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[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）11 — 0120 — 02

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環節。近年來，隨著我國行政體制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事檔案管理改革的步伐則明顯滯后，盡管我國人事檔案管理也作出了一些調整，但是整體上仍在不斷的探索和調整之中，人事檔案管理仍存在不少問題。我們必須從全局和戰略的高度，不斷深化對做好這項工作重要意義的認識，進一步推進干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設。

一、當前國家機關人事檔案管理中存在的問題

1. 檔案管理責任意識和誠信環境不容樂觀

人事檔案管理固然需要法律體系和必要的制度安排，但其在很大程度上取決于檔案工作者和公民誠信意識的培養。目前我國的檔案管理責任意識和誠信環境并不樂觀，比如一些人在利益的驅使下弄虛造假，而一些檔案管理人員責任意識不強，對人事檔案鑒定工作把關不嚴。我們知道，人事檔案的鑒定工作是國家機關人事檔案管理過程中的一個重要的環節，其主要工作是審查檔案材料，鑒別檔案的真偽以及是否完備，以判定其保存價值。鑒定工作是保證人事檔案真實性的重要工作，同時也是一項政策性很強的工作。而一些人事檔案管理人員，由于把關不嚴或者是受利益的驅使，沒有嚴格按照人事檔案鑒定工作的要求和步驟，采取了放任的態度，也導致了人事檔案中摻入了一些虛假信息，給人事檔案的公信力造成了不利影響。

2.檔案管理工作的規章制度不夠健全

我國在人事檔案鑒定制度的設計上，也缺乏針對檔案造假制定出相應的應對措施。在政府信息公開的背景下，人事檔案開放程度不高。在人事檔案的公開方面，我國沿用的依然是1990年中央組織部頒布的干部檔案工作條例，采取嚴格保密的方式。一些人甚至一輩子都沒有見過自己人事檔案的內容，對于里面寫了什么，檔案里面對自己反映的情況是否正確屬實，個人失去了必要的知情權和發言權，這也對人事檔案的真實性造成了一定的矛盾。

3.人事檔案的收集內容不夠全面

傳統意義上，干部人事檔案一般由個人履歷考核、政審、黨團、獎勵、處分、工資晉升及出國其他材料組成。這是構成人事檔案的基礎，然而，隨著時代的發展，一些檔案也需要在內容和形式上有所創新，而不能一直沿用過去的一套方式去收集。同時，傳統人事檔案呈現出內容單一空洞、政治歷史材料多、業績材料少、老材料多、新材料補充不及時等問題。

其實，人事檔案的收集決定著人事檔案內容的全面性和廣泛性，這也是做好對干部全面考察的基礎和前提。尤其是國家機關人事檔案，更是考察一個官員的重要依據。目前，我國國家機關人事檔案的收集渠道不夠廣泛，收集內容不夠全面。這些檔案內容在干部的考核和升遷過程中很難以起到應有的作用，既不能反應他工作的現狀，也不能反應出他的個人能力和素質。檔案中缺乏一些具體數據信息的支撐，多是一些官話、套話，難以對個人作出準確客觀的定性。這也給一些真正在平時的工作中有能力的人造成了不利，即個人的綜合情況不能在檔案中反應出來。

4.對人事檔案信息資源的開發不夠深入

人事檔案的信息資源開發，主要是發掘人事檔案中蘊藏的有利用價值的信息資源，通過鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統或者有特定價值的檔案信息資源。檔案收藏的目的是為了滿足應用的需求，而當前我國陷入了一個誤區，那就是為了收藏而收藏。把辛苦收集而來的人事檔案材料，收藏起來了之。通過人事檔案信息資源的開發，將一些人的經驗教訓，或者獨特技能以一種更加直觀的方式表現出來，不僅可以很好地體現出個人的綜合能力和素質，也可以為國家機構對于干部的考察和培養管理提供大量的現實素材。

5.新技術應用與傳統理念的沖突明顯

當前，許多國家開發了人事檔案管理信息系統，為人事檔案電子化提供了便利。但是我國由于受傳統管理理念的影響，限制了新技術作用的發揮。開發人事檔案信息管理系統的目的，是對人事檔案進行電子化的管理，節省人力物力資源。在這個過程中，很多單位僅僅是將傳統的紙質檔案進行了電子化處理，而在人事檔案的傳遞過程中，管理人員依然在采用傳統的紙質檔案方式方法，這種新技術與傳統管理理念的沖突，不僅影響了新技術作用的發揮，也對社會資源造成了浪費。

二、進一步推進干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設的路徑思考

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執行力

《干部檔案工作條例》指出，干部檔案管理工作人員必須由政治上可靠，黨性強，作風正，能夠遵守黨的紀律，嚴守黨的秘密，同時具有一定的工作能力和文化水平的黨員干部擔任。當前，我國機關檔案中出現的很多問題與檔案工作人員責任意識不強、缺乏思想覺悟有關。因此，在開展國家機關人事檔案管理制度改革的同時，也要對人事檔案的工作人員進行思想上的認識教育和培訓，使其認識到人事檔案工作的重要性。同時要提高人事檔案鑒別能力，確保檔案材料的真實性。國家公務員人事檔案是黨和國家的寶貴財產，也是國家選拔人才、任用人才的重要依據。因此，必須要加強對人事檔案的鑒別，消除人事檔案內容失真現象。

由于受社會不正之風的影響，個別人出于個人私利，弄虛作假，使一些人事檔案材料失去真實可靠性。針對近年來出現的一些高科技檔案造假，人事檔案工作部門要有相應的應對手段。對于在干部人事檔案中造假的人員，一定要加大打擊懲處力度，堅決杜絕這一現象。同時，要通過建立國家工作人員人事誠信檔案，對于涉嫌造假的人員，要在人事檔案中如實記錄下來，并且在人員的升遷和考核中，增加誠信檔案的比重。

2. 加強制度化建設，管理機制更加嚴密

在檔案目標管理工作中始終把制度建設貫穿于檔案管理工作全過程，建立了檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檔案轉遞、檢查核對等八項制度，并分別裝訂上墻。針對我國人事檔案管理制度不健全的問題，應對人事檔案管理的三個基本環節，即鑒定、披露和查詢，制定相應的法律法規，明確違法應承擔的法律責任。要加快對政府監管制度的建設，修訂與現行人事檔案管理不適應的法律法規。

適當開放與保護個人隱私相結合。檔案管理的本質作用在于利用，如不積極加以利用，就會失去其存在的意義與作用。而要對人事檔案進行充分利用，對檔案信息內容的公開是前提和保障。但是，人事檔案中又包含著很多涉及個人隱私性質的內容，如健康狀況、婚姻狀況、財產收入狀況、職業經歷等不適宜對社會公開的內容，這就要求檔案公開要適度，保護個人的合法權益不受侵害。

此外，對于上級領導對員工的工作鑒定，本人可以查看鑒定結果，如本人對鑒定結果不滿，可向更上一級領導反映，以取得公正的評語，從而保證人事檔案的科學性。

強化領導負責制，對于檔案工作者出現的失誤，相關領導要承擔連帶責任，只有通過制度上的完善和工作人員素質的提高，才能最終提高我國國家機構人事檔案管理的質量。

3.加強規范化建設，嘗試信息化服務

全面收集、嚴審細甄、規范管理，促進檔案管理規范化建設。加強科學化建設，嘗試信息化。以《干部信息管理系統》、《干部人事檔案管理系統》為應用平臺，嘗試對干部檔案的日常工作進行計算機管理。

人事檔案信息化的目的就是更有效地管理和使用人事檔案信息資源。在公民的網絡檔案中包含著公民學習、工作的個人基本信息，以及個人的信用記錄、駕駛記錄、司法記錄等多方面內容。并且通過類似于身份證號碼的社會保險號碼可以對檔案的內容進行查詢，比如司法部門可以通過這個社會保險號碼調查每個人的司法記錄，公民個人也可以通過特定的密碼在網上進行查閱。

當前，隨著我國國家公務員隊伍的擴大，人事檔案管理工作和利用需求增加。我們可以積極地開發國家公務員人事檔案網絡化系統。一方面，可以全面收集人事檔案信息的內容。通過國家公務員人事案信息數據庫，進行公務員人事信息的查詢、檢索和統計分析，并且將個人信息以各種圖表和表格等直觀化的形式表現出來，在組織人事部門選拔考察干部時可以以更加的明確和對比的方式呈現每個人的優勢。另一方面，可以開發人事檔案信息資源，實現資源共享。通過大型掃描儀將個人的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容都進行掃描，建立一個國家公務員系統人事檔案全文數據庫，利用者通過網絡就可以方便地查閱人事檔案信息，不僅可以實現單位內部人事檔案的電子化管理，還可以實現部門單位之間以及上級主管部門對全國公務員人事檔案信息資源的共享。同時，以《干部信息管理系統》、《干部人事檔案管理系統》為應用平臺，嘗試對干部檔案的日常工作進行計算機管理。以光盤為介質對電子檔案材料進行存儲，實現自動生成干部任免審批表、干部花名冊，對領導班子進行年齡、文化程度等多角度分析，以實現干部檔案自動編號、自動查找和表格套打等。

在新的歷史時期，檔案工作人員一定要不斷革新思想觀念，加強調查研究，積極征詢檔案教學科研單位和專家學者的意見，組織業務能手開展專題討論，在實踐中認真總結經驗，探索解決干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設問題的新途徑、新方法。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕 唐高計.揭去人事檔案的神秘面紗，增加檔案的透明度〔J〕.檔案學研究，2005，（06）.

〔2〕崔晶. 國外人事檔案管理的特點及啟示〔J〕.北京檔案，2006，（01）.

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二、做好干部人事檔案管理工作所應遵循的原則

（一）安全性原則

安全性原則是干部人事檔案管理的基本原則，要想做好這項工作，就必須要對干部資料進行有效的保存和保護，特別是企業檔案室的庫存管理，必須要完全嚴格按照規定的硬件標準來執行建設，在檔案管理工作中的“六防”原則，要完全執行，所謂的“六防”即防火、防蟲、防潮、防盜、防腐和防強光照射。防盜門窗、鐵質檔案柜設施堅固，空調、溫濕度計、加濕器、復印機、切紙打孔機、滅火器、防腐防蟲物品齊備，庫房面積和人事檔案卷數匹配，檔案庫房、閱覽室、辦公室“三室”分開，管理人員具有高度的政治責任感和責任心，自始至終把安全放在首位，把好進出人事檔案室安全關。

（二）規范化原則

我國干部人事檔案工作應該充分依照現行的《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》及上級檔案目標管理規定，建立健全各項管理制度，特別是要從保密、安全、歸檔、立卷和查閱等方面，來建立起相當完善的規章制度，對人事檔案管理工作的每一個細小環節都要進行嚴密的規范化管理。在干部人事檔案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鑒別信息、歸檔資料和進行業務建設，這是充分提高我國人事檔案管理質量的前提和基礎。在干部人事檔案管理環節中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此為了進行規范化管理，就必須要建立起一個網絡狀的收集體系，各個工作位置上，必須要明確自身的工作責任，收集自己需要的內容。在各司其職的前提下，管理工作必須要進行相應的創新，在堅持網絡狀收集的基礎上，同時還應該進行經常性收集和針對性收集，普通收集和重點收集相結合的收集方式；另外，檔案人員具有較強責任心，積極主動收集缺少材料；四是嚴把材料“入口關”，加大送交材料鑒別力度。如涂改造假、材料手續不全、錯裝錯收等不符合要求的材料，要及時與材料形成部門聯系，整改完善。

（三）保密性原則

干部人事檔案管理工作中，工作人員必須要謹記保密性的原則，嚴格地遵守個性保密規定，以制度為準繩，以程序為標準，摒棄私情，嚴格保證檔案內容不被泄露，時刻保證嚴謹的工作態度及狀態，以嚴格地紀律性和嚴肅性規范自己的工作。堅持每半年對人事檔案案卷進行一次檢查核對，發現問題及時解決。

（四）服務原則

提供利用是檔案價值的重要體現。開發干部檔案信息資源，為干部人事工作服務，是干部檔案工作的最終目的。強化服務意識，增強服務功能，創新利用手段，以“全、準、新”的信息量，為組織、領導決策和職工的排疑解惑服務。二是正確處理好檔案利用與保密的關系。檔案利用有利于保密，保密是為了保證檔案能在一定的范圍內得到更好利用，積極為干部選拔任用、政審、技術職稱評定、辦理離退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服務支持。三是積極探索和研究干部檔案利用的特點和規律，加強信息資源處理與管理。

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一、工作目標

通過開展人事檔案達標升級工作，進一步推行人事檔案工作目標管理，促進人事檔案工作制度化、規范化、科學化，提高人事檔案服務干部人事工作、服務交通中心工作的水平。2007年內，廳機關和廳直單位人事檔案都要達到三級以上標準，其中，廳機關、公路局、運管局、港航局、交職院、設計院、京珠處、漢十處、楚天公司的人事檔案達到二級標準，爭取有條件的單位達到一級標準。（標準附后）。

二、工作要求

（一）人事檔案材料要真實完整。認真貫徹落實《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，要集中時間，集中力量開展干部檔案收集整理和審核工作，相關部門和人員要及時向人事檔案室報送相關材料。人事檔案管理人員要及時收集、補充檔案材料，并對收集的檔案材料認真進行鑒別，嚴把質量關，把干部“三齡二歷”（即年齡、黨齡、工齡、學歷、經歷）作為審點，審查檔案重點是看材料是否齊全、內容是否真實、手續是否完備、整理是否規范。

（二）人事檔案管理要規范有序。要建立完善檔案整理、借閱、保管、保密等各項制度，按照《干部人事檔案審核整理規范》的要求，對所管檔案集中整理，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使檔案內容達到真實完整、條理清楚、精練實用的要求。

（三）完善檔案庫房基礎設施建設。要進一步加強檔案室規范管理，配備專用檔案庫房，配備辦公室、閱檔室（可合二為一），，配有防盜門窗、滅火器、溫濕度表、電風扇或排氣扇、防腐防蟲等物品，保證檔案庫房達到防盜、防火、防光、防潮、防蛀、防高溫的“六防”要求。

（四）推進人事檔案信息化建設。使用專用干部檔案及人事信息管理軟件，將干部信息錄入計算機，實現干部檔案接收轉遞、底冊更新、目錄編排、提供利用、統計查詢等日常工作的計算機管理，《干部檔案目錄》、《職務變動表》、《工資變動登記表》實行微機打印。要按照組織系統信息化工作規劃的要求，逐步建立人員信息庫，年內實現《干部任免表》、干部名冊、領導班子統計數據等從信息庫直接生成。逐步建立人事檔案電子查詢系統，為人事檔案網絡化管理奠定基礎。

三、工作措施

（一）加強組織領導。省廳成立由廳長任組長的人事檔案達標升級領導小組，具體工作由廳人事勞動處負責。各單位要高度重視此次人事檔案達標升級工作，成立領導小組，加強對人事檔案達標升級工作的組織領導，保證人員、資金、硬件“三到位”。人事勞動部門負責具體組織實施，要明確專（兼）職檔案管理員負責具體工作。

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中圖分類號：C96 文獻標識碼：A

文章編號：1009-0118（2012）07-0171-02

一、干部人事檔案管理中依然存在的幾個問題

（一）在認識層面，對干部人事檔案管理重視不足。干部人事檔案管理工作，是一項工作任務重、工作系統性強，且工作業績不明顯的基礎性工作。當前依然有很多人任務社干部人事檔案工作僅僅是一些簡單的保管性工作，只要檔案不丟失，能查詢就完全可以了。事實上，這種對干部檔案管理工作的認識存在著極大偏差，不能充分認識到干部檔案工作的重要性，受這種認識的影響，一些單位在干部檔案人員安排上，往往是檔案管理人員身兼數職，對干部人事檔案工作認識不足、重視不夠，工作處于消極應付狀態。

（二）在管理方面，相關的檔案管理機制不夠健全。重保密、輕查詢、不開放的現象在干部人事檔案管理中依然普遍存在。根據相關管理規定，目前只有政府機關、事業單位以及國有企業才具有干部事檔案的相應保管權，但隨著社會經濟的告訴發展以及人員交流的增加，一些民營企業和外資企業中也開始出現了干部人事檔案管理的需要，而實際上，這些企業多存是將干部人事檔案通過人才交流中心寄存并托管。由于干部人事檔案管理的不透明，產生的相應管理問題有增加趨勢，一些當事人的干部人事檔案被原工作單位填寫了一些不實情況，但由于個當事人無法查閱個人檔案，造成檔案丟失和篡改等情況發生，當事人均無從知曉。當前人員流動已經成為了一種比較普遍的現象，在人員流動過程中，由于干部人事檔案無法做到與人員流動同步，所以人檔分離的情況普遍存在，一些單位為了阻止人才外流，甚至將干部人事檔案作為要挾條件，導致很多“棄檔”現象出現。

（三）在質量方面，干部檔案收集力度和材料質量均有一定差距。干部人事檔案收集歸檔制度不夠規范和健全，相關管理制度執行也吃不夠嚴格，很多單位在管理上多為生搬硬套上級管理部門的相關規定，沒有進行相應的本地化細化。此為，過去傳統的手工管理對于干部人事檔案的質量與效率均存在一定的制約，干部人事檔案信息化進程較慢，人事檔案管理效率不高。

二、干部人事檔案管理問題的原因分析

（一）干部人事檔案管理機制不健全

一是干部人事檔案管理體制不夠健全，一些單位干部人事檔案并未設立庫房，沒有形成規范的管理體制。些干部對人事檔案的存放和管理均不知曉，干部人事檔案被放置在人事管理人員的抽屜或柜子中，甚至存在干部人事檔案本人管理的嚴重問題。二是干部人事檔案相關制度落實存在問題。雖然當前大部分單位均制定干部人事檔案管理制度，然而在實際工作中，執行的情況不容樂觀，一些單位在查借干部人事檔案時，既不登記也不出具介紹信的情況大量攢竹，回執單落實和按時歸檔等方面也存在一定差距。三是現行制度中有滯后和制肘問題。新形勢下，傳統的管理制定應不能適應干部人事檔案發展的需求，一些舊的管理制度亟待完善和修訂。

（二）對干部人事檔案認識不夠到位

很多單位對待干部人事檔案管理工作，依然存在“用起來重要，管起來次要，做起來不要”的問題，在思想認識方面存在一定偏差。一是相關領導不夠重視。一些單位和部門領導對干部檔案管理的認識存在誤區，認為干部檔案管理投入物力和人力較多，并且工作不能對業績有所提升。對干部人事檔案管理工作不關心、不關注、不支持，在庫房建設、機構設立、人員配置等方面均不能給予充分的支持和保障。二是相關人員配置不到位。一些單位干部人事檔案管理工作人員多為身兼數職，工作任務比較繁雜，管理人員的工作內容多，工作壓力大。此為，由于缺少必要的培訓，一些管理人員的專業技能不夠精通，無法確保干部人事檔案的規范化管理順利實施。

（三）干部人事檔案管理人員責任意識不強

做好干部人事檔案管理工作，不僅需要較強的專業技能，更需要強烈的責任感和敬業精神。可以說責任心是做好干部檔案管理最核心的需求。很多時候，干部人事檔案管理問題就是管理人員責任心不強的問題，圖簡省、怕麻煩、走捷徑都是責任心不強的表現，也是當前各項干部檔案管理問題的深層次原因。

三、做好干部人事檔案工作的對策與建議

（一）進一步提高對干部人事檔案工作的認識

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目前高校干部人事檔案工作存在著以下幾個方面的主要問題：

1.1高校干部人事檔案缺失

在實際工作中存在著高校干部人事檔案工作人員素質偏低的現象，由于他們的業務能力不高、責任心不強，工作中很容易出現差錯，從而造成了部分檔案丟失。如在高校干部人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作中，管理人員因缺乏基本的檔案管理知識，不熟悉高校干部人事檔案材料的構成情況，該歸檔的不及時歸檔，或在利用工作中不按有關規定辦理借閱手續等等，都可能造成檔案材料收集不全或丟失。一些檔案沒有報送高校干部人事檔案管理部門，而是掌握在個人自己手中。如受上級業務部門表彰，取得第二學歷等情況下形成的檔案，不及時報送高校干部人事檔案管理部門,而是由自己私家珍藏起來。這些檔案掌握在個人自己手中，就造成了高校干部人事檔案中檔案的缺失，這樣，對于檔案的利用是極為不利的。高校干部人事檔案的缺失，破壞了檔案的完整性，給全面了解干部的基本情況帶來了困難。

1.2高校干部人事檔案內容陳舊，無法真實地反映高校教職工的實際情況

目前高校干部人事檔案的內容普遍老化,長期以來,高校干部人事檔案的內容側重于記載和反映教職工個人的社會經歷、政治面貌、思想表現、職務變化等方面的內容,而個人的知識結構、能力特點、業務專長、工作實績等更有價值的材料則明顯缺乏甚至根本沒有。例如,反映教師教學任務完成情況的材料,存放在教師業務檔案和部分文書檔案的教學類中,而科研成果檔案則存放在文書檔案的科研類中或科研機構中等等,形成一人多頭的局面。現有的高校干部人事檔案,在評價教職工的政治態度、思想表現等方面的內容時,基本上是千人一面,使用的都是固定的、籠統的政治性術語、套語,反映歷史情況的多,反映近期情況的少,反映過去面貌的死材料多,反映現實活動的活材料少，根本無法反映教職工的真實情況和個性特點。從而使高校干部人事檔案只能提供一些膚淺的內容,在人才的選拔、利用、考評、管理等方面失去了真正意義上的參考價值。

1.3高校干部人事檔案管理方法單一,管理手段落后,管理水平低

有的高校干部人事檔案的收集、整理、儲存、檢索以及提供利用等一系列業務環節,仍沿用單一的傳統管理手段,檔案材料的收集靠行政命令,檔案材料的整理靠小作坊式加工,檔案材料的利用靠手工檢索等等。由于受種種舊觀念和人力、物力的影響,高校干部人事檔案管理的手段和方法仍然比較落后。有的還沒有配備計算機及其專業人員,或管理人員缺乏計算機應用的能力,工作基本上靠手工操作,缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。有的高校干部人事檔案管理人員素質低,習慣于默默無聞的保管員角色,缺乏積極探索開拓新路子的精神。美國學者莫斯說：“開放和利用檔案是檔案工作的最重要的職能之一，如果沒有利用，檔案也就沒有了實用價值。”

上述問題在相當大的程度上對于高校干部人事檔案的開發利用產生了負面的影響，可以說,高校干部人事檔案工作嚴重滯后于高等教育的改革和發展。由上述問題可知，目前高校干部人事檔案還遠不能適應信息化時代社會經濟發展和高等教育改革發展的迫切需要，這種狀況亟待改變。

2提高高校干部人事檔案管理工作效益的舉措

改革高校干部人事檔案管理,是進一步開發高校干部人事檔案信息資源的需要。高校干部人事檔案應該為高校人才的培養、選拔、管理、利用,為學校的人才隊伍建設提供科學的、有效的、完備的信息,從而促進學校教學和科研水平的不斷提高,促進高校事業的加速發展。要達到這樣的目的,應主要從以下幾個方面入手：

2.1加強高校干部人事檔案管理基礎工作，提高服務意識

要全面、系統的進行高校干部人事檔案材料的收集、整理與鑒別工作，將收集到的高校干部人事檔案材料嚴格把關，確保高校干部人事檔案材料內容齊全、完整、系統、真實、準確、精練和可靠。要根據《干部檔案工作條例》的要求，結合工作實踐，建立健全七項制度、七種簿冊，規范檔案的管理。要充分利用七種簿冊提高服務水平、服務質量、服務效率，做好咨詢、借閱、利用等服務，為更好地適應新時期高校干部人事檔案利用的需要發揮應有的作用。要提高對高校干部人事檔案管理地位的認識，加強檔案管理標準化、規范化、科學化和現代化建設，用科學的理念、體制和手段對高校干部人事檔案進行有效的管理，做好扎實的基礎工作，為組織人事部門提供及時、準確、高效的有關信息服務，為高校的發展奠定良好的基礎。

2.2轉變高校干部人事檔案材料收集的側重點

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目前，為了使干部人事檔案管理工作逐步制度化、規范化、科學化，各獨立學院大都初步制定了檔案管理制度，這一做法對選拔、培養、使用干部發揮了重要的作用。但是獨立學院的干部人事檔案管理工作還處于初步階段,還有很多不足的地方，應該進一步完善基礎建設，重點是不斷提高管理工作水平，從而更好地有助于獨立學院的發展。

一、獨立學院干部人事檔案管理現狀

1、檔案管理制度尚待完善

首先在觀念和意識上檔案管理制度還不完善。各獨立學院由于建校時間大都不長,對干部人事檔案工作在學校工作中地位和作用的重要性認識不足, 檔案意識不強是普遍存在的問題, 人員、經費、管理不到位,以及沒有將干部人事檔案管理工作納入領導工作的議事日程, 不能適應干部隊伍建設和人事決策的要求，使檔案工作處于維持現狀、被動應付的狀況。其次是檔案管理歸檔不規范。廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理范圍知識缺乏的問題, 使應歸檔的材料不能及時送交管理,致使人事檔案歸檔不全。因為歸檔制度不健全, 導致對基層單位檔案形成部門缺乏有效的控制和制約機制,使得人事檔案部門收集、歸檔保存檔案制度得不到落實。對檔案檢查不及時、轉遞方式混亂、保衛保密措施不力、利用手續不全等也是檔案管理工作的另一個問題。即使制度比較完善的某些高校，在實際工作中也沒能按制度實施檔案管理, 致使獨立學院檔案保存很難做到規范化、科學化。

2、獨立學院檔案材料的準確性、完整性難以保證

歸檔不及時、材料不全面、信息不準確、干部信息未及時更新等是人事檔案材料收集工作存在的問題，特別是對反映個人能力、業績、繼續教育等情況的材料非常缺乏。隨著獨立學院的迅速發展，學院在師資隊伍建設方面力度逐漸加大，人才流動越來越頻繁，干部信息變化隨之越來越迅速，由于許多教師一邊工作一邊接受繼續教育，學歷、學位的變化很快，這些新的檔案材料形成后如果不能及時歸檔，就會給檔案管理和干部晉職、晉級、提拔、聘用等帶來很大的難度。有些檔案形成部門存在著獎懲、職稱評聘、學歷變化、業績考核、科研成果和崗位變動等歸檔材料分散、凌亂，以及短缺的檔案材料未能及時補充的問題。另外, 如缺乏干部履歷表等部分檔案材料不完整的情況，常常在身份確定時引起爭議。新引進的人員由于原單位檔案管理不完善導致檔案材料不完整，甚至缺乏大中專畢業生報到證和干部履歷表等。使人事部門不得不為此花費大量的時間和精力去解釋和說明，更影響了干部的工作積極性。因此，為適應學校快速發展的需要，干部人事檔案管理工作應當迅速、準確、及時地提供人才信息并歸檔。

二、完善獨立學院人事檔案工作管理的措施

近年來，我國先后成立了大量的獨立學院。除了硬件設施的不斷完善,提高教學水平是各獨立學院最重要的問題。以上分析表明，教學檔案管理是教學管理工作和教學實踐活動中的一項重要內容。加強檔案管理是提高其教學水平的一項重要舉措。應從以下幾個方面采取措施。

1、更新觀念, 提高認識

加強創新獨立學院干部人事檔案管理模式，使其向"人才"管理的模式轉變。實行信息化管理, 提高人才的利用率。采用現代化手段，利用計算機、復印機、掃描儀、縮微、攝像等現代化設備和人事檔案管理軟件，采用科學的方法和技術收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用干部人事檔案。建立完備的干部人事檔案信息庫系統，為人才隊伍的建設、人才交流、人才使用提供詳實的資料，促進人才的合理流動。由于領導的檔案意識起著決定性作用,專業教師的檔案意識則決定實際成效。因此，要通過對《檔案法》持續、深入、細致的宣傳，不斷提高領導和專業教師的檔案意識，將教學檔案工作作為學校建設的基礎工作來抓，并與提高教育質量和辦學效益結合起來。

2、建立人事檔案信息網絡化管理系統

為充分共享信息，提高勞動效率與工作質量，向領導和部門提供最新的一手資料，提高信息的時效性，應通過網絡使信息共享，在局域網內建立檔案信息網絡化管理系統。要注意管理權和使用權的問題，為使獨立學院人事檔案的利用率越來越高，通過確認密碼和身份提供所需信息，把檔案管理工作從繁重、低效中解脫出來，也是擺在我們面前的重要課題。在實現獨立學院干部人事檔案信息化管理、建立各種人才信息庫之后，根據信息的內容和有關制度要進一步建立檔案信息網絡，在不同的層次內實現信息共享，利用檔案信息網絡拓展獨立學院之間、獨立學院與社會各方面之間的聯系。一方面滿足公眾的知情權，另一方面有利于有關單位調用這些信息。加強獨立學院之間及獨立學院與社會各方面間的信息交流與溝通，以便使人才的作用得到最大化的發揮。

3、加強領導，完善人事檔案工作制度

獨立學院健康發展離不開人事檔案管理。所以應當加強對人事檔案管理工作的領導。在學院政策的指導下獨立學院人事檔案管理人員必須根據獨立學院的特點和管理工作的需要,做到按章辦事、遵紀守法。對專兼職檔案員，從歸檔、管理、利用、考核等方面提出具體規定和要求，并在實際工作中認真貫徹執行，使獨立學院人事檔案管理工作制度化、規范化。

4、加強干部人事檔案材料的收集工作，保證材料的真實性、準確性

干部人事檔案及其內容隨著干部職務的變化、干部經歷的豐富而不斷增加新的內容。因此,經常不斷地在變化、發展著并處于一個動態的過程。由于獨立學院人事檔案材料形成的不定期以及形成材料涉及校部機關、系部等較多的部門，因此不只是人事檔案管理人員的事情，收集工作同樣也是各有關材料形成部門的任務。形成人事材料的部門,充分發揮部門的主動性,嚴格執行有關制度，保證人事材料收集渠道的暢通，為防止人事檔案管理"人檔脫節"現象的發生，要建立送交人事材料歸檔的制度,又要加強對移交歸檔工作的管理和監督，做到不積壓、不丟失、準確無誤。在歸檔過程中要形成規范化標準，材料的接收、轉出、整理與裝訂等也要按規范化程序操作。

5、加強人事檔案管理隊伍建設，提高管理人員的素質

檔案管理人員是起主導和支配作用的人事檔案工作的主體，為了保證適應新時期獨立學院改革和發展的需要，培養和培訓高素質的檔案管理干部，已成為當務之急。首先，檔案管理是一項嚴肅、細致和一項政策性和專業性很強的工作，需要檔案管理人員具備高度的責任心和無私奉獻的精神。其次，要定期進行崗位培訓班，學習新的知識與技能。由于獨立學院是新建的教學機構，大多數檔案員缺少崗位技能和檢驗，故有必要進行崗位培訓,系統地學習檔案專業基礎知識，并經常舉辦各種形式的檔案業務專題講座，不斷提高業務水平。只有不斷進行專業知識、計算機知識及人事管理系統軟件知識的學習，掌握現代信息技術，才能提高綜合分析能力，適應人事檔案管理逐步現代化的發展趨勢，成為合格的具備檔案管理專業知識，以及計算機應用技術的復合型人才。

參考文獻：

篇7

前 言

集中管理，是檔案歸檔整理中的重要管理模式與方法之一，廣泛應用于各個行業的人事檔案管理工作。其中，干部人事檔案，也不例外，主要采用了集中管理這一方式。雖然對于干部人事檔案集中管理有相應準則，但在發展的過程中還是不免存在一些問題，如何有效的突破目前干部人事檔案管理的發展桎梏，如何發展出更多高效、創新的管理方法與措施、如何保障干部人事檔案集中管理的有效性等都是亟待解決的問題。基于這樣的發展現狀與研究目標，本文就干部人事檔案集中管理發展從干部人事檔案集中管理發展現狀、干部人事檔案集中管理的重要性以及干部人事檔案集中管理發展的幾點思考等方面展開論述與探究。

一、干部人事檔案集中管理發展現狀

1.1 干部人事檔案集中管理內容與特點

干部人事檔案集中管理，其目的是為了將干部的人事檔案的信息進行集中化、統一化的存檔、保管。而具體而言，干部人事檔案集中管理的職責與內容主要涵蓋了以下幾點：（1）對干部的人事信息、檔案材料進行記錄、歸檔與保存，從而形成完整的干部人事信息檔案；（2）對干部人事檔案提供借閱、轉遞、調查、保護等作用。在任何合理需要干部人事檔案信息的情況，負責干部人事檔案集中管理的機構有義務提供支持。除此之外，干部人事檔案的集中管理還具有開展干部人事檔案業務建設、為國家積累檔案史料等作用。而干部人事檔案集中管理工作具有依照特定法律準則、依托專門機構以及保密性較強等特點。由此可見，干部人事檔案集中管理是一項較為復雜的工作。

1.2 干部人事檔案集中管理存在的問題

干部人事檔案集中管理，雖然在過程的很長一段時間里，都基本完成了管理工作的職責與任務，但仍存在一些問題。第一，由于干部人事檔案集中管理手段落后，使得檔案信息存在不準確的現象，究其原因，是從紙質化管理走向信息化管理的轉型發展環節中，不可避免的出現差錯，這也要求我們在記錄、歸檔管理中需要進一步優化管理模式；第二，許多干部人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現象；第三，在干部人事檔案制作方面不夠統一化、規范化，給集中管理帶來了不小的阻礙。干部人事檔案集中管理的發展可謂是任重而道遠。

二、干部人事檔案集中管理的重要性

干部人事檔案，是反映干部工作經歷、表現等各方面情況的重要信息依據，也是維護一個干部合法權益的重要信證。由此可見，干部人事檔案信息的管理意義重大。

首先，干部人事檔案集中管理，有專門的機構負責，對記錄了干部人事檔案信息的材料進行有效妥善的保管，同時隨著信息技術的深入發展以及應用到干部人事檔案的集中管理工作中，干部人事檔案集中管理進入了信息化管理時代，檔案材料也開始出現了電子檔案記錄保存的管理方式，使得檔案管理更加的長久且不容易損壞丟失等；其次，干部人事檔案有效的集中管理，能夠便于有關部門在人事調動過程中及時的獲取干部的檔案履歷信息，有效的從這些材料中全面的了解一個干部的發展及各方面的基本情況，為干部的人事調動提供了有效的保障；除此之外，干部人事檔案，是組織研究干部工作規律、反映客觀基本情況的重要材料，進行集中管理，既可以保證人事檔案信息的保密性與安全性，同時也組織隨時可能需要使用時提供了便捷。由此可見，干部人事檔案集中管理，是一項不可或缺的工作，需要我們在實踐過程中深入探究，發展出更多有效的管理手段與措施。

三、干部人事檔案集中管理發展的幾點思考

基于干部人事n案集中管理發展中存在的問題，本文就如何做好干部人事檔案集中管理工作，從而維持其發展的持續性與高效性，提出以下幾點建議：

（1）重視干部人事檔案集中管理，加大對管理工作的投入。人事檔案管理，無論是對于干部的發展，還是對于史料的積累與保存，都意義重大；只有在思想上加強重視，在實踐中加大投入，那么才能夠更為高效的做好這一工作。

（2）完善干部人事檔案管理機制，豐富管理工作手段與措施。人事檔案管理，內容較復雜，積累歸檔工作量大，只有發展更多高效的管理機制與措施，那么才能夠保障檔案信息的萬無一失。

（3）深化改革發展干部人事檔案集中管理，大力推進信息化管理模式。有效應用信息化技術，優化管理流程，簡化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。

結 語

干部人事檔案的集中管理，雖然在發展的過程中面臨著一些問題，發展之路可謂是任重而道遠。但只要在具體的管理實踐中，我們只要能夠正確的認識目前的發展現狀，給予足夠的重視，不斷完善干部人事檔案管理機制，豐富管理手段與方法，那么就一定能夠有效的做好干部人事檔案的管理。

【參考文獻】

[1] 陸冬梅. 干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對策分析[J]. 辦公室業務， 2015（10）.

[2] 班煒煒. 探討干部人事檔案管理在干部任免中的重要性[J]. 經營者， 2015（9）：16-17

篇8

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。

（一）領導重視不夠，專業人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。

（四）升級達標工作任務繁重

很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑

（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實干部檔案管理隊伍

為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。

【參考文獻】

[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．

[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．

[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案

管理[J].浙江檔案，2004，（1）．

篇9

前言

近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。

（一）領導重視不夠，專業人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。

（四）升級達標工作任務繁重

很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑

（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實干部檔案管理隊伍

為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。

【參考文獻】

[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．

[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．

[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案

管理[J].浙江檔案，2004，（1）．

篇10

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。

（一）領導重視不夠，專業人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。

（四）升級達標工作任務繁重

很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑

（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實干部檔案管理隊伍

為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。

【參考文獻】

[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．

[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．

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管理[J].浙江檔案，2004，（1）．