導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇智能化檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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（一）信息的自動生成

電子商務檔案是發(fā)生交易的雙方在互聯(lián)網上所發(fā)生的一系列經濟活動的記錄，這些相關的記錄是互聯(lián)網自動生成，而非人工識別記載的。從交易的開始到交易的最終結束都是網絡虛擬完成的，每個過程都被網絡記錄下來，形成電子商務檔案。

（二）信息儲存的龐大性

電子商務檔案記錄了交易雙方的整個交易過程，一個企業(yè)的所有電子商務往來都列入在電子商務檔案之中，甚至包括交易的每個步驟，所以可想而知數(shù)據(jù)資料是相當龐大的。而且電子商務檔案并不像舊的紙質的儲存方式那樣，只記錄交易相關的文字信息，而是將文字、圖片、視頻等相關的所有媒介信息全部記錄下來，并且所有的電子商務檔案會隨著企業(yè)的不斷壯大在數(shù)量上和種類上不斷增加，這些都決定了電子商務檔案是非常龐大的。

（三）信息和載體的相關性

電子商務檔案的儲存是需要儲存介質的，它與紙質方式儲存的最大不同就在于它無法直觀地識別也不能人為更改和操作，它是虛擬的網絡化的信息，只能是運用計算機的系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的采集以及對數(shù)據(jù)加以分析，這也在客觀上說明了電子商務檔案的信息和載體的相關性。

（四）電子商務檔案的復雜性

電子商務構成的本質是數(shù)字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般來說電子商務檔案都需要運用加密技術，特別是機密程度較高的檔案，其加密程度會更高，因此電子商務檔案具有復雜性。隨著信息時代的到來，各企業(yè)也越來越重視檔案的管理和信息的絕對機密，使得電子商務檔案的復雜性表現(xiàn)得尤為突出。另外，電子商務檔案的復雜性還體現(xiàn)在信息種類和數(shù)目的不斷增加。現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都是多元化發(fā)展的企業(yè)，這些多元化的發(fā)展方向也使得企業(yè)經濟活動的多元化，這就導致企業(yè)的電子商務檔案的種類會隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷增加。企業(yè)經濟活動的頻繁和時間的累積自然會導致電子商務檔案數(shù)目的增加，這些都充分地體現(xiàn)了檔案的復雜性。

二、電子商務檔案智能化的趨勢

（一）檔案存儲的智能化

隨著時代的進步和發(fā)展，在這樣的環(huán)境下要求電子商務檔案的信息應非常全面，通常包含了商品的基本信息、客戶的相關資料等相關數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)紙質的儲存方式已經無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，所以需要智能化的電子商務檔案管理來保證信息的安全，減少因數(shù)據(jù)丟失所造成的不可預知的損失。但智能化管理也需要一定的軟件作為支持，軟件可以提供一定的信息管理的相關職能，及時發(fā)現(xiàn)信息在存儲過程中的漏洞并及時修復。

（二）檔案檢索的智能化

隨著網絡大潮的襲來，現(xiàn)代企業(yè)非常重視數(shù)據(jù)庫的管理和電子商務檔案的管理。電子商務檔案記錄著公司所有的商務往來和經濟活動，這些是決策者強有力的決策依據(jù)。而科技的發(fā)展決定著著企業(yè)的信息不只是本地儲存的相關數(shù)據(jù)，還包括了云端的數(shù)據(jù)。在這些龐大的數(shù)據(jù)面前，只有智能化的檔案管理才能將這些數(shù)據(jù)應用起來。而且智能化的檢索可以按照查找相似度、更新時間等相關選項來為檢索者提供更有效的搜索結果。因此，能否高效、及時地查找到所需信息就是檔案管理水平的重要體現(xiàn)。

（三）客戶關系管理的智能化

對很多企業(yè)而言，與客戶建立良好的業(yè)務關系是企業(yè)發(fā)展的經濟命脈，如何建立良好的客戶關系也是絕大多數(shù)企業(yè)深入研究的命題。在客戶和企業(yè)進行經濟活動的過程中，大量的相關信息被錄入電子商務檔案之中，而智能化的檔案管理可以使企業(yè)及時得到客戶的信息，了解客戶需求，從而針對客戶制定相應的營銷方案，以更好地為客戶服務，提高客戶的滿意度，減少在溝通中所造成的負面影響。所以對客戶關系的智能化管理可以增強企業(yè)的內外部管理，從而提高企業(yè)的競爭力。

（四）情商預測的智能化

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中圖分類號：F49文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2013）08-0164-01

1計算機時代下的智能化管理

隨著信息時代的到來，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機數(shù)據(jù)庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統(tǒng)一性的管理標準制度的保障下，如檔案整理標準、統(tǒng)計標準、技術指標等被嚴格規(guī)定下來，這為實現(xiàn)統(tǒng)一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數(shù)據(jù)庫中信息資源的建立。

從檔案管理自身發(fā)展來看，其一，隨著信息化時代的到來，檔案管理的數(shù)量、種類不斷增加，其形式不斷發(fā)生變化，如現(xiàn)代的電子檔案、數(shù)字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來的檔案管理方式的改變；在人類知識化的今天，檔案容量不斷增加，其內部信息量的增加，必定要求具備高儲存、高輸出性能的技術為保證，而要實現(xiàn)對新形式、新內容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識容量提升，對知識的要求量遠遠超過以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實現(xiàn)資源共享提供了開放性的平臺，這就利于實現(xiàn)檔案價值。其二，現(xiàn)存檔案自然老化、人為損失的現(xiàn)象嚴重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護檔案原件、延長檔案壽命，同時可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風險，并針對于損失文件采用數(shù)字拷貝等方式進行復原處理，這對保護原檔案起到了積極作用。

2檔案管理智能化發(fā)展趨勢

2.1智能化存儲

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智能存儲是計算機系統(tǒng)本身最重要的智能特征，其改變了傳統(tǒng)的紙張、書本檔案庫形式，依靠智能系統(tǒng)運行智能存儲管理軟件，來支持多種文件和操作系統(tǒng)，以實現(xiàn)存儲資源的虛擬化。計算機智能化存儲其最重要的特征就是信息容量性，在現(xiàn)代檔案信息大容量的環(huán)境下，計算機以數(shù)字化、程序化的存儲方式，縮小信息空間，以數(shù)據(jù)庫、內存等形式，將信息進行存儲，這就提升了信息的存儲空間。其二，提升存儲設備之間的信息聯(lián)系，并有效實現(xiàn)備份、容錯、改錯、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實現(xiàn)了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實現(xiàn)檔案使用價值。

2.2智能化檢索

隨著計算機技術的發(fā)展，文獻檢索的智能化特征越來越明顯。在現(xiàn)代檔案管理中，答案存在的形式越來也多，既有文字、數(shù)字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲信息，也有異地存儲信息，而要獲得相關性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實現(xiàn)文獻資源的享用，而在智能化管理條件下，計算機將檔案信息進行歸類后進行整體性存儲，在檢索過程中，以文獻、檢索詞等信息為基礎，對文獻進行分類排列，這就提升了文獻檢索的準確性和范圍性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關文獻，而且各類文獻也以“期刊”、“碩士文獻”、“博士文獻”等方式進行分類，突出了文獻的重要性和性能，進而提升了文獻選用率。

2.3智能化應用

檔案管理智能化將檔案進行信息化、數(shù)字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們在進行檔案采用時，以網址、程序的形式進行搜索，同時，網絡提供的大規(guī)模空間，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實現(xiàn)了資源共同利用價值，進而以檔案使用的反作用，實現(xiàn)了檔案的豐富與發(fā)展。當然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強兩者之間的了解度與合作度，可以進行商情預測，提升企業(yè)市場預測力，可以進行智能化營銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價值。

3提升檔案管理職能化的措施

3.1完善管理機制

各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會成為數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段以及運行程序之間的聯(lián)系，在進行計算機網絡化管理中，一定要將其進行統(tǒng)一化規(guī)定，從而提升數(shù)據(jù)庫的完整性和安全性；制定統(tǒng)一性標準，管理標準的完整性與一致性是衡量管理的重要指標，這就要求進行規(guī)范性的制度約束，強調各個管理部門與管理信息的鏈接性，以實現(xiàn)檔案信息網絡暢通無阻。

3.2鞏固保障因素

在進行硬軟件建設中，要加強專業(yè)數(shù)字化設備的設置，實現(xiàn)配備的統(tǒng)一性，實現(xiàn)硬件設備的型號統(tǒng)一、購置統(tǒng)一、內部系統(tǒng)統(tǒng)一；充分利用設備功能，實現(xiàn)自動轉化、編制、檢索、存儲、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。

3.3提升人員素質

加強檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，面向檔案管理的基本技能與計算機技能，尤其是計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，保障管理工作的信息安全性和工作的科學性；注重基礎性工作管理，加強收集、整理、保存等環(huán)節(jié)的協(xié)調性，保證檔案管理質量化；加強素質教育與培訓，促使工作人員樹立良好的崗位意識、職責意識和服務意識，提升檔案管理智能化的質量。

參考文獻

[1]王秋霞，徐忠勇.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設原則研究[J].檔案學研究，2011，（02）.

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中圖分類號：G72文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）05-0433-01

1.前言

電子商務檔案管理的智能化發(fā)展歷程是同步于圖像信息智能技術的發(fā)展歷程，它體現(xiàn)在智能化的市場預測、營銷策略和客戶關系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統(tǒng)的紙質版檔案管理，它能夠通過計算機網絡技術以極快的傳輸速度將資料進行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務時代所產生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質文件信息，而企業(yè)在電子商務運營期間會累積越來越多的檔案信息，為了能夠將巨大的電子檔案進行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務檔案管理是不可阻擋的必然趨勢。

2.電子商務檔案管理的特點

電子商務是利用簡單、快捷、低成本的電子方式進行買賣雙方不謀面的商貿活動，存在著大量的原始文件、客戶真實信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務檔案管理的特點有以下四點：（1）虛擬性。首先，電子商務活動發(fā)生的行為是虛擬行為，所產生的活動交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務的虛擬性特征在與紙質檔案上的比較中有明顯體現(xiàn)。例如：在電子商務交易過程中，通過網絡對存貨的查詢、產品的展示到確定交易，產生出各個過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復雜性。計算機系統(tǒng)擁有復雜而準確的操作技能，能夠將電子商務活動中的數(shù)字信息進行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務檔案信息的復雜性。（3）集成性。電子商務檔案信息不同于紙質版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點，它可以將文字、數(shù)字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對外或對內完整、真實地呈現(xiàn)出來。（4）危險性。由于電子商務活動是虛擬的，都是通過不同的介質在進行，存儲和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序對電子商務內部存儲信息進行破壞，具有易被破壞危險性等特點。

3.電子商務檔案管理智能化發(fā)展

電子商務檔案管理智能化發(fā)展可分為電子商務檔案信息存儲的智能化發(fā)展、電子商務檔案信息處理與搜索的智能化發(fā)展、電子商務檔案信息應用的智能化發(fā)展三大類，第一：信息存儲的智能化發(fā)展需要經過計算機精密的操作系統(tǒng)得以實現(xiàn)，通過計算機系統(tǒng)將電子檔案放入某種存儲介質中得到有效的存儲能力。要實現(xiàn)信息存儲的智能化發(fā)展，就必須進行對存儲系統(tǒng)不斷優(yōu)化，才能達到智能化水平，同時還突出了信息存儲智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發(fā)展不僅存在著必要性，也是提高市場競爭的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產生對我國智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲過程中，對于一些加密過或者未加密過的信息，要實現(xiàn)智能化檢索才能提高商務化水平。第三：將存儲的電子商務檔案信息進行合理運用，為企業(yè)未來的發(fā)展帶來相對的良好保障，為未來市場預測、營銷策略和客戶關系之間的管理提供有效信息。

4.結語

綜上所述，有效利用計算機科學系統(tǒng)為電子商務創(chuàng)造出無限智能化水平，結合電子商務的虛擬性、復雜性、集成性、危險性的特點研究出突破每一項技術難題的軟件，加快企業(yè)信息智能化建設步伐，將電子商務智能化管理走進人們的日常生活中，把電子商務信息時代推向更高的領域。

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進入21世紀，信息技術和科學手段成為了各行各業(yè)開展工作不可缺少的重要構成要素，信息化管理已經成為商務、學校等辦公效率迅速提升的重要“法寶”。對于高中來說，檔案管理工作是極具保密性、復雜性的工作之一，隨著信息化腳步的不斷加快，學校電子辦公的信息量和工作量必然會不斷增加，由此引發(fā)的各種信息化檔案管理問題不能坐視不管。如何實現(xiàn)電子文件的實時網絡歸檔，科學有效地管理和利用電子檔案資料，達到信息高效提取、傳輸、利用的目的，是現(xiàn)階段高中檔案管理工作需要鉆研的課題。

一、高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端

（一）檔案管理工作量大，效率低下。高中學校每年、每學期都有大量的學生信息需要錄入、管理，再加上由于升學、轉學、就業(yè)等問題帶來的數(shù)據(jù)的變動，需要管理的信息量很多。采用傳統(tǒng)人工錄入的管理方式費時費力不說，在信息的準確程度和記錄時間上也難免會存在差錯和漏洞。在信息的查找和整理時，大量的信息查找起來十分困難，耗時耗力，使得高中檔案管理工作的效率不斷降低。

（二）檔案信息安全保密性差。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，檔案信息都是由管理人員手動錄入和管理的，因此，檔案管理的效率相對低下，信息錄入和保管的安全性也較低。即使在傳統(tǒng)的檔案管理中有使用計算機開展信息管理的情況，使用的人員由于對計算機知識和操作掌握不準，在信息的錄入過程中經常會出現(xiàn)張冠李戴的失誤，導致檔案信息的管理出現(xiàn)差錯和漏洞。再加上傳統(tǒng)管理模式下，沒有完善的安全保障機制，接觸檔案信息的主體較多，會輕易將重要的檔案泄漏出去，給檔案管理造成安全隱患。

（三）檔案信息查找困難，更新和維護程序繁瑣。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，隨著時間的流逝，檔案信息的增加使得檔案管理起來更加繁瑣、復雜，龐大的信息量超出了人工作業(yè)所能達到的極限，用手查信息數(shù)據(jù)、更新和維護檔案系統(tǒng)都十分困難。查找目標文件時耗時許久，猶如大海撈針，在緊急時刻無法快速找到目標文件，會造成很大的不便。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質低下，缺乏專業(yè)人員。傳統(tǒng)的高中檔案管理聘用的工作人員一般都是有一定的檔案管理知識，但是計算機實際操作水平普遍低下，在操作過程中效率低下，時常發(fā)生人為錯誤，造成檔案管理工作質量的低下。

二、對高中檔案實施信息化管理的必要性

（一）有利于增強高中檔案信息的保密性。智能化檔案管理模式下，采用功能強大的計算機處理檔案信息，不但提高了存儲速度、存儲數(shù)量，計算機獨特復雜的安全保護系統(tǒng)還極大地提升了高中檔案信息的保密性。為了更好地實現(xiàn)信息的保密，通過計算機將學校內的檔案信息做成單份文，促進檔案信息整理、保存、編目質量的提升。在減輕檔案管理人員工作量和負擔的同時，還極大地提升了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

（二）提升檔案管理人員的素質，實現(xiàn)無紙化辦公。智能化檔案管理的實現(xiàn)使得以往的人工檔案管理被計算機檔案管理所取代，無紙化辦公成為了現(xiàn)代化高中檔案管理的潮流。這種檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了文件從產生、運輸?shù)秸系囊幌盗泄ぷ鳎【喠藗鹘y(tǒng)檔案管理模式下人工標記、打印、裝訂等一系列環(huán)節(jié)，辦公過程中的紙張、筆墨等資源得到了節(jié)約，人力、物力、財力消耗得到了大大的降低。

（三）極大地提升了高中檔案管理工作效率。智能化計算機的運用能夠一次性處理所有的檔案信息，將各種數(shù)據(jù)按照預設的順序進行排序、整理，絲毫不費人工力氣，且運行起來準確性高、差錯極少，維護和升級也是全自動化運行。給原本繁瑣的高中檔案管理工作帶來了現(xiàn)代化的曙光。以運行高度有序的現(xiàn)代化化信息處理體系為中心，把校內檔案資料加工成電子形式，建立起網絡數(shù)據(jù)庫，使得高中檔案管理的一切工作環(huán)節(jié)都變得信息化、智能化、高效率。

三、智能化計算機在高中檔案管理中的應用

（一）創(chuàng)新服務手段，建立現(xiàn)代化檔案管理模式。信息技術的發(fā)展不會止步不前，隨著新一輪科學技術成果的產生和應用，高中信息化檔案管理也必須與時俱進，跟隨檔案管理數(shù)字化程度的提升而改善檔案利用方式。越來越多的用戶通過計算機、網絡平臺來獲取檔案信息，這一變化要求檔案管理的工作方式和手段必須隨之改變，甚至連檔案信息的管理模式也在從實體管理向信息管理、知識管理等方面轉變。為此，高中檔案管理部門必須改變服務手段，創(chuàng)新符合信息化發(fā)展的新服務方式，建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，推動智能化發(fā)展在高中檔案管理工作中的應用。

（二）加強檔案信息化基礎設施的完善。檔案管理信息化基礎設施是開展校務現(xiàn)代化改革的基礎組成部分，具體包括計算機軟件、網絡以及其他相關輔助設施。不同高中根據(jù)自身檔案管理實際情況的需要，必須在管理部門配備齊全相關設施，包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機以及檔案管理系統(tǒng)軟件等。建立好網絡數(shù)據(jù)庫、電子目錄和電子檔案錄入接受中心，保證電子文件及時高效得到收錄和采集。要注意選擇的信息化檔案管理系統(tǒng)軟件必須能夠具備強大的功能，集采集、存檔、整理、搜索、編目等功能于一身，能夠兼容各種數(shù)據(jù)，保證和其他數(shù)據(jù)庫、校園網之間相互交換的流暢。

（三）加大信息化檔案管理的宣傳力度。信息化時代的到來需要高中領導和管理人員樹立起智能化檔案管理的意識，重視信息化檔案管理在現(xiàn)代社會中的作用，意識到智能化檔案管理模式的建立是現(xiàn)階段高中檔案工作深入改革的重要環(huán)節(jié)。提高領導和師生對信息化檔案管理的認知和重視，能夠推動校務改革的深入發(fā)展。高中檔案管理部門必須秉持創(chuàng)新、努力的理念，不斷提升檔案管理工作的質量和效率，以真實的業(yè)績和務實的科學態(tài)度來表決心，穩(wěn)扎穩(wěn)打，用實力來爭取上級對校務改革的資金等各方面支持，全面深入推進校務改革。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系。高中檔案管理工作中最重要的可以說是檔案信息的安全性和保密性。因此，在開展校務管理改革的過程中，必須把信息化與安全性能相結合，建立起安全保障體系，促進智能化發(fā)展在高中檔案管理模式的應用。首先要做好安全備份工作，加強信息化檔案管理工作人員的安全意識，確保數(shù)據(jù)不被人為泄露。在內部管理方面，要制定好完善的安全保障管理規(guī)章和檔案信息責任制度，確保檔案管理工作人員的身份安全。

（五）加強檔案管理規(guī)范化、標準化建設。信息化時代的到來要求高中智能化檔案管理工作必須實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。所謂的規(guī)范化和標準化，指的是信息錄入、傳輸、整理、編目、存檔等環(huán)節(jié)的按部就班，首先，上級檔案部門必須制定出詳細的規(guī)范化管理規(guī)章制度，從工作人員本身和檔案管理工作過程兩方面出發(fā)，首先要求工作人員必須樹立起維護檔案管理規(guī)范的意識。其次要求工作人員在開展各項檔案管理工作環(huán)節(jié)時按照規(guī)章制度行事，絕不私自決定棘手問題的處理。從而推動高中檔案管理工作的標準化、規(guī)范化建設。

綜上所述，進入21世紀，科學技術在教育教學方面的應用越發(fā)普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。信息化計算機辦公不僅極大地提升了辦公效率，更增強了高中檔案信息的安全保密性和管理工作的質量。目前，高中在利用計算機開展信息化辦公的同時，還存在很多不足和缺陷，需要根據(jù)實際情況一一改正，只有創(chuàng)建起完善的安全保障體系，加大信息化檔案宣傳力度，使管理人員樹立起信息化意識，才能夠促進智能化辦公在高中檔案管理中更好地應用。

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中圖分類號：F301.2；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年來，電子信息技術的發(fā)展為人類的生活帶來了極大方便，豐富了人們的商務活動。目前，利用網絡開展交易已經成為人們購物交易的重要組成部分。在傳統(tǒng)的交易管理中，所產生的各種合同檔案等手續(xù)，將逐漸被電子文本所取代，這就給傳統(tǒng)的交易檔案管理思想帶來了挑戰(zhàn)。電子檔案的逐漸增多，為檔案的管理帶來了極大不便，采用現(xiàn)代化的電子檔案智能化管理，逐漸成為電子檔案管理的新趨勢。

1 電子檔案管理的特點和現(xiàn)狀

電子檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，紙質的文件逐漸被電子文件所取代，而電子文檔具有虛擬性、復雜性和集成性的特點。首先，電子檔案主要發(fā)生在虛擬的網絡空間中，并且電子檔案的各個環(huán)節(jié)產生的交易記錄和交易信息具有虛擬性。在進行電子交易時，會產生很多虛擬的電子檔案，其檔案管理數(shù)量多，虛擬性強，在管理上存在著一定難度。其次，電子檔案具有復雜性，電子商務檔案通過數(shù)字信息直接存儲在存儲介質上，人們無法用肉眼識別文件信息，只能借助于計算機才能進行閱讀和記錄。同時，存儲在介質上的信息不盡相同，這在客觀上就造成了電子商務檔案信息的復雜性。最后，相對于單一的紙質檔案，電子檔案信息具有集成性，很多復雜的電子信息可以存儲在同一份存儲介質上。因此，在管理電子商務檔案時，要針對其檔案特點進行合理的管理。目前，隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，電子檔案管理正在朝著智能化管理方向上發(fā)展。

2 國土資源電子檔案管理智能化趨勢

2.1 電子檔案信息存儲的智能化

電子檔案的存儲和查詢以及改寫都需要依賴于計算機和網絡系統(tǒng)。電子檔案的智能化存儲主要是通過計算機的運算和控制功能存儲到相應的存儲設備之中。智能化的電子檔案信息存儲系統(tǒng)，通常能夠實現(xiàn)存儲資源的透明式管理和訪問，同時還要能夠完成存儲資源的虛擬化和統(tǒng)一管理，分級存儲管理，存儲安全控制和存儲設備安全預警等一系列功能。在未來，智能化的電子檔案信息存儲可以集存儲與管理與一體，能夠保證存儲的數(shù)據(jù)能夠被應用系統(tǒng)安全訪問，并確保數(shù)據(jù)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時可以迅速恢復。對電子檔案而言，電子檔案信息存儲智能化可以有效提高存儲系統(tǒng)的實用性和可靠性，能夠及時發(fā)現(xiàn)存儲系統(tǒng)的運行故障，及時保護數(shù)據(jù)不受損壞。總之，智能化的電子檔案信息存儲功能，將會提高整個電子檔案的管理。

2.2 國土資源電子檔案信息檢索的智能化

電子檔案信息管理智能化不僅包括電子商務信息存儲智能化，還包括電子信息檔案檢索智能化。電子檔案信息的檢索在電子商務信息智能存儲的基礎上，以文獻和檢索詞的相關度為基礎，按照相關度進行匹配排序，在結果排序的同時考慮相關性和重要性，使相關性分析更為準確，更能將與用戶愿望最相關的文獻排在前面，提高電子檔案信息檢索的效率。隨著科學技術的進步，電子商務檔案智能化信息檢索將會更加人性化，利用人工智能開展電子檔案信息檢索會提高電子檔案的管理，為電子檔案管理提供更為智能化的、人性化的管理。

2.3 國土資源電子檔案應用的智能化

電子檔案的智能化存儲和智能化查詢?yōu)殡娮拥捻樌M行提供了重要的作用。借助于電子檔案信息，智能化的存儲和查詢系統(tǒng)可以為企業(yè)提供較為便利的數(shù)據(jù)分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的將相關資源進行整合，建立相應的數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)的營銷策劃提供數(shù)據(jù)支持。其次，在進行企業(yè)客戶資源管理同時，智能化的電子檔案信息管理可以提供智能化的客戶關系管理系統(tǒng)，通過智能化的客戶管理系統(tǒng)來加強對客戶的服務質量，提高客戶的滿意度。最后，電子檔案智能化管理中，智能化的數(shù)據(jù)分析和資料查詢將會大大節(jié)省國土資源檔案管理員工的工作量，提高的工作效率。

參考文獻

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[2] 姚鳳臣.電子商務檔案管理的智能化趨勢探析[J].華章，2012（19）.

[3] 陳一紅.電子商務檔案管理面臨的問題及其對策[J].檔案，2011（6）.

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借助于數(shù)字信息以及存儲介質可以將電子商務檔案完成，而在進行電子商務檔案管理的時候，是沒有辦法直接做到手動進行關于電子商務檔案的操作或者是管理的，這個時候，計算機系統(tǒng)就是最不可或缺的存在。正是計算機科學技術以及網絡的不斷發(fā)展以及智能化的深入，當電子商務檔案其信息是存儲在不一樣的儲存介質上時，對于其中的信息規(guī)范與格式要求也會有所不同。因為不同的網絡服務商而導致的傳輸協(xié)議或者網絡鏈接方式的差異，同樣會讓其儲存形式、數(shù)字化程度以及計算機功能都不一樣，這些情況的存在讓電子商務檔案信息變得復雜起來。電子商務檔案信息和過去的紙質檔案信息存在很不一樣的地方，首先是其未被單一的數(shù)字，或者文字信息局限，并且可以讓信息得到系統(tǒng)的、全方位的存儲。無論是圖像信息還是音頻視頻之類的音像信息，都是可以用合適的形式在文件當中進行完整記錄的。在查找讀取信息的時候，這要打開文件夾就可以完成，并且可以記錄得更加詳細與真實。

（二）電子商務檔案管理的缺陷

電子檔案并不會受到時間或者是地點的限制就能夠做到查找信息或者是信息共享，并且和紙質檔案對于保存的環(huán)境與條件要求高不一樣，電子檔案其在進行保存的時候主要是對防磁性以及溫濕度要求高，但是其保存所需空間并不大。只不過，在對電子商務檔案進行管理的時候，關于電子文件的歸檔管理存在復雜性，也就讓其檔案管理工作變得更有難度。這是因為很多負責電子文件檔案處理的工作人員其在工作的時候，受到關于紙質檔案管理思想的影響，對于電子文件歸檔管理意識不夠高。或者是有的工作人員為了減輕自己的工作負擔，并沒有主動關注關于電子文件的歸檔工作。還有可能是工作人員其本身的技術不足，對于計算機的使用操作并不熟練，既無法對電子文件在歸檔管理當中遇到的問題做好正確處理，也沒有辦法做好點子文件的歸檔管理工作。

對于檔案而言，其原始記錄性是很重要的屬性，并且體現(xiàn)在了檔案的內容與形式上，正是因為檔案具有原始記錄性，它才擁有法律憑證的作用。電子商務檔案屬于電子文件，它的形式和內容之間是相對對立的，而其內容很容易被改動，固有形式會有所變化，也就會影響到其原始記錄性。和紙質檔案不同，電子檔案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕跡，因而在進行管理的時候，容易造成一些問題。電子文件本身還存在虛擬性，那么關于原件的界定就會很困難。即使信息技術發(fā)展迅速，但是數(shù)字簽署技術并沒有得到普及，要在電子文件上進行蓋章或者簽名也并不存在可行性，那么在對電子文件進行真?zhèn)舞b別的時候也就會變得艱難。正因如此，在討論電子商務檔案其原始記錄性的時候，必須有全新的概念才行。

在電子文件越來越多的現(xiàn)在，對于文件原始順序的來源原則得到了更多的關注。想要做好電子檔案管理，尊重其來源是非常重要的一點，也能夠更好的從行政管理與法律責任的角度去對電子文件歸檔管理問題進行處理。在實際使用當中，工作人員可以根據(jù)需要來進行電子文件的隨時復制，又再對其信息內容進行重新的組合，這么一來，電子文件原有的順序就很容易被打亂。這樣的情況就意味著，當電子文件在運轉期間，要把握好它的原始性并不容易，而在進行文件整理的時候，關于文件原始聯(lián)系的說明不可或缺。要讓來源原則變得更加豐富，也可以以所有生命周期當中的文件其組合變化以及電子文件管理實踐作為基礎與依據(jù)。只是這樣的方式對于電子文件來源的明確判定要求比較高，不單單是將檔案與文件維護好，在進行整理時要根據(jù)原始順序來進行。

二、電子商務檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）信息存儲智能化

1.借助智能存儲設備 電子商務檔案在進行信息保存的時候需要借助于電腦、服務器和相關的移動存儲設備等，而在對電子檔案文件進行訪問的時候也離不開這些設備的支持。電子商務其發(fā)展方向在于信息提取的及時性、便利性，以及不受到時間地點等的約束與限制，能夠達到隨時獲取檔案信息的標準。對于將來的智能化存儲設備來說，這是基本的要求，對電子檔案進行智能化管理的一個特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉變。當智能化信息存儲在進行輸出的時候，應該是能夠對不同的智能化設備都支持的，而且對于擁有權限的智能化設備還應該給與其關于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護。

2.存儲設備智能化管理 未來信息儲存的發(fā)展方向就在于信息存儲智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲和管理結合在了一起，也讓計算機系統(tǒng)、工作模式以及連接方式都發(fā)生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務檔案信息其安全以及實時訪問得到保證。實際上，電子商務檔案存儲的智能化是由計算機系統(tǒng)當中的軟件與硬件來進行決定的，而所謂智能化存儲就需要讓計算機其部分的運算以及控制功能可以下放到存儲設備當中，讓存儲設備不只是能夠進行數(shù)據(jù)存儲，還可以擁有一定的運算與控制的功能。借助于智能存儲技術，電子商務檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對于檔案管理所需空間得到節(jié)約，更能夠縮短時間以及讓運輸、倉儲相關費用得到節(jié)約。智能化存儲管理技術能夠實現(xiàn)對于存儲系統(tǒng)當中存在的問題相關監(jiān)控與調整工作，從而第一時間發(fā)現(xiàn)問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進行處理，讓數(shù)據(jù)存儲的安全與持續(xù)得到保證，也讓電子商務檔案存儲智能化水平得到提升。

（二）信息檢索智能化

1.智能檢索 對于諸多檔案信息而言，電子商務檔案信息只是其中之一，也是電子商務的興起才出現(xiàn)的。通常情況下，對于檔案信息的檢索主要發(fā)展在于自然檢索、手動檢索、計算機輔助檢索以及計算機智能檢索，對于電子商務檔案信息其檢索來說，也是類似的。計算機的智能技術不斷帶動著電子商務檔案學信息檢索的智能化，而面對擁有各式各樣信息存儲方式的電子商務檔案，因為其信息內容可能包含文字、數(shù)字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區(qū)別以及本地存儲與其他存儲等情況，關于電子商務檔案信息有關的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對于智能檢索而言，其基礎就在于文獻以及檢索詞的相關度，并且對文獻重要性進行綜合考察作為指標，再對檢索的結果進行排序，從而讓檢索效率得到提升。

2.相關性分析 在進行智能檢索結果排序的時候，相關性與重要性都是需要考慮的，而相關系選擇各個字段其加權混合索引能夠分析得更加準確，而重要性則是與文獻來源權威性有關系。通過這樣的方式，讓檢索結果得到更加準確的排序，也讓檢索的效率得到提升。電子商務的發(fā)展快速也讓其活動越來越具有全球化特征，而電子商務檔案信息其全球性、信息管理系統(tǒng)的分布性、交易語言復雜性以及交易方式多樣性等特點越來越顯著。這樣的事情勢必導致過去的檔案信息檢索工具無法讓用戶需求得到滿足，而智能檢索工具開發(fā)的必然性與必須性也得到了凸顯。

3.推理化分析 計算機科學技術的發(fā)展讓電子商務檔案信息的智能檢索擁有技術支撐。計算機推理思想對于檔案管理其智能化的應用，可以讓檔案管理其檢索系統(tǒng)做到對于基于模式識別以及物景分析的圖形圖像檢索系統(tǒng)，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎理論實現(xiàn)更智能的模式開發(fā)。

（三）檔案應用智能化

1.客戶管理智能化管理 電子商務檔案其應用智能化，首先在于客戶關系管理的智能化。對于電子商務檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務檔案也相當于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業(yè)的管理者在對客戶關系進行管理的時候也應該變化思維方式。智能化的客戶關系管理可以讓企業(yè)對客戶的服務得到加強，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業(yè)的效率與效益得到提升，這同樣需要加強關于客戶關系管理系統(tǒng)以及智能化的客戶數(shù)據(jù)庫開發(fā)以及應用。

2.商情智能化預測 智能化的商情預測，是電子商務檔案應用智能化的另一個重點。客戶數(shù)據(jù)龐大，而企業(yè)的營銷信息、銷售信息以及服務信息也非常多，只有高度商業(yè)智能的數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)才能夠很好的實現(xiàn)對于它們的分析與管理。智能化的商情預測系統(tǒng)，借助于數(shù)據(jù)挖掘思想以及數(shù)據(jù)倉庫的管理技巧，一對一的營銷策略、以及個性化的售后服務智能化的數(shù)據(jù)分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業(yè)的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01

檔案工作是一項原始工作，隨著信息化的迅速發(fā)展，檔案工作的數(shù)字化建設、智能化管理建設已成為提高檔案工作水平和效率的發(fā)展趨勢，構建智能化檔案庫房管理系統(tǒng)也是非常重要的。下面簡要介紹下智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的功能及子系統(tǒng)。

一、智能化檔案庫房管理系統(tǒng)

建設智能化檔案庫房管理系統(tǒng)主要包括檔案庫房智能化綜合管理系統(tǒng)的軟、硬件研發(fā)、工程施工、設備安裝調試、操作培訓、售后服務等。項目建成后技術人員可通過DID液晶拼接監(jiān)測界面提供的各種功能的顯示對檔案庫房、技術用房、查閱利用室、多功能展廳進行監(jiān)測，并通過中央控制臺管理設備進行精確的一站式和遠程智能化、科學化管理。

（一）檔案庫房消毒滅菌自動控制：

智能控制器連接消毒滅菌設備，通過中央控制臺設定時間表實現(xiàn)定時開關設備，實現(xiàn)快速殺滅各種病毒細菌和低濃度活氧空氣凈化功能。

（二）檔案庫房溫濕度自動監(jiān)測調控：

1、實現(xiàn)庫房溫濕度自動檢測、記錄、存儲、數(shù)據(jù)分析及報表打印。要求數(shù)據(jù)連續(xù)，檢測準確，響應及時，反映靈敏，調節(jié)到位，記錄完整。

2、建立室外小型氣象站，對室外氣象信息進行檢測，為檔案庫房通風換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。

3、動態(tài)顯示各庫房溫濕度值及設備工作狀態(tài)，能依據(jù)室外小型氣象站提供的庫房外氣象信息和庫房所處自然環(huán)境任意設定控制值。

4、綜合智能控制器通過通風控制模塊、溫濕度模塊，連接通風換氣、溫濕度調節(jié)設備，實現(xiàn)自動開啟或關閉，實現(xiàn)庫房空氣、溫濕度自動調控功能，無需人工管理。

5、實現(xiàn)溫濕度調控設備水滿報警、連續(xù)排水及缺水報警功能。

（三）檔案庫房動態(tài)監(jiān)控

1、館藏檔案實行RFID管理，實現(xiàn)借還檔案、快速盤點、查找擺放、權限控制智能化。

2、安裝紅外彩色攝像機，實現(xiàn)24小時不間斷圖像監(jiān)控，并可以回放查詢錄像記錄。

3、安裝智能卡門禁，系統(tǒng)同時自動記錄工作人員出入信息，可以進行查詢。

4、安裝自動燈光照明設備，解決人走燈滅的問題，減少燈光對檔案的照射。

5、安裝呼叫對講設備，用于檔案庫內部呼叫對講、公共廣播、緊急情況應急指揮調度。

（四）漏水檢測

漏水傳感器對庫房實時監(jiān)測，當發(fā)生暖氣等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調漏水等情況時觸發(fā)聲光報警，并通過撥號電話撥號模塊撥通相關人員電話，以語音形式報警，通知相關人員采取必要措施。

（五）自動防火報警、滅火系統(tǒng)

安裝煙感、溫度探測器、手動、聲光報警器，當出現(xiàn)火情時，防火報警主機觸發(fā)聲光報警，同時滅火系統(tǒng)自動啟動滅火。

（六）自動防盜及周邊防范報警系統(tǒng)

安裝防盜探測器、電話語音模塊、聲光報警器，對報警信號進行數(shù)據(jù)采集，自動報警，并通過撥號電話撥號模塊撥通相關人員電話，以語音形式報警。

二、館藏檔案管理、查詢、利用系統(tǒng)

系統(tǒng)應具備對各種門類和載體的檔案進行采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、編輯、鑒定、統(tǒng)計和智能化管理功能。

三、館藏檔案的數(shù)字化系統(tǒng)

項目包括館藏各門類檔案的數(shù)字化。建設適應檔案數(shù)字化工作需要的機房、購置設備并安裝到位、開辟工作需要的工作場地。安裝相應的檔案及相關的管理系統(tǒng)，按照科學、系統(tǒng)、持續(xù)的發(fā)展原則，建設有利于管理利用的檔案數(shù)據(jù)庫、檔案內容數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等檔案基礎數(shù)據(jù)庫群。本著“先重點，后一般”的原則，從開展重要、珍貴、易損、利用率高的檔案數(shù)字化工作入手，最終實現(xiàn)館藏全部紙質、音、視頻檔案數(shù)字化并實現(xiàn)與目錄掛接。

四、各級立檔單位檔案數(shù)字化接收系統(tǒng)

建設接收各級立檔單位檔案室信息系統(tǒng)，具有對應接收進館檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫及原文掃描等電子信息的接收、檢查、整合、存儲、利用功能。

五、接收立檔單位形成的電子檔案系統(tǒng)

在建立立檔單位辦公自動化的基礎上構建區(qū)檔案館電子檔案接收系統(tǒng)。要求各立檔單位辦公自動化系統(tǒng)具備電子檔案管理模塊，保證移交的電子檔案元數(shù)據(jù)齊全完整。各級檔案館電子檔案接收系統(tǒng)能夠在線、離線接收檢測不同數(shù)據(jù)類型數(shù)字檔案，同時能夠對數(shù)據(jù)的準確性、完成性、可用性、安全性進行檢測。具備分類存儲功能，具備檢測和抽檢存儲善功能，具備數(shù)字檔案格式轉換功能，具備離線備份功能，具備在線備份功能，具備數(shù)據(jù)備份恢復演練功能。

隨著計算機網絡的進一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認識到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強數(shù)字化建設。誠然，在檔案數(shù)字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數(shù)字化進程.

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堅持“依法治檔”

城建檔案管理工作只有在法律法規(guī)保證下才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《工程質量管理條例》等國家層面的法律法規(guī)以及各省市出臺相關的政策法規(guī)，為我們做好城建檔案管理工作提供了強有力的法律支撐。在實際工作中，一是要加強法律法規(guī)的宣傳，使建設、施工、監(jiān)理部門明了向城建檔案管理機構按質按量及時移交城建檔案是應盡的法定義務，改變建設單位“一重、一輕”（即重視抓工程項目的建設，輕城建檔案歸檔報送）的現(xiàn)象。二是要推行檔案管理從業(yè)人員資格培訓考試、資質認證制度，不斷提高基礎檔案人員綜合業(yè)務素質，糾正建設單位對檔案人員安排的隨意性，確保從業(yè)人員相對穩(wěn)定。三是積極推進城建檔案的執(zhí)法檢查。城建檔案執(zhí)法工作不僅是貫徹執(zhí)行城建檔案法律法規(guī)的有效手段，而且是城建檔案行政管理部門依法行政的重要形式，同時又是促進各單位依法管檔、確保檔案安全與完整，為國家積累檔案信息資源，提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)、因此，各單位要充分認識城建檔案執(zhí)法工作的重要性，把城建檔案執(zhí)法工作落到實處，常抓不懈。

明確“身份”，確定性質

城建檔案館是各級建設、規(guī)劃行政主管部門所屬的事業(yè)單位。2000年我館經市人民政府批準成立“天津市城建檔案管理處”，與城建檔案館合署辦公，實行“兩塊牌子，一套人馬”。從形式上賦予了城建檔案事業(yè)機構以管理職能，履行市政府管理城建檔案工作專門機構的職能，但由于“身份”問題，其行政管理職能在實際工作中難以得到很好的體現(xiàn)。當前國家正在啟動新一輪的事業(yè)單位分類改革，其中具有行政管理職能的事業(yè)單位可按“參公”管理，城建檔案館雖歸口城市建設、規(guī)劃行政部門管理，但并不是一個部門的檔案館，而是國家專業(yè)館。城建檔案工作是面向全市的，城建檔案不僅產生于某一個系統(tǒng)，而且涉及到許多系統(tǒng)的專業(yè)領域，這就使得城建檔案的范圍極為廣泛。隨著城市建設的發(fā)展，新的公共市政事業(yè)的興起，其范圍也在不斷擴大，城市建設內容有政治、經濟、軍事文化，有物質文明建設，還有精神文明建設等，而且這些內容都是互相關聯(lián)的，城市建設各方面的問題關系到各行各業(yè)，而各行各業(yè)的問題反過來又影響到城市建設的不同方面。這就決定了它具有綜合性的特點，決定了城市建設具有內容龐雜，廣泛性強的特點，管理的是城市規(guī)劃、建設、勘察、設計、地下管線等重要工程檔案，如果沒有其賦予城建檔案行政管理職能，必然會影響到城建檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在這一輪事業(yè)單位分類改革中，國家層面，省市層面建設、規(guī)劃行政主管部門應積極主動向各級編制部門反映城建檔案館的工作職能，力爭納入“參公”管理。這樣，一是有利于職工隊伍的穩(wěn)定，解決職工的后顧之憂，二是有利于吸引人才，三是解決了單位的經費列支渠道，四是有利于有效實施行政管理職能。

充分發(fā)揮城建檔案信息資源作用

城建檔案作為社會共享的信息資源，是社會發(fā)展和城市建設過程中不可缺少的寶貴資源，城建檔案工作不僅是收集管理，關鍵在于利用，把“死檔”變成“活檔”，更好地發(fā)揮城建檔案信息服務城市建設發(fā)展，服務于政府決策，服務工程建設項目，服務廣大人民，這樣才能不斷提升城建檔案管理工作在社會公共管理的地位。

要充分利用行政措施和法律法規(guī)手段加大接收力度，由于城建檔案產生于不同的行業(yè)各部門，特別是地下管線檔案，涉及單位多，執(zhí)行標準也不盡相同，資料保管各自為政，很難形成共享的社會資源。僅憑城建檔案館工作人員為建設單位提供業(yè)務指導服務來取得建設單位理解和支持是不夠的，要輔以相應的措施配套，把工程建檔服務放在首位，采用提前介入，現(xiàn)場指導，跟蹤管理等多種方式，從工程建設的源頭抓起，做到工程建檔與工程開工同步，檔案整編與工程進展同步，檔案驗收與工程竣工驗收同步，使建檔的指導、檢查、監(jiān)督貫穿于工程建設的全過程，才能扭轉城建檔案接收難的局面，確保城建檔案最大限度地接收進館。同時，廣泛征集、收集具有保存價值和地方特色的檔案資料進館，不斷豐富優(yōu)化館藏，提高其利用價值。

1、合理制定歸檔范圍，精簡接收內容

全國的城建檔案館在開展城建檔案特別是工程檔案管理工作時，都根據(jù)本地實際情況制定了進館范圍和歸檔內容，作為工作的依據(jù)和標準。建設部2002年頒發(fā)的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》也對建設工程的歸檔內容作出詳細的規(guī)定，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件六個部分共計200多項，信息量巨大。但是通過工作實踐證明了一點，有些歸檔文件中包含的信息大量重復，比如，天津城建檔案館接收的工程檔案里，大多數(shù)工程準備階段文件和規(guī)劃審批管理檔案中的文件重復；通過對檔案利用情況的統(tǒng)計對比分析，相當數(shù)量的施工文件，比如混凝土抗壓強度實驗報告、隱蔽工程驗收記錄等文件的利用率幾乎為零。這其中很大的原因是重復歸檔，多套保管。另外，施工文件里包含的各類信息的結果在監(jiān)理、竣工驗收等文件和竣工圖中有所反映，產生了信息交叉。

針對這些情況，我們認為：隨著城鄉(xiāng)建設的不斷發(fā)展，城建檔案工作者們有必要重新審視和制定新的建設工程進館范圍和建設工程文件的歸檔內容，提高工程進館的標準，大量減少接收進館工程的數(shù)量；精簡建設工程文件的歸檔內容，減少接收檔案的數(shù)量。雙管齊下，并且形成一個長效機制，長期堅持下來，就有助于改變庫房容量緊張的局面和現(xiàn)象，讓城建檔案館成為真正意義上的永久保管城建檔案的基地。

2、檔案接收工作與利用工作接軌

豐富館藏是利用工作的基礎，而檔案的接收是豐富和優(yōu)化館藏的唯一途徑。所以要注重強化檔案接收，抓住重點，超前控制，圍繞館藏檔案的利用熱點來指導和進行檔案接收工作，才能逐步完善館藏檔案的結構。城建檔案館作為一個地方檔案事業(yè)的重要組成部分，其歷史使命在于服務這個地區(qū)、這座城市，通過服務來發(fā)展、壯大自身，所以其發(fā)展動力也來源該地區(qū)、該城市。為此，要優(yōu)化館藏,就必須面對和置身于能豐富自身的這座城市,吸收其能全面、生動反映地方現(xiàn)代化城市建設的各種信息資源。因此，為了更好地服務社會進步和城市發(fā)展，城建檔案館在摸清自身家底的同時，必須著手制定接收規(guī)劃，強化接收工作，抓住館藏檔案的服務熱點來制定接收城建檔案的重點，并確定超前控制的工作思路，嚴格把好進館關。

3、加快城建檔案信息化建設市利用手段

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具體而言，可以從以下三個方面來認識突出檔案管理社會化職能的意義：

1、提升高校辦學質量

目前高校都逐步強化了職業(yè)化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業(yè)化特質則需要與企業(yè)展開深度合作。然而，由于高校與企業(yè)分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環(huán)境的影響，使得校企合作更多體現(xiàn)在形式建構領域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業(yè)的技術創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，便能在雙贏的基礎上提升高校的辦學質量。

2、助力地方經濟發(fā)展

高校所在區(qū)域的地方經濟發(fā)展，主要依托于產業(yè)經濟的發(fā)展推動。如，物流產業(yè)、旅游產業(yè)、電子商務產業(yè)等。通過調研發(fā)現(xiàn)，許多地方產業(yè)發(fā)展存在著各自為陣的發(fā)展態(tài)勢，而未能在循環(huán)經濟視角下獲得范圍經濟效應。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產業(yè)經濟走上一條綠色、健康的發(fā)展道路。

3、培養(yǎng)共生環(huán)境生態(tài)

盡管高校在隸屬關系上存在著不同的類別，但其在具體的區(qū)域內辦學，必然會受到該區(qū)域社會經濟政治環(huán)境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸。可見，培養(yǎng)環(huán)境共生的生態(tài)，對于高校而言是至關重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現(xiàn)環(huán)境共生建立起良好的社會聲譽。

二、高校檔案管理的社會化職能分析

結合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：

1、助推社會主體的發(fā)展

實現(xiàn)高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯(lián)系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業(yè)。正如上文所提到的，通過將高校科研檔案資源在知識產權保護的基礎上，與企業(yè)技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新實踐相結合，則能為企業(yè)帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發(fā)展，其本身也需要進行信息重構。

2、實現(xiàn)社會化辦學目標

貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現(xiàn)雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側便體現(xiàn)在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養(yǎng)質量。之所以能夠實現(xiàn)這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發(fā)展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優(yōu)化師資隊伍的知識結構；再次，通過與當?shù)厣鐣洕l(fā)展建立深度互動，來倒逼高校專業(yè)設置和教學體系的優(yōu)化和整合。

從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現(xiàn)高校檔案管理的社會職能，構成了高校開放式辦學的重要支撐力量。

三、實踐措施

根據(jù)以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構建。

1、充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點

高校在實現(xiàn)檔案管理的社會化職能時，其本質也屬于供給側結構性改革。眾所周知，高校科研檔案內容主要以公開發(fā)表的論文、已申報的專利，以及課題結題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業(yè)的需求結構相對接。因此，高校專業(yè)所在院系的教學團隊，應與企業(yè)接觸充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點，然后再針對專業(yè)教師的科研檔案信息進行資源重構。

2、具體掌握企業(yè)技術和管理創(chuàng)新的短板

在與企業(yè)進行接觸時，還需要掌握企業(yè)在技術創(chuàng)新、產品研發(fā)，或者組織架構調整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構，才能提升高校檔案管理的供給側優(yōu)勢。為此，這里就需要夯實企業(yè)一線調研的績效。所以建議，高校應組建校企聯(lián)席會議制度，并在該會議召開的地點分別設置在高校專業(yè)所在院系和企業(yè)方。通過這種長效機制做保障，不僅能優(yōu)化科研檔案供給質量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。

3、高校多部門協(xié)同對科研檔案資源進行整合

在對高校科研檔案資源進行整合時，需要發(fā)揮多部門協(xié)同的工作優(yōu)勢。在組織建設上，需要將專業(yè)所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發(fā)揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構提供技術支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現(xiàn)。學報編輯部借助自身的職能優(yōu)勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。

4、開展線上信息交互線下人員往來活動

為了實現(xiàn)檔案社會化管理對高校人才培養(yǎng)的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經提及，這里需要強調的是：高校在實現(xiàn)其它類別檔案管理的社會化職能時，應深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現(xiàn)了檔案管理的雙贏目標。

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【關鍵詞】電子檔案 職業(yè)技能鑒定 檔案管理 信息系統(tǒng) 優(yōu)化設計

職業(yè)技能鑒定，是根據(jù)國家嚴格規(guī)定的由相關職業(yè)技能鑒定機構公正、客觀、科學認定與評價勞動者技術水平的一種職業(yè)技能標準。自職業(yè)技能鑒定體制制定至今，我國每年獲取職業(yè)資格證書的人數(shù)達300多萬人，職業(yè)技能鑒定制度有利于國民素質的提升，能夠有效促進我國企業(yè)的迅猛發(fā)展。但是，大規(guī)模考試信息量大、涉及面廣、數(shù)據(jù)加工要求精度高等很多人工難以解決的問題，是所有鑒定工作著必須解決的科研問題，這就需要開發(fā)一套具有現(xiàn)代科技特征的職業(yè)技能鑒定管理信息系統(tǒng)。

1 職業(yè)技能鑒定檔案管理信息系統(tǒng)的構成要素

職業(yè)技能鑒定工作屬于規(guī)范化的一項考試活動，鑒定計劃的制定、組織實施及成績等環(huán)節(jié)相互影響、銜接著，并共同組成一個相對比較規(guī)范、嚴謹?shù)臉I(yè)務流程。從根本上說，開發(fā)職業(yè)技能鑒定管理系統(tǒng)這一軟件的主要目的是對業(yè)務流程進行鑒定，確保信息化管理鑒定工作，該系統(tǒng)的功能主要包括：信息庫管理、試題庫管理、計算機閱卷客觀性試題、考場編排、輸出打印及成績統(tǒng)計分析等。

1.1 系統(tǒng)硬件構成

通過低中檔集線器與NT服務器組成一個相對比較簡易的內部局域網，能夠實現(xiàn)打印及文件共享，同時也便于對互聯(lián)網進行開發(fā)與應用。

1.2 系統(tǒng)軟件構成

職業(yè)技能鑒定管理信息系統(tǒng)運行環(huán)境為：硬盤超過4.3Gb，中文Windows 95 / 98 / 2000，內存超過32Mb，CPU超過P166；開發(fā)環(huán)境為：VFP6.0。

依照工作業(yè)務流程，可以將系統(tǒng)功能模塊設計成如圖1所示。

2 職業(yè)技能鑒定檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化設計

2.1 試題庫管理的優(yōu)化設計

職業(yè)技能鑒定通常會涉及到各個工種、各個行業(yè)，所以一定要構建由計算機對其進行統(tǒng)一管理的信息化試題庫，以確保能夠重復利用高質量試題，以降低對試題進行命題的成本。對試題進行鑒定考核過程中，依照相關需要，需要根據(jù)相關模式從試題庫中將試題抽取出來，合為一套相對比較完整的試卷。此外，還需要試題庫管理系統(tǒng)重點解決特殊符合與普通文本及試卷自動排版、圖形混合編輯等相關問題。在開發(fā)題庫的過程中，往往會遇到化學方程式、圖形、比較復雜的公式等難以解決的符號問題，將其稱作復雜數(shù)據(jù)。這就需要采用特殊方式處理這些復雜數(shù)據(jù)，比如圖形，應該通過繪圖軟件錄入的方式，用Word公式編輯器將復雜公式錄入進去。

2.2 信息庫管理的優(yōu)化設計

為確保能夠對應試者技術狀況進行動態(tài)跟蹤，將有效、完善的信息提供給勞動力市場，必須構建相應的考核人員信息庫，其內容主要包括：考核信息庫、基本資料信息庫以及取證信息庫等。在信息庫創(chuàng)建時應該將后期信息維護考慮在內，若后期維護滯后，則就不能發(fā)揮信息庫中信息的價值，同時也就難以為勞動力市場與職業(yè)技能鑒定工作提供完善、可靠的信息資源。所以，必須將快捷、方便的信息庫維護功能設計出來，比如通過最新鑒定考核系統(tǒng)對信息庫進行自動更新、定期人工更新與維護等。此外，選擇信息庫主碼也比較重要，建議將職工合同號或者身份證號當作主碼，以確保主碼安全性與唯一性，這樣在實現(xiàn)過程中也較為容易。

2.3 考場編排的優(yōu)化設計

在編排知識考場時，需要采用多種考場模式，像“六行×五列”，如果職業(yè)等級不同，建議實施插花排列，盡量確保應試人員左右前后職業(yè)不同，以降低監(jiān)考壓力。實際操作編排考場方面一定要將考核地點、時間及考核人員等基本要素、合理使用考評員等問題充分考慮在內，以做到合理安排，統(tǒng)籌兼顧，完成編排后，考核計劃安排表自動生成。

2.4 閱卷的優(yōu)化設計

通過計算機實施閱卷、客觀性試題考核，此為考試發(fā)展的主流方向。將客觀性試題引入在職業(yè)技能鑒定工作中，不僅與成人考試輕背誦、重理解特征相符合，而且也符合多工種、大規(guī)模考試之需。所以，通過現(xiàn)階段市場上一些相對成熟的符號閱讀技術，并融合鑒定信息系統(tǒng)，能夠全面提高職業(yè)技能鑒定管理信息系統(tǒng)工作效率、降低成本，同時還能有效降低手動閱卷過程中由于主觀性因素所導致的閱卷誤差。而怎樣實現(xiàn)個級別試卷多職業(yè)的同時評閱是閱卷需要解決的主要問題。

2.5 成績統(tǒng)計的優(yōu)化設計

通過多種數(shù)學方法對成績分布情況進行分析，將有效的反饋信息提供給題庫與培訓開發(fā)部門。職業(yè)技能鑒定工作中分析試題的參數(shù)主要分為區(qū)分度與難度，分析成績主要為平均分、名次排列、優(yōu)秀率、及格率、標準差分析、圖形顯示及分數(shù)段統(tǒng)計等。

2.6 信息輸出的優(yōu)化設計

主要用于各種成績統(tǒng)計表、輸出成績、辦理相關資格證書工作者備案表、調用Excel統(tǒng)計圖形的生成以及職業(yè)資格證書打印等報表。

3 結束語

總而言之，職業(yè)技能鑒定檔案管理信息系統(tǒng)可以對鑒定工作過程中所存在的處理數(shù)據(jù)問題進行全面解決，有利于職業(yè)技能鑒定的迅猛發(fā)展。比如，1995年，中原油田職業(yè)技能鑒定中心對試題庫管理系統(tǒng)進行了開發(fā)與設計，鑒定管理信息系統(tǒng)使“規(guī)范化考核程序、科學化考核命題、現(xiàn)代化考務工作”目標得以實現(xiàn)，在很大程度上提高了職業(yè)技能鑒定工作效率，同時也取得了非常好的經濟效益及社會效益。

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