導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇財會檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

面對千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負責，無疑是一個很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強會計人員培訓，更是一個可具有操作性的方法。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計人員的崗位培訓及繼續(xù)教育內(nèi)容，且長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，進而從源頭上做好會計檔案管理的規(guī)范化與標準化工作，提高案卷質(zhì)量。

二、依據(jù)法規(guī)，配備專人管理會計檔案，實現(xiàn)會計檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于會計檔案工作未配備專人負責，實際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職，有的環(huán)節(jié)就根本沒執(zhí)行，根本就談不上會計檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下，配備專人管理會計檔案尤顯必要。會計管理機構(gòu)應(yīng)加強對檔案工作的重視，只有領(lǐng)導重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領(lǐng)導重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī)，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強會計檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)會計檔案管理的有效性的根本保證。

三、加強往來款管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求

財務(wù)部門為了自身查詢的方便，使其不能及時向檔案管理部門移交會計檔案。而查詢需要產(chǎn)生的一個主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理，由于債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，報帳經(jīng)辦人主動性不夠，致使很多往來款項長期掛帳，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務(wù)部門應(yīng)加強往來款項管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當年債務(wù)當年結(jié)清，也減少各帳務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會計檔案能按規(guī)定及時向檔案管理部門移交。

四、會計檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會計制度體制的調(diào)整而做及時調(diào)整

加強檔案管理，會計制度體制的調(diào)整不能忘了會計檔案管理制度的調(diào)整，會計檔案管理工作應(yīng)始終作為會計人員職能的一部分。加強會計人員業(yè)務(wù)的學習不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的會計人員，才能打下實行檔案管理的基礎(chǔ)。同時檔案管理部門應(yīng)主動介入，加強同財會部門的合作，進行業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督。

五、加強財會部門與檔案管理部門的溝通

財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

六、財會檔案管理人才應(yīng)具備復合型知識結(jié)構(gòu)

篇2

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02

會計法是以處理會計事務(wù)的各種經(jīng)濟關(guān)系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經(jīng)濟活動和財務(wù)收支進行分析、檢查等經(jīng)濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務(wù)業(yè)，需加強貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責任，評價高校社會責任履行的效果，會計監(jiān)督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。

一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎(chǔ)

任何一個經(jīng)濟組織和團體都離不開經(jīng)濟活動和經(jīng)濟責任的考核，而會計系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔者，會計系統(tǒng)加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據(jù)，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎(chǔ)。

（一）會計檔案質(zhì)量決定了高校的考核質(zhì)量

會計資料是高校會計檔案的重要構(gòu)成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據(jù)法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務(wù)狀況和各項預算資金運用的合規(guī)性?，F(xiàn)代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監(jiān)管機構(gòu)，直接影響國家宏觀經(jīng)濟調(diào)控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級機關(guān)事后考評的依據(jù)。低質(zhì)量的會計資料不可能作出客觀、高質(zhì)量的高校績效考核。

（二）會計檔案質(zhì)量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器

會計的基本職能是通過核算行使財務(wù)監(jiān)督職能，需以高校實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據(jù)，對高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項進行的檢查與控制，實現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機構(gòu)提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學科研經(jīng)費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據(jù)。

（三）會計檔案合規(guī)管理實現(xiàn)了管理手段的提升

我國《會計法》在立法宗旨和修訂內(nèi)容上，均對確保會計資料質(zhì)量、規(guī)范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務(wù)就是規(guī)范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務(wù)管理效率及穩(wěn)定財經(jīng)秩序保駕護航。會計電算化系統(tǒng)的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務(wù)處理的隨意行為，對業(yè)務(wù)流程進行了規(guī)范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。

二、會計檔案管理的局限與挑戰(zhàn)

會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學性、內(nèi)控體系的嚴密性和技術(shù)支持平臺的安全性。

（一）會計制度規(guī)范體系仍不夠細致

當前體現(xiàn)國家宏觀調(diào)控政策意圖與市場管理目標的高校會計管理體制還處于改革調(diào)整過程中，所執(zhí)行的會計制度相對企業(yè)會計準則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設(shè)備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內(nèi)偏離法規(guī)主旨來謀求套取預算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務(wù)的真實面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會計資料造假，導致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數(shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風險。

（二）利益驅(qū)動導致造假，內(nèi)控措施不到位

當前市場上銷售的企業(yè)會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數(shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數(shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟收益，被修改過的會計系統(tǒng)所披露的會計信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結(jié)果，不能反映高校預算執(zhí)行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。

（三）會計支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，基于自建服務(wù)器使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務(wù)人員通過軟件維護途徑直接在服務(wù)器上篡改相關(guān)數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡(luò)的會計電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統(tǒng)控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠高于手工會計系統(tǒng)。

三、多角度創(chuàng)新會計檔案管理模式

會計檔案管理的日趨規(guī)范是一項系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）制度建設(shè)上實施統(tǒng)一領(lǐng)導下的分級管理

要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的模式。建議進一步細化、同級財政部分作為統(tǒng)一領(lǐng)導主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權(quán)限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺維護則由上級主管部門統(tǒng)一采購和付費，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務(wù)合同，并向公安機關(guān)報案，加大其違規(guī)成本。

（二）技術(shù)手段上采用未來通用的報表格式

會計文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業(yè)報告語言）各項準備和試運行工作。這一技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務(wù)器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務(wù)器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標準語言后，可對信息進行分類并加上標簽，就使得這些信息在經(jīng)濟組織內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對財務(wù)信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當前單一的通用財務(wù)報告模式轉(zhuǎn)向更豐富多樣的交互財務(wù)報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。

（三）從業(yè)準入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

要實現(xiàn)會計檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會計從業(yè)知識，對會計基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會計檔案管理當成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規(guī)，模范履行會計檔案管理工作中的各項規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業(yè)務(wù)、計算機、網(wǎng)絡(luò)安全、會計電算化等信息技術(shù)的學習與培訓，加大檔案管理者對前臺財務(wù)核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。

【參考文獻】

[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號），1998（8）.

篇3

一、高校檔案

高校檔案是高等院校活動的直接記錄，是學?？茖W研究、教學評價、教師晉升、教代會、學代會、畢業(yè)生報考第二學歷、補辦畢業(yè)證書等教學活動直接的信息資料來源，隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。

高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財務(wù)活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。高校日常工作有其固有的自然規(guī)律，所以形成的檔案系統(tǒng)而又完整。學校的教育工作是圍繞著培養(yǎng)人才而展開的，從新生入學到畢業(yè)，都要經(jīng)過基礎(chǔ)課、專業(yè)課、教學實踐課、畢業(yè)設(shè)計及論文答辯和嚴格的考核，同時還有貫穿始終的思想政治教育，以上內(nèi)容形成了一套系統(tǒng)而又嚴密的教育培養(yǎng)程序。檔案是由人們在社會實踐活動中所形成的文件轉(zhuǎn)化來的，用以傳遞信息，指導人們的社會實踐活動。作為一種知識，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導人們的社會實踐活動，使人們創(chuàng)造出更豐富的物質(zhì)精神財富。

高校檔案是記錄和傳承學校辦學歷史的主要載體，是反映一所大學的文化內(nèi)涵、辦學特色不可缺少的部分，反映了全校師生各個不同層面的活動，是時間與空間的匯合，更是學校創(chuàng)造與發(fā)展的凝聚。在我國高等教育實現(xiàn)跨越式發(fā)展的新形勢下，高校檔案工作是不可缺少的一部分，要抓住機遇，以創(chuàng)新求發(fā)展，充分開發(fā)利用檔案資源，對傳承和培育豐富的大學文化，推動校園文化建設(shè)發(fā)揮了重要作用。如果沒有檔案，我們的工作就不可能在傳承中發(fā)展，在前進中創(chuàng)新。

高校檔案中的財會類檔案是指財務(wù)管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、會計憑證、會計賬薄、會計報表、工資清冊等材料。

二、高校財會檔案的管理辦法

財會類檔案按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）自2008年9月1日起實施[1]?！掇k法》分為總則、機構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布、條件保障、獎勵與處罰、附則七章，共四十三條。在《會計檔案管理辦法》中規(guī)定，各單位形成的會計檔案，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當有會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時需直接主管人、主管領(lǐng)導以及上級分管領(lǐng)導確認無誤后簽字?！陡叩葘W校財會檔案管理工作規(guī)范》中規(guī)定，高校財會檔案必須實行集中統(tǒng)一的管理，以確保其完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。[2]根據(jù)上述規(guī)定，高校的財會檔案實行集中統(tǒng)一的管理?！陡叩葘W校財會檔案管理工作規(guī)范》與《會計檔案管理辦法》[3]中規(guī)定的保管期限對照表：

表1-5中，《會計檔案管理辦法》和《高等學校財會檔案管理工作規(guī)范》中有關(guān)高校財會檔案名稱已全部列出，而表中只有“決算報表”、“上級有關(guān)部門財務(wù)會計工作的文件材料”、“涉及外事會計賬薄”、“涉及外事會計憑證”和“財會檔案移交保管清冊”的保管期限為永久是相同的。

三、高校財會檔案管理的改進措施

1.財會檔案管理人員應(yīng)具備復合型知識結(jié)構(gòu)

加強人們對財會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價值，只有當人們認識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強人們對檔案的管理力度。其實這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認識，反過來價值又增強了人們的意識。[4]由于人們對檔案價值認識不夠的情況下，管理者應(yīng)加強對財會檔案管理人才的建設(shè)，配備一支具備復合型知識結(jié)構(gòu)的檔案管理隊伍，以開發(fā)檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導，積極開發(fā)，主動服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

2.配備專人管理，實現(xiàn)財會檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)。依據(jù)法規(guī)，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強會計檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)會計檔案管理的有效性的根本保證。

3.加強財會部門與檔案管理部門的溝通

財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用。[5]只有溝通，財會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

4.財會檔案管理工作應(yīng)根據(jù)財會制度體制的調(diào)整及時調(diào)整

加強檔案管理，財會制度體制的調(diào)整不能忘了財會檔案管理制度的調(diào)整，會財檔案管理工作應(yīng)始終作為財會人員職能的一部分。加強財會人員業(yè)務(wù)的學習不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的財會人員，才能有了實行檔案管理的基礎(chǔ)。同時學校檔案管理部門應(yīng)主動介入，加強同財會部門的合作，進行業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督。

參考文獻：

[1]會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號）[z].

[2]高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范 [z].

篇4

一、高校電算化會計檔案的特點

（1）電算化會計檔案拓展了會計檔案的內(nèi)容和形式

電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案的內(nèi)涵更廣泛，不僅包括打印輸出的紙質(zhì)會計憑證、會計賬簿和會計報表，還包括了電算化系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計核算軟件及其他相關(guān)財務(wù)軟件程序等全套數(shù)據(jù)與文檔資料。

（2）電算化會計檔案更方便查找，提高了數(shù)據(jù)處理和加工的工作效率

會計電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的集成化、綜合化程度較高，各類各項數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度也大幅提高，使得數(shù)據(jù)的查詢方便快捷，同時對數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計、整理和測算也可直接利用計算機來完成，大幅縮短了工作時間，提高了工作時效。

（3）電算化會計檔案對存儲技術(shù)與條件要求很高

磁性介質(zhì)或光盤的廣泛應(yīng)用和存在，對電算化會計檔案的存儲技術(shù)提出了更高要求，其數(shù)據(jù)資料保存受存儲時間、存儲數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲介質(zhì)質(zhì)量、存儲環(huán)境及存儲時間等因素的影響很大，若保存不當很容易遭到破壞。

（4）電算化會計檔案保管的安全性與完整性要求更高

會計電算化條件下，大量會計數(shù)據(jù)都保存在相關(guān)計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，信息數(shù)據(jù)處理合成高度集中，加之數(shù)據(jù)的非法修改可不留痕跡，一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞，很容易造成系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)外泄、毀損，對會計信息的安全性與完整性帶來極大挑戰(zhàn)。

（5）電算化會計檔案對其管理人員素質(zhì)與技能有更高要求

現(xiàn)代信息化財務(wù)集中核算形式下，高校會計電算化不斷深入發(fā)展，生成的電算化會計檔案的內(nèi)容與形式不斷拓展，結(jié)構(gòu)組成也愈發(fā)復雜和綜合，相關(guān)管理人員只有在掌握豐富會計知識及熟悉了解財務(wù)系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，同時具備較強的計算機操作與管理技術(shù)以及扎實的檔案管理技能等綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)電算化會計檔案管理工作的要求。

二、高校電算化會計檔案管理存在的問題

（一）對電算化會計檔案管理的認識不到位，沒有明確的管理和規(guī)劃目標

傳統(tǒng)會計檔案構(gòu)成單一且格式相對統(tǒng)一，管理工作比較容易，相關(guān)財務(wù)主管人員已形成了固有的觀念，因此，對電算化會計檔案管理重視不夠，缺乏對電算化會計檔案的了解，沒有明確的管理和規(guī)劃目標，其工作帶有一定的盲目性，導致電算化會計檔案管理不到位，增加了相關(guān)工作的風險。

（二）原會計檔案管理制度陳舊，與電算化會計檔案管理的要求脫節(jié)

電算化會計檔案較之傳統(tǒng)會計檔案發(fā)生了很大的變化，對其管理的內(nèi)容和要求也隨之發(fā)生了明顯的變化，原基于傳統(tǒng)會計檔案管理的制度在管理內(nèi)容、管理方式及目標等方面已無法適應(yīng)電算化會計的需要，以致相關(guān)工作無所適從，內(nèi)容不明、職責不清，給電算化會計檔案的管理工作開展帶來極大的困難。

（三）電算化會計檔案內(nèi)容不完整，保管方式不統(tǒng)一

（1）沒有明確規(guī)定電算化會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間

沒有明確哪些文件資料屬于紙質(zhì)檔案或電子檔案的歸檔范圍，歸檔時間也未明確，以致有些應(yīng)打印輸出或光盤備份的數(shù)據(jù)資料沒有按照統(tǒng)一時間及時收集、立卷，造成會計檔案的遺漏或丟失。

（2）沒有明確規(guī)定電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標準與方法

電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理沒有統(tǒng)一的依據(jù)和標準，各時期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致，以致其會計信息所涵蓋的內(nèi)容與表達方式不同，不便于查找、整理、存儲及保管，同時也增加了不同時期之間會計數(shù)據(jù)比對的難度。

（3）沒有及時保存不同版本的會計軟件及相關(guān)電子數(shù)據(jù)與資料

實行會計電算化的時間越長，其財務(wù)軟件與會計檔案的版本就越多，在對會計軟件升級后，沒有及時存儲升級前后不同版本的會計軟件與其中的會計數(shù)據(jù)資料，并歸檔保存，致使在新升級的會計軟件中無法調(diào)閱不同版本的會計數(shù)據(jù)檔案，造成會計數(shù)據(jù)檔案的不連續(xù)性，嚴重影響了電算化會計檔案的正常使用。

（4）紙質(zhì)檔案及相應(yīng)電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統(tǒng)一

會計電算化模式下，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)與電子會計檔案并存，但相關(guān)人員不清楚哪些會計檔案必須要紙質(zhì)保存、哪些會計檔案必須光盤備份，造成紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會計年度的連續(xù)時間段內(nèi)前后不同步、不一致，大幅降低了會計檔案數(shù)據(jù)的橫向及縱向可比性。

（四）電算化會計檔案管理內(nèi)控制度不健全

（1）電算化會計崗位內(nèi)控制度不健全

會計電子數(shù)據(jù)平常是實時存儲于計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，很容易被病毒攻擊或人為修改，且不易留下痕跡，電算化會計崗位內(nèi)控制度又不健全，使得會計電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上相關(guān)人員的職責權(quán)限過大或重疊或空缺，相互之間無法有效牽制，加大了會計檔案數(shù)據(jù)不完整、不準確甚至泄漏、遺失的風險。

（2）電算化會計檔案管理的流程以及其相關(guān)部門與人員的職責權(quán)限不明確

沒有明確規(guī)定電算化會計檔案管理的流程或環(huán)節(jié)，相關(guān)部門與人員不清楚應(yīng)辦理哪些手續(xù)、經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)來完成電算化會計檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作，以及自身在此過程中的職責和權(quán)限，推諉扯皮事件時有發(fā)生，導致電算化會計檔案管理工作無法順利開展。

（3）電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度不規(guī)范

高校財務(wù)部門未按規(guī)定設(shè)置專門的財會檔案管理機構(gòu)，由財務(wù)人員兼任檔案管理工作，為了自身查閱方便自行就地保存，所有財務(wù)人員均可自行查詢拿取，不相容崗位沒有完全分離，對應(yīng)的崗位職責也沒明確；多年來未及時將會計檔案移交給檔案管理部門保管，而且只歸檔，未按定期清理，以致會計檔案毀損不能及時發(fā)現(xiàn)并修復，同時沒有明確各類檔案的保管期限，年代久遠已無保存價值的會計檔案也未定期鑒定后及時銷毀，占用了大量的存放空間，極易發(fā)生霉變或丟失，增加了相關(guān)管理的工作量及成本。

（4）電算化會計檔案管理查詢、借閱制度不完善

沒有建立嚴格的查詢、借閱審批制度，沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗等手續(xù)，不便于實時監(jiān)控會計檔案去向及明確相關(guān)人員責任，無法保證會計檔案的安全完整。

（五）電算化會計檔案管理技術(shù)存在安全隱患

一方面，電算化會計軟件系統(tǒng)升級換代加快，版本隨之不斷增多，不同版本的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及其輸入輸出格式也不統(tǒng)一，以致電子檔案存儲結(jié)構(gòu)與紙質(zhì)檔案形式各不相同，只能將其分開備份與打印輸出，進一步加劇了會計檔案管理的復雜程度與工作量。另一方面，會計檔案管理人員自身的能力及素質(zhì)不高，對檔案管理與計算機及信息處理的知識掌握不夠，在相關(guān)管理細節(jié)及網(wǎng)絡(luò)安全防范上工作不到位，這就造成電子數(shù)據(jù)很容易受到病毒攻擊或外部環(huán)境的不良影響，提高了工作錯弊或失誤及會計檔案數(shù)據(jù)丟失的可能性。

三、高校電算化會計檔案管理改進的對策

（一）提高財務(wù)人員的電算化會計檔案管理意識，明確管理和規(guī)劃目標

加強對電算化會計檔案特性及相關(guān)管理法規(guī)制度的了解，充分認識電算化會計檔案管理的復雜性、綜合性與重要性，增強管理意識，不斷提高相關(guān)管理人員的財務(wù)系統(tǒng)、電子檔案及計算機信息等方面的知識水平與業(yè)務(wù)處理能力等綜合素質(zhì)，還需要根據(jù)時展的需要，對這一塊人員要加大培訓，以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應(yīng)環(huán)境變化所帶來的新要求；另外一方面應(yīng)該制定相應(yīng)的長期發(fā)展規(guī)劃，明確其管理的目標和任務(wù)，確保電算化會計檔案管理的有序、依法進行。

（二）建立電算化會計檔案管理的各項制度

（1）建立電算化會計檔案的收集、立卷制度

明確規(guī)定統(tǒng)一納入紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的會計數(shù)據(jù)及文字資料的歸檔范圍，并根據(jù)不同檔案的性質(zhì)統(tǒng)一勘定其歸檔時間，全面、及時地收集相應(yīng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案，予以統(tǒng)一整理、標示并立卷。

（2）建立電算化會計檔案的歸檔、保管制度

①明確規(guī)定電算化會計檔案的生成、、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標準與方法，以使各時期的會計檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統(tǒng)一，保證其會計信息體現(xiàn)的內(nèi)容與方式前后一致，便于分類收集、整理、保管及實時查找與匯總處理。

②明確規(guī)定電算化會計檔案的紙質(zhì)保存與光盤備份的關(guān)聯(lián)方式與關(guān)聯(lián)程度，協(xié)調(diào)統(tǒng)一兩大類會計檔案的同步管理，以保障電算化會計檔案相關(guān)對應(yīng)的一致性及其內(nèi)容的完整性。

③明確規(guī)定會計核算系統(tǒng)升級前后不同版本下會計軟件及其會計數(shù)據(jù)資料的存儲及保管的方式，并擬定最新升級系統(tǒng)調(diào)閱關(guān)聯(lián)歷史數(shù)據(jù)庫的規(guī)則與方法，以保持不同年限會計數(shù)據(jù)信息的連續(xù)性與相關(guān)性。

（3）建立電算化會計檔案的定期備份、復核制度

建立統(tǒng)一的電算化會計數(shù)據(jù)AB備份與復核機制，明確備份的時間間隔、備份方式與數(shù)量、備份責任人、標示制式及保管方法等相關(guān)要素，并設(shè)立備查賬簿予以登記，同時規(guī)定定期復核檢查的內(nèi)容、時限及修復方式等，確保電子檔案的安全與完整。

（三）健全電算化會計檔案管理內(nèi)控制度

（1）健全電算化會計崗位內(nèi)部控制制度

強化電算化會計崗位權(quán)限的管理，重新設(shè)定調(diào)整會計電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上個相關(guān)人員的崗位職責與權(quán)限范圍，按會計數(shù)據(jù)的重要性與機密程度建立分級調(diào)閱規(guī)則，建立多用戶、分權(quán)限管理的層級約束機制，減少會計電子數(shù)據(jù)發(fā)生錯漏與外泄的幾率，確保數(shù)據(jù)的完整和安全。

（2）規(guī)范電算化會計檔案管理流程，明確相關(guān)部門與人員的職責權(quán)限

確立并規(guī)范電算化會計檔案管理的流程與環(huán)節(jié)，明確其各環(huán)節(jié)上應(yīng)辦理的各項手續(xù)及對應(yīng)的相關(guān)部門與人員職責和權(quán)限，以便對電算化會計檔案管理的全過程進行有效監(jiān)管，以免遺漏關(guān)鍵控制點，增加電算化會計檔案錯漏或遺失的風險。

（3）健全電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度

按照不相容崗位分離的原則，設(shè)置專門的財會檔案管理機構(gòu)或指定專人來保管電算化會計檔案，并建立定期清理、銷毀制度，及時全面了解會計檔案的保存狀態(tài)，對已發(fā)現(xiàn)毀損的會計檔案要及時恰當修復，對已超出保管期限的會計檔案應(yīng)請專業(yè)人員依法履行鑒定程序，對于符合銷毀規(guī)定的會計檔案編制銷毀清冊并依法定程序及方式進行銷毀，對于保管期限已滿但涉及未清債權(quán)債務(wù)和其他未了事項的原始憑證則不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在所屬相關(guān)銷毀清冊備注欄內(nèi)及相關(guān)保管清冊欄內(nèi)予以標示注明。

（4）健全電算化會計檔案的查詢、借閱制度

建立健全電算化會計檔案的查詢、借閱審批制度，明確規(guī)定學校內(nèi)部各級部門與人員查詢、借閱會計檔案的必須填寫會計檔案的查詢、借閱申請表并由財務(wù)部門負責人審核批準簽字加蓋財務(wù)部門公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；明確規(guī)定外單位查詢、借閱會計檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關(guān)證件，與填寫的會計檔案查詢、借閱申請表一并交由學校主管領(lǐng)導及財務(wù)部門負責人審核批準簽字加蓋學校公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；同時會計檔案管理人員應(yīng)做好上述查詢、接閱資料的實時跟進及借還查驗等后續(xù)工作。對不符合規(guī)定的查詢、借閱事項，會計檔案管理人員有權(quán)拒絕辦理。

（四）提升電算化會計檔案管理技術(shù)，加大軟硬件投入力度，整合優(yōu)化信息系統(tǒng)

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二、完善會計電算化財務(wù)檔案管理的途徑

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計算機時代已經(jīng)到來，面對新技術(shù)的發(fā)展，對會計核算以及財務(wù)管理也提出了新的要求，因此，必須加強會計電算化的管理，真正實現(xiàn)會計工作的電算化，更好的提高財務(wù)檔案管理的水平。

（一）完善會計硬軟件設(shè)施建設(shè)

要加強電算化財務(wù)管理，首先要選擇具有檔案管理功能的軟件，并且加強計算機系統(tǒng)的安全防護措施，要對系統(tǒng)進行定期的維護，更好的保證網(wǎng)絡(luò)的安全。還要對計算機進行定期的殺毒，防止財務(wù)檔案信息的惡意修改。其次，還要配備一些高清晰度的噴墨打印機或者具有打印能力的激光，作為輸出紙質(zhì)財務(wù)檔案信息的工具，并選擇溫度適宜且環(huán)境干凈的地方來存放檔案，更好的完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（二）完善會計人員的配置體系

實現(xiàn)會計電算化，必須要完善會計核算體系，該體系要與電算化網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)相適應(yīng)，建立起一套有效的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理制度，加強財務(wù)系統(tǒng)的管理，更好的提高會計信息的質(zhì)量。首先，要根據(jù)會計信息質(zhì)量以及財務(wù)系統(tǒng)的核算要求，可以劃分具體的崗位，并且明確各個崗位的具體任務(wù)，制定崗位具體的職責要求。其次，要做好會計人員的培訓工作，提高會計人員的電算化水平，使工作人員了解軟件的功能，提高計算機的電算化水平，更好的培養(yǎng)復合型人才，使本單位的員工能夠更好的進行財務(wù)檔案管理。

（三）完善電算化財務(wù)檔案管理的各項制度

對于電算化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該完善各項制度，比如硬盤數(shù)據(jù)的保留以及軟盤的備份以及保管，還有檔案的管理與保存方面。首先，要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時的對一些賬簿報表、現(xiàn)金日記賬以及總分類賬進行及時的打印，并進行立卷。并按照審計或者稅務(wù)部門的要求，打印輸出報表或者賬簿。其次，電算化財務(wù)檔案保管制度。對于電算化財務(wù)檔案的管理要選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行備份，要注意儲存盤與備用盤的分開存放。在保管的過程中，還要做好防光、防壓、防塵的工作，并對電子檔案進行有效的分類和編號，注明財務(wù)檔案的內(nèi)容以及建立時間，也可以進行制作一些檔案管理的卡片。再次，嚴格的借用制度。由于財務(wù)信息檔案蘊含的信息比較多，因此，必須建立嚴格的查用制度，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，按照手續(xù)進行借閱。本單位的成員進行借閱要通過財務(wù)部門負責人的簽字，外單位的人員進行借閱時，要具有單位的介紹信以及財務(wù)部門的批準才可以，更好的保證財務(wù)信息的安全。最后，定期建立備份制度。電算化會計檔案要進行定期的備份，將數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中，并且要提供一些備份的細節(jié)信息，比如備份的時間以及備份的數(shù)量等，管理人員還要定期對財務(wù)檔案進行檢查，防止會計信息的損壞。

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電子環(huán)境下，計算機是財務(wù)檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財務(wù)檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：

1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開機密碼也應(yīng)對某些訪問權(quán)限進行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財務(wù)檔案被訪問時的安全。同時應(yīng)建立多級權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設(shè)置多級權(quán)限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對檔案進行訪問與改寫等。還應(yīng)建立電子表格對歸檔檔案進行統(tǒng)計，進行系統(tǒng)化管理，方便外部對數(shù)據(jù)庫訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對電算化系統(tǒng)的安全性進行強化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計算機安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計算機系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數(shù)據(jù)進行加密或者限制訪問權(quán)限，對網(wǎng)絡(luò)安全進行強化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對數(shù)據(jù)的影響，導致數(shù)據(jù)丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統(tǒng)中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計算機系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。

2.內(nèi)部管理的問題。第一，應(yīng)強化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標準執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時相關(guān)部門也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴格對制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應(yīng)進行必要的責任追究。還要對管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行分析，動態(tài)化地對制度進行調(diào)適。第二，強化對數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實時化出現(xiàn)的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現(xiàn)故障則會導致數(shù)據(jù)丟失，所以在財務(wù)檔案管理中應(yīng)進行實時化的備份處理，在賬務(wù)管理與報表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實時化備份的要求，即根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲介質(zhì)，因為介質(zhì)的質(zhì)量會直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質(zhì)檔案進行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因為打印或者條件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務(wù)知識也需要其具備一定的計算機知識，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規(guī)范向會計電算化系統(tǒng)的各個崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統(tǒng)檔案等，實現(xiàn)對電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財務(wù)檔案的安全性。不能擅自對數(shù)據(jù)進行導出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權(quán)限而導致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應(yīng)進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時，在財務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）

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目前我國經(jīng)濟全面高速發(fā)展，會計制度與國際會計制度逐步接軌，加強會計檔案資料的管理日益重要；管理好會計檔案，對于維護正常的社會經(jīng)濟、政治秩序至關(guān)重要；加強會計檔案管理并保證會計信息的全面有效利用，是財務(wù)管理工作不可缺失的重要環(huán)節(jié)。

一、會計檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要是：

（一）會計檔案可以為制定經(jīng)濟計劃、進行可行性研究、科學的經(jīng)濟決策提供各種有用的信息，為研究指導國家經(jīng)濟建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)和可比性資料。

（二）會計檔案對保護國家財產(chǎn)，監(jiān)督國家財務(wù)制度和財經(jīng)紀律的執(zhí)行情況，打擊經(jīng)濟領(lǐng)域犯罪活動和反對不正之風，有著重要的作用。

（三）會計檔案是管理經(jīng)濟活動的歷史真實記錄，是研究社會經(jīng)濟文化、經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的可靠史料。

（四）會計檔案是機關(guān)事業(yè)工作、企業(yè)管理的必要手段和工具，也是儲備會計工作經(jīng)驗、技術(shù)、智慧和教訓的知識庫。

二、管理會計檔案如此重要，但目前會計檔案管理的現(xiàn)狀令人堪憂，不少單位會計檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認識，會計檔案管理制度不健全。其主要表現(xiàn)在：

（一）沒有統(tǒng)一管理會計檔案的標準，現(xiàn)存會計檔案的標準，現(xiàn)存已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類的檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號。

（二）對裝訂沒有統(tǒng)一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計算機軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。

（三）對電算化中生成的會計信息記錄沒有統(tǒng)一的管理，電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，由于軟件的變更、升級，使原有的數(shù)據(jù)在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統(tǒng)生成的會計信息在新系統(tǒng)中不能正常運行，造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費。

（四）會計檔案交接手續(xù)不完備，多數(shù)應(yīng)歸檔的會計資料散落于不同經(jīng)辦人手中，造成資料不全。

（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設(shè)置專職會計檔案管理崗位。由于技術(shù)上的原因，往往沒有將財務(wù)報表、上級有關(guān)文件、合同、財務(wù)制度及主要財務(wù)活動等資料歸檔。

三、鑒于上述，應(yīng)采取以下措施進一步加強會計檔案的管理：

（一）配備合格的會計檔案管理人員，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好人員入口關(guān)

要選擇那些忠于原檔，忠實守信，保守機密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴禁求實，不畏權(quán)勢的管理人員，將那些有責任心、有耐心、有經(jīng)驗、有專長、業(yè)務(wù)能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。同時加強對會計檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，定期對會計檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，定期對會計檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查，對不符合規(guī)定要求的會計檔案管理方式和案卷質(zhì)量，及時給予糾正。另外，制定必要的獎懲措施，獎勤罰懶，將物質(zhì)獎勵、精神獎勵結(jié)合起來并與相應(yīng)處罰同步進行。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)不斷提高，促使其安于并樂于從事會計檔案管理工作。

（二）進一步完善會計檔案管理工作制度

抓住基本環(huán)節(jié)：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點，不僅要保證會計檔案齊全完整、信息準確，還要保證質(zhì)量。在整理過程中，要區(qū)分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅實、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。②嚴格建立檔案保管制度。首先，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，保證會計檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。要安排專人負責保管會計檔案，有關(guān)單位、人員要定期不定期地檢查會計檔案的保存情況，嚴格按規(guī)定程序和技術(shù)方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴格的借用手續(xù)制度，查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要出具介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部門負責人批準。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時，由于磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案定期檢查、復制、防止信息丟失。

（三）配置必要的硬件設(shè)施，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

存放會計檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期進行補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。現(xiàn)代會計核算已普遍使用計算機軟件處理賬務(wù)、賬款及固定資產(chǎn)，在會計電算化的基礎(chǔ)上完善財務(wù)管理，又將計算機技術(shù)擴展到采購、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)，計算機對形成的信息進行收集、加工及處理，實現(xiàn)了無紙化辦公?？梢灶A見，會計檔案存檔也必將實現(xiàn)電子信息化管理。檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢。

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會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內(nèi)和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數(shù)據(jù)，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數(shù)據(jù)，保障財會數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會計核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉(zhuǎn)變，因此實現(xiàn)會計檔案的信息化管理是實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢。

（二）醫(yī)院電算化會計檔案管理的特點

1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財會檔案，如，藥品盤點表、醫(yī)院收費管理系統(tǒng)病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財會檔案和傳統(tǒng)意義上的財會紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會計背景下對相關(guān)財會人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財會核算的專業(yè)知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。

二、醫(yī)院會計電算化檔案管理的有效建議

（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會計檔案管理理念

新醫(yī)院的電算化會計檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導層應(yīng)當加強全醫(yī)院上下對會計檔案管理的重視程度，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)嚴格執(zhí)行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應(yīng)當創(chuàng)新會計檔案管理理念，學習相關(guān)的會計和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強對檔案和會計相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來對相關(guān)工作人員進行專業(yè)知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養(yǎng)信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。

（二）完善財會電子化的軟硬件設(shè)施

加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機，選用符合醫(yī)院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計算機病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。

（三）健全檔案管理制度

首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領(lǐng)導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章?？傊?，電算化背景下醫(yī)院的會計檔案管理工作是醫(yī)院財務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對提高醫(yī)院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財會檔案管理工作人員應(yīng)當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質(zhì)量。

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（二）責任分配存在問題。在醫(yī)院中，財務(wù)會計的種類比較多，內(nèi)容也比較豐富，量比較大。比如，會計憑證以及會計賬簿等。為了對財務(wù)檔案進行有效管理，確保其質(zhì)量，都對分工進行了細化，對項目進行分類管理。這樣雖然在一定程度上使得工作具有便利性，可是卻沒有對責任分配加以明確。在管理工作中，工作人員推卸責任，檔案部門以及財務(wù)部門沒有對工作進行系統(tǒng)劃分，導致檔案管理工作比較困難，對檔案管理效率造成了嚴重影響。

（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)比較差。從當前情況看，在醫(yī)院很多財會檔案相關(guān)管理人員未接受過專業(yè)教育，導致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現(xiàn)紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。

二、加強財務(wù)會計檔案管理的相應(yīng)措施

（一）提高檔案管理意識。為了保證醫(yī)院財會檔案相關(guān)管理水平，一定要提升管理意識。首先，領(lǐng)導層要對財會檔案對于醫(yī)院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當作財務(wù)管理工作中的一個重要內(nèi)容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務(wù)并不只是對檔案進行管理，還要對醫(yī)院中的財務(wù)工作進行監(jiān)督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關(guān)管理工作，對財會檔案進行嚴格審核以及鑒定，充分發(fā)揮其作用。

（二）對相關(guān)管理制度進行完善。當前，社會處于不斷發(fā)展之中，從財會檔案相關(guān)管理工作的具體情況看，要對相關(guān)管理制度進行完善，確保其具有系統(tǒng)性和完整性，與醫(yī)院具體情況相符，不斷對其進行強化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關(guān)制度以及法律法規(guī)進行操作，承擔自己的責任，在工作中端正態(tài)度。另外，還要確保將管理責任落實到每個人以及每個崗位，對分工進行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質(zhì)量以及工作效率。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048

[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-01

財務(wù)檔案管理工作是企事業(yè)單位的一項重要工作，做好財務(wù)檔案管理有利于保持企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，并為各項關(guān)鍵工作提供重要的信息與材料基礎(chǔ)。然而當前在一些企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性?；诖?，本文將針對財務(wù)檔案管理中信息失真的預防與控制措施展開探討。

1 造成財務(wù)檔案管理信息失真問題的原因分析

1.1 管理層認識不足

在部分企事業(yè)單位中，由于管理層對財務(wù)基礎(chǔ)工作及財務(wù)檔案管理工作重視不足、認識片面，將財務(wù)工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財務(wù)工作和財務(wù)信息的重要作用和價值，在財務(wù)基礎(chǔ)工作管理與會計人員專業(yè)能力培訓方面投入不到位，更不能及時對財會知識與技術(shù)進行更新，導致財務(wù)工作整體質(zhì)量得不到提高，財務(wù)信息質(zhì)量得不到保障，造成財務(wù)檔案管理信息出現(xiàn)失真問題。

1.2 會計工作人員隊伍建設(shè)不完善

許多企事業(yè)單位在會計工作隊伍的建設(shè)方面缺乏重視，對于隊伍中工作人員的從業(yè)資質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)未進行嚴格審核，這導致會計工作人員素質(zhì)存在一定差異，部分工作人員在專業(yè)知識與工作能力方面存在較嚴重的不足，無法滿足各項財務(wù)工作的實際需求。同時，財務(wù)管理中一些工作人員由于自我提升意識淡薄，不能主動學習現(xiàn)代化的財務(wù)管理知識與相關(guān)法律法規(guī)，甚至存在財務(wù)信息造價和違規(guī)操作等問題，致使財務(wù)信息失真問題發(fā)生。

1.3 財務(wù)信息蓄意造假問題

部分企業(yè)為了逃避國家的相關(guān)稅收，竊取國家資產(chǎn)，往往制造企業(yè)內(nèi)部虛假的經(jīng)營業(yè)績，偽造真實賬簿，由此導致企業(yè)財務(wù)檔案管理信息失真問題。在利益的驅(qū)動下，一些企業(yè)內(nèi)部嚴重違反國家相關(guān)的會計法律，改建的賬目內(nèi)容不建全，賬目內(nèi)容不按相應(yīng)規(guī)定如實記載，單位內(nèi)部管理混亂，財務(wù)收支失控；私設(shè)“小金庫”，賬外設(shè)賬，單位負責人、等等。

1.4 財會工作缺乏有效監(jiān)管

我國對會計工作有著十分明確的法律規(guī)定與要求，但在一些單位內(nèi)部，對財會工作卻未進行有效監(jiān)管，或是缺乏獨立的監(jiān)管部門，或是監(jiān)管部門虛設(shè)，監(jiān)管制度落實不到位，對財會工作人員的管理缺乏效力，這也導致財會工作人員缺乏有效約束，工作不規(guī)范，不能嚴格按照相關(guān)的規(guī)定和標準工作。而由于監(jiān)管力度不足，對財務(wù)信息缺乏嚴格的審核，這無法充分保障信息的真實性與可靠性，導致財務(wù)信息失真問題得不到解決。

2 財務(wù)檔案管理中信息失真的有效預防和控制措施

2.1 強化職業(yè)道德教育，構(gòu)建健康的外部環(huán)境

財務(wù)檔案管理工作中工作人員的職業(yè)道德水平至關(guān)重要，因此，要加強財會工作從業(yè)人員的職業(yè)道德教育，可選取典型正反面案例，并結(jié)合我國當前的法律法規(guī)，多角度加強財會工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，提升其職業(yè)操守與道德水平；同時，還應(yīng)建立相關(guān)人員的信用檔案，采取信用評定機制，結(jié)合相應(yīng)的獎懲機制，誠信有獎、失信必罰，強化法律與道德對財會從業(yè)人員的雙重約束作用，從而實現(xiàn)對財務(wù)檔案管理信息失真問題的有效控制。

2.2 完善現(xiàn)代財務(wù)管理制度，強化內(nèi)部控制作用

首先，要建立科學的財務(wù)管理模式，避免獨斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現(xiàn)假會計信息的可能性。其次，要根據(jù)現(xiàn)代財務(wù)制度建立內(nèi)部控制措施。嚴格貫徹執(zhí)行《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》，使會計業(yè)務(wù)處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協(xié)作、相互監(jiān)督、相互制約的運行機制，其作用在于有效保護單位資產(chǎn)的安全性和完整性，保證會計信息的真實性和合法性，使財務(wù)檔案經(jīng)得起歷史的考驗。

2.3 完善相關(guān)立法與法律，發(fā)揮法制監(jiān)督作用

法治型社會的建設(shè)是我國新時期的重要發(fā)展目標，因此，法制監(jiān)督也應(yīng)在財務(wù)檔案管理中發(fā)揮重要的監(jiān)管作用，這就需要國家層面上加強相關(guān)立法工作，并對現(xiàn)有相關(guān)法律法規(guī)進行完善，避免因部分單位或個人鉆法律空子，導致財務(wù)信息蓄意造假和失真問題。對于財務(wù)信息造假等違法行為，應(yīng)加大處罰力度，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)堅決對相關(guān)責任人及責任單位予以嚴肅處理，通過提高財會工作違法成本，遏制財務(wù)信息失真問題的發(fā)生。此外，要確保法制監(jiān)督與管理作用的良好發(fā)揮，還必須要進一步加強嚴格執(zhí)法，提高相應(yīng)法律法規(guī)制度條例的執(zhí)行力度，確保各項執(zhí)法工作落到實處，以警示財務(wù)工作從業(yè)人員和財務(wù)檔案相關(guān)的管理者和使用者，截斷信息失真發(fā)生的源頭。

2.4 加強現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，科學防控信息失真問題

現(xiàn)代財務(wù)信息管理工作大都實現(xiàn)了電子化、智能化，計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)得到了較好的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上可以通過對計算機財務(wù)管理系統(tǒng)的強化與完善，來提高財務(wù)工作及財務(wù)檔案管理工作的水平。如加強財務(wù)管理軟件的安全防護功能，強化權(quán)限管理，避免人為篡改財務(wù)信息所造成的信息失真問題，還可進一步加強對云處理技術(shù)的應(yīng)用，建立財務(wù)信息云數(shù)據(jù)庫，在財會信息生成時自動在云端進行信息記錄與存儲，通過云端原始信息與內(nèi)部財務(wù)信息的比對能夠及時發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的問題，并采取核對與處理措施，保證財務(wù)檔案的信息真實性。

3 結(jié) 語