導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理痛點，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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關鍵詞 電子檔案 傳統檔案 檔案管理 利弊

隨著社會的發展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯系起來，實現對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統檔案

電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統檔案

電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統檔案

電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統檔案

電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環保理念，無紙化辦公在節約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監管上落后于一些發達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。

結束語：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現大大提高了辦公的效率，而且有效節約了森林資源，但是與傳統的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。

參考文獻：

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長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統紙質檔案管理環境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優勢也并非完全優于傳統紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點。基于這種觀點，事業單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統與新型管理模式的有效對接。一方面，事業單位傳統紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環節實現銜接，通過信息化手段讓傳統紙質檔案在所有環節欠缺的部分得以完善，這樣才能發揮出檔案管理信息化的作用。

強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優勢，實現檢索流程優化，同時紙質檔案也能夠發揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發現，管理人員的素養在檔案管理信息化過程中極為重要。事業單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養。研究通過對比傳統紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點，當前事業單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。

參考文獻

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[6]郭亞麗.電子檔案與紙質檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.

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電子檔案統計臺賬主要包括檔案館中文書類電子檔案統計臺賬、科技類電子檔案統計臺賬、數碼照片統計臺賬、數字錄音錄像統計臺賬、會計類電子檔案統計臺賬等幾種類型。深入探究檔案館電子檔案統計臺賬的構建對提升檔案館電子檔案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立電子檔案統計臺賬應注意的問題

（一）堅持“準確、及時、連續、系統”的原則。在檔案館的日常管理工作中，各種檔案資料在入庫上架或者銷毀、移出之時應該及時進行統計臺賬登記。其中，在登記的過程中主要按照檔案資料的年度進行分別登記，避免將多個年度的檔案資料進行合并登記。

（二）注意計量單位的使用。在檔案館的電子檔案管理過程中，其容量大小的統計單位是“GB”，而數字化錄音錄像的電子檔案的時間在統計中以“小時”為準，這與檔案館的總庫藏量最為適宜。因此，在檔案館的電子檔案統計臺賬的登記過程中，應該充分注意各個計量單位的換算，并嚴格根據自身單位的實際情況選擇相應的計量單位，這樣不但方便檔案資料的統計，而且還能夠更加準確地反映電子檔案的庫藏變化情況，有效提升電子檔案的統計效率和準確性。

（三）統計方法要科學規范。在當前檔案館的電子檔案管理過程中，主要采用的是光盤進行保存，但由于每張光盤內的電子文件儲存較多，統一進行每個文件計算則非常麻煩，而且無法保證其準確性。因此，針對這種問題，便需要檔案館的工作人員直接從光盤的屬性或者文件夾的屬性中去查看電子檔案資料的數量和容量大小。但是，在使用這種方法進行統計的過程中，應該盡量剔除光盤中自身所具有的，或者刻錄制作過程中的管理性文件數量的大小，以確保檔案資料的統計規范性。

（四）電子檔案統計臺賬要電子化。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該充分利用EXCEL電子表格的強大篩選功能，逐步實現統計臺賬的電子化，以便在一張表格中得到自身所需要的多個數據。同時，還可以充分利用公式進行計算，從而全面提升檔案館電子檔案統計臺賬的工作效率和準確性。

二、檔案館電子檔案統計臺賬的建立策略

（一）設立與館藏門類及分類、管理規則相匹配的統計體系。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該合理地將不同類別的檔案資料納入到統計體系中，其主要包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。只有這樣才能夠更好地滿足不同的統計需求，更加全面真實地反映檔案館的館藏情況。同時，在建立電子檔案統計臺賬體系時，應該根據不同類型進行逐層下探，構建不同類型的檔案資料分賬?？傊瑸榱吮Ｕ蠙n案館電子檔案統計數據的真實性，避免出F不缺項、不漏項、不交叉、不重復的現象，需要在電子檔案統計過程中將深度逐步下探到二級類目，甚至還可以延伸到三級類目，從而有效提升檔案館電子檔案的統計精細度。

（二）設立橫縱結合的檔案統計項目。檔案館通過建立電子檔案統計臺賬，不僅能夠在一定程度上反映檔案日常管理工作狀況，而且還能夠反映單位的發展情況。其中，電子檔案統計在廣義上是具有推廣價值的，即從檔案資料統計工作人員的實際情況出發，堅持橫縱結合，充分突出多樣性的原則。同時，在檔案館電子檔案統計體系的構建過程中，雖然縱向內容是主體，但是橫向的內容仍不可缺少。這是檔案館電子檔案管理部門對電子檔案管理工作的重視程度和建設力度準確把握的重要指標。

（三）建立與管理層次相適應的層級體系。在我國檔案館電子檔案的管理過程中，根據統一領導、分級管理的檔案事業管理體制，應該始終堅持以立檔單位為基本單位進行管理，充分尊重各種檔案資料的來源；立檔單位基層檔案館在管理中應該始終以整理單位的卷、件檔案資料進行管理，全面準確地維護檔案館內部各種資料的內在聯系；堅持構建與本單位相適應的統計層次，確?！叭谫~”能夠在一定程度上反映本單位的基本情況。其中，案卷賬需要準確反映不同種類檔案案卷的總數、長度和比例等各項基本情況。因此，便需要根據實際情況構建多級賬來進行處理，以總賬下有分類賬、分類賬下有分戶賬、分戶賬下有明細賬，確保各個層次相互對應，保障電子檔案統計臺賬建立的規范化。

（四）建立和維護精確的統計表間關系。電子檔案統計臺賬并不是一張或者幾張報表，而是一整套涉及全面的檔案資料數據表，所以無法避免在年表內、跨年報表之間出現承接、匯總和總分的關系。通常情況下，具有特殊載體總量的電子檔案資料會體現在檔案館的庫藏總賬中，而永久性檔案資料藏量一般在各種分類賬中體現出總值相等的數量平衡關系，而增量的歸檔表又與總表、分戶、分類表之間存在加減平衡的關系。這種關系呈現出動態的現象，但并不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎上的一種需要統籌考慮的關系。

三、結語

總而言之，在檔案館的各類檔案資料的統計過程中，應該始終保持清晰明確的統計思路，采用先進的統計技術和手段，全面分析檔案館的檔案管理工作，再制定科學合理的統計方案，以便能夠更好地滿足各個單位對檔案資料的應用需求，從而全面提升檔案資料的利用效率。

【參考文獻】

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一、系統功能模塊設計的自動化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統一般包括數據采集、統計、檢索、和目錄打印等五大功能模塊。一套優秀的系統應將自動化、智能化與人性化充分體現于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據構成規則自動生成。需要人工操作的主要是內容信息和部分管理信息,約十余項內容。系統為方便用戶著錄,應提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數據著錄模板、Excel數據著錄模板。大量內容相同的信息可通過下拉式復制拷貝完成,并可無縫導入電子照片檔案數據庫。自動化更體現在:只要著錄的信息準確、規范,就會自動生成各種統計圖表;自動生成各種適合紙質相冊的照片說明標簽、冊內目錄;根據利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內設機構照片目錄等。智能化原則。利用數據透視功能,數據質檢人員可從多個角度觀察數據的準確性和規范化程度,對數據進行清洗、轉換和規范。如照片號、底片號的與構成規則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統計分析,如可選擇專題、機構、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數的度量值,進行單項統計分析或組合統計分析。人性化原則。呈現給用戶的前端工具是“數碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數據庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數據著錄信息傳遞并顯示在后臺數據庫中。這些數據庫中的信息可非常方便地上傳到數字檔案館(室)平臺,或轉成精美的照片陳列網頁,到數字檔案網站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。

二、電子檔案管理系統的現代化功能

1、數據錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統)在網上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統)借閱所錄入的檔案。此外,(數據錄入子系統)還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統,在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數據原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。

2、數據檢索功能檢索子系統安裝在終端機上,提供檢索數據和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數據檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設置,在不同的終端上可以有不同的設置互不干擾。在用戶權限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應用“退出系統”關閉檢索子系統,防止他人盜用用戶的身份和權力。

3、統計報表功能統計報表子系統的功能主要是根據用戶的要求選擇打印數據和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數據轉換功能受網絡建設和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數據轉換,首先需要進行轉換關系的定義,即指定原來數據庫的字段與本系統中某檔案類型數據庫字段的對應關系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質量,系統應該提供一系列措施保障電子檔案在內容、結構上的安全,如它應該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應從電子檔案密級設定、保密技術使用、系統備份與恢復三個方面著手。

1、保密技術。保密技術主要用于保證電子檔案在系統流轉過程中的真實性與有效性。電子簽名技術、電子水印技術、電子印章技術都是現在流行的電子檔案防偽技術。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統備份與恢復。系統備份與恢復用于電子檔案管理系統在出現突發性事件時的恢復與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發生突發性中斷事件,系統備份與恢復將記錄下用戶的交費行為,并在系統的隨后運行中將電子檔案發送給用戶。

3、電子檔案密級設定。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連。根據我國國家標準DA/T18-1999《檔案著錄規則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內部級、國內級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統是面向廣大群眾服務的,服務種類多而且廣,系統可以根據服務的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務,則相應具有哪種電子檔案的訪問權。

參考文獻:

[1]美國國家檔案館.w w w.archives.gov/,2006年6月21日檢索

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Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。

3 電力系統檔案程序化管理的舉措

電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環節

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。

3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結束語

總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。

參考文獻

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2仿真實驗及分析

通過應用云計算，能夠大幅提高檔案館IT工作的效率，節約IT業務成本，更容易發揮檔案館的資源優勢。隨著“云”概念的深入及應用，越來越多的軟件服務和虛擬計算資源將放入“云”中，這樣無疑會增大對網絡寬帶的需求，同時也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：對隨機初始化的種群中的個體進行變異操作產生變異矢量，變異矢量與目標矢量進行交叉操作產生試驗矢量，通過“貪婪”的選擇操作，產生新一代種群。將“云”中的每臺服務器看做一個個體，整個“云”看做一個種群，采用基本的DE算法對種群進行全局搜索，每代搜索結束后，采用優化最優解機制構建局部搜索策略的初始解，以達到改善候選解的目的。如何使得縮放因子F既能有利于對解空間的開發又能利于種群的收斂，姜立強等對差分進化算法縮放因子取值策略進行了研究，通過仿真實驗表明，F隨迭代次數的增加而逐漸減小有利于提高算法的收斂速率。

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一、引言

伴隨著信息化技術的快速發展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網絡化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學合理的管理機制，為管理系統的安全運行提供保障。

二、強化安全管理理念的運行

眾所周知，理念具有先導性作用。隨著網絡的不斷發展，網絡安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發揮其應有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領導而言必須從戰略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學合理的安全管理機制，安排專業的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓工作，增強其管理專業知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規范的環境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關的安全要求制定科學合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統，避免出現人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應用，嚴格執行身份認證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統，同時還必須加強對制度執行力的監督，避免是安全管理制度有名無實。

四、加強安全管理系統的建設

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協調配合，才能真正實現對其的安全管理。關于某個單位，其電子公文檔案管理系統需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術的協調性，避免使安全管理出現“空白點”，以此來真正發揮安全管理體系的作用。

五、加強數據庫的安全建設

所謂的數據庫安全建設即是指避免使數據庫中的數據遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數據庫管理系統為非關系全文檢索數據庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數據庫的訪問在數據庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權，對用戶的訪問權限與訪問內容進行控制。當數據庫被破壞時，可根據相應的日志文件對原因進行查找，并進行恢復，同時還可對數據庫進行備份，便于相關管理人員的使用。此數據庫擁有四級用戶權限，即系統管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權限圖）。系統管理員擁有最高的系統管理權限，只有通過系統管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現對電子公文檔案的有效管理，若未經過系統管理員的授權，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。

六、加強應用程序安全的管理

應用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現，才能有效的確保電子公文檔案系統的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數據庫，并建立嚴格的使用權限。為確保系統的安全，管理部門必須不定期的對數據庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數據庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數據庫資料的丟失。除此之外，為確保系統的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設計技術。系統可自動的記錄用戶對于系統的任何操作并形成日志文件，使系統管理員可以及時的發現系統存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內容

若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統的安全運行提供額外的保障。為實現上述目標，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發揮協調機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發現并排除，尤其是在數據安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現“三管齊下”。

八、結束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內容，與紙質檔案共同構成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統的正常運行。

參考文獻：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統安全機制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

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隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案的出現在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰。通過對電子檔案和傳統檔案管理的區別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統檔案管理的區別

（一）電子檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。相對于傳統檔案歸檔時的手工作業，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發現，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應特別注意數字簽名和信息認證，切實做好相應的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統檔案的保管方式不同。傳統的紙質檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且幾乎受不到物理性損害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術的快速發展，流媒體和存儲介質日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現老化，給電子檔案的可讀性產生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統檔案的查詢方式不同。傳統的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內容的查詢很可能影響相關的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現錄用后與原載體不產生任何關系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統的紙質檔案信息為基礎的，只不過是將信息載體由紙質媒介轉化為虛擬網絡，其內容在轉換的過程中并未發生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應注重傳統檔案管理工作開展。做好館藏紙質檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發揮傳統紙質檔案的基礎和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統檔案管理基礎之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯網技術，將傳統的紙質檔案管理數字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統的紙質檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統檔案管理的精神內核并未發生變質，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

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1 制度安全

《國家行政機關公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質公文制定的。其中，紙質公文的管理是由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識和相關的專業知識。電子公文檔案由于其自身的特點，不但能無限制地復制，還能進行編輯和修改。因而，其保密性更應該被重視，對系統安全保密的任務也更加嚴峻。要從制度上加強對檔案管理人員的培訓和管理，針對電子文件的這些特殊性給予更多關注，有目的地加強他們的檔案安全保密意識和相關專業知識。電子公文從文件向檔案轉化以及存儲、利用等環節都需要有指定專人，各人對自己的工作環節負責。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護數據庫存儲介質、網絡服務器、應用程序服務器、打印機和通信鏈路等物理實體免受自然災害、人為破壞和攻擊。確保系統有良好的電磁兼容環境、建立完備的安全保護措施防止非法進入系統操作環境和各種盜竊、破壞措施發生。

系統的光存儲方案從另一層面保證了數據的安全性。磁、光、電三種存儲介質中，光盤的壽命最長，可達到50年以上，可用作長期存儲數字化公文的介質。而磁、電存儲介質的壽命較短，只能用作臨時存儲數字化公文的介質。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲不耗電、存儲壽命長的特點，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統設備硬件的正常運轉，使系統的實體硬件不受自然和人為破壞，為系統安全建立了良好的前提。

3 網絡安全

網絡安全措施是主要針對電子公文檔案管理系統所運行的網絡及其節點所面臨的網絡攻擊威脅和系統的脆弱性而采取的保護措施。電子公文檔案系統最大的優越性就是用戶在異地可以通過網絡方便地利用。因此，網絡安全就成為用戶真實有效地利用檔案的保障。這也是系統安全機制的重要內容。

保證網絡安全主要采用物理隔離、應用防火墻以及網絡身份認證等安全措施。本文在項目實施中，使數據庫服務器和提供遠程訪問的Web服務器分離，在Web服務器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網絡安全提供了硬件支持。嚴格、分等級的網絡用戶身份認證保證了通過Web訪問系統的用戶合法性。

4 數據庫安全

安全性對于一個數據庫管理系統來說至關重要，所謂數據庫的安全性，是指保護數據庫避免不合法的使用，以免數據的泄露、更改或破壞。

本文在項目實施中選用的是最成熟的非關系全文檢索數據庫Trip。Trip數據庫的安全機制是多層次的，系統的登錄采用用戶身份認證的方法；對于數據庫的訪問采用授權的方法，在數據庫級、記錄級、字段級三個層面分別進行授權，控制用戶的訪問權限和訪問內容；當數據庫意外發生破壞時，可以進行數據庫的恢復，甚至可以根據日志文件進行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對數據庫的備份，可以簡單地將數據庫BAF文件進行整體備份，當該文件比較大時，甚至可以對數據庫進行拆分和合并處理。

TRIP有四級用戶權限：系統管理員（system）、文件管理員（文件經理FM）、用戶管理員（用戶經理UM）和一般用戶（user）。每個TRIP系統只有一個系統管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統權限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權建造數據庫，并授權給用戶或用戶組去訪向該數據庫。只有經他授權的用戶（包括生成文件管理員的系統管理員）才能使用他生成的數據庫。用戶經理（UM）有權建立新的用戶或用戶組。一個TRIP系統可以有不限量的文件經理或用戶經理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權限圖

5 應用程序安全

管理電子公文檔案的應用程序安全是系統安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業務系統應用程序中建立了一套完整的安全機制，首先從源頭上確保檔案數據的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統。但按照檔案的類別，每個部門管理員分別建立自己的數據庫并管理自己的檔案，如果他不授權給別的部門（或個人），那么，別人也無權查看，更無權管理。每個部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認授權給部門組。對于WEB檢索，提供三種權限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統可以根據用戶的權限控制其進行相應的操作，嚴禁越權操作。

當然，為了系統的安全性，系統需要定期或不定期（人工）地備份數據庫，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫中，同時服務器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。

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關鍵詞：

電力系統；電子檔案；管理現狀；發展方向

正文：

電子檔案與傳統的檔案管理模式相比，其安全性更高，可異地備份電子檔案，查閱過程更加方便，而且檔案的內容更加多樣，存儲環節占用的空間更小，基本不增加庫存，可快速方便提供利用，更方便出差人員使用，為此，許多單位開始使用電子檔案開展工作。目前，電力系統也在使用電子檔案，其中的問題也比較明顯，筆者結合自身工作經驗，闡述當前現狀，以及檔案發展方向，希望能夠為電子檔案發展帶來幫助。

一、當前電力系統電子檔案管理工作的現狀

（一）管理責任分工不明，檔案管理漏洞較多

檔案管理工作是一項非常細致、要求較高的工作，需要企業為此成立專門的部門，并配備能力較強的工作人員，開發數字檔案館系統，統籌數字檔案館建設，但是，目前，由于發展水平的限制，電力系統在電子檔案管理方面還存在許多問題，首先是責任分工不明確，歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，這樣勢必會影響工作的質量，同時，電子檔案是一種新生事物，許多工作人員對其了解較少，工作中遇到許多問題無法解決，造成管理工作較為混亂。

（二）人員業務能力較低

電子檔案管理工作需要使用到各種電子設備，如計算機、掃描儀、存儲設備、網絡設備等，這些設備的技術水平較高，需要工作人員對其有深入的了解，同時要有足夠的能力進行使用，如果工作人員的能力不強，則無法高效率地使用這些設備，進而影響檔案管理的質量。目前，在電力系統中，許多先進的設備得不到應用，一直處在荒廢的狀態，這是因為工作人員沒有能力使用這些設備，而且企業領導層也對此不夠重視，沒有安排能力較強的人員從事這項工作，也沒有安排現有人員進行培訓，導致人員的整體實力較低，人員業務能力滯后，會影響檔案管理工作的開展。

（三）缺乏科學的建檔規范和標準

電子檔案是一種新生事物，在使用過程中會遇到較多的問題，這就需要企業制定完善標準和規范，對工作進行詳細的管理和約束，進而使得檔案管理工作走向正規。目前，電力系統檔案管理工作缺乏科學數字檔案館的管理標準，甚至一些基礎性的工作也無法有效展開，直接導致電子檔案管理效率降低。

二、電力系統電子檔案管理工作改進策略

（一）建立完善的管理部門，提高分工水平

電力系統的企業管理者要充分認識到電子檔案管理工作的重要性，要建立完善的檔案管理制度，由于電子檔案是一種新生事物，其中出現的問題會比較多，只有成立專門的部門，才能有效地應對各種問題的出現，才能將檔案管理工作落到實處。為此，筆者為電力系統提出以下幾個措施，首先要明確各個人員的操作權限（信息管理、使用權限），保證電子檔案的安全性（信息加密）；其次要強化負責制度（檢查是否按權使用），要建立嚴格的上下級管理機制，每個人員、每項工作都需要在管理過程中進行；第三，要對人員進行合理分工，提高員工的工作效率（授權簡潔）；第四，要強化檔案管理部門與其他相關部門的關系，獲得足夠的工作支持；第五積極做到設計辦公協同平臺信息與數字檔案館對接，直接數字歸檔；第六，要定期向企業領導層匯報工作，及時獲取領導層意見，進而提高管理的科學性。

（二）增強檔案管理人員的業務能力

檔案管理人員的業務能力會直接影響工作的效率，為此，要特別重視工作人員的能力培養，要使得檔案管理人員的整體實力得到提升。首先，電力系統要建立完善的電子檔案管理制度，通過制度的約束作用，讓員工養成正確的工作觀念和習慣，同時，通過制度的幫助，要理順各個員工的工作關系，讓員工的工作效率得到提升；其次，要調整企業檔案管理工作的發展理念，要通過先進的觀念，提高檔案管理工作的整體水平，員工在此過程中，要不斷提高自身的綜合能力，保障檔案管理不出現紕漏。第三，要對工作人員的保密意識、安全意識進行強化，使得員工的工作能力得到提升，在工作過程中，要對員工的工作情況進行監督，使其能夠養成正確的觀念，確保電子檔案信息的安全性。電力企業要定期對員工進行培訓，使其能夠得到水平提升，企業要在員工招聘環節進行重視，對員工的綜合素質進行考察，從而讓員工能夠為企業提供更多的幫助。

（三）增加對電子檔案管理的工作投入

電力系統在電子檔案管理工作中應當增加資金方面的投入，讓檔案管理工作獲得足夠的支持，例如打印機、高速掃描儀、光盤刻錄機都是必須要具備的設備，同時，還要重視軟件的升級工作，保證系統的安全性和效率性。在電子檔案工作中，安全問題時最重要的環節，需要相關人員增加安全方面的投入，例如購買安全等級更高的防火墻軟件，加強網絡設備自查自檢能力等，通過資金方面的保障，讓檔案管理工作得到進一步提升。

（四）制定完善的工作標準和規范

電力系統應當重視工作制度建設工作，要對工作中的各種注意事項進行明確，要了解當前電子檔案管理工作中常見的問題，要提高檔案的安全性、保密性，要重視員工的分工工作，因此，要對員工的工作情況進行明確，使得各個員工的工作責任更加明確，要注重不同部門之間的交流工作，使其能夠獲得更多的幫助，制度的約束作用和管理作用是最為明顯和有效的，因此，電力企業應當重視制度建設工作，要站在檔案管理工作的立場，提出更加及時、準確、全面的制度建議，讓管理層了解真實情況，具體部門要嚴格按照制度辦事，并積極為制度建設工作建言獻策，從而讓制度的先進水平得到提升，電力系統內部各企業之間要建立統一的檔案管理權限制度，要通過合理的制度，提升檔案的利用價值?？傊?，在現代社會中，電子檔案管理工作是未來檔案工作發展的主要方向，電力企業非常需要檔案管理工作，因此要重視電子檔案的改革工作，提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中，要明確部門分工，要建立完善的責任制度，還要選拔和培養優秀的員工，為管理工作提供更加堅實的人才基礎，還要追加檔案管理投入，使得管理工作能夠順利進行，希望電力企業能夠高度重視電子檔案管理工作，從根本上提升管理水平，從而為企業發展提供更強的動力。

參考文獻：

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