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時代特征表現(xiàn)在兩個方面。

一方面電子政務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務(wù)，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上，只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標，使政府實現(xiàn)了直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)為社會、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標。

另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進行有關(guān)社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場深刻的革命。

推進電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實需要創(chuàng)新。

從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說明當前檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項建設(shè)的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。

電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時部署。一是應(yīng)用信息安全基礎(chǔ)設(shè)施——PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理需要電子證書以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應(yīng)該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初就構(gòu)建電子檔案堅固的安全屏障。

新形勢下的基本策略

必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點和目標，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動國家電子政務(wù)建設(shè)。因為，電子政務(wù)的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢下搞好電子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策絡(luò)。實踐經(jīng)驗表明以下策略十分重要。

1、積極納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當自覺納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。

2、與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構(gòu)都建立復(fù)雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當一部分機構(gòu)的問題。但是黨政等重要機構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關(guān)機構(gòu)必須結(jié)合國情，從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。

信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動承擔起新職能。或者在國家有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。

3、遵循標準，推進標準，加強法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。

篇3

科研項目檔案使企業(yè)在進行項目的實施中對初期申請、研發(fā)、實踐等過程的信息保存，是企業(yè)檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項目檔案管理與企業(yè)競爭能力日趨密切的現(xiàn)狀，有必要通過對檔案深化管理，實現(xiàn)企業(yè)綜合競爭及可持續(xù)發(fā)展能力的提升。

1 建立牢固的企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)，打造一流的項目檔案工作可持續(xù)發(fā)展環(huán)境

1、完善領(lǐng)導(dǎo)與規(guī)劃，優(yōu)化宏觀檔案工作環(huán)境及土壤

企業(yè)在進行項目檔案的管理中，不僅應(yīng)完善業(yè)務(wù)與技術(shù)水平，還應(yīng)該做好企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的政策調(diào)整。在進行檔案的管理中要進行檔案的分管，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)進行管理；然后積極制定企業(yè)檔案總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關(guān)工作的開展，從而為企業(yè)科研項目檔案管理工作的開展優(yōu)化環(huán)境及土壤。

2、完善企業(yè)軟硬件建設(shè)，優(yōu)化項目檔案圍觀發(fā)展環(huán)境

企業(yè)在進行科研項目檔案的管理中應(yīng)該完善庫房、辦公室場所等硬件設(shè)施的建設(shè)工作，并對各個工作場所進行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應(yīng)企業(yè)科研生產(chǎn)的發(fā)展要求。另一方面，要積極的在企業(yè)科研項目檔案管理工作中開展信息化建設(shè)，提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業(yè)整體信息化進行整合、優(yōu)化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業(yè)對答案信息內(nèi)部交流、使用、管理、控制的目的。

3、加大人才引進及培訓(xùn)力度，改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境

第一，企業(yè)檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項目檔案管理為科研人員服務(wù)的工作理念，本著“用戶第一，服務(wù)至上”的工作態(tài)度，改進服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)流程。針對科研項目檔案專業(yè)性強、內(nèi)容復(fù)雜、載體類型多樣等特點，加強學(xué)習，了解多學(xué)科的知識，全面掌握并學(xué)會運用檔案的現(xiàn)代業(yè)務(wù)操作技能與管理方式，確保科研項目檔案管理工作負荷企業(yè)與社會發(fā)展的需求，在進行檔案工作的開展中要經(jīng)常的思考、分析、總結(jié)、歸納，通過分析企業(yè)及項目的特點發(fā)掘規(guī)律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理能力、效果等的提升，提高企業(yè)的綜合競爭實力。第二，企業(yè)要改善當前的檔案工作人文環(huán)境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級領(lǐng)導(dǎo)要充分理解、尊重檔案員工，堅持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進修、學(xué)習、培訓(xùn)的機會，從而優(yōu)化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質(zhì)，從而完成改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境的目的，實現(xiàn)企業(yè)的科研項目檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

4、通過科學(xué)的管控實現(xiàn)檔案工作的正常運轉(zhuǎn)

企業(yè)在進行科研項目檔案的管理中，要完善運轉(zhuǎn)系統(tǒng)的優(yōu)化工作，堅持推進“職業(yè)化、專業(yè)化”的發(fā)展方針，強化對文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優(yōu)化自身的管理運轉(zhuǎn)系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，從而讓檔案信息資源滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求。

2 通過對企業(yè)檔案工作流程的規(guī)范，實現(xiàn)項目檔案管理水平的提升

1、建立健全現(xiàn)有管理制度

建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業(yè)檔案部門要基于企業(yè)實際發(fā)展情況及檔案管理狀況有針對性的建立健全科研項目檔案管理制度體系。在進行制度建設(shè)中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細的進行設(shè)計，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項制度要求之間的關(guān)聯(lián)性與互補性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項目檔案管理中發(fā)生的問題。

2、做好流程規(guī)范

首先要建立歸檔范圍表與簽署規(guī)定。企業(yè)項目在立項前期，主管部門及負責人應(yīng)基于項目研發(fā)領(lǐng)域及要求制定項目歸檔范圍與簽署規(guī)定，并對其中設(shè)計的研制形式、過程、要求進行詳細闡述。簽署規(guī)定一般由擬制、校對、審核等步驟組成，該項目的主要負責人要基于程序要求確定簽署角色與職責范圍。確保簽署流程符合簽署規(guī)定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進行使用。企業(yè)科研項目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機構(gòu)，進行項目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請專業(yè)檔案員，由他們進行項目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負責實時跟蹤、歸檔。若相關(guān)檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項優(yōu)點：①有效地維護了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項目檔案歸檔的及時性、完整性，從資料審查的角度，為項目順利通過驗收和結(jié)題打下了良好的基礎(chǔ)；③檔案員通過全程實時跟蹤項目進度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項目部提供有價值、實效性高的信息。

3、提高監(jiān)督效果

受到先進管理理念的影響，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)由被動服務(wù)方式轉(zhuǎn)向主動服務(wù)方式、由后端保管方式轉(zhuǎn)向全程管控。因此，檔案工作應(yīng)與企業(yè)運營的各個環(huán)節(jié)相融合，要積極的主動的介入到文件生產(chǎn)源頭、流轉(zhuǎn)過程、歸檔管理的工作中，通過全程實時跟蹤監(jiān)控的方式，在源頭上對檔案質(zhì)量進行管控，從而保證歸檔信息的真實性、有效性與可靠性。

3 通過對企業(yè)科研項目檔案潛在價值的發(fā)掘，幫助企業(yè)提高綜合競爭能力

1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發(fā)揮

通過完善檔案信息化建設(shè)工作，提高企業(yè)科研項目檔案的管理能力。企業(yè)要根據(jù)“檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)”、“檔案信息資源開發(fā)”等政府提出的檔案信息化要求進行建設(shè)。要基于企業(yè)宏觀發(fā)展狀況，切實的結(jié)合科研生產(chǎn)工作情況，制定有助于企業(yè)檔案工作可持續(xù)開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項目檔案管理工作提供科學(xué)、可靠、實效性高的信息服務(wù)，從而使檔案工作的科研保障職能得以發(fā)揮。

2、建設(shè)知識資源，提高企業(yè)競爭實力

知識資源是企業(yè)之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業(yè)知識資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業(yè)，科研項目檔案更是企業(yè)的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業(yè)的資金流、物流一起，構(gòu)成企業(yè)競爭和發(fā)展的三大推動力。企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)資產(chǎn)的組成部門，對企業(yè)的發(fā)展具有積極的影響作用。因此企業(yè)要深度發(fā)掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實現(xiàn)科研項目投入的節(jié)約、加快研發(fā)速度、強化企業(yè)競爭實力。

3、通過完善企業(yè)文化建設(shè)為企業(yè)發(fā)展引擎提供動力

企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設(shè)則是企業(yè)文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務(wù)并重，歷史和科技共同存在的多元企業(yè)文化。而企業(yè)科研項目檔案恰巧反應(yīng)了企業(yè)科技。文化、管理思路的發(fā)展、變革的歷史。通過對科研項目檔案的深化管理，將正確的對歷史經(jīng)驗進行總結(jié)，從而增加企業(yè)文化資源儲量，提高企業(yè)的科技研發(fā)能力與員工對企業(yè)發(fā)展的認同感、文化的歸屬感、責任的使命感。因此，企業(yè)要基于歷史、技術(shù)、管理層面出發(fā)，完善企業(yè)科研項目檔案的深化管理工作，積極推進企業(yè)文化改革發(fā)展，增強企業(yè)的向心力與凝聚力，從而為企業(yè)發(fā)展的引擎提供強勁動力。

4 結(jié)束語

綜上所述，基于企業(yè)自身現(xiàn)狀及項目要求完善科研項目檔案管理工作，將有助于企業(yè)綜合競爭能力的提升。因此，在未來發(fā)展中要積極的完善檔案管理制度、流程規(guī)范等，從而完善科研項目檔案的深化管理工作，促M企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻

篇4

關(guān)鍵詞

建構(gòu)主義；高職文秘；檔案管理；課程內(nèi)容設(shè)計

檔案管理課程是高職文秘專業(yè)的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內(nèi)容的改革上。在課程內(nèi)容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養(yǎng)專職檔案管理人員的學(xué)科知識體系，而建立符合高職文秘專業(yè)培養(yǎng)企業(yè)行政辦公文員的檔案管理知識體系，強調(diào)必須圍繞基層企事業(yè)單位對檔案管理人員的要求，重點培養(yǎng)學(xué)生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養(yǎng)學(xué)生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統(tǒng)計能力只做一般性訓(xùn)[1]66。在課程內(nèi)容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內(nèi)容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認為課程內(nèi)容應(yīng)根據(jù)企事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容，每個任務(wù)作為一個學(xué)習項目，從而構(gòu)建起以工作任務(wù)項目為主體的課程內(nèi)容，即以工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容[2]21。林蘇則將檔案管理整個流程劃分為幾個工作環(huán)節(jié)，然后為每個工作環(huán)節(jié)歸納或創(chuàng)設(shè)出典型工作任務(wù)，最后通過“序化”來組織課程內(nèi)容，即以工作過程來組織課程內(nèi)容[3]10。以上對課程內(nèi)容的改革無疑對高職檔案管理課程發(fā)展起到積極作用，打開了建構(gòu)符合文秘專業(yè)培養(yǎng)目標的檔案管理課程內(nèi)容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學(xué)生”的問題，即當前的檔案管理課程內(nèi)容改革只注意了依據(jù)企事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容與流程來設(shè)計內(nèi)容，而沒有考慮課程的學(xué)習主體—學(xué)生這一重要變量。學(xué)習心理學(xué)認為，學(xué)生的學(xué)習過程是一個心理變化的過程，要讓學(xué)生進行有效的學(xué)習必須讓學(xué)習對象、學(xué)習過程和學(xué)習方法符合學(xué)生的學(xué)習心理。因此檔案管理課程內(nèi)容的改革除了要依據(jù)檔案管理的工作任務(wù)與工作過程外，還要考慮學(xué)生學(xué)習心理規(guī)律。建構(gòu)主義學(xué)習理論是21世紀教育改革的重要指導(dǎo)理論，被譽為“當代教學(xué)心理學(xué)的一場革命”。在職業(yè)課程領(lǐng)域，建構(gòu)主義學(xué)習理論多次被列入教育部組織精品課程評審指標當中，尤其是在2008年精品課程評審指標中，明確提出，職業(yè)課程要基于專業(yè)人才培養(yǎng)目標，以典型工作任務(wù)來展開，要求對課程內(nèi)容進行宏觀、中觀和微觀設(shè)計。其中微觀設(shè)計就是指課程內(nèi)容的組織與教學(xué)要符合學(xué)生認知建構(gòu)特點，教學(xué)設(shè)計要以行動導(dǎo)向展開。下列以建構(gòu)主義學(xué)習理論為基礎(chǔ)闡述檔案管理課程的內(nèi)容重構(gòu)與設(shè)計。

一、建構(gòu)主義學(xué)習理論與課程內(nèi)容的篩

建構(gòu)主義學(xué)習理論認為學(xué)生不是憑空進入學(xué)習活動，學(xué)生在進入學(xué)習時，他已經(jīng)獲得的知識與經(jīng)驗會參與到新知識的學(xué)習過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗，當問題呈現(xiàn)在他們面前時，他們也會用已有的知識與經(jīng)驗，依靠推理與判斷，對其做出某種解釋。所以建構(gòu)主義學(xué)習理論認為教師教學(xué)時不能無視學(xué)生已有的經(jīng)驗，簡單地從外部將知識灌輸給學(xué)生，而是要把學(xué)生原有的經(jīng)驗和知識作為新知識的生長點。依據(jù)這個理論，我們在篩選課程的內(nèi)容時要與學(xué)生已有的經(jīng)驗保持一定的聯(lián)系。當前文秘專業(yè)的學(xué)生普遍認為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對課程內(nèi)容的選擇，沒有考慮到學(xué)生已有的經(jīng)驗。高職學(xué)生多數(shù)是從高中直接升學(xué)而來的，對檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發(fā)課程時，直接搬用或創(chuàng)設(shè)工作項目作為學(xué)生學(xué)習與訓(xùn)練的任務(wù)。這些項目對于一個沒有工作經(jīng)驗的學(xué)生來說，肯定無法產(chǎn)生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內(nèi)容不宜一開始就采用企業(yè)真實任務(wù)。高職教育要求課程內(nèi)容與企業(yè)的工作任務(wù)相匹配，而建構(gòu)主義學(xué)習理論要求學(xué)生的學(xué)習建立在他已有的經(jīng)驗與知識基礎(chǔ)上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協(xié)調(diào)起來。一是在學(xué)習之初讓學(xué)生獲得某些檔案管理工作經(jīng)驗，一是利用學(xué)生已有的與檔案管理相關(guān)的生活經(jīng)驗。對于前者，可以讓學(xué)生參觀校內(nèi)檔案室或企業(yè)的檔案資料室；對于后者，充分挖掘?qū)W生與檔案管理核心工作能力相似的生活經(jīng)驗。比如學(xué)生對自己電子文件的整理、學(xué)生對自己照片的歸類和利用、學(xué)生對自己作業(yè)的收集、整理和利用等生活經(jīng)歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實的檔案管理相比顯得不夠規(guī)范、不夠科學(xué)罷了，但是這些經(jīng)驗可以作為學(xué)生學(xué)習新知識的基礎(chǔ)。因此我們在篩選檔案管理課程內(nèi)容時，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質(zhì)文件檔案管理作為課程的主要學(xué)習內(nèi)容。有人會擔心，學(xué)生只學(xué)這些內(nèi)容，無法“接軌”文秘職業(yè)崗位。其實這種提心是多余的，一方面，學(xué)生掌握了這些檔案管理知識與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業(yè)崗位在各行各業(yè)都有，學(xué)生畢業(yè)后負責的檔案管理任務(wù)也不盡相同，要在有限的教學(xué)時間內(nèi)（多是周課時2—4節(jié)或全學(xué)期70學(xué)時），學(xué)習所有類型檔案任務(wù)，是不現(xiàn)實的，也沒有必要。

二、建構(gòu)主義學(xué)習理論與課程內(nèi)容的組

建構(gòu)主義認為個體對世界的理解是基于個體學(xué)習者自身經(jīng)驗背景建構(gòu)起來的，建構(gòu)主義提出學(xué)習應(yīng)與情境化社會實踐活動結(jié)合起來，學(xué)習者通過參與社會實踐來掌握社會規(guī)則、工具和活動程序，即所學(xué)必須與所從事活動結(jié)合起來。職業(yè)教育理論專業(yè)斯克萊本納對牛奶加工廠300名雇員關(guān)于知識的工作結(jié)構(gòu)表征研究也印證這個觀點[4]232。依此，檔案管理課程學(xué)習應(yīng)是讓學(xué)生置于檔案管理工作情境中，引導(dǎo)學(xué)生建構(gòu)知識與工作任務(wù)的聯(lián)系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識和技能。建構(gòu)主義學(xué)習理論代表人物皮亞杰認為，學(xué)習過程是學(xué)習者通過同化與順應(yīng)來達到與周圍環(huán)境平衡的過程。當學(xué)習者能用現(xiàn)有認知結(jié)構(gòu)去同化新信息時，他處于一種平衡的認知狀態(tài)；而當現(xiàn)有認知結(jié)構(gòu)不能同化新信息時，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創(chuàng)造新圖式（順應(yīng)）。學(xué)習者的認知結(jié)構(gòu)就是通過同化—順應(yīng)—同化—順應(yīng)……循環(huán)往復(fù)，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發(fā)展起來的，并且每一種已經(jīng)達到相對平衡狀態(tài)認知結(jié)構(gòu)都會為新的不平衡創(chuàng)造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內(nèi)容排列應(yīng)按照從易到難，從簡單到復(fù)雜順序來排列。

三、一種基于建構(gòu)主義學(xué)習理論的課程內(nèi)容設(shè)計

1.課程內(nèi)容設(shè)計。

依據(jù)上述建構(gòu)主義學(xué)習理論，結(jié)合高職教育的特點以及文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標，檔案管理課程的內(nèi)容安排如下：

2.課程內(nèi)容安排說明。

（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環(huán)節(jié)作為學(xué)習重點。高職文秘專業(yè)主要培養(yǎng)企事業(yè)單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內(nèi)容設(shè)計中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環(huán)節(jié)來訓(xùn)練。（2）本課程依據(jù)建構(gòu)主義學(xué)習理論，強調(diào)已有經(jīng)驗對新學(xué)內(nèi)容的“支架”作用。項目一安排學(xué)生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學(xué)生對檔案管理工作有初步認識，為學(xué)習后面的檔案管理內(nèi)容“儲備”前知識。項目二沒有直接使用企業(yè)的紙質(zhì)文書檔案而是讓學(xué)生整理個人相片，其主要原因是90后的學(xué)生喜歡拍照，在電腦和手機中有大量沒有整理或整理不規(guī)范的照片，讓學(xué)生收集整理照片一方面可以激發(fā)他們興趣，另一方面可以充分利用學(xué)生已有的經(jīng)驗。在項目三中，選擇“整理工學(xué)結(jié)合材料”這一訓(xùn)練載體，也是考慮這些材料有相當一部分就是出自學(xué)生本人（如實訓(xùn)總結(jié)、實訓(xùn)成果等）。學(xué)生在完成這些任務(wù)時不會感到完全陌生。（3）本課程內(nèi)容設(shè)計強調(diào)在“做中學(xué)”。整個課程內(nèi)容以工作任務(wù)作為學(xué)習載體，將知識的學(xué)習安排在訓(xùn)練過程中。其用意是為學(xué)生創(chuàng)設(shè)一個良好的學(xué)習環(huán)境，以便于學(xué)生進行“情境學(xué)習”，另外讓學(xué)生在“做中學(xué)”，容易調(diào)動學(xué)習的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓(xùn)練。職業(yè)技能是職業(yè)教育的發(fā)展核心之一，技能需要通過多次反復(fù)訓(xùn)練才能獲得。因此本課程內(nèi)容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質(zhì)檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業(yè)客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務(wù)，來訓(xùn)練學(xué)生職業(yè)能力，讓學(xué)生在反復(fù)訓(xùn)練中獲得檔案管理的職業(yè)能力。（5）本課程安排了40學(xué)時課內(nèi)學(xué)習，比較符合當前大多數(shù)文秘專業(yè)檔案管理課程周時2學(xué)時的現(xiàn)實，另外安排一周獨立生產(chǎn)性實訓(xùn)，也體現(xiàn)了檔案管理課程作為文秘專業(yè)核心課程的地位。

作者：焦名海 單位：深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻

[1]王曉紅等《.文書檔案管理》課程教學(xué)模式構(gòu)建研究[J].蘭臺世界，2013（6）.

篇5

隨著時間的推移，檔案資本文由收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學(xué)的方法保管，以便最大限度地延長其“壽命”，這對于農(nóng)業(yè)檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個重要任務(wù)。

一、檔案損壞的原因。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式多種多樣，現(xiàn)就紙質(zhì)制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復(fù)雜的，但主要是兩個因素：一是紙質(zhì)制成材料的質(zhì)量、紙質(zhì)好壞、印刷工藝、寫字墨水質(zhì)量等都會影響檔案“壽命”，是紙質(zhì)檔案遭到損壞的內(nèi)在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環(huán)境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的必要性

農(nóng)業(yè)是我國國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農(nóng)村經(jīng)濟，不僅要引進先進技術(shù)，而且還要推廣先進經(jīng)驗，在這些活動中產(chǎn)生和形成了許許多多重要的農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案，記載了我國農(nóng)業(yè)發(fā)展歷程，記錄了農(nóng)村各項工作和農(nóng)民生產(chǎn)、生活的真實情況，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供了依據(jù)，為維護廣大農(nóng)民權(quán)益提供了重要憑證。

近年來，村級檔案雖然實現(xiàn)百分之百的建檔，但是還有待進一步完善，使村級檔案管理達到標準化規(guī)范化。從目前來看，農(nóng)業(yè)科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴重問題，比起其他門類或?qū)I(yè)檔案差距太大，我們發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)方面的檔案大多數(shù)是經(jīng)驗式管理，自討方便，談不上立卷標準、管理規(guī)范。個別的檔案還存放在各業(yè)務(wù)部門個人手中，雖然鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數(shù)是文書、會計、村民檔案，要使農(nóng)業(yè)檔案真正為“三農(nóng)”建設(shè)中發(fā)揮作用，非常有必要對農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案進行標準化管理。

三、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案建立后，加強規(guī)范化管理，是一個重要的問題，規(guī)范的內(nèi)容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質(zhì)等。

1、建立農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理制度

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案就必須從上到下建立健全嚴格的規(guī)章制度和崗位責任制，既有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，又要有檔案室機構(gòu)和檔案人員，還要有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完備的檔案用房和用柜，使農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、良種繁育供應(yīng)、農(nóng)業(yè)氣象、農(nóng)業(yè)機械、農(nóng)作物新品種等項工作中形成的檔案都能進行集中統(tǒng)一管理，而且對農(nóng)業(yè)檔案形成的時間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)都要進行嚴格要求，并由專人負責立卷、歸檔、保管、利用、做到

制度健全、標準一致、管理規(guī)范。

2、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案基礎(chǔ)材料的收集、整理

農(nóng)業(yè)檔案要圍繞農(nóng)村“三農(nóng)”、基層民主選舉、村務(wù)公開、科技興農(nóng)、農(nóng)村精神文明建設(shè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)經(jīng)營、糧棉購銷、體制改革減輕農(nóng)業(yè)社會化服務(wù)體系和農(nóng)產(chǎn)品市場體系等各項重點工作中形成的有保存價值的各種門類和各種載體檔案材料進行廣泛的收集，對這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范進行嚴格要求，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中作到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要起點高、一步完善到位。

3、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案材料的保管條件

為確保檔案安全和便于社會各方面利用，對各單位、個部門、各專業(yè)戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的好處

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案經(jīng)過系統(tǒng)地、規(guī)范化整理后，為開發(fā)利用打下了堅實原基礎(chǔ)。直接為各經(jīng)濟技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和科技人員提供服務(wù)上有三大好處。

一是查找方便。經(jīng)過集中系統(tǒng)的收本文由收集整理集、整理、分類、組卷、編目后，有規(guī)律的存放在盒、箱、庫內(nèi)，只要利用者前來查詢有關(guān)檔案材料，檔案人員就會很順利地將檔案材料提供利用者，不再會為查找一份材料而四處奔波既浪費時間、又浪費人力，結(jié)果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。

篇6

專項工作的檔案是在社會大發(fā)展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進步快了，每天發(fā)生發(fā)展的事物也隨之增多，這些事情的發(fā)生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經(jīng)驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。

1 專項工作檔案整理的必要性

應(yīng)時代的新發(fā)展，社會中的各項工作進展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發(fā)的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發(fā)的疾病和社會事件進行詳細記載，歸入檔案，如果以后發(fā)生同樣的情況，調(diào)出相關(guān)檔案進行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調(diào)查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經(jīng)驗，在問題之初得出最優(yōu)的處理辦法，為了今后社會的發(fā)展進步起到前車之鑒的作用。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題

在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發(fā)展，人們進步，已經(jīng)不是比較特別的案例，或者已經(jīng)被沖破，成為日常可以解決的范圍，比如曾經(jīng)爆發(fā)的禽流感，已經(jīng)國家編輯傳染病的檔案進行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應(yīng)該從專項檔案中轉(zhuǎn)移到醫(yī)學(xué)中的傳染病檔案中，還沒有明確的規(guī)定。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會議計劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會相關(guān)事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會的發(fā)展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導(dǎo)致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當?shù)膲毫?/p>

目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業(yè)的壓力對其構(gòu)不成多大威脅，在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業(yè)、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產(chǎn)生動力，適當?shù)膲毫a(chǎn)生意想不到的效果，所以，應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業(yè)的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產(chǎn)生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

3.2 環(huán)境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個檔案事業(yè)是不利的。

3.3 建立情感激勵機制

磧幸恢О崗敬業(yè)的檔案人員隊伍是高校發(fā)展的根本保證，學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關(guān)心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍，以激發(fā)檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現(xiàn)自己的人生目標，積極主動地工作。

3.4 為專項工作檔案單獨設(shè)置全宗

站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體。“如果文件數(shù)量龐大、獨立性強，就可以專門設(shè)立時機構(gòu)的主體全宗，將該項活動過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進而，筆者認為不妨直接為專項工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習實踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔

一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

3.6 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學(xué)發(fā)展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構(gòu)進行分類，一是因為專項工作機構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結(jié)束語

專項檔案的產(chǎn)生是順應(yīng)時展，具有一定的必然性，它可以結(jié)合社會的需求，幫助社會更好的發(fā)展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關(guān)活動開展提供了經(jīng)驗。同時也因為專項檔案的系統(tǒng)性管理為檔案管理的整體帶來更加系統(tǒng)性的升級，在社會發(fā)展中，專項檔案的整理與群眾息息相關(guān)，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質(zhì)與工作勁頭，認真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準確性，才能讓社會發(fā)展更加和諧，更加有條理，為國家的發(fā)展盡一份力。

參考文獻

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1.符合擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運用，電子文件的大量產(chǎn)生，梢案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯。

2.符合利用檔案信息的需求。現(xiàn)今提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物卡當案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的大潮，已經(jīng)開始沖擊檔案傳統(tǒng)的服務(wù)方式。

3.從服務(wù)方式上看，除要求提供檔案原件進行摘抄外.還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護、復(fù)制服務(wù)。而且這種需求已形成較高的呼聲，在這樣的情況下，一味因循守舊，必然會被知識經(jīng)濟社會淘汰。

以上這些說明，新時代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要存思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形勢的發(fā)展，實現(xiàn)其應(yīng)有的價值，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容

1.思想觀念上要創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要充分認識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。在當今社會，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題。沒有現(xiàn)成的答案，也沒有任何經(jīng)驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創(chuàng)新中發(fā)展。

2.基礎(chǔ)管理上要創(chuàng)新。基礎(chǔ)管理包括了檔案的收集.整理、鑒定、保管到開發(fā)利用。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程，每一程序的科學(xué)性、技術(shù)性都很強。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體已呈現(xiàn)出多樣性的趨勢。如電子計算機自動控制的電子檔案，同紙質(zhì)檔案相比，具有更方便，準確、高效的優(yōu)勢，但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面，又出現(xiàn)了一些值得探索研究的新課題。如從我國機關(guān)檔案工作的實際出發(fā)，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，這個規(guī)則的貫徹實施，改變了機關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)工作方式，兼顧了計算機和手工管理兩種方式，這實際上也是檔案管理手段的一種創(chuàng)新。

3.服務(wù)機制和手段要創(chuàng)新。在服務(wù)機制和手段上的創(chuàng)新，主要是服務(wù)的觀念要更新，服務(wù)的范圍和內(nèi)容要創(chuàng)新，服務(wù)方式要創(chuàng)新，并且要有一定的機制作保證。

三、檔案工作創(chuàng)新需要堅持的原則

1.堅持推動檔案整理原則。檔案創(chuàng)新是檔案基礎(chǔ)工作的組成部分，檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面，檔案創(chuàng)新能夠反映檔案整理狀況，人們通過具體地利用檔案的活動集中反映出檔案創(chuàng)新工作和檔案整理工作的整體水平；另一方面，檔案創(chuàng)新要以檔案整理有序為基礎(chǔ)，把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務(wù)的前提與條件。檔案創(chuàng)新，客觀上要求檔案整理工作必須創(chuàng)新。因而檔案創(chuàng)新與卡當案整理有著密切相關(guān)的內(nèi)徑聯(lián)系，兩者具有相互聯(lián)系的內(nèi)在關(guān)系

2.堅持推動檔案利用原則。檔案利用是檔案創(chuàng)新的基本立足點，檔案創(chuàng)新與檔案利用的目的是，滿足黨和網(wǎng)家各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發(fā)和傳遞給利用者，從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享。即創(chuàng)新工作要為檔案利用的順利開展提供條件，發(fā)展檔案事業(yè)。可見，檔案創(chuàng)新是為檔案利用服務(wù)的。

我們必須處理好檔案創(chuàng)新與檔案整理、檔案利用之間的關(guān)系，通過兩者的互補互促，形成檔案工作的良性循環(huán)，實現(xiàn)檔案創(chuàng)新與檔案整理、利用工作的共同提高。

四、檔案工作創(chuàng)新推進措施

1.在工作重點上創(chuàng)新。檔案工作要創(chuàng)新。必須圍繞重點工作，抓住難點、熱點、重點問題，尋找工作的突破口，找準主攻方向.大膽實踐.創(chuàng)造性地開展工作。通過工作重點的創(chuàng)新，帶動、提高其他工作的創(chuàng)新和提高水平。

篇8

煤礦建設(shè)尤其是井工型煤礦建設(shè)項目，不同于地面工程建設(shè)，都是在地下幾百米深處作業(yè)，危險性大，設(shè)計變更多，自然條件復(fù)雜，受水文、地質(zhì)、瓦斯、煤塵等影響大，專業(yè)性強，相對于其他建設(shè)項目來講，煤礦工程建設(shè)具有高風險、投資大、規(guī)模大、工期長、單位工程多、參建單位多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、沒有礦建檔案歸檔標準等特點，這些客觀存在的問題給梅花井煤礦建設(shè)項目檔案管理帶來了巨大的困難和挑戰(zhàn)。梅花井煤礦籌建處在沒有前人經(jīng)驗可借鑒的情況下，面對困難迎難而上，大膽創(chuàng)新，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實際，探索出一條較為成功的煤礦建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的方法，為國家在煤礦建設(shè)領(lǐng)域重大建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理積累了一定的經(jīng)驗。

優(yōu)化項目檔案管理組織形式，為煤礦建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理提供組織保障

煤礦建設(shè)項目檔案涉及各個部門和環(huán)節(jié)，需要多個部門的共同協(xié)作，因此，在管理上存在著一定的困難，梅花井煤礦項目開工建設(shè)初期，就成立了項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將煤礦辦公室、計劃部、動力部、工程部等形成項目檔案的部門負責人全部納入領(lǐng)導(dǎo)小組成員中，煤礦建設(shè)籌建處負責人擔任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，選派了一名懂工程專業(yè)的責任心強的人擔當專職檔案員。在與各參建方簽訂項目施工合同時，將項目檔案收集、整理、歸擋等要求納入了合同管理中，堅持項目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負責的原則，建立了以建設(shè)單位為檔案管理核心，以設(shè)計、施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理單位控制為手段的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，一級對一級負責，層層抓落實，真正將項目檔案工作貫穿于項目建設(shè)的各單位、各部門、各領(lǐng)域，做到全員參與、全程管理。

部門、參建單位總動員，分工到位、互相配合，形成合力、齊抓共管

建設(shè)單位充分發(fā)揮檔案管理核心地位作用，在項目建設(shè)開始，就制定了《梅花井煤礦工程資料管理規(guī)定》、《梅花井煤礦工程資料整理標準》、《國家重大建設(shè)項目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、《梅花井煤礦工程資料檔案分類大綱》、《梅花井煤礦工程資料檔案管理辦法》等規(guī)章制度，明確參建單位在項目建設(shè)過程中對項目文件收集、整理、排序、字跡、裝訂、裝具的標準和職責，并下發(fā)到各參建單位執(zhí)行。施工單位采取逐級包干管理責任制，即對于總承包單位，所轄分包單位其形成的項目文件材料由各分包單位負責收集整理編目，在單位工程竣工驗收前，提交總承包單位審核、驗收、簽字，按照單位工程檔案的系統(tǒng)性進行排列，再向建設(shè)方移交。監(jiān)理單位針對礦建工程和設(shè)備安裝工程沒有國家和行業(yè)檔案管理標準的情況，通過與建設(shè)單位、參建單位及參加過大型煤礦建設(shè)有豐富管理和實踐經(jīng)驗的管理、監(jiān)理、施工等部門人員進行座談、討論、征求意見等形式和方法，結(jié)合自身在礦建資料管理方面積累的經(jīng)驗，依據(jù)《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗評定標準》、《煤炭安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》、《國家重大建設(shè)項目檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》等標準的要求，編制了《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》、《煤礦機電安裝單位工程資料管理規(guī)程》，這兩個規(guī)程對監(jiān)理方、施工方的項目資料收集的范圍、格式、字號、電子格式、份數(shù)、簽字等，特別是對礦建施工中形成的工程安全、功能檢驗、測量、水文地質(zhì)、通風安全設(shè)施、設(shè)備試運行記錄等文件材料的內(nèi)容、格式作了詳細、明確的要求，其中，《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項54條內(nèi)容，施工資料有九大項217條內(nèi)容；《煤礦機電安裝單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項54條內(nèi)容，施工資料有十三大項270條內(nèi)容；這兩個規(guī)程的編制在一定_程度上填補了國家在煤礦工程建設(shè)和設(shè)備安裝領(lǐng)域資料收集范圍的空白，為系統(tǒng)地收集、整理煤礦工程建設(shè)形成的文件材料提供了一定的參考依據(jù)。

創(chuàng)新檔案培訓(xùn)模式，強化檔案人員實際操作能力

有了檔案管理的規(guī)章制度，有了煤礦建設(shè)文件資料的歸檔范圍，但檔案管理方面的主體一各參建單位的資料員檔案管理水平、資質(zhì)等參差不齊，為了快速適應(yīng)、進入項目檔案管理的角色，提高實際工作能力，礦領(lǐng)導(dǎo)決定采取“集中培訓(xùn)――實踐――再現(xiàn)場答疑、點評”的檔案管理培訓(xùn)模式，即工程項目一開工，礦領(lǐng)導(dǎo)就組織建設(shè)方及所有參建單位項目負責人、檔案員、資料員等相關(guān)人員，請其業(yè)務(wù)主管部門――神華寧煤集團和自治區(qū)檔案局專家進行授課，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實際，著重講解《國家重大建設(shè)項目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、會計、聲像檔案管理辦法等內(nèi)容，具有很強的針對性和操作性。各參建單位將項目資料整理一個階段后，建設(shè)單位組織各參建單位把已整理好的資料帶來，請檔案專家到現(xiàn)場進行檢查、點評，對提出的問題進行耐心、細致地解答。待工程建設(shè)進入收尾階段，建設(shè)單位再請檔案專家進行把關(guān)預(yù)驗。經(jīng)過這種快速、實際、有效的學(xué)習，大大提高了檔案人員的實際操作水平，使項目檔案收集整理的質(zhì)量有了顯著的提高。

強化項目檔案過程監(jiān)管機制，從源頭把好收集關(guān)，確保項目檔案的完整齊全

項目檔案管理是項目控制的重點之一，對項目管理起著支撐和保障作用，煤礦建設(shè)是高危行業(yè)，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設(shè)項目，涉及政府部門多，有規(guī)劃、國土資源、消防、安全評價、水利、征地移民、地震、衛(wèi)生、地質(zhì)勘查、測繪等，論證時間長，其形成的文件材料多，為了便于管控項目前期形成的文件材料，按照項目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負責的原則，梅花井煤礦計劃部負責項目前期文件材料的收集整理，動力部負責設(shè)備的采購和開箱驗收整理工作，工程部負責項目的招投標文件的收集整理和工程管理工作，并將項目檔案管理納人到部門的工作崗位考核中，實行獎罰制度，三級巡回檢查和考核制度。一是每月、每旬由建設(shè)單位牽頭，組織計劃部、工程部、動力部、監(jiān)理單位的有關(guān)人員對項目檔案形成的參建單位及責任部門進行檢查和考核。二是監(jiān)理方對土建和安裝工程實行周檢，對礦建工程實行旬檢，對工程質(zhì)量、安全、進度及項目檔案進行全面檢查，對項目檔案整理存在問題的參建單位在工地例會和旬檢通報會上進行通報，下發(fā)會議紀要給各個參建單位，并要求限期整改，由監(jiān)理方再組織專人進行復(fù)查，整改完后，由監(jiān)理人員在檔案移交清單上簽字確認。如項目檔案整理不合格，監(jiān)理方拒絕組織工程初步驗收，在項目檔案整理合格后才同意施工單位向建設(shè)單位提交竣工驗收報告。三是每個季度由神華寧煤集團相關(guān)部門再組織建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方人員共同對工程質(zhì)量和檔案整理進行檢查，真正將項目檔案管理與工程管理同布置、同檢查、同考核。與此同時，對項目檔案整理的質(zhì)量還采取三級審核的控制措施，即監(jiān)理單位首先對各參建單位的檔案整理質(zhì)量進行審核、簽字，然后交建設(shè)方工程部審核土建、礦建工程形成的檔案整理的質(zhì)量；動力部審核設(shè)備安裝形成的檔案整理質(zhì)量，最后交檔案部門進行全面審定后，再正式接收進入檔案室。

建立了檔案安全設(shè)施設(shè)備投入保障機制

篇9

一是加強人員學(xué)習培訓(xùn)。挑選認真負責、有工作經(jīng)驗的同志專職負責檔案整理，并派人多次到縣檔案局請教學(xué)習，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關(guān)內(nèi)容進行了系統(tǒng)規(guī)范的培訓(xùn)。

篇10

1 建筑工程資料管理與工程質(zhì)量的關(guān)系分析

1.1 建筑工程資料管理的作用

《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》于2000 年由國務(wù)院頒布施行，把建設(shè)項目文件資料的管理納入到建設(shè)工程質(zhì)量管理的范圍，明確規(guī)定建設(shè)單位應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集和整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門移交建設(shè)項目檔案。將建設(shè)工程竣工檔案的管理提升到建設(shè)工程質(zhì)量管理的同等高度，賦予建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量以新的內(nèi)涵。

工程資料是工程建設(shè)的一個縮影，工程建設(shè)期間各個環(huán)節(jié)都會形成大量的文件、圖紙和資料，它們是工程建設(shè)的真實記錄和重要組成部分；是展示工程項目管理水平和體現(xiàn)規(guī)范標準的載體；是項目成果的重要展示形式；是工程建設(shè)及檢查驗收的主要內(nèi)容和依據(jù)，也是對工程進行竣工驗收、交接、維護、管理、使用、改擴建、項目后評價和質(zhì)量事故調(diào)查的重要原始憑證。

由于檔案具有完整性、一致性、有效性以及可追溯性的本質(zhì)屬性和職能，同步收集積累和整理編制好建設(shè)全過程產(chǎn)生的圖紙、文件資料，對工程建設(shè)有著重要的歷史價值和現(xiàn)實意義。

1.2 工程資料管理與工程質(zhì)量的關(guān)系

工程資料是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開工程資料，二者相互依存。工程質(zhì)量管理包含工程資料管理，工程質(zhì)量監(jiān)督管理是對包含工程資料在內(nèi)的監(jiān)督管理。工程記錄、竣工圖等經(jīng)過整理、立卷、歸檔、形成建設(shè)工程資料，工程資料是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要依據(jù)，所以工程資料質(zhì)量與工程施工質(zhì)量同等重要。

2 建筑工程資料管理的現(xiàn)狀分析

2.1 工程管理人員對工程資料作用認識不夠

隨著建筑業(yè)的迅猛發(fā)展，建設(shè)工程資料發(fā)揮著越來越重要的作用。但工程管理人員特別是施工單位項目管理人員對工程資料在工程建設(shè)中的重要作用還沒有十分清楚的認識，并存在職責不明、分工不清、管理混亂等現(xiàn)象。

2.2 工程質(zhì)量管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高

建筑工程基層施工組織中的資料員肩負著重要的職責，資料員的工作在很大程度上制約著工程項目施工現(xiàn)場能否有序、高效、高質(zhì)量的按期完成任務(wù)。資料員對現(xiàn)行標準規(guī)范的了解程度不夠，缺乏必要的工程資料管理經(jīng)驗；對種類繁多、數(shù)量巨大、來源廣泛、用途不一的工程資料無法科學(xué)的分類整理等，使施工技術(shù)資料的檢索和利用增加了難度。

2.3 地方性工程資料管理制度缺失

雖然國家有關(guān)建設(shè)工程技術(shù)資料管理的規(guī)范和標準不斷推陳出新，但結(jié)合建設(shè)工程中施工資料整理的標準或規(guī)范目前尚屬空白，許多建設(shè)單位或施工、監(jiān)理單位都只能按照對國家規(guī)范規(guī)程的個人理解來開展工作。施工現(xiàn)場容易造成施工資料收集不全、歸類不清的現(xiàn)象，難以保證施工資料的規(guī)范完整。工程竣工驗收時，對竣工資料整理進行重復(fù)性、繁瑣性的拆卷、組卷工作，資料返工不僅造成大量的人力、物力和精力的浪費，也破壞了施工過程的原始性并降低了工程資料的真實性和有效性，不利于將來的檢索使用，也不利于保證工程檔案質(zhì)量。

3 某建設(shè)工程資料管理經(jīng)驗分析

某特大工程建設(shè)項目，該工程分部、分項和專業(yè)工程較為齊全，工程資料種類齊全，檔案、資料管理規(guī)范。

該工程資料管理工作情況如下：

1）根據(jù)國家重點工程建設(shè)項目檔案的分類標準，該項目檔案共分為：設(shè)備檔案、會計檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案和工程檔案。

2）項目建設(shè)指揮部領(lǐng)導(dǎo)高度重視工程檔案資料管理工作，自指揮部成立以來，將工程檔案資料管理工作納入工程建設(shè)的管理范疇，力求工程資料的形成和歸檔與工程建設(shè)同步進行。

3）全員參與，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、勘察設(shè)計單位、施工單位均有專人參與工程檔案資料管理工作，使工程檔案資料管理工作有序進行，確保工程檔案資料全面、完整。

4）工程項目檔案資料實施規(guī)范化、標準化和數(shù)字化管理，工程建設(shè)伊始便制定了工程檔案資料管理規(guī)定和實施細則。撥付專款，組織經(jīng)驗豐富的施工、監(jiān)理單位和技術(shù)力量過硬的軟件企業(yè)編制工程檔案資料管理系統(tǒng)。

5）檔案行政管理部門加強監(jiān)管，同步參與督促檢查、指導(dǎo)培訓(xùn)和參與竣工驗收，保證了工程檔案資料質(zhì)量。按照工程資料形成、收集整理、編目移交等階段進行操作，實現(xiàn)了從“三同步”到“全過程”嚴格管理。

4 加強工程資料管理的具體方法分析

4.1 提高認識，加強前端控制

提高工程管理人員對工程資料管理重要作用的認識，明確工程建設(shè)中形成的工程資料內(nèi)容，掌握工程資料分類標準。從建設(shè)前期就對施工資料整理，分類設(shè)置歸類，保障將來收集施工資料的完整性，按照“三同步”的管理原則，保證施工資料管理與工程建設(shè)“同步收集、同步整理，同步竣工”，提高各參建單位資料員的工作效率和竣工資料整理的進度，避免因竣工資料整理不及時而影響工程竣工的現(xiàn)象。

4.2 實現(xiàn)“工程項目文檔一體化”的工程資料管理模式

這是近年來國際先進工程公司普遍采用的項目文件控制理念。其核心思想是加強項目工程資料管理的前端控制，通過“資料形成、收集整理、編目歸檔”的三個階段管理，從“三同步”到“全過程”，加強資料員的工程技術(shù)知識和檔案管理知識，通過各種層次的檢查整改后，最后達到竣工資料直接歸檔入庫的標準。這樣，可以實現(xiàn)對工程質(zhì)量的實時控制，提高了工作效率。