導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理規則，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經慢慢地實現了通過計算機系統進行控制的目錄管理以及全文管理，同時，電子檔案歸檔也逐步向著網絡化的方向發展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實現同步的發展。管理中對歸檔部門業務引導方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質量管理工作執行不到位。其次，檔案信息資源管理系統運作效率低。企業或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統的運作模式，明白業務規則制定以及管理的方法。但是，由于業務規則存在形式是代碼，而代碼在計算機系統中不集中，計算機系統靈活性和友好性都較差，所以規則的修改和調整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術人員，然后再由技術人員對業務規則進行修改，這就導致了業務規則調整的時間變長，管理系統的運作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統維護費用較高。很多人認為信息系統上線運作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統的維護、軟件的升級、數據庫的開放等等，這些后續的工作導致了檔案信息資源管理系統維護費用昂貴。然而，檔案業務人員對于系統的維護工作不懂，必須有專業的技術人員或者公司進行，這勢必會造成維護費用的提升。最后，檔案信息資源管理系統壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統的開發工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發出合適系統的并不多。因為我國的檔案事業發展比較迅速，管理規則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業務管理標準也不相同。業務規則經常發生變化，而規則每變動一次就要對軟件進行一次修改，經常有系統剛要交付就有出現需要修改規則的要求。

二、業務規則管理及其系統原理

業務規則是描述信息，它主要功能是對業務邏輯結構進行驗證，影響并控制業務邏輯。業務邏輯的處理方式正是受到了業務規則管理而發生改變，業務行為采用結構化的業務規則數據表示。業務規則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時，可使用專業術語，對業務人員開放業務系統。業務規則系統屬于工具和機制的綜合，包括了多個組成部分。規則集成開發環境、規則語言框架、規則管理工具、訪問控制、規則庫、規則引擎等。規則集成開發系統主要是對規則進行調整。規則語言框架根據面對的對象不同，存在方式不同，有程序設計形式、數據庫處理語言形式以及業務規則語言形式三種存在形式。規則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規則進行調整。訪問控制主要是設置訪問權限，保證規則數據庫的安全。應用程序主要把對象和數據交給規則引擎，規則引擎調用對應的規則，發生動作?？偟膩碇v，業務規則管理系統的功能包括了管理規則、部署規則、分析規則、定制規則和設計規則，這些功能共同提高了業務規則管理的水平。

三、業務規則管理系統在檔案信息資源管理中的應用

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當前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環節進行管理，而對檔案界反映比較強烈的“采全率低、采準率低、及時性差(即檔案收集不齊、質量不高、期限不準、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。

目前，在檔案整理的過程中，每個環節都需要大量的人工干預或檢查，才能達到理想的整理效果，也就是說一個單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個高素質的檔案人員，做到仔細、認真，并且必須非常了解單位的業務運作。

二、應用業務規則技術的解決之道

針對國內檔案管理現狀，廣東萬維博通信息技術有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(AMIs)產品基礎上，引入人工智能技術，研發了一套“基于業務規則的檔案信息資源管理平臺”，該平臺除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點研究了基于信息資源規劃，依托業務規則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業務規則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時也將檔案主管部門與指導部門的規范、制度、標準等也整理到ABR，通過強大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數據(AID)進行分析與推理，作出相應的判斷，以幫助立檔單位達到“檔案收集齊、保管期限設置準、檔案著錄規范”的目標，同時也為檔案管理部門建立起智能化的網上監督指導系統、績效評估系統和上崗人員自學習系統等。也可通過基于檔案知識規則庫(ABR)和推理引擎(RM)構建的檔案信息雷達自動從相關業務系統收集檔案信息資源?；緦崿F以下功能：

1)采用人工智能技術，建立檔案業務規則庫(ABR)，利用規則引擎，貫穿整個檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質量與數量；

2)構建檔案信息雷達，利用檔案業務規則庫(ABR)。通過數據挖掘技術自動收集立檔單位的各種業務數據：

3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實體正式移交前進行相應的非現場預檢查，保證檔案接收質量并減少后續的著錄量與數字化加工量：

4)建立新型的檔案監督指導管理體系與績效考核體系，實現遠程指導、遠程考核。

5)建立新型的檔案自學習系統，提供檔案上崗人員接受培訓的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。

三、主要研究內容

1、檔案業務規則庫(ABR)的建立與管理

與檔案業務相關的規范、制度、標準等內容，稱為業務規則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。

每個立檔單位都有不同的規則，每個資深的檔案從業人員都有不同的經驗總結，在檔案指導的過程中可能也會定期加入相關規則，規則在不斷地更新。檔案業務規則庫分為三類，是將檔案各項專業知識分門別類融合。

1)針對外部的業務規則庫：以《檔案法》為主的相關法律、法規和制度等；

2)針對結構化的內部規則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質為基礎的《建設工程峻工檔案歸檔范圍》：

3)針對非正式的內部規則庫：檔案指導長期實踐的經驗，單位經驗豐富的檔案從業人員的知識總結等。

2、檔案業務規則庫(ABR)在檔案軌跡的各個環節的用處

通過完善的業務規則管理系統(BRMS)將相關的檔案規范、制度、標準及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業務規則庫。

BRMS是系統服務堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業務系統。

檔案業務規則庫(ABR)建設完成后，在檔案軌跡的各個環節可以開始發揮作用。

可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項目、案卷、卷內等)自動分析，提高決策水平，推理得出相關結論：

檔案著錄是否規范?

檔案收集范圍是否齊全?

保管期限定義是否準確?如數據符合要求，可以搬檔案實體過來或下去檢查等，并衍生出相應的人工智能子系統：

1)檔案接收即時檢查系統

接收檔案范圍確定后，系統可即時根據檔案業務規則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規則推理引擎(RM)，對錄入或導入的檔案信息進行檢查，系統自動提出整改意見或驗收意見。

2)檔案著錄規范檢查系統

根據已存在的檔案業務規則庫(ABR)對責任者、題名、保管期限等自動進行檢查。

3)網上監督指導系統

檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術，結合檔案業務規則庫(ABR)，自動監督各立檔單位的檔案整理情況，發現問題自動提醒，并及時反饋，信息轉入Workflow，檔案監督指導人員根據實際情況作出處理。

它利用人工智能的原理，借助計算機模擬人類的思維過程，對檔案信息數據進行分析與推理，作出相應的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進行進一步的重點檢查與監督指導。其目的就在于：提高監督指導效率，降低監督指導風險，進而保證檔案收集入庫的質量。

4)立檔單位績效評估系統

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中圖分類號：D9 文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、檔案法規的立法本意

《檔案法》明確指出“檔案是指過去和現在的國家機制，社會組織的及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖聲像等不同形式的歷史記錄”。并且具體規定了“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位都有保護檔案的法定義務”，同時規定：“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”，具體表明了檔案事業應當在各級人民政府的直接領導下展開檔案收集，整理工作的重要意義和作用，同時規定了“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案完整和安全，便于社會各方面的利用”的工作體制和崇高的工作目標。

二、檔案管理的法律界定

《檔案法》第十條：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有，國家規定的不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。這一規定不僅對檔案機構和檔案工作人員對應當歸檔或者不得歸檔的材料做出嚴格的規定，也對立卷歸檔的材料如何定期歸檔，集中管理做出了明確的時間限制。本法的第十一條，第十二條規定了“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的可以按照法律和行政法規的規定，有上述單位自行管理”，上項規定明確了持有須歸檔由檔案管理機構保存的檔案，各機關、團體、企業事業單位和其他組織應負有定期移交檔案的法定義務，同時對現存于檔案機構之外的具有檔案屬性的文物、圖書資料由各單位執行管理的具體方法以及與檔案管理機構必須在利用上形成有效地互相協作，以保證文獻資料的公益性利用?！稒n案法》的第十五條至第十八條具體規定了“檔案保存價值，保存期限的標準以及檔案銷毀的程序和辦法，由行政管理部門制定”，禁止擅自銷毀檔案的規定，確保了檔案的保存價值和有價值檔案的安全。對檔案的安全保管和檔案的有序轉移、轉讓、出賣、復制、保管都做出了相關規定。對于立卷歸檔的材料和屬于國家所有的檔案《檔案法》以第十八條做出了“禁止攜運出境”的禁止性規定。

三、對《檔案法實施辦法》的解讀

《檔案法實施辦法》的頒布施行，加強了人們對《檔案法》各條規定的理解，國家行政機關依據國家立法機構依法公布實施的《檔案法》，在充分尊重立法本意和保留各條原意的相對獨立性和連貫性的前提下，以實施辦法或實施細則的方式對《檔案法》的施行進行了有權解釋。從而使《檔案法》的執行更具可行性和操作性。對《實施辦法》的理解，貴在工作的實施和踐行，《檔案法》和《實施辦法》是內涵與外延之間的緊密邏輯關系，各條款之間絕不可能出現和發生原則上的沖突和語義上的重復，它們之間的區分僅在于前者是法律，后者是法規，都是必須切實貫徹一體遵照執行的規則，任何人不得隨意解釋和曲解，更不允許對嚴肅的法律法規產生不應有的歧義。

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一、檔案管理規范化建設的重要性

1．對企事業單位的重要性。檔案管理工作是信息產業的重要組成部分，檔案資料的收集、歸檔以及檔案的數字化管理都成為單位進行檔案管理規范化建設的具體實施步驟。規范化的檔案管理工作給單位的信息收集做出了巨大貢獻，重要的科研資料、關鍵的經營策略大部分都出自于檔案資料之中，檔案資料成為企事業單位發展、建設的無形資產。

2．是企事業單位的信息來源。在信息時代的帶動下，檔案管理工作逐步受到社會各界的重視。檔案作為一項重要的信息資源，在無形中給予企事業單位各種決策依據。檔案的規范化建設才能最大化的發揮檔案的重要作用。檔案管理過程中，資料收集、整理以及歸檔等工作都為日后檔案資料的查找提供了便利，檔案管理規范化建設成為企事業單位信息來源的動力。

二、檔案管理規范化建設存在的問題

1．檔案管理觀念落后。傳統的檔案管理工作主要以手工管理檔案為主，對于現代化的檔案管理處于抵觸的狀態之中。檔案管理工作沒有引起領導的高度重視，沒有充分的認識到檔案發揮的重要作用，對于檔案的收集整理工作都處于消極的狀態，落后的觀念意識嚴重地影響到了檔案管理工作，對檔案管理的規范化建設產生了十分消極的作用。

2．檔案管理人員素質低下。我國的檔案管理人員多數不具備專業的素質，單位對于檔案管理工作的不重視，導致對于檔案管理人員的安排十分松散。檔案管理工作對于專業素質的要求十分高，需要檔案管理人員具有一定的責任心，要保持嚴謹、細心的工作態度。但是，我國的檔案管理工作十分艱辛，普遍薪資待遇不高，不能留住科班出身的檔案管理人員，導致檔案管理系統人員不斷流失，檔案管理規范化建設難以進一步發展。

3．檔案管理體系不完善。首先，我國的檔案管理制度不健全。檔案管理各項工作沒有統一的規章制度作為約束，大多數企事業單位的檔案管理工作成為一種自發行為，檔案管理工作缺乏時效性、規范性，檔案帶來的信息資源不能得到很好的利用，從而使檔案管理工作失去了實際的意義。其次，我國的檔案管理體系落后。我國的檔案管理工作起步晚，受到經濟、文化的制約，檔案管理工作仍然滯留在改革開放初期。缺乏專業的管理人才，檔案管理的觀念意識十分落后，檔案管理體系落后。

三、檔案管理規范化建設對策

1．提高檔案管理人員素質。首先，要培養檔案管理人員的專業素質。定期對檔案管理人員進行培訓，豐富檔案管理人員的專業素質，提高其業務水平。檔案管理工作具有時代性，需要檔案管理人員不斷提高自身的素質，從而進一步完善檔案管理的規范化建設，以更好地完成檔案管理工作。其次，提高檔案管理人員的道德水平。檔案管理工作因其自身的特點十分的枯燥乏味，需要檔案管理人員具備良好的道德素質，樹立崇高的職業道德，在工作中樹立責任心，認真負責地做好檔案管理的每一項工作。

2．完善檔案管理規范。完善檔案管理規范，有效提高檔案管理規范化建設的效率。首先，建立檔案管理規則。檔案管理工作應該建立相應的管理規則，完善的規則有效地提高了檔案管理的工作效率，增加檔案管理的有序性。采取合理有效的檔案管理方式，利用最小的人力、物力、財力將檔案室管理得井井有條，節約檔案管理時間的同時提高檔案管理工作的效率。其次，完善檔案管理人員交接工作規定。檔案管理人員在離職后檔案的交接工作十分重要，事業單位由于檔案交接沒有完整的規章制度，造成工作的交接不完善、不徹底，許多具有十分重要價值的檔案嚴重地損壞，不能很好地利用，會造成嚴重的損失。這就需要檔案管理人員在離職時做好全面的交接工作，建立完善的交接工作規定，嚴格按照規章制度交接工作，減少交接帶來的檔案管理問題。

3．實現檔案管理信息化建設。信息化時代的到來，要求檔案管理工作也逐步實現現代化、信息化建設，檔案管理的信息化更加有利于檔案管理的規范化建設。首先，投入大量的資金，加強檔案室的硬件設備建設，引進先進的檔案管理的設備和程序。培養專業的檔案管理人才，掌握檔案信息化管理工作，完善檔案室的信息化建設。其次，完善檔案管理向信息化轉變。檔案管理通過實現信息化，進一步完善規范化，需要檔案管理工作不斷從傳統的管理方式向信息化轉變。改變從前的紙質檔案管理，利用先進的信息管理設備，節約檔案管理的費用，提高檔案管理的效率。

參考文獻：

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前言：

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是事業單位，作為我國的行政執法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養與考核，還記錄著我國社會經濟的發展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好事業單位的檔案信息化建設，早已成為時下每一個事業單位檔案管理所面臨的首要問題。以下筆者就事業檔案信息化建設中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為事業單位的檔案信息化建設提供有益建議。

1. 事業單位在檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 缺乏專業的檔案信息化管理人才

目前在我國事業單位檔案管理中，普遍缺乏專業的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規的檔案信息化培訓，以至于在檔案信息化建設的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，去完善檔案信息化建設，發掘檔案信息化建設過程中存在的問題。

1.2在檔案信息化建設中缺乏完善的離職交接制度

現今社會，很少有人會在一個崗位上一直持續下去直至退休。尤其是事業單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過深造、生病等突發性事件，都對檔案管理工作的順利進行造成了極大的影響。同時，由于目前絕大多數的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續，以至于檔案管理人員在進行離職工作交接時，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業單位造成了極大損失。

1.3事業單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好檔案信息是檔案管理工作的一個重要步驟，雖然現在電子檔案已經越來越破普及，但是多數機密、重要的檔案信息，事業單位還應同時采用紙質檔案管理的方式進行管理備案。然而目前，事業單位在檔案信息化建設后，針對機密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發揮檔案信息的最大利用價值，極大的遏制了事業單位檔案信息化建設的進一步發展。

1.4事業單位缺少高科技管理和保護檔案的意識

隨著時代的進步，事業單位原有的檔案管理方式和管理設備，已經無法適應當前的時展。然而目前我國絕大多數的事業單位，還是沒有認識到這一問題的嚴重性。以至于在日常管理中，大多數事業單位的檔案信息管理，無法及時的更新，或者是更新速度緩慢。同時，也沒有根據社會的發展，工作的實際需求，引進高科技設備進行檔案的管理與修復，對檔案的信息的保護意識仍很薄弱。

2. 完善事業單位檔案信息化建設的幾點解決對策

2.1強化對事業單位檔案管理人員的培訓與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執行者，其專業技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。因此，為了進一步完善事業單位檔案信息化建設，加強對事業單位檔案管理人員的培訓與招聘尤為重要。首先，事業單位應該定期安排現有檔案人員進行檔案信息化建設的相關技能培訓，加強其專業技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態度；其次，對外公開招聘優秀的檔案信息化管理人才，為事業單位引進新鮮的血液，加快事業單位檔案信息化的建設。從而提高事業單位檔案管理人員的職業技能水平，專業知識，使事業單位的檔案管理能夠跟上時代的發展步伐。

2.2 做好事業單位檔案管理人員的離職交接工作

事業單位應當對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當一個事業單位的工作人員因為一些原因需要離開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯系方式，方便原單位在發現問題時及時聯系。同時，最好交接工作的書面備注，以此區分工作責任，方便日后查閱。

2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設備

由于事業單位每天都會有新的變動，所以事業單位的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根本事業單位的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設備，引用先進的設備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設奠定基礎。從而從根本上加快事業單位收集信息的能力與速度，更好的服務于單位。

2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規則

要想進一步完善檔案信息化建設，制定必要的檔案管理規則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應的規章制度。所以，事業單位在檔案信息化建設中，應該根據實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設，提高檔案管理的工作效率與工作質量。

結束語：

綜上所述，本文筆者就事業單位檔案信息化建設進行粗淺的探討，使我們更加清楚的認識到，檔案信息作為事業單位進行決策、分析的重要依據，在構建社會主義中占據著十分重要的地位。因此，如何進一步完善事業單位的檔案信息化建設，將檔案信息化建設真正落實到事業單位的日常章程中，早已目前事業單位進行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現實意義。

參考文獻：

[1] 李萍，胡曉艷.對事業單位“流動編”人員人事檔案管理的幾點思考[J]. 蘭臺內外. 2008（06）.

[2] 孫艷平.論事業單位檔案的信息化建設[J]. 科技咨詢導報. 2007（21）.

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中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：

企業檔案記載著企業發展的足跡，企業文化思想也被真實地記錄在企業檔案之中。隨著CAD技術應用的深入，我院網絡應用已全面展開。工作方式的改變給管理方式提出新課題。設計手段的現代化，日益增多的CAD電子文件，向長期以來以紙介文件為基礎建立的檔案管理思想、管理原則、管理體制、管理方法提出了全面挑戰，這是一場真正的記錄革命。我院每年有數萬多張圖紙要存檔、入庫，它是廣大設計人員勞動和智慧的結晶，是我院寶貴資源和財富，是檔案的重要組成部分，必須很好地保存。如何收集、如何歸檔、如何存儲、歸檔后形成的電子檔案如何管理、如何利用已成為我們必須解決的新課題。

隨著CAD應用水平的提高。設計人員對資源共享的要求與日俱增。院重復使用的建筑設計施工圖圖、地形圖和可供大家多次使用的標準電子圖簽等，均需要歸檔存儲。同時已存檔的電子文件的再利用可大大縮短設計周期、提高設計質量。因此。為保護設計資源、提高市場競爭力而建立電子圖庫，已是勢在必行，“檔案信息化管理”成為迫在眉睫、因勢而生的必然課題。

一方面是設計手段的改變引起的檔案管理的變革，這是客觀實際的需要，是檔案學發展的內在動力。另一方面，科技進步提供了變革的條件，如CAD應用技術、光盤存儲技術、圖紙掃描技術、網絡應用技術等，都提供了信息存儲和管理的理想手段。院計算機網絡的實施也奠定了檔案管理系統有效應用的基礎。1999年底國家質量技術監督局了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與管理要求”等四個國家標準。下面，就我院的工程設計項目檔案的信息化建設談幾點體會。

選擇適宜的“檔案信息管理系統”應用軟件

各單位的“檔案信息管理系統”應用軟件。有的是自行開發，有的是購買的，選擇哪條路要根據企業的實際情況。我院選擇了是外購適宜的商品軟件。檔案管理軟件開發的思路似乎并不復雜，但其牽扯的信息技術很多，如數據庫技術、網絡應用技術、瀏覽器的內嵌式使用技術、通用的檔案查詢光盤存儲格式等。特別是檔案管理它是一專門學科技術，有一整套檔案管理的法規和豐富的流程。應用軟件要體現出檔案管理的政策、法規。要做好檔案應用軟件的開發，必須對開發人員進行專門的檔案知識的培訓。況且計算機技術的更新日新月異，如果不能掌握最前沿的新技術，就會使開發出的應用軟件不僅開發周期長、成本高、開發技術滯后，而且導致軟件生命力不強，使應用停頓或因跟不上需求的變化而夭折。為使應用軟件的投資更加合理，我院購買了經國家檔案局鑒定的杭州慧智“檔案管理系統”平臺，作為檔案信息化的起步。

目前，市場上應用軟件較多，如何正確地選擇?要做好市場調查。我們的經驗是：選

擇當今社會的主流產品，要符合現行檔案規則的要求；應是一個便于本單位進行二次開發

的通用平臺；研制單位要有強大的技術支持，可隨計算機技術的發展進行應用軟件的更

新、換代。這樣才不至隨開發商在社會的沉浮，影響到本單位“檔案信息系統”的可持續

發展。

二、走檔案管理者與信息技術人員密切合作之路

檔案信息化的重點是“檔案管理”、“信息技術”兩個方面，兩者的有機結合是檔案信息化成功的關鍵。首先，負責二次開發“檔案信息系統”的計算機人員要做好系統調查和系統分析，要走進檔案庫房，認認真真地向工作多年的檔案管理人員全面了解現存的紙介檔案概況，了解各類檔案的立卷原則、案卷帳目屬性。了解一系列有關檔案管理的規章制度以及案卷在庫房柜架的擺放順序等。之后，再提出二次開發的“檔案信息系統”模型，并在應用過程中不斷完善及修改，以使各項設置相對合理。

建立檔案信息系統，特別是工程設計項目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發行的設計文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點的項目要對上千個電子文件進行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統所需的大量而細致的工作，是紙介檔案管理時初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰也是契機。針對檔案人員缺少信息技術知識這一問題，我們根據工作需要由計算機專業人員對檔案管理人員進行上崗培訓，使其明確信息系統的工作方式，案卷與卷內文件的標識方法。經過培訓，檔案工作人員逐步掌握了使用計算機進行電子文件的網上收集、整理、錄入、利用信息系統進行查詢、借閱管理、光盤的刻錄以及CAD的簡單應用等，既滿足了工作需要，又提高了自身技能，為檔案信息化的與時俱進打下了良好的基礎。

建立一整套檔案管理制度及信息系統應用規則

檔案管理信息系統，是我院一體化的集成應用系統的一部分，其設計思想決不是孤立的。CAD電子文件管理是設計成品管理，屬于“前端控制”的設計階段對全程管理具有決定意義。為此，需要一套與集成應用系統一致的系統參數，包括有項目分類、設計階段、專業、部門、人員、密級、保管期限等。這些都要與CAD項目管理及設計流程管理完全統一。為保證信息系統的順利運行，建立了以下一整套應用規則：

各設計階段、各類電子文件名命名規則

各設計階段立卷規則，案卷號及文檔號標識規則

CAD電子文件網上瀏覽權限規則

卷借閱及電子文檔拷貝規則

各類檔案查詢授權規則

電子文件收集規則

數據錄入與入庫規則

數據庫管理規則

各類檔案用戶管理規則

檔案銷毀管理銷毀規則

系統管理、開發及安全備份規則

光盤存儲、刻錄與利用規則

每一個規則的制訂都經過管理部門及技術部門的認真研討，形成文件后下發于各部門貫徹執行。有些規則已納入院IS09001質量管理體系作為作業文件檢查執行。在執行規章制度推動應用的過程中，我們的體會是：加強管理是關鍵。

四、分步實施，做好檔案信息的積累

由紙介檔案到電子檔案初期有大量工作要做，要分清輕重緩急，分步實施，我們的做

法是：

(一)先現行檔案后歷史檔案

先將目前發生的電子文件及時收集歸檔，再整理以前的檔案，切莫將現行檔案再放置

成歷史檔案。

(二)紙介檔案、電子檔案共存

電子檔案為現行檔案， 以CAD電子文件形式存放，供網上查閱及再利用：紙介檔案為歷史檔案。案卷目錄形式存放，檔案供借閱。這種的局面可能要持續一個相當長的階段。

(三)先整理近期、后整理遠期檔案

整理紙介歷史檔案也本著先近后遠的原則，且先整理重點項目及與目前設計仍發生關系的項目。歷史檔案沒有電子文件，我們將其掃描成電子文件，并使電子文件借閱逐步代替底圖的借閱。

五、建立我院工程設計項目檔案信息系統

依據以上實施原則，在慧智“檔案管理系統”提供的平臺上，根據我院的實際情況進行了二次開發，做了以下開發工作。

(―)建立了遠程管理文件服務器

服務器系統選用Windows2003 Server。因辦公室與服務器機房分別在兩個樓層內，所以選用了遠程管理。項目電子文件收集、編目、校驗后，由系統管理員將數據和圖文件從終端工作站送往服務器。數據庫系統選用Mcrosoft sQL Server2005，數據錄入可采用兩種方式，即由應用系統錄入界面輸入或數據轉換。一般情況下，按項目采用數據轉換方式，這樣服務器相對安全，也減少網絡壓力。圖紙電子文件歸檔及圖紙信息錄入采用的方式是直接由CAD圖紙打圖同時產生條形碼并上傳圖紙信息至系統，并由檔案管理人員對底圖進行條碼掃描提取相應圖紙電子文件及圖紙信息目錄提取，然后再按照庫結構要求整理，這樣能充分利用已存在的資源，減少錄入錯誤，提高錄入速度。

(二)建立各類工程檔案及數據庫

已建立的檔案有“施工圖dwg格式電子文件”、“施工圖tif格式電子文件”、“文字資料”等。其中施工圖電子文件根據版本先后，可供用戶方便查閱最新版施工圖，并可調取舊版施工圖進行參考。并定義了項目、階段、專業、文件四級數據庫結構，建立了數據庫。

㈢建立各類系統參數

建立項目分類、設計階段、專業、部門、人員、密級、保管期限參數等。

(四)CAD電子文件網上瀏覽權限設置

為安全與保密，根據院文件精神對檔案用戶進行密級設定及檔案瀏覽權限的設定。

(五)系統管理

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“檔案”對于任何一個國家、任何一個單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會使原始檔案遭到損壞，同時也有可能泄露該國家或該單位的機密，對檔案主體的發展造成威脅。但是由于紙質檔案的存在符合人們生活和工作的習慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無紙化辦公”已經開始好多年了，“紙質檔案”仍然存在于每一個機構。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質的形式進行保存并加以管理。

二、紙質檔案管理工作存在的問題

所有的紙質文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質檔案可以保存多長時間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態度、單位的檔案管理條件以及外界借閱人員的愛護程度、一些突發事故有關了。

首先，從管理人員的工作態度及檔案管理條件來看。當前紙質檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料――檔案除塵、除蟲――檔案歸檔、入庫――檔案管理。但是，能夠嚴格的按照流程進行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統”，能夠仔細的根據檔案室內環境的變化進行溫濕度調節的工作人員，可以說幾乎是沒有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計算機管理系統的現象。這些都對紙質檔案資料的管理保護工作不利。

其次，從檔案借閱者來看，有部分借閱者缺乏保護意識，在查閱檔案資料時，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對檔案資料的損壞、翻閱資料時也不小心、也不注意資料的借閱期限，對紙質檔案資料造成了很大的破壞。

再次，從預防突發事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區，受自然災害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒有嚴格的突發事件應急預案，即時有，也很少進行演習。

三、解決對策

首先，要做好檔案保護宣傳工作，明確懲治規則，提高檔案管理人員及紙質檔案資料借閱者的責任意識。檔案管理人員要明確自己的工作職責，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內。同時，管理人員要及時提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規則及懲治條款，對于資料的借閱狀況要及時錄入計算機系統中去。對于珍貴的紙質資料，能利用復印件的一定不要隨意使用原件，避免對原件的損壞。一旦發現損壞資料的現象，一定要懲，還要及時修補破損資料。此外，要保證密封殺蟲消毒工作的正常有效開展。由于計算機管理系統的引入，不僅方便紙質檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計算機管理系統，集合本單位的具體工作內容，制定出一套適合自己的管理規則。

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高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進行教育管理的一個重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個重要環節。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學科研管理等活動，直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現代化，它們的觀念落后于時代的發展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個重要組成部分，檔案管理的工作需要與時代并進。許多學校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關輕重，并不需要在上面花費人力物力。這是由于這些高職院校對于檔案管理工作的認知還不夠徹底，對于檔案管理工作缺少系統認知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎建設，重視度不高。

作為一種服務于教學管理活動、輔助教學管理活動的工作，檔案管理由于在學校的發展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認為購入幾臺電子設備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點微薄的投入是遠遠不夠的，實現檔案管理工作信息化必須要求整個學校的管理活動，例如教學、科研等，全都進行網絡化、數據化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養

由于高職院校的大多數檔案管理人員并不是專業的檔案管理人員，他們缺少檔案管理工作的相關專業知識，在工作中難免會出現對檔案的歸檔分類不準確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續不完備等情況。

二、實現高職院校檔案管理信息化建設的建議

（一）加強學習，增強認知。

要不斷學習，提高認知水平，不斷提高學校的教育管理能力水平，實現檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實現信息化對學校的教學、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學校檔案管理工作方面的上級領導應該將檔案管理工作的信息化放在一個重要的位置，不斷強化下級工作人員對檔案管理工作信息化的認識，使得檔案管理工作的信息化有計劃、有步驟、有階段地進行。實現檔案資料的二次開發、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標，為了實現這一目標，高職院校應該不斷開發促進檔案管理工作對學校的發展服務功能。

（二）對檔案資源實行整合，形成固定標準。

建立檔案管理的信息化需要一定的規則和標準，如果缺乏規則和標準，則難以實現檔案管理信息化。目前，大多數高職院校采用合辦院校、聯合發展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規則和標準五花八門。因為缺乏統一的規則和標準，造成對檔案進行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強對檔案管理規則和標準的建立，在原有資源的情況下進一步進行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養。

對檔案管理信息化進行建設的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業知識，還需要掌握現代化技術，擁有計算機、信息數據等方面的知識儲備。要在現有的檔案管理人員的基礎上，根據目前檔案管理工作的信息化的要求，加強物力人力投入，配備相關現代技術設備與技術指導人員，以完備的技術隊伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進程。

（四）增加對檔案管理工作信息化的投入。

無論什么工作，都離不開人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設需要配備大量的現代技術硬件設施、軟件設備和技術人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設是一項長時期、長投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對檔案管理工作進行長期的、持續的、龐大的人力、物力投入。

三、結語

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個從建成到發展至今的歷史進程，反映出高職學校教學、科研成果方面的成就。檔案可以真實全面地還原學校發展的歷史原貌。檔案管理工作是對高職院校進行教育質量和管理水平評價和估量的一項十分重要的根據。實現檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認真對待，認真實施。

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1.1規范、靈活相統一原則

行政事業單位的檔案管理工作要嚴格按照國家標準來執行，體現了制度的規范化、標準化，但是各個事業單位之間的差異是存在的，因此，事業單位也應當結合自身的工作特點和管理方式，在不斷的摸索與實踐中建立起一套結構完善、內容全面、符合本單位實際情況的規章制度體系。

1.2職責、權益兼顧原則

檔案管理過程必須職責分明，才能夠保證管理工作的正常進行。因此，每個領導干部都要明確自己的工作職責范圍及權限，合理制定工作目標，進行不定期檢查和指導等，在明確責任的同時，還要注重保護工作人員的合法權益。

1.3制定、執行并重原則

行政事業單位的管理規則和制度都要在遵循國家標準的基礎上，結合自身特點進行制定，制度的執行情況就是檢驗制度規則是否適合單位發展的關鍵性指標。因此，單位領導要十分注重各項制度的落實與執行情況，在不斷的實踐與檢驗中使制度與規則更加人性化、規范化、合理化。

1.4靜態、動態相結合原則

制度是保證事業單位穩定發展的重要保障，但是隨著時代的發展，制度也要與時俱進，不斷適應當下的工作需要。目前，我國的各項行政事業逐步與國際接軌，因此，行政事業單位要善于學習一些先進的檔案管理辦法，并結合自身工作情況進行改善與調整。

2.行政事業單位檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理工作得不到足夠的重視

目前，我國行政事業單位的領導普遍不重視檔案管理工作，從而導致管理力度不夠，難以保證檔案管理資料的連續性和完整性，難以快速而準確地提供檔案信息為社會的經濟建設服務，使檔案管理的作用和職能得不到充分的發揮。

2.2檔案人員業務素質良莠不齊

檔案管理工作具有很強的政策性，也具有很強的專業性和技術性，這就要求檔案管理人員有扎實的專業基礎知識以及較強的業務水平。但是目前，我國行政事業單位的檔案管理人員往往一崗兼多職，任務繁多，難以全身心地投入到檔案管理工作中去，還往往因為工作需要頻頻變動，難以保證檔案管理工作的持續性和穩定性。在管理隊伍中，個別檔案人員并沒有很強的責任意識，沒有意識到檔案管理工作的重要性，應付工作的現象十分嚴重，再加上沒有強有力的監督與管理措施，導致行政事業單位的檔案管理效率低下。

2.3檔案管理方法滯后，缺乏現代化管理手段

檔案管理工作應當與時俱進，適應時代的發展要求，如果行政事業單位不能夠及時學習檔案管理的新方法、新技術，沒有采用高效的現代化檔案管理手段，就會導致檔案管理工作缺乏程序性與針對性，降低可操作性。在信息化的社會，檔案管理人員缺乏對電子檔案的存儲管理能力與保證信息安全的能力，難以熟練運用現代化的管理手段，就會阻礙檔案管理工作的現代化進程。

3.行政事業單位檔案管理的創新思考

3.1不斷加強各級領導對檔案管理工作的重視程度

重視行政事業單位的檔案管理工作，加大檔案管理工作的力度，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，才能夠使檔案管理的作用和職能得到充分的發揮。因此，行政事業單位的領導應當從思想上高度重視檔案管理工作，親自下達檔案管理的各項任務與指標，親自督促落實，才能夠切實提升檔案管理工作的效率。事業單位的領導還要定期開展檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，使檔案管理人員都能高度重視檔案管理工作，倡導各部門主動配合本單位的檔案收集與整理工作，同時要發揮模范帶頭作用，激發檔案管理工作人員的工作熱情，不斷提高檔案管理工作水平。

3.2提升檔案管理人員的整體素質，建設高水平的管理隊伍

行政事業單位的檔案管理工作具有連續性和專業性，因此應當盡量減少檔案管理團隊內人才的流動性，避免一崗兼多職，崗位頻頻調動的現象出現。行政事業單位要建立專職檔案管理崗位，為檔案管理人員分配明確的任務，使其能夠專注于檔案管理工作。科學合理的檔案管理體系可以保證行政事業單位檔案管理工作的標準化與程序化，因此，事業單位要結合自身特點，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴格落實，使每一個檔案管理人員在工作時都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標準化，有助于保證檔案管理信息的真實性與可靠性。

3.3加強檔案管理工作的電子信息化

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關鍵詞 工程企業 檔案管理 地位意義

一、工程企業檔案管理的重要地位與意義

一般的檔案管理，通常情況下，人們比較清晰，對其重要性的認識也基本上形成了一致的共識。但是，在工程管理檔案管理的問題上，許多人的認識還是模糊不清的，甚至是步入歧途的錯誤認識，需要有一個撥亂反正的過程。

1.工程檔案是一種重要的信息資源。作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

2.工程檔案的管理模式是在實踐中自然發展的。傳統的企業文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要

3.不可忽視工程檔案管理與一般檔案管理規則的共同規則。工程檔案管理不同于一般的檔案管理，有自身獨特的一整套制度、規則、辦法，二者是不能混為一談的。但是同時也必須看到，工程檔案與一般的檔案管理之間并不存在不能逾越的一條鴻溝，二者之間是相通的。工程檔案是一般檔案的組成部分，是包含與反包含的關系。比如，大部分企業在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規劃，所以往往容易導致各個管理系統之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；同時，不少企業在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統，缺乏對數據質量與系統功能之間辯證關系的正確理解，經常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。

上述情形，在一般檔案管理過程中出現是正常的，不足為怪，實際上，在工程檔案管理過程中，同樣也會出現類似的問題和矛盾，以至于常常影響企業的計劃、決策、指揮、生產、經營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現。

二、努力建立現代新興的工程檔案管理理念

這是一個討論了很長時間的命題。以比較規范的企業文檔管理為基礎，通過積極有效的數據清理、信息管理規范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環節確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現企業的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監控功能，提高信息利用的效率，將企業信息管理的事后模式，改造為企業信息資源培植與管理的即時模式，充分實現企業信息在企業活動中應有的支持作用。

1.檔案事業管理是指對國家或地區檔案事業實行有組織有計劃的領導或監督、指導，并協調其內部關系和外部關系的工作。有必要了解其中的主要內容，如：根據本國的社會制度確定檔案事業管理原則和檔案事業管理體制；依據國家的法律和政策，制訂檔案法規和檔案工作方針、政策；調查統計檔案事業發展狀況，制訂長期和短期規劃，并組織實施；按照檔案法律、行政法規、規章，對檔案館和檔案室的檔案管理工作進行監督、檢查和指導等等。

2.熟悉工程企業檔案管理的基本模式。檔案管理模式包擴集中統一管理和分散管理兩種。按照集中程度又可分為三種：檔案集中統一、檔案分級管理、檔案分散管理。

三、致力于完善工程檔案管理的相應措施

1.探索區域性檔案管理中心的管理方法。建設區域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用，使其更好為現代化建設服務。

2.完善企業工程檔案內容制度的修訂。切實從企業人力資源管理和利用的角度出發，把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、個人信用、職業培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去，適當采用定量指標考核作為對個人工作業績和態度的記錄，突出個人能力的發展，提高人事檔案信息的利用價值。

3.加強對工程檔案工作進行考核評估。結合企業檔案工作規范化管理體系，探索市場化的企業人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業人力資源的開發帶來直接的效益。具體可從以下三個方面考慮：一是借助主管部門執行力，定期考核。二是中介機構測評制度；三是個人監督制度要到位。