導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

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隨著社會的發展，企業以及事業等單位為了自身更好的發展，從而在市場占據有利的位置，對于人力資源的開發越來越全面，也因此，對于人事檔案管理方法的研究也越來越深刻，但是不可否認的是，目前，人事檔案管理方法仍然存在很多的問題，這不僅導致企業以及事業單位無法根據實際情況進行人員的調配，影響自身的發展，也會導致整個社會的人力資源開發不合理的情況發生，但是人事檔案管理在社會發展中有著不可取代的位置，因此，必須采取一定的措施解決人事檔案管理中所出現的問題。

1人事檔案管理方法的現狀

1.1認知意識不足雖然人事檔案管理工作的重要性逐漸被整個社會所認可，但是由于人事檔案的概念進入我國的時間較短，使得絕大多數的人員對人事檔案管理工作認知不全，就會嚴重影響了單位的人員調度，而人事檔案管理的認知不足最主要是由于人事檔案管理工作屬于服務型工作，而服務性工作使得檔案管理人員無法認識到自己工作的重要性，從而使得人事檔案管理工作流于表面，進而在阻礙人事檔案管理工作開展的同時，也影響了人事檔案管理工作的發展。1.2管理制度不健全由于人事檔案管理人員對于自己工作的認知不全，重視度不夠，就會嚴重影響工作態度，從而衍生管理制度不健全的情況發生，進一步的影響人事檔案管理工作的開展并限制了人事檔案工作的發展前景。換句話說，人事檔案管理制度的不健全就會使得整體人事檔案管理無序，混亂，嚴重影響人力資源的進一步的開發，也會使得人事檔案管理工作的安全性極大的降低，從而導致人事部內的人事檔案嚴重流失，這在一定程度上侵犯了個人的隱私。1.3管理人員專業素質較低正是由于人事檔案管理工作屬于服務性工作，這才使得工作人員的工作激情下降的同時，也會使得管理人員的素質逐漸降低，對自己的工作不重視，極易出現偷奸耍滑的情況，進而影響工作的進度以及人力資源工作的開發；再加上由于人事檔案管理工作所需的技術不高，使得人事檔案工作上手容易，從而導致從事人事檔案管理工作的工作人員缺乏相應的專業素質，進而致使人事檔案管理工作出現無序的情況，使得人事檔案管理工作名存實亡。

2優化人事檔案管理方法的對策

人事檔案管理工作在當今社會有著十分重要的作用，但是由于目前人事檔案管理工作出現了各種問題，限制了人事檔案事業的發展，所以必須采取措施優化人事檔案管理方法。2.1強化認知認知不全就會導致對工作不重視，進而影響一個新興行業的發展，而對人事檔案管理工作的認知不健全，不僅會影響人力資源的開啊發，也會衍生其他的問題，影響人事檔案管理工作，所以為了人事檔案能更好的發展，必須強化工作人員的認知意識，從而工作人員對自己工作的重視度，從而使得人事檔案管理工作能落于實際，健全人事檔案管理工作的整體機構，可以使得整個人事檔案管理機構能夠有序的開展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保證管理工作有序開展的重要因素，而為了進一步優化人事檔案管理工作，必須健全人事檔案管理工作，人事檔案管理工作十分重要，不僅體現在人員調度上，也體現在了人員的潛能開發上；從另一方面來說，人事檔案管理工作是整個公司相對重要的工作，所以為了更大程度的規范人事檔案工作，必須健全人事檔案管理制度，除此之外，建立相應的監督環節就會最大程度的降低人事檔案失竊的情況，進而保證管理工作有序開展。2.3培養管理人員的專業素質人員是一個工作開展的關鍵，因此工作人員的專業素質正是保障管理人員工作開展的關鍵，所以為了提高人事檔案管理工作的效率，必須提高管理人員的專業素質。眾所周知，人事檔案管理工作十分的繁復，也十分重要，所以工作人員需要投入大量的人力、物力保證工作的開展，而其中也參雜著大量的專業知識，因此，必須加強人員的專業素質，培養專業的檔案管理隊伍，降低人員流動所帶來的損失，從而保證人事檔案能夠發揮其應有的效用，進而提高人事檔案管理質量以及管理效率。2.4其他解決措施除卻加強社會對人事檔案管理工作的認知，提高工作人員的專業素質，健全人事檔案管理制度這三種方法來提高人事檔案管理的工作效率，還可以通過建設現代化人事檔案管理來提高人事檔案管理的工作效率，近些年來，由于計算機以及網絡技術的發展以及普及使得信息化建設的逐漸加快了步伐，所以必須將傳統的人事檔案管理方法轉換成現代化計算機管理模式，從而適當的管理更加方便，加強管理效率，使得人事檔案管理能夠發揮相應的效用。

3優化人事檔案管理方法的社會意義

人事檔案記錄著人的一生發展，而人事檔案的管理更是便于對人員管理以及調度的最有效的措施，所以無論是為了人力資源最大程度的開發，還是市場的發展，人事檔案管理都具有一定的重要作用，而從另一方面來說，為了實現中華民族偉大復興的中國夢，就必須把力量都使到刀刃上，因此更需要人事檔案管理工作的開展，所以優化人事檔案管理方法可以為祖國的建設提供一定的助力。綜上所述，當今社會正處于人口大爆發的時代，而為了更好的做好民生工作，人事檔案至關重要，一般情況下，人事檔案僅在企業以及事業單位中被廣泛使用，但是實際上，無論在何處都有人事檔案的蹤跡，而在新的形勢下，舊有的人事檔案管理方法并不足以滿足當前社會對人力資源開發的目的，這也就致使當前的人事檔案管理方法逐漸與社會脫節，進而影響市場的發展，因此人事檔案管理方法必須與時俱進，進而使得人事管理方法能為人力資源的開發做出一定的貢獻，為國家穩定的發展做出一定的貢獻。

參考文獻

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1.1房地產檔案信息的復雜性特征

房地產檔案信息是房地產產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、照片、圖紙、表冊等不同形式和不同載體的歷史記錄以及經過再加工后形成的信息產品。房地產信息匯集過程中，設計的房地產平面圖測繪、房地產面積測量、土地界限的認定等均需要規范、嚴謹、技術性的專業要求。

在建立好房地產檔案之后，部分檔案屬性也在不斷變更，如房地產的買賣、繼承、贈與、交換等權屬變更，同時房屋的擴建、翻改、拆遷等也在不斷變化，有很強的動態性特點。房地產檔案隨著產權人的變更而變化，因此需要及時補充和更新材料，以確保房地產檔案的可靠性與真實性。

房地產檔案信息的可靠性與真實性能夠為產權審核和調處糾紛提供明確參考與有力保障。房地產管理部門按照一定的操作要求代表政府行使職能。各程序之間能夠相互制約、相互監督，從而使房地產檔案信息具有真實性與法律性。

另外房地產作為固定資產，無論在單位集體還是在個人財產構成中，都占有重要的財產比例，因此房地產檔案的存儲質量將直接決定產權人房地產檔案的價值和其佐證作用。

1.2房地產檔案的多角度服務特征

隨著房地產二、三級市場的逐次放開，房地產的交易也逐步活躍起來。只有通過對房地產權屬檔案進行查證，才能確保各交易行為的合法有效性。一方面能夠有效為法院解決房地產糾紛服務。隨著房地產事業的發展，各種房地產糾紛案（事）件也呈逐步上升的趨勢。在房地產權屬登記管理過程中形成的權屬檔案能夠有效的保護當事人合法權益；另一方面作為一種永久性的重要信息資源，當地產檔案不僅可以為國家各種住宅建設宏觀決策提供重要的信息數據，同時還可以較為全面的反映出各種權屬房產的結構、戶數、面積等，能夠有效的將各類數據提供給建設部門。

1.3房地產檔案價值的漸進性特征

初始文獻信息的開發能夠通過收集整理房地產檔案原件、復印件形成匯編結果。通過對初始信息的歸納梳理，有利于房地產檔案管理部門的閱覽、證明等，使龐雜的信息數據更為有序集中。

在初始文獻信息的基礎上，對房地產檔案原件需再次進行整理。經整理后的信息檔案能夠提供房地產檔案信息線索，以供查閱房地產檔案信息的來源。經過梳理后的檔案信息，脈絡更為清晰、查找更為便捷、統計更有效率，可以在較短的時間內對較大信息量的房地產檔案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基礎上，可以經過歸納總結和分析研究，概括形成更為濃縮的房地產檔案信息。高度概括的房地產檔案信息不僅具有更強的指導意義，也因其提供的動態性、預測性、評述性內容而具有更高的參考價值。

二、房地產檔案管理的方法

近年來，隨著房地產檔案數量的增長和房地產檔案使用率的不斷增加，房地產檔案管理的重要作用逐步凸顯，如何加強房地產檔案管理成為亟待解決的問題。

2.1提升從業人員與相關人員對房地產檔案管理的重視度

房地產檔案管理科學與否直接影響房地產市場的管理秩序和發展進程。加強房地產檔案管理，能夠充分依托房地產產權的原始依據，合法證明權利人與房屋土地的權力關系，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。因此，為維護房地產權力人的合法權益，各級政府和相關部門從業人員需對房地產管理工作高度重視，并爭取在財力、人力、物力上給予充分的支持。

2.2以制度為準繩規范房地產檔案管理

嚴格的管理制度，是規范當地產檔案管理行為的有效方法。按照房地產檔案管理的工作要求，需要建立于完善立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案統計、鑒定、銷毀制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度、檔案信息化管理制度等，以此規范房地產檔案管理的方法和程序。

2.3夯實房地產檔案管理的基礎工作

依據《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城市房地產管理法》等相關規定，做好房地產檔案初始信息收集、多次信息梳理、系統分類歸檔等工作；同時按照收集、整理、歸檔的工作流程，收集整理、歸檔調檔等腰嚴格檢查、認真校對，對原有房地產檔案信息進行徹底清查，以保證初始、基礎信息的連續有效性；依據房地產管理分類的相關規定，制作統一規范的管理標準，建立統一分類、編碼目錄，使檔案編號和登記冊、簿、卡等保持一致。注意檔案排放的有序性，以便于查閱、管理和使用；做好基礎檔案的審核工作，保證房地產檔案的真實性，對各個環節的檔案認真校對，并與原始憑證進行核對。

2.4充實人才隊伍加快房地產檔案的信息化管理

房地產檔案管理工作需要專門的從業人員，需要熟悉檔案管理業務同時，也精通計算機方面的專業知識。因此需要加強房地產檔案管理人員的技能培養，充實現代化檔案管理的專業知識，使房地產檔案管理人員能夠全面系統的掌握檔案管理專業知識，能夠更好的收集檔案、管理檔案和開發利用檔案資源。同時要加強從業人員應用計算機工作的業務能力與水平，以人才為基礎加快建立現代化的檔案管理信息處理系統，從而使房地產檔案的價值得到進一步提升。

2.5建立檔案管理網絡暢通檔案管理渠道

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1.1人才競爭日趨激烈，“人檔分離”比較普遍

在當前人事檔案管理工作中，“人檔分離”現象較為普遍。這主要是由于當前高校人事改革及辦學規模不斷擴張的新形勢下，人才競爭越發激烈，這也導致人才流動性較大。部分人員在流動過各中沒有按照規定進行人事的辦量，沒有進行人事關系的調轉，從而導致一些“無頭”和“斷頭”檔案產生，從而使“有檔無人”及“無檔有人”的現象較多。

1.2歸檔材料不完整，檔案管理不夠規范

近年來高校取得了較快的發展，再加之高校人事制度改革不斷深入，高校在發展過各中更重視人才的引進。各高校都會采取各種方法來吸納一些高學歷和高職稱的人才。但由于所引進來的高層次人才多數檔案材料都不完整，檔案材料中學歷學位材料、年度考核材料、專業職稱變動材料、工資變動材料等都存在著不同程度缺漏的情況，由于這些人才檔案中材料存在嚴重的缺損現象，不僅對高校人事檔案內容的完整性帶來較大的影響，而且也給高校人事檔案管理工作帶來較大的難度。

1.3管理手段待提高，信息資源難整合

在當前很大一部分高校人事檔案管理工作中，傳統的手工人事檔案管理模式仍然為高校人事檔案管理的主要模式，而且在檔案管理工作中，對實體的形式較為重視。盡管當前高校加快了信息化建設的進程，但檔案的信息化建設仍處于初級階段，不僅沒有實現檔案全文的錄入和掃描，而且檔案信息數據庫建設也存在許多不完善的地方。由于人事檔案管理方法較為落后，這就導致人事檔案材料在歸檔過各中極易出現錯誤，同時這種落后的管理方式對于當前高校人事檔案管理工作量不斷上升的情況也越來越難以適應。加快高校信息化建設和檔案電子化管理具有迫切性。部分高校加快了信息化建設的速度，同時也初顯成效，但由于高校各個部門之間缺乏有效的溝通，信息很難進行整合和交換，這對當前高校檔案信息系統傳輸和信息資源共享帶來了較大的難度。

2構建高校人事檔案服務的有效路徑

2.1科學分類，編排有序

當前高校人事檔案管理主要分為管理人員、專業技術人員和工勤人員等三類形式，這與原來的干部和工人兩大管理形式發生了較大的變化。所以在當前高校人事檔案管理工作中，需要針對于人事檔案的新特點來對高校人事檔案進行科學分類，通過準確的分類、有序的編制，確保檔案能夠有效的滿足完整、真實和實用的要求，進一步對分類管理進行強化。同時還要在高校內建立由專人負責的檔案收集制度，有效的提高全體職工的檔案意識，確保高校人事檔案工作自覺性的提升。在高校內各部門都需要配備兼職的檔案員，定期、隨時、定向對檔案材料進行收集，確保材料內容的完整性和準確性。同時還要加強對檔案材料的審核和鑒別工作，科學對檔案材料進行分類后，再整齊進行裝訂及整理。

2.2加快檔案信息化進程中人才隊伍建設

目前，檔案信息化建設所亟需具有綜合職業能力和全面素質的人才，以滿足檔案信息化建設的全方位要求。領導重視是高校檔案人員合理配置的重要前提，也是檔案人才隊伍形成的有利保證。同時，高校領導要把檔案人才建設列入學校整體發展規劃，要建立科學合理的檔案人才培養體系，建立系統的人力資源培養和儲備機制，以健全的機制和多元渠道培養、引領人才隊伍建設和全力提升檔案人才隊伍的知識水平，提高管理業務工作能力和拓寬服務視野。

2.3整合共享信息資源，確保檔案信息真實完整

高校檔案信息化建設與管理是一項長期、系統的工作，需要高校各部門、各單位調整數字資源，進行信息資源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系統。形成人力資源信息共享與交換系統，人員進校、離校的服務系統，人才的招聘、錄用、考核、評價系統，人才的待遇信息系統，財務系統綜合信息系統等，提高數據和系統的質量。在當今高校改革和人才流動頻繁的信息時代，高校人事檔案服務要為發掘人才、鑒別人才、使用人才提供真實可靠的材料和信息。因此，要注重收集能夠反映教職工個人素質和工作實績發展的各種培訓、出國進修、訪學與留學、訪問研究以及提高學歷學位的有關證明材料，全面客觀地反映人才的全貌。同時，要提高廣大教職工的檔案意識，確保材料的真實可靠、及時歸檔。檔案部門要強化制度建設，確保信息公開透明，增強檔案工作的事業心和責任感，積極主動地去收集檔案信息，在收集整理檔案材料時，避免虛假材料和不真實信息入檔。

2.4構建信息平臺，實現人事檔案信息化管理

信息資源建設與信息化平臺是檔案信息化建設的核心，高校人事檔案信息化建設與服務，其核心是建立人事檔案數據庫，通過數據分析，將個人的德能勤績、工作業績、能力評價等實現量化考核，利用計算機對人事檔案進行立體、動態的管理，既滿足人事信息資源的共享，又能極大地提高檔案管理工作的效率。同時要把有關的電子檔案文件的收集工作融入到日常的管理工作中，利用已有的網絡平臺做好電子檔案的接收和管理。與高校各部門建立信息對接的系統，通過信息系統運行平臺，最大限度地實現檔案的收、管、用，實現檔案信息數字化系統的兼容，檔案管理系統與高校信息化建設的其他系統之間能實現信息的融合，各子系統之間能實現信息直接導入和提取。通過網站展示檔案資源，開展檔案信息在線查詢服務，向利用者公布開放檔案信息內容。

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Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.

Keywords: financial files, computerization, document management informatization

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：

引言

隨著我國會計電算化事業的不斷發展，手工會計下所采用的檔案管理辦法己不適應電算化會計的需要。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經營決策。

一、會計電算化背景下的會計檔案特點分析

在企業信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。

各級企事業一單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，使會計檔案賦予了許多新的特點，主要體現在以下幾個方面：

1、較之傳統的財務檔案，會計電算化檔案存儲的范田和領域擴大了。

2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

3、會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。

4、電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。

5、電子財務檔案便于計算、分析，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和質量。

二、電算化會計檔案工作策略探討

1、加強基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。

在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制等，保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

2、收集好會計檔案

財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷傳與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

3、做好檔案的管理與保存

在形成這些檔案時應準備雙份進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。

4、做好檔案的整理和利用

在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。

5、提高財務檔案管理人員的信息化素質

財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。

三、電算化會計下檔案管理注意事項分析

1、注意做好備份工作

備份次數每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續;用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封:備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

2、重視計算機系統的軟硬件維護

計算機系統由硬件和軟件構成。由于硬件系統存在物理易損性，一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因，將導致數據不能被處理，會計工作不能進行，將會嚴重危害系統的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴人損失。

會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞，保存的會計數據將會丟失，如果沒有相關備份的話，將給會計電算化系統造成嚴重的損失，嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息，如果數據被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對攤個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范。

3、電算會計檔案必要有專人管理

會計電算化系統的實施主體是“人”，但無論軟件質最如何優良，規章制度如何完善，作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用，有制度而不去執行，甚至惡意地修改軟件程序，修改數據庫中的數據，非法取得口令，都是不行的。因此，企業管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養，增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平，達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。這就要求會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，制定相應的管理制度。

4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護

網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系，限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問:采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設各故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜}H財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。

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（一）領導要高度重視，制定檔案管理相關規定

在找礦檔案管理的過程中，單位領導要高度重視檔案管理，不但要保證檔案管理員的素質能夠滿足時展的需要，而且還要確保在找礦過程中每一筆檔案都能實時記錄在案，要建立完整、準確、安全、系統的檔案管理系統。另外，還要成立檔案管理領導小組，實時加強對檔案管理的驗收，并制定檔案管理的法規以及制度，要讓檔案管理員有章可循，有法可依，而不是將檔案管理成一盤散沙。

（二）加強檔案管理員的素質提升工作

隨著社會的不斷變革，檔案管理工作已經由過去簡單的在檔案工作室的記錄變成了實時跟蹤記錄。因此，加強檔案管理員的素質，尤其是檔案管理員的計算機操作能力的提升已經放在了重要的位置。單位管理者要組織相關培訓，指導檔案管理員能夠得到一定程度的指導，提升自身檔案管理能力。

二、建立檔案管理網絡體系，加強檔案管理硬件設施的管理

（一）建立檔案管理網絡體系

隨著互聯網使用的不斷深入，建立檔案管理網絡體系已經勢在必行。在檔案管理工作中，要明確總工分管、總工辦主任負責、檔案室專職檔案員以及各部門檔案員協助管理的四級管理體系。檔案管理員不但能在檔案室將各項數據記錄在案，還要善于通過互聯網系統實時修正各種找礦資料。在有條件下可以建立互聯網系統，與自治區國土廳檔案信息中心聯網，將找礦過程中出現的最新數據實時記錄在案，并上傳到檔案室進行數據更正以及傳輸，確保檔案實時、高效地為進一步找礦提供堅實的物質基礎。而在檔案室的檔案管理中，對各部門的找礦數據也要實時修正，并加強各部門之間的聯網，使檔案室的數據資料第一時間得到更新和上傳，方便進一步制定相關的找礦方案。

（二）加強檔案管理硬件設施的管理

在檔案管理工作中，要積極配備相關電子設備，如電腦、打印機、掃描儀以及戶外使用的并能實時聯網的微型電腦、碎紙機、電動縫紉機等。同時，要對硬件設施加強管理，確保硬件設施都能得到安全的保護。另外，還要加強硬件設施管理的規章制度。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

我國電力企業對國家經濟發展起著支柱的重要作用，電力企業的會計事業可以說關系到國計民生。因此，加強電力企業會計檔案管理迫在眉睫。在強化電力企業會計檔案管理的工作中可以根據過去的會計檔案管理方法進行對比分析，并根據問題采取針對性措施，從而提高會計檔案管理工作的質量。但是，由于我國大部分電力企業在會計檔案管理工作上投入不足，導致我國電力企業會計案管理質量和效率都不高。

1電力企業會計檔案管理的現狀

受傳統計劃經濟體制的影響，多數企業只重視對事業收入、經費支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經濟管理過程中的各項活動，在一定程度造成了會計檔案資源的浪費。同時，由于電力企業會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，導致一批現實的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發揮。

2電力企業會計檔案利用的意義

2.1掌握整個企業的整體資金狀況。企業管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數據進行查詢，實時、動態、完整地掌握整個企業范圍內的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。

2.2監控資金動態。防范風險、堵塞漏洞。利用會計檔案可方便地隨時監測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內控制度，提高管理水平，為企業的改革和發展奠定堅實的基礎。

2.3提高資金的使用效益。利用會計檔案，實時掌握企業可支配的資金總量，可以向商業銀行爭取較高的協議存款利率，可以在公司內部調劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財務費用，向資金要效益，提升企業價值。

3加強電力企業會計檔案管理工作的措施

3.1進一步完善企業會計檔案管理制度實施細則。制度是保障公司和單位穩定和高效運行的根本，當然電力企業的會計檔案管理機構也不例外，只有明確檔案管理各方的具體職責，并建立健全相關制度，使得檔案管理得到細化和明確，才能從更大程度上提高電力企業會計檔案管理的管理水平。在會計檔案管理的管理制度中要明確檔案保護和檔案管理的重要性，尤其是相關會計數據檔案的保護和儲存也是極為重要的，它對會計檔案管理的業務水平提高有重要影響，因此，對會計檔案的保護與管理應該受到電力企業高層的重視，有關的工作人員應該自覺、主動地增強自身的檔案管理意識與理念，對檔案進行定期的、仔細全面的檢查與核對，一旦發現不合理的地方應該立即報告相關處理機構，進行快速有效的處理。另外，在當前日新月異的社會發展中，會計檔案管理制度的完善必須要有對檔案管理工作充足的認識，這不僅包括管理人員和工作人員，更包括領導和上層部門。加強對檔案管理的計劃方案設計和未來發展規劃的制定，這對檔案管理工作的未來發展方向有著極為重要的指示作用。

3.2加強會計檔案管理的硬件投入。會計檔案管理工作具有很強的系統性、綜合性，管理起來是相當復雜的，在管理過程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約，除了對檔案保管人員的個人能力與素養有較為嚴格的要求外，相應的硬件設備也是比不可少的。電力企業應該增加對會計檔案管理工作的支持力度，包括人力、物力和財力三個方面，積極購進先進的硬件檔案管理設備，淘汰舊有的檔案管理設施，購進的硬件管理設備應當具有防塵、防電磁干擾以及防潮等特點，而且還需要進行相應的計算機硬件病毒防火墻的設置，防止病毒入侵造成的檔案信息泄露和丟失，只有這樣才能從硬件上保證會計檔案管理工作的順利進行。

3.3加強組織領導，提高會計檔案管理水平。要想從根本上提高檔案管理的水平就必須提高管理人員的管理意識，因為意識是行動的基礎和先導，若想提高事業單位檔案資料的管理質量，首先要加大對檔案管理知識的宣傳力度，只有讓事業單位的內部人員都對檔案管理有了正確、充分的認識，才能用心做好檔案管理工作，才能增強檔案管理意識，明確自己在檔案管理方面應盡的責任和義務，為提高檔案管理水平和質量貢獻出自己的力量。另外，要想加強會計檔案管理的水平，就必須加強對會計檔案管理人員培訓，提高能力。對檔案管理人員的培訓是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業知識、專業技能，提高業務素質，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術領域，保證檔案管理工作的規范化。除了提高相關人員的自身素質之外，還要提高檔案管理從業人員的資格準入標準與門檻，保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術水平。其次，就是要加強相應制度和規范的建立，健全制度，落實責任。

3.4加強會計檔案利用工作。伴隨著我國社會和經濟環境的不斷變化和發展，我國電力企業會計檔案管理將會更加信息化和科技化，并且對會計檔案的利用也將更加便捷化、人性化和自由服務化，在進行電力企業會計檔案的利用時要注意保證利用的信息化、高效化和聯合化，而且利用時應該注重利用形式的制度化、利用的合理化以及檔案信息的保護等。在進行會計檔案利用時，要轉變傳統的觀念，建立超前意識、加強自我觀念、創新利用服務形式以及加強信息資源共享等，這些都是提高會計檔案利用質量的關鍵所在。另外，對會計檔案的利用要圍繞整個電力企業的發展目標、方案、生產經營形式等，這樣能夠保證會計檔案利用的根本目的是企業的未來發展，而且，利用時要對企業內部人員進行分職權性的信息開放共享，從而加強會計檔案信息的保護。

結語

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1． 2 定時進行血站醫護人員人事檔案的續訂工作。將近期醫護人員的個人學歷、晉升、考核等資料進行更新; 衛校、醫學院新畢業參加工作人員報到時就建立接收記錄，適當時候及時建立本人人事檔案，確保檔案建立的及時性。

1． 3 人事檔案保存的環境十分重要。一個環境的溫濕度對保管好檔案，延長檔案壽命有很大關系。因為檔案紙張由于存放年久而變質，這種變化過程稱為自然老化。高溫、潮濕、低溫和干燥對檔案的破壞作用是很緩慢的，我們肉眼感覺不到，因此，這就要求我們采取科學的保護措施，控制與調節庫房溫濕度，避免人事檔案的損壞，所以，保持相對濕度 50% －65% 以及 10－18℃ 的溫濕度環境，是對檔案最好的一個保管狀態。

嚴格的講，血站醫護人員的人事檔案資料是一個人從無到有的依據，需要完善的管理制度，為血站職工保存一份完整的人事檔案是必不可少的一項工作。隨著管理人事檔案的負責人出現工作調整，交接過程中，必需要有交接手續，不僅是明確檔案負責人的責任，也是維護檔案安全、完整的必要手段。現在，許多醫療衛生單位形成了檔案由多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。任何一份材料履歷材料的丟失都會為個人帶來一生的遺憾，而內容丟失最容易出現的環節就是檔案交接的過程。所以，我們在做好血站醫護人員人事檔案保管工作的同時，更要加強檔案交接工作管理。

2 血站人事檔案交接中應注意的問題

2． 1 首先要使負責檔案管理相關人員深刻領會檔案管理的重要意義和檔案交接工作的重要性，上級主管部門要高度重視所有負責檔案管理人員的思想教育工作。檔案管理是一件非常細小、瑣碎的任務，所有負責人需要有特別強的敬業精神和端正的工作態度［1］。如檔案交接過程中出現了問題，不一定是負責檔案管理人員業務能力有問題，更重要的是相關單位忽視了對負責檔案人員的思想教育工作，使得本單位負責檔案管理工作人員缺少責任心。老檔案人員離職后，新增負責檔案管理的人員接管，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現兩人都不愿負責，造成檔案丟失、毀壞等情況，責任分工不明確，相互推諉，從而導致檔案管理前后脫節。因此，負責人事檔案管理的專職人員，首先得端正思想、提高認識、明確責任，有強烈的責任感，才能確保人事檔案交接工作嚴格按照制度執行，使檔案完整無缺。

2． 2 常規中人事檔案在移交過程中先要歸檔分類。在移交前把準備交接的檔案進行整理，做好檔案備份。一般醫療單位人事檔案中職稱系列的內容最為重要，尤其是初級、中級、高級職稱要保證內容齊全，這樣才能為下一次晉升打下良好基礎。這過程中應及時交接新增的檔案內容，有些內容還需要再次使用，即使這樣也要先進行歸檔，然后需要時再按制度辦理相關借閱手續。有些醫院在檔案管理過程中不能嚴格執行各項制度，無故延期或缺失相應內容，更沒有按人事檔案管理制度中的要求進行整理，無移交人、接管人等，造成部分檔案即使缺失也無處可查證，給個別醫護人員造成不可彌補的損失。

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Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中圖分類號： TU99文獻標識碼： A 文章編號：

市政工程檔案的分類

市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業規章、法律法規、圖書資料、基建文件、監理文件、施工文件、設計文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中規定的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標文件、預算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄(培訓記錄、工作總結、工作計劃、會議紀要、工作聯系單，合同臺帳，收發文本、采購計劃)也分為外來和自制兩類。

二、檔案管理的方法

(一)管理體制改革的分析

要定期對相關的檔案管理制度和法規進行研究學習，及時制定一批既符合市政工程檔案上作自身發展規律，又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經驗的檔案法規規章。2001年，國家檔案局為適應建設項目的改革開始制定《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案驗收規范》兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創造了良好的環境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據，我們可根據其要求，及時學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設工程檔案工作的規章制度，依法管好重點建設項目的檔案。

(二)重視工程檔案管理工作

工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于l工程技術科、試驗室、合同管理等部門。工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施_工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時間；二是耗費大量人力、物力、財務；三是為項目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。

(三)制定出工程檔案管理辦法

1．檔案管理前的控制

為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發揮檔案資料在各個工作環節中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。

2．檔案管理中的控制

在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的事中控制。所謂實行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案(如行業規章、法律法規、圖書資料、公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、合同、基建文件、項目施工與竣工圖)采用專門管理，對于部門性或專業性較強的檔案(如培訓記錄、部門工作計劃、各種工作底稿、收發傳遞記錄等、監理文件、施工文件、考核記錄)實行分散至各部門(單位)進行管理，檔案管理部門定期監督、檢查與總結。為此，我們在各部門設立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎保證。

(三)加強對市政工程檔案工作信息化和網絡化建設的研究

大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程梢案中運用。現階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定((CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發展方向。近幾年，有些公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

(四)建立檔案檢索系統

各部門應有效利用部門的微機資源建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門(公司)的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協調工作能力；方便各部門(單位)對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料；內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更)。

(五)及時做好傳遞和變更記錄

在檔案管理的過程中，如果經常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等)，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

(六)加強市政工程檔案管理人員和有關技術人員的素質

隨著時代的變遷和建筑業的不斷發展，市政檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。在迅速發展的市場經濟中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先，要注重人才。社會的發展，科學技術的進步，使市政檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案[：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動市政檔案事業發展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。

(七)定期對資料進行整理

由于資料整理比較繁雜，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。

(八) 嚴格把關市政檔案的驗收

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1.1沒有意識到檔案管理的重要性

當今的很多醫院更注重經濟效益而輕視檔案管理方面，有些醫院甚至忽視了檔案管理問題，認為今時不同往日，現如今科技發展進步，醫療儀器、新生代藥品都相繼問世，陳舊的醫院檔案不過是過時的藥方，這種想法大錯特錯。不管醫院引進多么先進的醫療設備都需要結合醫生豐富的經驗，而這醫院檔案就是不可多得的經驗來源。由于醫院工作人員沒有意識到檔案管理重要性，甚至本末倒置，造成醫院檔案混亂，珍貴資源變成廢紙一堆。

1.2檔案存放混亂、管制不完善

醫院檔案內容豐富，數量巨大，檔案需要管理人員定期整理，以方便查閱取用。由于以往的檔案資料大多是紙質版，檔案保存時對存放環境有一定要求，以免檔案受損。但有些人不能明確醫院檔案的重要性，在檔案保存方面漫不經心，久而久之致使檔案受損。輕微受損的檔案尚能通過一些方法修復，但是一旦檔案受損嚴重，珍貴資源將毀于一旦。用房緊張的問題也時常會造成醫院一再縮減檔案管理室的面積，大多數的醫院檔案管理室比較狹小，空間往往不夠用，使用起來不方便，有些檔案室陰暗潮濕，文件檔案至于其中時間長會有所損壞。此外，管理水平的低下也制約了檔案管理的發展，嚴重影響了醫院現代化的發展。

1.3管理人員專業素質不高

由于有些醫院對檔案管理的重視程度不高，在選取管理人員時也不加以重視，造成管理人員專業素質不高的現象。忽視檔案管理人員專業素質是當今醫療衛生事業的普遍存在的問題。因為大部分管理人員沒有經過專業培訓，在檔案整理整合、分類歸檔等方面能力欠缺，造成檔案混亂、查詢不便，致使檔案不能盡數發揮功用。由于檔案管理方面有所欠缺，使得醫院檔案管理制度形同虛設，沒有真正發揮相應的作用。

2醫院檔案管理的改進方法

2.1提高對醫院檔案的重視

人們對檔案的重視程度直接影響管理檔案時的工作態度。如果不能從根本上轉變人們的觀念，無論多強硬的手段都很難實現檔案規范化管理。提高人們對檔案管理的重視程度，強化管理意識是改善檔案管理不可或缺的內容。工作人員對醫院檔案重視程度提高，工作中自然就會明確自己的責任，從而能更好地完成管理工作。醫院要把檔案管理提到日程上來，不可只顧眼前利益，只忙碌于看病治病，檔案管理是后勤工作中一重要環節。醫院加強監管力度，工作人員才能更認真負責；院方可以通過例會講解、開展座談會等方法加大宣傳力度，讓人們明白醫院檔案的重要性；在醫生看病治病的同時遇到棘手問題也可鼓勵醫務人員積極找尋檔案，查找此方面疾病的歷史記錄，從中吸取經驗教訓，從而制定出最優方案。當醫院所有人員看到醫院檔案發揮的巨大作用，自然而然會加大對檔案的重視程度。

2.2制定完備的檔案管理方針

檔案管理是醫療改革中不可或缺的關鍵內容，其醫院管理方面的方針制定和各種疑難雜癥的病歷報告都是醫院不可再生的重要資源，制備完善的檔案管理方針顯得尤為重要。由于各個醫院成立時間有差異，發展途徑也不盡相同，醫院檔案管理方針制定不能以一代百，制備完善的檔案管理需要醫院領導根據本院實際情況制定相應方針。加大對醫院檔案重視程度方法上文已提及，在此就不贅述。除思想上的重視外，還要加大檔案管理方面的資金投入，以改善現今的檔案保存問題。以往的檔案大多是紙質版，有些醫院成立時間悠久，很多文件由于保存方法問題已經造成損失，這就需要院方盡量投入人力物力修繕檔案。醫院檔案在保存方面有一定要求，紙質文件保存環境不可陰暗潮濕，圖像影像類檔案應根據具體情況選擇保存地點。隨著科技的進步，很多醫院檔案都以紙質版、電子版兩種方式保存，并且有相應的程序可是讓工作人員上網直接瀏覽檔案，大大降低了尋找檔案的時間。醫院在電子檔案方面投入相應資金，請專業人士制作完善的系統，系統包含醫院檔案內容并且操作步驟盡量簡單，以提高醫院檔案利用率，從而更好地完善醫院建設。

2.3提高管理人員專業素質

檔案管理人員專業素質很大程度上影響著檔案工作的進行，專業知識的匱乏和素質的高低不齊會導致檔案管理工作不能順利的進行。如果在檔案信息整合方面出現問題，會導致信息混亂，查詢時出現問題。對信息的整合、處理、分類等都是一個檔案管理人員應具有的專業素質。隨著電子檔案的推行，對管理人員要求程度也逐漸提高。管理人員除了具備以上幾點傳統能力，還需有一定的電腦知識。醫院最好聘請專業人士進行檔案程序設計，并在程序運行時監控程序是否出現異常，及時排除風險。其余管理人員也要有一定的電腦操作能力，保證電子檔案保存完整、運行無誤。